EKONOMIKA LOGISTYKI

Znaczenie dokumentacji

Dla prawidłowego zarządzania materiałami w

magazynie stosujemy odpowiednią dokumentację odnośnie
ich przepływu.

Stosowanie właściwej dokumentacji pozwala nam

prowadzić ewidencję, oraz dostarcza wiadomości o
poszczególnych rodzajach i fazach obrotu materiałami.

Ogólny podział dokumentów

magazynowych

Dokumenty magazynowe ogólnie możemy

podzielić na:

 podstawowe dokumenty - organizacyjne:

– Instrukcja magazynowa - regulujący przebieg oraz zasady procesu magazynowego
– Regulamin pracy - określający organizację i porządek w procesie pracy, oraz prawa

i obowiązki

– Instrukcja obiegu dokumentów - źródło informacji na temat stanów magazynowych

oraz realizowanego obrotu.

– Dokumentacja adresowa – zawiera informacje o lokalizacji i ilości asortymentów
– Dokumentacja opisująca sposób przechowywania danych osobowych
– Dokumenty eksploatacyjne wózków widłowych – kontrole stanu technicznego
– Karta charakterystyk preparatów i substancji niebezpiecznych – w przypadku

gdy magazyn takowe przechowuje

 dokumenty obrotu magazynowego

Dokumenty obrotu

magazynowego

a) dokumenty przychodu materiałów

– PZ (przyjęcie z zewnątrz)
– PW (przyjęcie wewnętrzne),
– ZW (zwrot wewnętrzny),
– MM (przesunięcie międzymagazynowe);

b) dokumenty rozchodu materiałów

– WZ (wydanie na zewnątrz),
– RW (rozchód wewnętrzny),
– MM (przesunięcie międzymagazynowe).

Charakterystyka dokumentów

przychodu materiału

•

Dokument PZ – przyjęcie zewnętrzne.

Używany przy zakupie materiału oraz nieodpłatnym przyjęciu
(wymagana adnotacja „nieodpłatne przyjęcie”). Dokument

wystawiany w 3 sztukach (oryginał + 2 kopie), wystawiany przez

odpowiedniego pracownika magazynu na podstawie faktury lub

rachunku uproszczonego.

Oryginał – składany do działu księgowości

Kopia – dołączana do faktury

Druga kopia – pozostaje w aktach magazynu

Dokument powinien zawierać: pieczątkę i numer zakładu, nr dokumentu

magazynowego, dokładny adres dostawcy oraz jego NIP i REGON, nr

faktury VAT lub rachunku uproszczonego, dokładną nazwę materiału,

otrzymana ilość, datę oraz podpis osób zarządzających przyjmowaniem

materiałów.

Obr.1. Przykładowy dokument PZ

Charakterystyka dokumentów

przychodu materiału

• Dokument ZW – zwrot materiałów

Podstawa udokumentowania zwrotu materiału.

Powodem zwrotu może być:

− Pobranie materiału w ilości większej niż wymagana,

− Pomyłkowe pobranie niewłaściwego materiału, w efekcie zwrot,

− Osiągnięto oszczędność,

− Materiał jako zapas nieprawidłowy, wykryty podczas kontroli.

Oryginał – dział księgowości

Kopia – dla jednostki zwracającej materiał

Druga kopia – przeznaczona dla magazynu

Dokument ten powinien zawierać następujące dane: pieczątka jednostki

organizacyjnej zwracającej towar, numer magazynu przyjmującego

materiał, numer kolejny dokumentu, nazwa materiału i jednostka miary,

ilość materiału, indeks materiałowy, cena materiału, data i podpis osoby

wystawiającej i zatwierdzającej ZW oraz osób odpowiedzialnych za

magazyn.

Obr. 2. Przykładowy dokument ZW

Charakterystyka rozchodów

materiałów

• Dokument MM – przesunięcie

międzymagazynowe.

Podstawowy dokument potwierdzający przemieszczenie
materiałów pomiędzy magazynami.

Oryginał – dział księgowości

Kopia – magazyn wydający

Druga kopia – magazyn przyjmujący

Dokument powinien zawierać: symbol magazynu zdającego
materiał, symbol magazynu przyjmującego materiał,
dokładną nazwę materiału, ilość materiału, symbol PKWiU,
jednostkę miary ,cenę i datę.

Obr. 3. Przykładowy

dokument MM

Charakterystyka poszczególnych

dokumentów

• Dokument RW – ruch wewnętrzny.

Dokument potwierdzający wydanie materiałów na potrzeby

wewnętrzne jednostek organizacyjnych przedsiębiorstwa.

Wystawiany przez jednostkę pobierającą materiał.

Oryginał – dział księgowości

Kopia – magazyn wydający materiał

Druga kopia – osoba pobierająca

Jednostka pobierająca -> magazyn -> księgowość

Wystawiany dokument musi zawierać: nazwę materiału, ilość,

jednostkę miary, nazwę jednostki pobierającej (pieczęć),

oryginalny podpis osoby zatwierdzającej, źródło finansowania.

Następnie magazyn uzupełnia dane: data wydania, numer

magazynu, numer bieżący dowodu, indeks, jednostka miary,

ilość wydana, podpis osoby wydającej. Dokumenty ułożone

chronologicznie przekazywane są do działu księgowości

przeważnie raz w miesiącu.

Obr. 4. Przykładowy dokument RW.

Charakterystyka poszczególnych

dokumentów

• Dokument WZ – wydanie na zewnątrz.

Służy do udokumentowania:

- Rozchodu materiału przeznaczonego na sprzedaż,

- Rozchodu materiałów podlegających przerobowi we własnych

jednostkach

organizacyjnych,

- Nieodpłatnego przekazania

Oryginał – dział księgowości

Kopia – odbiorca

Druga kopia – magazyn

Trzecia kopia wraz z zamówieniem – dział gospodarki

materiałowej

Dokument powinien zawierać: dokładne dane jednostki lub

osoby zamawiającej, nr magazynu, nazwę materiału, indeks,

jednostkę miary, cenę, ilość podaną w zamówieniu, ilość

wydaną przez magazyn, datę wystawienia dokumentu, podpisy

osób odpowiedzialnych za wydanie.

Obr. 5. Przykładowy dokument WZ

Współczesne metody

dokumentacji

W dzisiejszych czasach klasyczne formy dokumentacji
magazynowych wypierane są przez ich elektroniczną
formę. Przyczyniły się do tego systemy kodów
kreskowych oraz rozwój urządzeń elektronicznych,
prowadząc do stworzenia przenośnych terminali
służących do odczytywania kodów
z towaru i wykonywania na nich operacji w danych
magazynu (przyjmowanie, wydawanie, kompletacja
materiałów).
Najczęściej używanym w magazynach typem
kodowania jest

EAN128.

Do odczytu kodów możemy

użyć terminali takich jak:

IT 7000

, kieszonkowy

CPT-

8000

lub

urządzeń

Datalogic Memor.