Program

Microsoft

®

 Office

Outlook

®

  2007 —

szkolenie

Zarządzanie skrzynką

pocztową III. Przenoszenie i

kopiowanie wiadomości do

folderów osobistych

Firma [Nazwa firmy]

przedstawia:

Zarządzanie skrzynką pocztową III. Przenoszenie i kopiowanie

wiadomości do folderów osobistych

Zawartość kursu

•

Omówienie: elektroniczny segregator

•

Lekcja: przechowywanie wiadomości w
folderach osobistych

Ta lekcja zawiera listę propozycji zadań i zestaw
pytań testowych.

Omówienie: elektroniczny segregator

Plik folderów osobistych
przypomina segregator biurowy.

Pod jakim względem? Jest to
miejsce, w którym można
przechowywać wiadomości, aby
móc je później łatwo pobrać.

Podczas tego kursu nauczysz się,
jak utworzyć plik folderów
osobistych, którego możesz użyć
do przechowywania wiadomości
e-mail na swoim komputerze.

Zarządzanie skrzynką pocztową III. Przenoszenie i kopiowanie

wiadomości do folderów osobistych

Cele kursu

•

Tworzenie pliku folderów osobistych, którego można
użyć do przenoszenia wiadomości e-mail z serwera
na swój komputer.

•

Tworzenie podfolderów w pliku folderów osobistych
w celu ulepszenia organizacji.

•

Eksportowanie wiadomości do pliku folderów
osobistych w celu utworzenia kopii zapasowych
wiadomości.

Zarządzanie skrzynką pocztową III. Przenoszenie i kopiowanie

wiadomości do folderów osobistych

Lekcja

Przechowywanie wiadomości

w folderach osobistych

Przechowywanie wiadomości w folderach
osobistych

Plik folderów
osobistych znajduje
się na Twoim
komputerze.

Jest to coś w
rodzaju prywatnego
segregatora.

Za pomocą folderów osobistych można
samodzielnie utworzyć plik, folder główny i
dowolne podfoldery.

Po utworzeniu folderu głównego folderów
osobistych i ewentualnych podfolderów można
przenieść wiadomości do pliku na kilka
sposobów, które zostaną omówione podczas
tego kursu.

Zarządzanie skrzynką pocztową III. Przenoszenie i kopiowanie

wiadomości do folderów osobistych

Krok 1. Tworzenie pliku folderów
osobistych

Aby używać pliku
folderów
osobistych, należy
go najpierw
utworzyć.

Na obrazie
przedstawiono
podsumowanie
procesu i jego
wynik.

Rozpocznij w menu Plik w głównym oknie
programu Outlook i wskaż polecenie Nowy.

Kliknij polecenie Plik danych programu
Outlook.

Zarządzanie skrzynką pocztową III. Przenoszenie i kopiowanie

wiadomości do folderów osobistych

Krok 1. Tworzenie pliku folderów
osobistych

Aby używać pliku
folderów
osobistych, należy
go najpierw
utworzyć.

Na obrazie
przedstawiono
podsumowanie
procesu i jego
wynik.

Wybierz pozycję Plik folderów osobistych programu Office
Outlook (pst).

Po utworzeniu nowego pliku magazynu folderów
osobistych wyniki będzie można zobaczyć w okienku
nawigacji poniżej skrzynki pocztowej.

Zarządzanie skrzynką pocztową III. Przenoszenie i kopiowanie

wiadomości do folderów osobistych

Krok 2. Tworzenie podfolderów

Po utworzeniu pliku
folderów osobistych
możesz
skonfigurować
podfoldery w
systemie
katalogowania.

To działanie należy
wykonać z poziomu
okienka nawigacji.

Aby rozpocząć, kliknij pozycję Foldery osobiste i
pozycję Nowy folder.

W oknie Nazwa wpisz nazwę nowego podfolderu.

Upewnij się, że pozycja Foldery osobiste została
wybrana jako lokalizacja podfolderu.

Zarządzanie skrzynką pocztową III. Przenoszenie i kopiowanie

wiadomości do folderów osobistych

Krok 3. Przenoszenie wiadomości

Po skonfigurowaniu
systemu
katalogowania i
podfolderów wybraną
wiadomość można
przenieść do
podfolderu,
zaznaczając ją, a
następnie używając
menu skrótów.

Kliknij prawym przyciskiem myszy wiadomość.

W menu skrótów kliknij polecenie Przenieś do folderu w
celu otwarcia okna dialogowego Przenoszenie elementów.

W oknie dialogowym Przenoszenie elementów wybierz
miejsce docelowe (poniżej pozycji Foldery osobiste) i kliknij
przycisk OK.

Zarządzanie skrzynką pocztową III. Przenoszenie i kopiowanie

wiadomości do folderów osobistych

Potrzebujesz kopii? Użyj funkcji
Eksportowanie

Zazwyczaj, gdy
używasz folderów
archiwum lub
folderów osobistych,
wiadomości są
przenoszone.

Ale co zrobić, aby
skopiować
wiadomości? Można je
wyeksportować.

Podczas eksportowania wiadomości pozostają w
oryginalnej lokalizacji, a ich duplikaty są umieszczane
w nowym pliku.

Oznacza to, że eksportowanie wiadomości powoduje
dublowanie ich liczby i wymaganego przez nie miejsca
na dysku. Używanie tej metody nie jest więc dobrym
pomysłem, jeśli chce się zmniejszyć rozmiar skrzynki
pocztowej.

Zarządzanie skrzynką pocztową III. Przenoszenie i kopiowanie

wiadomości do folderów osobistych

Potrzebujesz kopii? Użyj funkcji
Eksportowanie

Zazwyczaj, gdy
używasz folderów
archiwum lub
folderów osobistych,
wiadomości są
przenoszone.

Ale co zrobić, aby
skopiować
wiadomości? Można je
wyeksportować.

Eksportowanie jest jednak przydatne, gdy
chcesz utworzyć kopię zapasową wiadomości,
nad którymi cały czas pracujesz (np.
wiadomości związanych z określonym
projektem lub zagadnieniem).

Zarządzanie skrzynką pocztową III. Przenoszenie i kopiowanie

wiadomości do folderów osobistych

Używanie unikatowych nazw

Za każdym razem,
gdy jest tworzony
nowy plik folderów
osobistych, nazwa
domyślna nowego
folderu jest taka
sama: Foldery
osobiste.

Jeśli utworzysz więcej takich folderów (na
przykład dlatego, że chcesz mieć plik folderów
osobistych dla każdego projektu), szybko może
się okazać, że istnieje zbyt wiele folderów o
nazwie Foldery osobiste.

Stosowanie tej samej nazwy dla różnych rzeczy
utrudnia ich rozróżnianie.

Zarządzanie skrzynką pocztową III. Przenoszenie i kopiowanie

wiadomości do folderów osobistych

Używanie unikatowych nazw

Jak rozróżnić wiele
folderów o nazwie
Foldery osobiste?

Rozwiązaniem jest wpisanie nazwy w polu
Nazwa w oknie dialogowym Tworzenie
folderów osobistych Microsoft, które
zostanie wyświetlone podczas tworzenia
nowego pliku folderów osobistych.

Na obrazie jest widoczna unikatowa nazwa
Contoso.

Każdemu nowemu
plikowi folderów
osobistych należy
nadawać unikatową
nazwę.

Zarządzanie skrzynką pocztową III. Przenoszenie i kopiowanie

wiadomości do folderów osobistych

Sprawdzanie lokalizacji plików PST

Jak już wspomniano
podczas tego kursu,
plik folderów
osobistych znajduje
się na komputerze
użytkownika.

Ale gdzie
dokładnie?

Po utworzeniu pliku folderów osobistych (pliku
PST) w okienku nawigacji pojawi się nowy
folder.

Zarządzanie skrzynką pocztową III. Przenoszenie i kopiowanie

wiadomości do folderów osobistych

Sprawdzanie lokalizacji plików PST

Jak już wspomniano
podczas tego kursu,
plik folderów
osobistych znajduje
się na komputerze
użytkownika.

Ale gdzie
dokładnie?

Plik ten można także zlokalizować, klikając
polecenie Zarządzanie plikiem danych w
menu Plik w głównym oknie programu Outlook.

Wszystkie otwarte pliki folderów osobistych są
widoczne na karcie Pliki danych, która jest
częścią okna dialogowego Ustawienia kont.

Zarządzanie skrzynką pocztową III. Przenoszenie i kopiowanie

wiadomości do folderów osobistych

Sprawdzanie lokalizacji plików PST

Na obrazie można
dostrzec, że plik
PST ma dwie nazwy
— nazwę folderu w
kolumnie Nazwa i
nazwę pliku w
kolumnie Nazwa
pliku.

Wpis w kolumnie Nazwa jest nazwą folderu,
która jest wyświetlana jako folder najwyższego
poziomu dla pliku PST w okienku nawigacji.

Jak już wspomniano, ten folder nosi nazwę
Foldery osobiste, jeśli nie została wprowadzona
inna nazwa.

Zarządzanie skrzynką pocztową III. Przenoszenie i kopiowanie

wiadomości do folderów osobistych

Propozycje ćwiczeń

1.

Utwórz plik folderów osobistych.

2.

Utwórz podfolder w folderach osobistych.

3.

Przenieść wiadomość do folderów osobistych.

4.

Wyeksportuj wiadomości w celu utworzenia ich kopii
(opcjonalnie).

5.

Zamknij przykładowe foldery danych.

Ćwiczenia w trybie online

(wymagają programu Outlook 2007)

Zarządzanie skrzynką pocztową III. Przenoszenie i kopiowanie

wiadomości do folderów osobistych

Pytanie testowe 1

Ile nazw pliku folderów osobistych można określić
podczas jego tworzenia? Wybierz jedną odpowiedź.

1. Jedną.

2. Dwie.

3. Trzy.

Zarządzanie skrzynką pocztową III. Przenoszenie i kopiowanie

wiadomości do folderów osobistych

Pytanie testowe 1: odpowiedź

Dwie.

Można określić nazwę pliku i nazwę folderu. Ta druga nazwa
jest wyświetlana w okienku nawigacji.

Zarządzanie skrzynką pocztową III. Przenoszenie i kopiowanie

wiadomości do folderów osobistych

Pytanie testowe 2

Polecenie Zarządzanie plikiem danych umożliwia
wyświetlenie tylko nazwy folderu dla pliku folderów
osobistych. Wybierz jedną odpowiedź.

1. Prawda.

2. Fałsz.

Zarządzanie skrzynką pocztową III. Przenoszenie i kopiowanie

wiadomości do folderów osobistych

Zarządzanie skrzynką pocztową III. Przenoszenie i kopiowanie wiadomości

do folderów osobistych

Pytanie testowe 2: odpowiedź

Fałsz.

Oprócz nazwy folderu można wyświetlić nazwę pliku oraz
lokalizację tego pliku na komputerze.

Pytanie testowe 3

Ile plików folderów osobistych można utworzyć na
komputerze? Wybierz jedną odpowiedź.

1. Jeden.

2. Dwa.

3. Dowolną liczbę.

Zarządzanie skrzynką pocztową III. Przenoszenie i kopiowanie

wiadomości do folderów osobistych

Pytanie testowe 3: odpowiedź

Dowolną liczbę.

Na komputerze może znajdować się wiele plików folderów
osobistych i dlatego dobrym pomysłem jest nadanie każdemu z
nich unikatowej nazwy.

Zarządzanie skrzynką pocztową III. Przenoszenie i kopiowanie

wiadomości do folderów osobistych

Dokument Podręczna karta
informacyjna

Podsumowanie zadań omówionych w tym kursie
można znaleźć w dokumencie

Podręczna karta informacyjna

.

 

Zarządzanie skrzynką pocztową III. Przenoszenie i kopiowanie

wiadomości do folderów osobistych