Korzystanie z innych programów

Współpraca Excela z innymi programami

Microsoft Excel 2002 znakomicie współpracuje z całym szeregiem innych aplikacji. Odpowiednie zastosowanie takich
programów może znacznie rozszerzyć możliwości Excela:

Do skoroszytów Excela mogą być wstawiane obiekty OLE utworzone za pomocą innych aplikacji pakietu

Office oraz systemu Windows.

Skoroszyty Excela mogą być wstawiane do innych dokumentów utworzonych przez pozostałe programy z

pakietu Office.

Skoroszyty Excela mogą być wysyłane pocztą elektroniczną przy pomocy programu Microsoft Outlook.

W niniejszym rozdziale dowiesz się, w jaki sposób Excel może współpracować z takimi programami.

Rada

W niniejszym rozdziale większość czasu poświęcimy programom innym niż Excel. Pamiętaj, że aby

skorzystać z tych rad, wspomniane aplikacje muszą być zainstalowane na Twoim komputerze.

Obiekty OLE

Obiekt

jest to w uproszczeniu mówiąc fragment bądź nawet cały plik utworzony przez aplikację obsługującą standard

OLE.

OLE (z ang. Object Linking and Embeeding)

jest to technologia opracowana przez firmę Microsoft, pozwalająca

na wstawianie plików jako obiektów w innych dokumentach (rysunek 12.1) — nawet wtedy, kiedy dany plik został
utworzony przez zupełnie inną aplikację. Kliknięcie (a czasami dwukrotne kliknięcie) na takim wstawionym obiekcie
powoduje uruchomienie właściwej aplikacji tak, że użytkownik jest w stanie dokonać niezbędnych modyfikacji.

Za pomocą polecenia

Wstaw Obiekt

możesz w skoroszytach umieszczać obiekty z innych aplikacji na dwa różne

sposoby:

Utworzenie i wstawienie nowego obiektu OLE

— wybranie tej metody powoduje uruchomienie odpowiedniej

aplikacji tak, że użytkownik jest w stanie za jej pomocą utworzyć nowy obiekt.

Wstawienie istniejącego obiektu OLE

— wybranie tej metody pozwala na odszukanie, zaznaczenie i

wstawienie jako obiektu pliku utworzonego wcześniej i zapisanego na dysku komputera.

Rady

Wszystkie programy firmy Microsoft obsługują standard OLE, podobnie zresztą jak wiele programów innych

producentów. Mimo to, zamierzając skorzystać z nowego programu powinieneś sprawdzić w dokumentacji
programu czy jest on zgodny z tym standardem.

Excel na dzień dobry posiada zdefiniowaną długą listę programów, których obiekty mogą być wstawiane do

arkuszy. Pełny pakiet Microsoft Office udostępnia jeszcze dłuższą listę takich programów.

Więcej informacji na temat wstawiania tekstu oraz elementów multimedialnych znajdziesz w rozdziale 7.

Rysunek 12.1.

Obiekt programu Microsoft Word wstawiony do skoroszytu Excela.

Aby wstawić nowy obiekt

1. Zaznacz

komórkę znajdującą się w pobliżu miejsca, gdzie ma się pojawić wstawiany obiekt.

2. Z menu głównego wybierz polecenie

Wstaw Obiekt

(rysunek 12.2). Na ekranie pojawi się okno dialogowe

Obiekt

.

3. Jeżeli to konieczne, przejdź na zakładkę

Utwórz nowy

(rysunek 12.3).

4. Wybierz z listy

Typ obiektu

opcję reprezentującą typ obiektu, jaki chcesz wstawić do skoroszytu.

5. Naciśnij przycisk

OK

.

Excel uruchomi odpowiedni program — może to zająć kilka chwil. Na rysunku 12.4 przedstawiono ramkę
zawierającą dokument Worda osadzony na arkuszu Excela. Na górze okna aplikacji pojawia się pasek menu
oraz paski narzędzi Worda.

6. Utwórz obiekt zgodnie z wymaganiami.

7. Po

zakończeniu tworzenia obiektu kliknij na zewnątrz ramki otaczającej obiekt. Ramka oraz pasek menu i

paski narzędzi aplikacji znikną i będziesz mógł kontynuować pracę z Excelem.

8. Jeżeli to konieczne, przeskaluj utworzony obiekt i przesuń go w żądane miejsce (rysunek 12.1).

Rady

Niektóre programy, których obiekty może obsługiwać Excel mogą nie być zainstalowane na Twoim

komputerze. Jeżeli zdarzy się taka sytuacja, to Excel poprosi Cię o włożenie płytki instalacyjnej danej aplikacji
do napędu CD w celu doinstalowania takiego oprogramowania.

Więcej informacji na temat korzystania z mechanizmów OLE oraz obsługiwanych programach znajdziesz w

pomocy systemowej lub poprzez Asystenta Pakietu Office.

Niektóre programy obsługujące OLE mogą po wywołaniu wyświetlać okno dialogowe z opcjami tworzenia

dokumentów. Przy ich pomocy możesz utworzyć niezbędne obiekty i wstawić je do arkusza Excela.

Rysunek 12.2.

Z menu głównego wybierz polecenie

Wstaw Obiekt

.

Rysunek 12.3.

Okno dialogowe

Obiekt

. Opcje wyświetlane na liście

Typ obiektu

zależą od aplikacji zainstalowanych na

danym komputerze.

Rysunek 12.4.

Ramka zawierająca obiekt programu Microsoft Word osadzona w skoroszycie Excela. Pasek menu oraz

paski narzędzi również należą do Worda.

Aby wstawić istniejący obiekt

1. Zaznacz

komórkę znajdującą się w pobliżu miejsca, gdzie ma się pojawić wstawiany obiekt.

2. Z menu głównego wybierz polecenie

Wstaw Obiekt

(rysunek 12.2). Na ekranie pojawi się okno dialogowe

Obiekt

.

3. Jeżeli to konieczne, przejdź na zakładkę

Utwórz z pliku

(rysunek 12.5).

4. Naciśnij przycisk

Przeglądaj

.

5. Na ekranie pojawi się okno dialogowe

Przeglądaj

(rysunek 12.6). Odszukaj i zaznacz wybrany plik a następnie

naciśnij przycisk

Wstaw

.

6. W

polu

Nazwa pliku

okna dialogowego

Obiekt

pojawi się ścieżka i nazwa wybranego pliku. Naciśnij przycisk

OK

. Wybrany plik zostanie osadzony jako obiekt w skoroszycie Excela.

Rada

Aby poprawnie osadzić plik jako obiekt w skoroszycie Excela, aplikacja, za pomocą której taki plik został

utworzony musi być poprawnie zainstalowana na Twoim komputerze bądź musi być dostępna poprzez sieć.
Jeżeli aplikacja nie będzie dostępna, to Excel wyświetli na ekranie okno z odpowiednim ostrzeżeniem.

Aby dopasować osadzany obiekt do własnych potrzeb

Osadź wybrany obiekt na arkuszu korzystając z instrukcji zawartych w dwóch poprzednich podrozdziałach (tworzenie
nowego obiektu lub osadzanie obiektu istniejącego). W oknie dialogowym

Obiekt

(rysunek 12.3 lub 12.5) zaznacz

wybrane opcje:

Łącz z plikiem

— tworzy łącze do pliku obiektu, dzięki czemu jeżeli zawartość pliku ulegnie zmianie, to obiekt

osadzony w skoroszycie Excela również zostanie zaktualizowany. Opcja jest dostępna tylko w przypadku
osadzania obiektu zapisanego w istniejącym pliku.

Wyświetl jako ikonę

— wyświetla w skoroszycie Excela ikonę reprezentującą obiekt zamiast samego obiektu.

Dwukrotne kliknięcie na ikonie obiektu spowoduje otwarcie odpowiedniej aplikacji i wyświetlenie zawartości
obiektu.

Rysunek 12.5.

Zakładka

Utwórz z pliku

okna dialogowego

Obiekt

.

Rysunek 12.6.

Za pomocą okna dialogowego

Przeglądaj

możesz zlokalizować i zaznaczyć plik, który będzie wstawiony

do skoroszytu jako obiekt.

Rysunek 12.7.

Dokument programu Microsoft Word 2002 wstawiony do skoroszytu Excela w postaci ikonki.

Wykorzystywanie Worda podczas pracy z Excelem

Word jest wchodzącą w skład pakietu Microsoft Office aplikacją przeznaczoną do edycji tekstów. Zadaniem edytora
tekstów jest tworzenie formatowanych dokumentów tekstowych (rysunek 12.8). Word potrafi również tworzyć etykiety
adresowe, łączyć tekst z danymi (np. przy korespondencji seryjnej) a także tworzyć dokumenty zawierające obrazy i
inne elementy graficzne.

Podczas pracy z Excelem możesz wykorzystywać Worda do min.:

Dołączania informacji z dokumentów Worda do skoroszytów Excela (rysunek 12.1)

Tworzenia korespondencji seryjnej w Wordzie przy użyciu danych (list adresowych) przechowywanych w

skoroszytach Excela.

Rady

Ponieważ tworzenie korespondencji seryjnej jest raczej zadaniem Worda a nie Excela, to zagadnienie to

zostało pominięte w naszej książce.

Więcej informacji na temat korzystania z Worda 2002 znajdziesz w książce „Po prostu Word 2002” wydanej

przez wydawnictwo Helion.

Rysunek 12.8.

Zadaniem edytora tekstów jest tworzenie formatowanych dokumentów tekstowych.

Aby dołączyć zawartość dokumentu Worda do skoroszytu
Excela

Aby osadzić dokument Worda w postaci obiektu OLE w skoroszycie Excela skorzystaj z instrukcji podanych w
poprzednich podrozdziałach.

lub

1. Zaznacz w dokumencie Worda fragment tekstu, który chcesz dołączyć do skoroszytu Excela (rysunek 12.9).

2. Z menu głównego wybierz polecenie

Edycja Kopiuj

lub naciśnij kombinację klawiszy

CTRL-C

(rysunek

12.10).

3. Przełącz się do Excela i wykonaj jedną z poniższych operacji:

Dwukrotnie kliknij w komórce, w której chcesz umieścić kopiowany tekst — pojawi się w niej kursor

(rysunek 12.11).

Utwórz pole tekstowe i umieść w nim kursor (rysunek 12.12).

4. Z menu głównego wybierz polecenie

Edycja

Wklej

lub naciśnij kombinację klawiszy

CTRL-V

(rysunek

12.13). Skopiowany tekst pojawi się w wybranej komórce (rysunek 12.14) lub polu tekstowym (rysunek
12.15).

Rada

Do kopiowania tekstu z Worda do Excela możesz wykorzystać technikę „przeciągnij i upuść”. Więcej

informacji na ten temat znajdziesz w rozdziale 3.

Rysunek 12.9.

Zaznacz tekst, który chcesz skopiować.

Rysunek 12.10.

Z menu głównego Worda wybierz polecenie

Edycja Kopiuj

.

Rysunki 12.11. i 12.12.

Ustaw kursor w wybranej komórce (powyżej) lub w polu tekstowym (poniżej).

Rysunek 12.13.

Z menu głównego Excela wybierz polecenie

Edycja Wklej

.

Rysunki 12.14. i 12.15.

Kopiowany tekst zostanie wklejony w wybranej komórce lub polu tekstowym.

Aby wykorzystać Excela jako źródło danych dla
korespondencji seryjnej Worda

1. Aby

utworzyć listę i wprowadzić dane skorzystaj z instrukcji podanych w rozdziale 10 (rysunek 12.16).

2. Przejdź do Worda i z menu głównego wybierz polecenie

Narzędzia

Listy i dokumenty wysyłkowe

Kreator korespondencji seryjnej

(rysunek 12.17).

3. Wykonuj kolejne polecenia zgodnie z instrukcjami kreatora. W kroku 3 kreatora (rysunek 12.18) wybierz

opcję

Użyj istniejącej listy

.

4. Naciśnij przycisk

Przeglądaj

, a następnie skorzystaj z okna

Wybieranie źródła danych

(rysunek 12.19) do

odszukania, zaznaczenia i otwarcia pliku Excela zawierającego listę, której chcesz użyć jako źródła danych do
korespondencji seryjnej.

5. Jeżeli na ekranie pojawi się okno dialogowe

Wybieranie tabeli

(rysunek 12.20). Zaznacz arkusz zawierający

dane, których chcesz użyć. Jeżeli pierwszy wiersz arkusza zawiera nagłówki kolumn, to upewnij się, że
zaznaczyłeś opcję

Pierwszy wiersz danych zawiera nagłówki kolumn

a następnie naciśnij przycisk

OK

.

6. Na ekranie pojawi się okno dialogowe

Adresaci korespondencji seryjnej

(rysunek 12.21), które zawiera

wszystkie dane z listy Excela. Zakończ całą operację postępując zgodnie z pozostałymi poleceniami kreatora
tworzenia korespondencji seryjnej.

Rada

Ponieważ tworzenie korespondencji seryjnej jest raczej zadaniem Worda a nie Excela, to zagadnienie to

zostało pominięte w naszej książce.

Rysunek 12.16.

Rozpocznij od utworzenia w Excelu listy, która będzie źródłem danych.

Rysunek 12.17.

Z menu głównego Worda wybierz polecenie

Narzędzia

Listy i dokumenty wysyłkowe

Kreator

korespondencji seryjnej

.

Rysunek 12.18.

Trzeci krok kreatora tworzenia korespondencji seryjnej.

Rysunek 12.19.

Następnie skorzystaj z okna

Wybieranie źródła danych

do odszukania, zaznaczenia i otwarcia pliku

Excela zawierającego listę, której chcesz użyć jako źródła danych do korespondencji seryjnej.

Rysunek 12.20.

Jeżeli na ekranie pojawi się okno dialogowe

Wybieranie tabeli

zaznacz arkusz zawierający dane,

których chcesz użyć.

Rysunek 12.21.

Okno dialogowe

Adresaci korespondencji seryjnej

.

Wykorzystywanie Outlooka podczas pracy z Excelem

Microsoft Outlook jest wchodzącą w skład pakietu Microsoft Office aplikacją przeznaczoną do obsługi poczty
elektronicznej, grup dyskusyjnych oraz organizacji kontaktów, adresów, harmonogramów spotkań itp.
Oprogramowanie poczty elektronicznej pozwala na wysyłanie i odbieranie wiadomości poczty elektronicznej (e-mail)
(rysunek 12.22). Oprogramowanie do zarządzania informacjami osobistymi (kontakty, adresy, harmonogramy itp.)
pozwala na tworzenie, przechowywanie i organizację takich informacji (rysunek 12.23) oraz zarządzanie kalendarzem
spotkań i wydarzeń (rysunek 12.24).

Pracując z Excelem możesz wykorzystać Outlooka do wysyłania pocztą elektroniczną utworzonych skoroszytów.

Rada

Więcej informacji na temat korzystania z programu Outlook znajdziesz w jego dokumentacji oraz systemie

pomocy online.

Rysunek 12.22.

Za pomocą Outlooka możesz obsługiwać pocztę elektroniczną…

Rysunek 12.23.

… zarządzać informacjami o adresach i kontaktach…

Rysunek 12.24.

… a także organizować spotkania, wydarzenia i rocznice.

Aby wysłać skoroszyt Excela za pomocą poczty elektronicznej

1. Otwórz dokument Excela, który chcesz wysłać pocztą elektroniczną.

2. Z menu głównego wybierz polecenie

Plik Wyślij do Adresat poczty (jako załącznik)

— (rysunek 12.25).

3. Excel uruchomi aplikację Outlook i wyświetli okno pustej wiadomości poczty elektronicznej (rysunek 12.26).

W polu

Do…

wpisz adres poczty elektronicznej osoby, do której chcesz wysłać skoroszyt.

4. Jeżeli to konieczne, zmodyfikuj zawartość pola

Temat

.

5. W oknie wiadomości wpisz informacje przeznaczone dla adresata, przykład przedstawiono na rysunku 12.27.

6. Aby

wysłać wiadomość, naciśnij przycisk

Wyślij

. Outlook podłączy się do sieci internet i wyśle wiadomość.

7. Ponownie

przejdź do Excela — możesz kontynuować pracę.

Rady

Opisana powyżej procedura została przygotowana przy założeniu, że domyślnym programem obsługi poczty

elektronicznej jest Microsoft Outlook. Jeżeli domyślnym klientem poczty jest inny program, to pomiń kroki od
3 do 6 i wyślij wiadomość zgodnie z wymaganiami używanego programu.

Aby Outlook (lub inny program, którego używasz do obsługi poczty) mógł wysyłać lub odbierać pocztę musi

być poprawnie skonfigurowany. Jeżeli potrzebujesz pomocy podczas konfiguracji programu pocztowego,
powinieneś skorzystać z dokumentacji programu.

Rysunek 12.25.

Z menu głównego wybierz polecenie

Plik Wyślij do Adresat poczty (jako załącznik)

.

Rysunek 12.26.

Excel uruchomi aplikację Outlook i wyświetli okno pustej wiadomości poczty elektronicznej.

Rysunek 12.27.

Gotowa wiadomość może wyglądać tak jak na powyższym rysunku.