Obliczanie sum częściowych oraz korzystanie z poziomów w programie Excel

W programie Excel można obliczać sumy częściowe lub sumy niektórych danych występujących w arkuszu. Na przykład w arkuszu zawierającym dane na temat sprzedaży trzech różnych kategorii produktów można najpierw posortować produkty według kategorii, zaznaczyć wszystkie komórki zawierające dane, a następnie otworzyć okno dialogowe Suma częściowa (menu Dane, polecenie Sumy częściowe).

W oknie dialogowym Suma częściowa można wybrać kolumnę, dla której mają być obliczane sumy częściowe (np. wszystkie zmienione wartości w kolumnie Tydzień), operację sumowania do wykonania, a także kolumny z wartościami do podsumowania. Można na przykład obliczyć sumy częściowe liczby sprzedanych jednostek z każdej kategorii (jak przedstawiono na rysunku powyżej). Zdefiniowane sumy częściowe są następnie wyświetlane w arkuszu.

Jak pokazano na powyższym rysunku, podczas dodawania sum częściowych do arkusza program Excel definiuje również grupy wierszy użytych w obliczeniach takich sum. W wyniku grupowania powstaje konspekt arkusza, utworzony na podstawie kryteriów użytych podczas tworzenia sum częściowych (w osobnych grupach znajdują się wszystkie wiersze zawierające produkty meblarskie, narzędzia itd.). W sekcji konspektu znajdującej się w lewej części arkusza znajdują się formanty, za pomocą których można ukrywać lub wyświetlać grupy wierszy.

W sekcji konspektu występują trzy typy formantów:

• Przyciski ukrywania szczegółów  Gdy wiersze w grupie są widoczne, obok grupy znajduje się przycisk Ukryj szczegóły
  .

• Przyciski wyświetlania szczegółów  Po ukryciu grupy wierszy pojawia się obok niej przycisk Pokaż szczegóły
  . Jego kliknięcie spowoduje ponowne wyświetlenie wierszy z grupy w arkuszu.

• Przyciski poziomów  Każdy z przycisków poziomów numerowanych
  odpowiada poziomowi organizacji w arkuszu, a jego kliknięcie powoduje ukrycie wszystkich poziomów szczegółów znajdujących się poniżej.

W poniższej tabeli przedstawiono trzy poziomy organizacji z poprzedniej ilustracji.

Poziom	Opis
1	Suma końcowa
2	Sumy częściowe dla każdej grupy
3	Poszczególne wiersze w arkuszu

W przypadku arkusza przedstawionego na poprzedniej ilustracji kliknięcie przycisku poziomu 2 spowoduje ukrycie wierszy z danymi dotyczącymi sprzedaży produktów, lecz nadal będzie w nim wyświetlany wiersz z sumą końcową (poziom 1) oraz wszystkie wiersze z sumami częściowymi dla poszczególnych produktów (poziom 2).

Dodanie poziomów szczegółów do tworzonego w programie Excel konspektu zwiększa elastyczność pracy, a to za sprawą możliwości ukrycia określonych danych szczegółowych. Można na przykład ukryć dane na temat sprzedaży ogrodzeń, dzwonków i tyczek, aby porównać ze sobą wielkości sprzedaży innych produktów.

Tworzenie nowej grupy konspektu w ramach istniejącej grupy

1. Zaznacz wiersze, które chcesz zgrupować.

2. W menu Dane wskaż polecenie Grupy i konspekt, a następnie kliknij polecenie Grupuj.

Program Excel utworzy nową grupę na nowym poziomie (czwartym), jak pokazano na rysunku poniżej.

Usuwanie grupy

1. Zaznacz wiersze w grupie.

2. W menu Dane wskaż polecenie Grupy i konspekt, a następnie kliknij polecenie Rozgrupuj.

Porada  Aby usunąć wszystkie sumy częściowe z arkusza, w menu Dane kliknij polecenie Suma częściowa, a następnie kliknij przycisk Usuń wszystko.

Automatyczne numerowanie wierszy

Dotyczy: Microsoft Office Excel 2003

 

W odróżnieniu od innych aplikacji pakietu Microsoft Office— takich jak program Microsoft Word— program Microsoft Excel nie ma przycisku do automatycznego numerowania danych. Można jednak dodać kolejne numery do wierszy zawierających dane, wypełniając kolumnę serią numerów lub korzystając z funkcji WIERSZ.

Uwaga  Podczas dodawania, przenoszenia lub usuwania wierszy numery nie są aktualizowane automatycznie. Numerację można zaktualizować ręcznie, zaznaczając dwa numery w odpowiedniej kolejności, a następnie przeciągając uchwyt wypełniania do końca numerowanego zakresu.

1. Zaznacz pierwszą komórkę wypełnianego zakresu.

2. Wpisz wartość początkową serii.

3. Wpisz wartość w następnej komórce, aby utworzyć wzorzec.

Na przykład aby uzyskać serię 1, 2, 3, 4, 5..., wpisz 1 i 2 w dwóch pierwszych komórkach. Aby uzyskać serię 2, 4, 6, 8..., wpisz 2 i 4.

4. Zaznacz komórki zawierające wartości początkowe.

5. Przeciągnij uchwyt wypełniania (uchwyt wypełnienia: Niewielki, czarny kwadrat w prawym dolnym rogu zaznaczenia. Gdy użytkownik wskaże uchwyt wypełnienia, wskaźnik przybiera postać czarnego krzyżyka.)
   w poprzek wypełnianego zakresu.

Aby wypełnić zakres w kolejności rosnącej, przeciągnij uchwyt w dół lub w prawo. Aby wypełnić zakres w kolejności malejącej, przeciągnij uchwyt w górę lub w lewo.

Aby wyświetlić uchwyt wypełniania w zaznaczonych komórkach, kliknij polecenie Opcje w menu Narzędzia, kliknij kartę Edycja, a następnie zaznacz pole wyboru Pozwól na przeciąganie i upuszczanie komórek.

Porada   Aby zapobiec utracie istniejących danych podczas przeciągania uchwytu wypełniania, upewnij się, że jest zaznaczone pole wyboru Ostrzegaj przy zastępowaniu komórek. Jeśli nie chcesz, aby był wyświetlany komunikat o zastępowaniu niepustych komórek, możesz wyczyścić to pole wyboru.

Uwaga  Po posortowaniu danych numery wierszy są aktualizowane automatycznie. Jednak kolejność może zostać przerwana w przypadku dodania, przeniesienia lub usunięcia wierszy. Numerację można zaktualizować ręcznie, zaznaczając dwa numery w odpowiedniej kolejności, a następnie przeciągając uchwyt wypełniania do końca numerowanego zakresu.

1. W pierwszej komórce zakresu, który chcesz ponumerować, wpisz =WIERSZ(A1).

Funkcja WIERSZ zwróci numer wiersza. Na przykład funkcja =WIERSZ(A1) zwróci numer 1.

2. Przeciągnij uchwyt wypełniania (uchwyt wypełnienia: Niewielki, czarny kwadrat w prawym dolnym rogu zaznaczenia. Gdy użytkownik wskaże uchwyt wypełnienia, wskaźnik przybiera postać czarnego krzyżyka.)
   w poprzek wypełnianego zakresu.

Aby wyświetlić uchwyt wypełniania w zaznaczonych komórkach, kliknij polecenie Opcje w menu Narzędzia, kliknij kartę Edycja, a następnie zaznacz pole wyboru Pozwól na przeciąganie i upuszczanie komórek.

Porada   Aby zapobiec utracie istniejących danych podczas przeciągania uchwytu wypełniania, upewnij się, że jest zaznaczone pole wyboru Ostrzegaj przy zastępowaniu komórek. Jeśli nie chcesz, aby był wyświetlany komunikat o zastępowaniu niepustych komórek, możesz wyczyścić to pole wyboru.

Porady

• Jeśli używasz funkcji WIERSZ i chcesz, aby numery dodawanych nowych wierszy danych były wstawiane automatycznie, przekształć zakres danych w listę (lista: Seria wierszy zawierających powiązane dane lub wyznaczonych do działania jako arkusz danych za pomocą polecenia Utwórz listę.) programu Excel. Zaznacz zakres, wskaż polecenie Lista w menu Dane, a następnie kliknij polecenie Utwórz listę. Wszystkie wiersze, które zostaną dodane na końcu listy, będą teraz kolejno numerowane.

• Aby wprowadzić określone kody numeracji, tak jak w przypadku numerów zamówień zakupu, można użyć funkcji WIERSZ z funkcją TEKST. Na przykład w celu rozpoczęcia listy numerowanej od numeru 000-001, należy wprowadzić formułę =TEKST(WIERSZ(A1);"000-000") w pierwszej komórce numerowanego zakresu, a następnie przeciągnąć uchwyt wypełniania do końca zakresu.

Autonumerowanie w programie Access

Jeśli szukasz bardziej zaawansowanego systemu automatycznego numerowania danych i masz zainstalowany program Microsoft Access, możesz zaimportować dane programu Excel do bazy danych programu Access. W bazie danych programu Access można utworzyć pole, które będzie automatycznie generować unikatowy numer w momencie wprowadzenia nowego rekordu w tabeli. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz tematy Importowanie danych programu Excel do bazy danych programu Access.

Wprowadzanie danych w komórkach arkusza

Dotyczy: Microsoft Office Excel 2003

 

1. Kliknij komórkę, do której chcesz wprowadzić dane.

2. Wpisz dane i naciśnij klawisz ENTER lub TAB.

Liczby i tekst na liście

1. Wprowadź dane w komórce w pierwszej kolumnie, a następnie naciśnij klawisz TAB, aby przejść do następnej komórki.

2. Na końcu wiersza naciśnij klawisz ENTER, aby przejść na początek następnego wiersza.

3. Jeśli komórka na początku następnego wiersza nie stanie się aktywna, kliknij polecenie Opcje w menu Narzędzia, a następnie kliknij kartę Edycja. W obszarze Ustawienia zaznacz pole wyboru Przenoś zaznaczenie po naciśnięciu klawisza Enter, a następnie kliknij opcję W dół w polu Kierunek.

Daty      Użyj znaku kreski ułamkowej albo myślnika, aby rozdzielić części daty, na przykład wpisz 5/9/2002 albo 5-Wrz-2002. Aby wprowadzić bieżącą datę, naciśnij klawisze CTRL+; (średnik).

Godziny      Aby wprowadzić godziny zegara 12-godzinnego, wpisz spację, a następnie literę a lub p po godzinie; na przykład 9:00 p. W przeciwnym razie program Microsoft Excel wprowadzi godzinę jako AM. Aby wprowadzić godzinę bieżącą, naciśnij klawisze CTRL+SHIFT+: (dwukropek).

1. W menu Narzędzia kliknij polecenie Opcje, a następnie kliknij kartę Edycja.

2. Zaznacz pole wyboru Stała liczba miejsc dziesiętnych.

3. W polu Miejsca dziesiętne wprowadź dodatnią liczbę dla cyfr po prawej stronie przecinka dziesiętnego albo negatywną liczbę dla cyfr po lewej stronie przecinka dziesiętnego.

Na przykład w przypadku wprowadzenia liczby 3 w polu Miejsca dziesiętne i wpisania w komórce liczby 2834 wartość wyniesie 2,834. Jeśli wprowadzi się liczbę -3 w polu Miejsca dziesiętne, a następnie wpisze liczbę 283, to wartość będzie równa 283 000.

Dane wprowadzone przed zaznaczeniem opcji Stała liczba miejsc dziesiętnych nie ulegną zmianom.

Aby tymczasowo pominąć opcję Stała liczba miejsc dziesiętnych, należy wpisać przecinek dziesiętny, wprowadzając liczbę.

1. Zaznacz komórki, do których chcesz wprowadzić dane. Nie muszą to być komórki sąsiadujące.

2. Wpisz dane i naciśnij klawisze CTRL+ENTER.

Gdy zaznaczy się grupę arkuszy, a następnie zmieni dane w jednym z nich, te same zmiany zostaną zastosowane do wszystkich zaznaczonych arkuszy. W wyniku tego procesu dane mogą zostać zamienione.

1. Zaznacz arkusze robocze, w których chcesz wprowadzić dane.

Wprowadzenie albo zmiana danych może spowodować zmianę we wszystkich zaznaczonych arkuszach. Wprowadzone zmiany mogą zamienić dane w aktywnym arkuszu i innych zaznaczonych arkuszach.

Aby zaznaczyć	Wykonaj
Pojedynczy arkusz	Kliknij kartę arkusza. Jeżeli nie widać żądanej karty, kliknij przycisk przewijania kart, aby ją wyświetlić, a następnie kliknij kartę.
Przynajmniej dwa przylegające arkusze	Kliknij kartę pierwszego arkusza, a następnie, przytrzymując wciśnięty klawisz SHIFT, kliknij kartę ostatniego arkusza.
Przynajmniej dwa nieprzylegające arkusze	Kliknij kartę pierwszego arkusza, a następnie, przytrzymując wciśnięty klawisz CTRL, kliknij karty pozostałych arkuszy.
Wszystkie arkusze w skoroszycie	Prawym przyciskiem myszy kliknij kartę arkusza, a następnie kliknij polecenie Zaznacz wszystkie arkusze w menu skrótów (menu skrótów: Menu, w którym jest wyświetlana lista poleceń związanych z określonym elementem. Aby wyświetlić menu skrótów, należy kliknąć dany element prawym przyciskiem myszy lub nacisnąć klawisze SHIFT+F10.).

Uwaga  Jeżeli karty arkusza są oznaczane kolorami, to nazwa zaznaczonej karty arkusza będzie wyróżniona podkreśleniem w kolorze określonym przez użytkownika. Jeżeli karta arkusza jest wyświetlana w kolorze tła, to arkusz nie został zaznaczony.

Aby anulować zaznaczenie wielu arkuszy w skoroszycie, należy kliknąć dowolny, niezaznaczony arkusz.

Jeżeli nie jest widoczny żaden niezaznaczony arkusz, należy kliknąć prawym przyciskiem myszy kartę zaznaczonego arkusza, a następnie kliknąć polecenie Rozgrupuj arkusze w menu skrótów.

2. Zaznacz komórkę lub zakres komórek, do których chcesz wprowadzić dane.

3. Wpisz lub edytuj dane w pierwszej zaznaczonej komórce.

4. Naciśnij klawisz ENTER lub TAB.

Uwaga  Aby anulować zaznaczenie wielu arkuszy, kliknij dowolny niezaznaczony arkusz. Jeśli nie jest widoczny żaden niezaznaczony arkusz, kliknij prawym przyciskiem myszy kartę zaznaczonego arkusza, a następnie kliknij polecenie Rozgrupuj arkusze w menu skrótów (menu skrótów: Menu, w którym jest wyświetlana lista poleceń związanych z określonym elementem. Aby wyświetlić menu skrótów, należy kliknąć dany element prawym przyciskiem myszy lub nacisnąć klawisze SHIFT+F10.).

Jeśli pierwsze kilka znaków wpisanych w komórce odpowiada istniejącemu wpisowi w tej kolumnie, to program Microsoft Excel uzupełni pozostałe znaki. W programie Microsoft Excel uzupełniane są jedynie wpisy zawierające tekst lub połączenia tekstu i liczb; wpisy zawierające jedynie liczby, daty lub godziny nie są uzupełniane.

• Aby zaakceptować proponowany wpis, naciśnij klawisz ENTER. Uzupełniony wpis dokładnie odpowiada istniejącym wpisom z uwzględnieniem wielkości liter.

• Aby zamienić automatycznie wprowadzone znaki, kontynuuj wpisywanie.

• Aby usunąć automatycznie wprowadzone znaki, naciśnij klawisz BACKSPACE.

• Aby wybrać wpis z listy wpisów już wprowadzonych w kolumnie, kliknij komórkę prawym przyciskiem myszy, a następnie kliknij polecenie Wybierz z listy w menu skrótów (menu skrótów: Menu, w którym jest wyświetlana lista poleceń związanych z określonym elementem. Aby wyświetlić menu skrótów, należy kliknąć dany element prawym przyciskiem myszy lub nacisnąć klawisze SHIFT+F10.).

1. Zaznacz pierwszą komórkę w wypełnianym zakresie.

2. Wprowadź wartość początkową serii.

3. Wprowadź wartość w następnej komórce, aby utworzyć wzorzec.

• Aby uzyskać serię 2, 3, 4, 5..., wprowadź liczby 2 i 3 w pierwszych dwóch komórkach. Aby uzyskać serię 2, 4, 6, 8..., wprowadź liczby 2 i 4. Aby uzyskać serię 2, 2, 2, 2..., można pozostawić drugą komórkę pustą.

• W celu określenia typu serii użyj prawego przycisku myszy, aby przeciągnąć uchwyt wypełnienia przez zakres, a następnie kliknij stosowne polecenie w menu skrótów (menu skrótów: Menu, w którym jest wyświetlana lista poleceń związanych z określonym elementem. Aby wyświetlić menu skrótów, należy kliknąć dany element prawym przyciskiem myszy lub nacisnąć klawisze SHIFT+F10.). Na przykład, jeśli wartość początkowa to data STY-2002, kliknij polecenie Wypełnij miesiącami, aby uzyskać serię LUT-2002, MAR-2002 i tak dalej, albo kliknij polecenie Wypełnij latami, aby uzyskać serię STY-2003, STY-2004 i tak dalej.

• Aby ręcznie sterować sposobem, w jaki tworzone są serie, albo używać klawiatury do wypełniania seriami, użyj polecenia Serie w menu skrótów.

• Zaznacz komórkę lub komórki zawierające wartości początkowe.

• Przeciągnij uchwyt wypełnienia przez zakres, który chcesz wypełnić.




Aby wypełnić w kolejności rosnącej, przeciągnij w dół lub w prawo.

Aby wypełnić w kolejności malejącej, przeciągnij w górę lub w lewo.

Jeśli dane zostały już wprowadzone w jednym arkuszu, można szybko skopiować je do odpowiednich komórek w innych arkuszach.

1. Zaznacz arkusz zawierający dane oraz arkusze, do których mają być skopiowane dane.

2. Zaznacz komórki zawierające dane, które chcesz skopiować.

3. W menu Edycja wskaż polecenie Wypełnij, a następnie kliknij przycisk We wszystkich arkuszach.

Wstawianie punktorów do arkusza

Dotyczy: Microsoft Office Excel 2003

 

W programie Microsoft Excel nie ma przycisku do tworzenia listy punktowanej w tekście, takiego jaki jest dostępny w programie Microsoft Word. Aby dodać punktory do tekstu w arkuszu, trzeba wstawić odpowiedni symbol.

1. Wykonaj jedną z następujących czynności:

• Aby dodać punktor do pustej komórki w arkuszu, kliknij komórkę.

Czynność tę można wykonać, jeśli punktory mają się znaleźć w osobnej kolumnie niż elementy listy.

• Aby dodać punktor do komórki zawierającej tekst, kliknij dwukrotnie komórkę, a następnie umieść punkt wstawiania w miejscu, w którym ma być wyświetlany punktor.

Czynność tę należy wykonać, jeśli punktor i element listy mają być wyświetlane w tej samej komórce.

2. W menu Wstaw kliknij polecenie Symbol.

3. Na karcie Symbole, w polu Czcionka kliknij żądaną czcionkę.

4. Znajdź symbol, który chcesz wstawić, używając paska przewijania po prawej stronie.

Porada  Różne czcionki oferują różne symbole. Jeśli dana czcionka nie zawiera punktora lub innych żądanych symboli, spróbuj wybrać czcionkę taką jak Wingdings.

5. Kliknij żądany punktor lub symbol, kliknij przycisk Wstaw, a następnie kliknij przycisk Zamknij.

6. Aby dodać więcej punktorów, możesz skopiować i wkleić pierwszy wstawiony punktor.

Jeśli punktor znajduje się w osobnej komórce, można go skopiować do sąsiadujących komórek, przeciągając uchwyt wypełnienia (uchwyt wypełnienia: Niewielki, czarny kwadrat w prawym dolnym rogu zaznaczenia. Gdy użytkownik wskaże uchwyt wypełnienia, wskaźnik przybiera postać czarnego krzyżyka.)
.

Tworzenie, zmiana lub usuwanie niestandardowego wypełnienia serią

Dotyczy: Microsoft Office Excel 2003

 

Niestandardowe wypełnienie serią jest to zestaw danych, które wypełniają kolumnę w powtarzalny sposób, na przykład: północ, południe, wschód, zachód. Można utworzyć niestandardowe wypełnienie serią z istniejących elementów, które zostały umieszczone w arkuszu roboczym, albo można wpisać listę od początku.

1. Jeśli już została wprowadzona lista elementów, która ma być użyta jako seria, zaznacz tę listę w arkuszu.

2. W menu Narzędzia kliknij polecenie Opcje, a następnie kliknij kartę Listy niestandardowe.

3. Wykonaj jedną z następujących czynności: 

• Aby użyć zaznaczonej listy, kliknij przycisk Importuj.

• Aby wpisać nową listę, w polu Listy niestandardowe zaznacz opcję Nowa lista, a następnie wpisz elementy listy w polu Pozycje listy, zaczynając od pierwszego wpisu. Po wprowadzeniu każdego wpisu naciśnij klawisz ENTER. Po zakończeniu wpisywania listy kliknij przycisk Dodaj.

Uwaga  Lista niestandardowa może zawierać sam tekst lub tekst razem z liczbami. Aby utworzyć listę niestandardową, zawierającą tylko liczby, na przykład od 0 do 100, należy najpierw zaznaczyć dostateczną liczbę pustych komórek, aby pomieściły listę. W menu Format kliknij polecenie Komórki, a następnie kliknij kartę Liczby. Do pustych komórek zastosuj format Tekstowe, a następnie wpisz listę liczb do sformatowanych komórek. Zaznacz listę i importuj ją.

Nie można edytować ani usuwać wbudowanych list miesięcy i dni.

1. W menu Narzędzia kliknij polecenie Opcje, a następnie kliknij kartę Listy niestandardowe.

2. W polu Listy niestandardowe zaznacz żądaną listę.

3. Wykonaj jedną z następujących czynności: 

Aby edytować listę, wprowadź żądane zmiany w polu Pozycje listy, a następnie kliknij przycisk Dodaj.

Aby usunąć listę, kliknij przycisk Usuń.

Zmienianie sposobu zaznaczania następnej komórki

Dotyczy: Microsoft Office Excel 2003

 

Gdy klawisz ENTER zostaje naciśnięty w celu zakończenia pracy w komórce, program Microsoft Excel przenosi zaznaczenie do przylegającej komórki lub pozostawia zaznaczenie w bieżącej komórce.

1. W menu Narzędzia kliknij polecenie Opcje, a następnie kliknij kartę Edycja.

2. Aby przenieść zaznaczenie do przylegającej komórki, zaznacz pole wyboru Przenoś zaznaczenie po naciśnięciu klawisza Enter, a następnie zaznacz kierunek w polu Kierunek. Aby pozostawić zaznaczenie w bieżącej komórce, wyczyść to pole wyboru.












---