PLANOWANIE I
PODEJMOWANIE
DECYZJI

ZARZĄDZANIE CELAMI
ORGANIZACJI I
PLANOWANIE

Proces planowania,



Planowanie jest działalnością
uniwersalną. Uprawiają ją
wszystkie organizacje,



nie ma jednak dwóch
organizacji, które by to robiły
w sposób identyczny.



Mimo że większość firm stosuje te
ogólne ramy, każda ma swoje
własne niuanse i odmiany



planowanie odbywa się w kontekście
określonego otoczenia.



Jeśli menedżerowie tego kontekstu nie
rozumieją,



nie będą w stanie opracować
skutecznych planów.



Dlatego też zrozumienie otoczenia ma
podstawowe.



Opierając się na zrozumieniu
otoczenia, menedżerowie muszą
następnie ustalić, co jest ogólnym
posłannictwem (misją) firmy.



Powołanie firmy,



wyznacza cel organizacji,



założenia,



wartości i kierunki

.

Proces planowania

Proces planowania



odbywa się w kontekście określonego
otoczenia.



Menedżerowie muszą wyrobić sobie
pełne i dogłębne zrozumienie tego
kontekstu po to, by określić:



misję organizacji



opracować jej cele strategiczne,
taktyczne i operacyjne.



Z powołania (misji) firmy wypływają
równoległe strumienie celów i planów.



Z tego powołania bezpośrednio wynikają
cele strategiczne.



Cele te i misja wspólnie pomagają
określić plany strategiczne.



Z kolei

strategiczne cele i plany

są podstawowymi elementami dla
opracowania planów taktycznych.



Plany taktyczne

wraz z

celami

taktycznymi

kształtują cele

operacyjne.



Te cele oraz odpowiednie plany
taktyczne określają plany
operacyjne.



Na koniec —

cele i plany każdego

szczebla

mogą być również

wykorzystywane jako podstawa

przyszłej działalności

na wszystkich

szczeblach.

Cele organizacji



Cele w działalności organizacji spełniają

cztery ważne funkcje.



Po pierwsze

stanowią

wskazówkę i nadają jednolity kierunek

działaniom ludzi pracujących w

organizacji.



Wytyczone cele pozwalają wszystkim

zrozumieć, dokąd organizacja zmierza i

dlaczego osiągnięcie pewnego

docelowego stanu jest tak ważne.



pomaga nadać ton każdej decyzji

podejmowanej przez menedżerów firmy.

Funkcje celów



Cel firmy

Hewlett-Packard dotyczący

obniżenia kosztów napraw
gwarancyjnych

informuje wszystkich,

że firma mocno zaangażowana jest w
sprawy

jakości i obniżki kosztów

Po drugie



praktyka

ustalania celów wpływa na

planowanie

.



Skuteczne wytyczenie celów sprzyja

dobremu planowaniu,



a ono z kolei ułatwia ustalanie celów w

przyszłości.



Sukces Hewlett-Packarda pokazuje, w

jak wielkim stopniu ustalanie celów i

opracowywanie planów ich osiągania

są działaniami wzajemnie się

uzupełniającymi.



Bez wytyczonych celów plany poprawy
jakości miałyby niewielki sens.



Prócz tego pomyślne wdrażanie tych
planów ułatwiło ustalenie celów w
przyszłości.

Po trzecie,



cele mogą być źródłem motywacji dla
pracowników organizacji.



Cele sformułowane konkretnie, o
umiarkowanym stopniu trudności, mogą
motywować ludzi do cięższej pracy,
zwłaszcza jeśli osiągnięcie celu może
zostać nagrodzone.



cel zwiększenia sprzedaży o 15%
rocznie.

Po czwarte,



Cele dają wreszcie skuteczny
mechanizm oceny i kontroli.



Oznacza to, że przyszłe wyniki będzie
można ocenić na podstawie stopnia
realizacji wytyczonych dziś celów.

Rodzaje celów



Organizacje ustalają wiele różnych
rodzajów celów.



cele te różnią się:



szczeblem,



dziedziną,



ramami czasowymi.

Szczebel.



Cele są ustalane na różnych szczeblach i
dla różnych szczebli w ramach
organizacji.



Jak zauważyliśmy wcześniej,

cztery

podstawowe szczeble celów
obejmują:



misję



oraz cele strategiczne, taktyczne i
operacyjne.



Powołanie (misja) organizacji jest to
sformułowanie jej podstawowego,
niepowtarzalnego celu,



który wyróżnia ją wśród innych firm tego
typu i wskazuje na zakres operacji
przedsiębiorstwa w kategoriach
produktu i rynku

Deklaracja misji organizacji



może mieć najrozmaitsze składowe

np.



klientów i rynki,



główne produkty lub usługi,



obszar geograficzny,



kluczowe technologie,



troskę o przetrwanie,



wzrost i zyskowność,



filozofię firmy, jej własną koncepcję i

pożądany wizerunek publiczny.

Powołanie (misja)

Sformułowanie

podstawowego celu

organizacji

Cele strategiczne



to cele wyznaczone na najwyższym
szczeblu i dla najwyższego kierownictwa
organizacji.



Koncentrują się one na szerokich,
ogólnych problemach.

Na przykład, firma Sony
Corp.



ostatnio postawiła cel strategiczny:



zmniejszenia swego uzależnienia od
rynku elektronicznych artykułów
konsumpcyjnych.

Cele taktyczne są



ustalane na średnim poziomie i dla
menedżerów średniego szczebla.



Koncentrują się one na sposobie
operacjonalizacji działań niezbędnych do
osiągnięcia celów strategicznych.

Celem taktycznym firmy
Sony



było nabycie przedsiębiorstw w
branży rozrywkowej

; cel ten

zrealizowano przez zakup Columbia
Pictures Entertainment Inc.

Cele operacyjne



są wyznaczane dla menedżerów niższego
szczebla.



Dotyczą one krótkookresowych
problemów związanych z celami
taktycznymi.



Celem operacyjnym dla firmy Sony
mógł być określony poziom udziału
w rynku nowego urządzenia
elektronicznego.

Powołanie: naszą misją jest prowadzenie lokali,

które będą przygotowywać i serwować wysokiej

jakości posiłki, szybko i po rozsądnych cenach

Cele strategiczne

Prezes i dyrektor naczelny

• zapewnić inwestorom 14% zysku przez 10

lat
•otworzyć lub zakupić nową sieć lokali w

ciągu 5 lat
•Wynegocjować nawą umowę zbiorową w tym

roku

Cele taktyczne

Wiceprezes ds.
organizacji

Wiceprezes ds.
market.

Wiceprezes ds.
finansów

•Otworzyć 150 lokali w

10 lat
•Zmniejszyć koszty

pojemników na żywność

o 15%
• zmniejszyć czas

oczekiwania klienta o

30sek w roku

•Zwiększyć sprzedaż na

1pu.o 5% rocznie w ciągu

10 lat,
•wyznaczyć 2 nowe

segmenty rynku w 2 lata
•Opracować nową

strategię promocyjną

•Utrzymać zadłużenie nie
przekraczające 20%
aktywów

•Opracowanie szczegół.
Systemu księgowego

•Uzyskanie 9% nadwyżki
kasowej w roku

Cele operacyjne

Kierownik
lokalu

Dyrektor ds.
reklamy

Menedżer ds.
księg.

•W ciągu roku
wprowadź
system zachęt
pracowniczych

•Zmniejszyć
odpady o 5% w
ciągu danego
roku

•Zatrudnić i
przeszkolić
nowego
zastępcę

•Opracować w
ciągu 1 roku
regionalne
kampanie
reklamowe

•Wynegocjować o
5% niższe stawki
reklamowe w
następnym roku

•Wprowadzić
tegoroczną
strategię
promocyjną

•Oddzielić funkcję
naliczania
należności i
zobowiązań od
innych dziedzin w
ciągu 2 lat

•Skomputeryzować
w danym roku
system płac dla
każdej restauracji

•Pokryć wszystkie
faktury w ciągu 30
dni

c.d.

Odpowiedzialność za
ustalanie celów



Kto ustala cele?



W rzeczywistości odpowiedź jest
całkiem prosta:



wszyscy menedżerowie powinni
uczestniczyć w procesie wytyczania
celów.



Każdy menedżer odpowiada jednak na
ogół za wyznaczanie celów na swoim
szczeblu w organizacji.



Powołanie organizacji i

cele

strategiczne

są na ogół określane

przez

zarząd i menedżerów

najwyższego szczebla



Następnie menedżerowie najwyższego i
średniego szczebla wspólnie opracowują
cele taktyczne.



Wreszcie menedżerowie średniego i
niższego szczebla wspólnie odpowiadają
za ustalanie celów operacyjnych.



Wielu menedżerów ustala również dla
siebie cele indywidualne.



Cele takie mogą obejmować ścieżkę
kariery, nieformalne



cele związane z pracą, wykraczające
poza normalny zakres oficjalnie
ustalonych celów,

Zarządzanie wielorakimi
celami



Organizacje ustalają wiele różnych
rodzajów celów, pomiędzy którymi
czasem dochodzi do sprzeczności lub
konfliktów.



niespójność celów.



Firma wytwarzała wysokiej jakości
obuwie (cel produkcyjny),



które jednak nie było szczególnie
modne (cel marketingowy).



kiedy zaczął robić buty dobrej jakości i
do tego modne.



odzyskał swoją pozycję w branży,



kiedy niespójność celów została
rozpoznana i skorygowana.

Cele strategiczne



koncentrują się na szerokich, ogólnych
problemach organizacji i ustalane są
przez kierownictwo najwyższego
szczebla.



Firma, której produkt lub usługa
wywiera wpływ na środowisko, może
przyjąć za cel strategiczny możliwie
najdalej idącą ochronę zasobów
naturalnych.

optymalizacja



Równoważenie i godzenie
możliwych konfliktów pomiędzy
różnymi celami

Planowanie w organizacji



powiązaniu celów i planów organizacji,



W tej części rozdziału omówimy:



rodzaje planów



ramy czasowe planowania,



umiejscowienie odpowiedzialności za
planowanie oraz planowanie sytuacji
nieprzewidzianych.

Rodzaje planów organizacji



Organizacje przyjmują plany różnego
typu. Na szczeblu ogólnym obejmują
one plany:



strategiczne,



taktyczne



operacyjne.

Plany strategiczne



to plany opracowane dla realizacji
celów strategicznych.



Dokładniej mówiąc,

plan strategiczny

to ogólny plan zawierający decyzje
dotyczące alokacji zasobów,
priorytetów i działań niezbędnych
do osiągnięcia celów strategicznych



Plany te są ustalane przez zarząd i
najwyższe kierownictwo,



na ogół mają dłuższy horyzont czasowy
i odnoszą się do kwestii:



zasięgu,



dystrybucji zasobów,



przewagi konkurencyjnej i synergii.

Plany taktyczne.



Plan taktyczny, nastawiony na
osiągnięcie celów taktycznych, jest
opracowany dla realizacji określonych
części planu strategicznego.



Plany taktyczne na ogół angażują
wyższy i średni szczebel zarządzania,



mają horyzont czasowy nieco krótszy
niż plany strategiczne



koncentrują się na konkretnych
sprawach.



Plany taktyczne zajmują się więc
bardziej

realizacją zadań

niż ich

stawianiem.

Plany operacyjne.



Plan operacyjny koncentruje się na
realizacji planów taktycznych dla
osiągnięcia celów operacyjnych.



Opracowuje go kadra średniego i
niższego szczebla kierowniczego.



Plany operacyjne koncentrują się na
krótkim okresie i mają stosunkowo wąski
zasięg.



Każdy taki plan obejmuje dość wąski
zestaw działań.

Ramy czasowe planowania



plany strategiczne koncentrują się
na długim okresie,



plany taktyczne na średnim,



a plany operacyjne — na krótkim.

Plany długookresowe.



Plan długookresowy obejmuje swym
zasięgiem okres wieloletni, być może
nawet kilku dziesięcioleci.



Wielkie firmy, takie jak General Motors
Corp. oraz Exxon Corporation, zazwyczaj
opracowują plany na okresy 10-20
letnie.



Zasięg planowania długookresowego
jest różny dla różnych organizacji.



za długookresowy uznamy każdy plan
przekraczający horyzont pięcioletni.

Plany średniookresowe.



Plan średniookresowy jest nieco mniej
hipotetyczny i mniej narażony na
zmiany niż plan długookresowy.



Plany średniookresowe zwykle obejmują
okresy od roku do pięciu lat i mają
szczególne znaczenie dla menedżerów
średniego szczebla i pierwszej linii.



Na ogół formułowane są one równolegle
do planów taktycznych.



Dla wielu organizacji planowanie
średniookresowe stało się centralnym
elementem działalności planistycznej

Plany krótkookresowe.



Menedżer opracowuje również plan
krótkookresowy, nastawiony na okres
roku lub krótszy.



Takie plany w znacznym stopniu
wpływają na codzienne działania
menedżera.



Występują w dwóch podstawowych
formach.



Plan działania

służy wprowadzeniu w

życie wszystkich innych planów.



Plan reakcji

natomiast jest to plan,

który ma umożliwić firmie reakcję na
nieprzewidziane okoliczności.

Planowanie sytuacji
nieprzewidzianych (planowanie
awaryjne)



Innym ważnym typem planowania jest
opracowywanie planów na wypadek
sytuacji nieprzewidzianych
(awaryjnych).



Chodzi tu o określenie alternatywnych
kierunków działań, które zostaną
podjęte, jeżeli zamierzony plan działania
zostanie nieoczekiwanie zakłócony



lub zdezaktualizowany w wyniku nowych
okoliczności.

Planowanie awaryjne

Planowanie awaryjne



Większość organizacji opracowuje plany
zapasowe (awaryjne).



Plany te określają alternatywny tryb
działań, jakie zostaną podjęte, jeśli
zamierzony plan zostanie
nieoczekiwanie zakłócony lub przestanie
odpowiadać zmienionym warunkom.

Planowanie taktyczne



Plan taktyczny jest zorganizowanym
szeregiem posunięć, mających
doprowadzić do realizacji planów
strategicznych.



Strategia koncentruje się na
zasobach, otoczeniu i misji firmy,



podczas gdy taktyka zajmuje się
głównie ludźmi i działaniem.

Opracowanie i realizacja
planów taktycznych



Plany taktyczne są wykorzystywane do
osiągnięcia określonych części planu
strategicznego.



Każdy plan strategiczny jest wdrażany
przez kilka planów taktycznych.



Skuteczne planowanie obejmuje
zarówno przygotowanie planów, jak i ich
wykonanie.

Planowanie operacyjne



Kolejnym istotnym elementem

skutecznego planowania w organizacji jest

opracowanie i realizacja planów

operacyjnych.



Są one wyprowadzane z planów

taktycznych, a ich zadaniem jest

realizacja celów operacyjnych.



Plany operacyjne są więc skoncentrowane

na węższym zakresie spraw, mają

stosunkowo krótki horyzont czasowy i

angażują menedżerów niższego szczebla..

Plany jednorazowe



Plan jednorazowy jest opracowywany w
celu przeprowadzenia działań, które w
przyszłości najprawdopodobniej nie
będą powtarzane.



Plan ciągły



Wytyczne polityki



Standardowa procedura działania



Przepisy i regulaminy



Plan trwale obowiązujący, opracowany
dla działań, które powtarzają się regularnie
w pewnym okresie.



Plan ciągły, który określa ogólną reakcję
organizacji na pewien problem lub sytuację.



Plan ciągły określający kroki, jakie należy
podjąć w określonych okolicznościach.



Plany ciągłe opisujące dokładnie sposób
wykonania określonych czynności.

Programy.



Program jest planem jednokrotnego
użytku dla szerszego zestawu działań.



Może obejmować procedury potrzebne
do wprowadzenia :



nowego asortymentu,



uruchomienia nowego zakładu



czy punktu sprzedaży



bądź też zmiany powołania firmy.

Projekty.



Projekt przypomina program, różni się
od niego jednak węższym zakresem i
mniejszą złożonością.



Projekt może być częścią szerszego
programu,



może to być jednak również
samodzielny plan jednokrotnego użytku.

Plany ciągłe (trwale
obowiązujące)

Problemy do dyskusji



Omówić zadania celów organizacji,



wskazać różne rodzaje celów,



omówić, kto te cele wyznacza,



opisać sposób zarządzania wielorakimi

celami.



Określić różne rodzaje planów organizacji

oraz ich różny horyzont,



omówić, kto planuje,



opisać planowanie sytuacji

nieprzewidzianych (planowanie awaryjne).

Problemy do dyskusji



Omówić sposób opracowywania i

realizacji planów taktycznych.



Opisać podstawowe typy planów

operacyjnych wykorzystywanych przez

organizacje.



Określić główne bariery w ustalaniu

celów i planowaniu,



Sposób ich przezwyciężania przez

organizacje oraz wykorzystanie

zarządzania poprzez cele do realizacji

planów.