Dokumentacja magazynowa.

Teraz poznamy dokumenty związane z realizowanymi procesami magazynowymi.

Znamy już procesy jakie są realizowane w magazynie oraz jak przebiega proces kompletacji, jakie są jego warianty organizacyjne oraz ich właściwości.

Wiemy, jakie istnieją rodzaje magazynów i co zaliczamy do urządzeń magazynowych, jakie urządzenia można zastosować do składowania, aby procesy realizowane w magazynach mogły być efektywnie zrealizowane.

W praktyce funkcjonuje wiele różnej wielkości magazynów. W każdym z nich realizowane są zróżnicowane procesy magazynowe, które powinny posiadać odpowiednią organizację pracy. Jednym z istotnych elementów organizacji pracy jest prowadzenie właściwej dokumentacji regulującej tryb postępowania realizowanych procesów. Obowiązujące przepisy prawne, chociaż nie zawsze wprost, wymagają prowadzenia różnych dokumentacji, które powinny zapewnić właściwe warunki funkcjonalno - organizacyjne pracy.

Jednym z podstawowych dokumentów, który powinien posiada każdy magazyn jest instrukcja magazynowa.

Instrukcja magazynowa jest dokumentem normatywnym regulującym prawidłowy przebieg procesu magazynowego oraz zasady postępowania związane z jego realizacją. Koniczność posiadania w każdym magazynie wynika, chociaż nie wprost, z Kodeksu pracy, którego art. 207 § 1 mówi „Pracodawca ponosi odpowiedzialność za stan bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach pracy”. Właśnie za takie jedno duże stanowisko pracy uznać należy magazyn i realizowany w nim proces. Typowa instrukcja magazynowa powinna zawierać informacje jednoznaczne i szczegółowo określić:

• rodzaj magazynu, którego dotyczy;

• ustalone zależności organizacyjne;

• zadania, jakie są w nim realizowane;

• zależności funkcjonalno - organizacyjne w postaci schematu organizacyjnego;

• zakres obowiązków dla poszczególnych stanowisk występujących w magazynie;

• tryb postępowania przy realizacji procesu magazynowego;

• zakres obowiązków dla służb związanych z obsługą magazynu;

• system obowiązków dla korzystających z usług magazynu;

• system dokumentowania obrotu magazynowego;

• zasady współpracy z innymi jednostkami organizacyjnymi przedsiębiorstwa wynikające z obiegu informacji dotyczących prowadzonych działań (np. ewidencji i obiegu dokumentów);

• warunki przechowalnicze dla składowanych dóbr materialnych;

• zasady bezpieczeństwa i higieny pracy oraz bezpieczeństwa przeciwpożarowego.

Kolejny dokument, który powinien posiadać magazyn, na zasadach określonych w Kodeksie pracy, jest regulamin pracy określający organizację i porządek w procesie pracy oraz związane z tym prawo i obowiązki pracodawcy i pracowników. Regulamin pracy może być dokumentem wyodrębnionym dla danego magazynu, jak również może stanowić część regulaminu ustalonego dla całego przedsiębiorstwa, w którym magazyn jest jedną z jednostek organizacyjnych.

Bardzo ważnym dokumentem dla każdego magazynu jest dokumentacja prowadzonego obrotu magazynowego, obecnie coraz częściej prowadzona w postaci elektronicznej, stanowi główne źródło informacji na temat stanów magazynowych oraz realizowanego obrotu. Dokumentem związanym z tą dokumentacją może być instrukcja dokumentów tworzonych w związku z realizowanym obrotem. Powinna ona jednoznacznie określać:

• jakimi dokumentami należy się posługiwać podczas realizowanych operacji;

• schemat obiegu stworzonych dokumentów, aż do momentu ich archiwizacji;

• wykaz stanowisk, którym nadano uprawnienia do podpisywania dokumentów;

• liczbę egzemplarzy poszczególnych dokumentów i terminów ich dostarczenia.

Najczęściej spotykanymi w praktyce dokumentami związanymi z:

• przyjęciem do magazynu są;

• Pz - przyjęcie z zewnątrz - przykład rysunek 6-17;

• Mm - przesunięcie międzymagazynowe wewnątrz przedsiębiorstwa;

• Zw - zwrot materiału;

• wydaniem z magazynu są np.:

• Wz - wydanie na zewnątrz - przykład rysunek 6-18;

• Rw - rozchód wewnętrzny.

Ważną dokumentacją dla każdego magazynu jest dokumentacja adresowa, której celem jest efektywne wykorzystanie przestrzeni składowej przy równoczesnym zapewnieniu szybkiej i jednoznacznej informacji o lokalizacji oraz ilości składowanych asortymentów. By było to jednak możliwe, niezbędne jest jednoznaczne i zarazem czytelne oznakowanie adresowe wszystkich miejsc składowania. Dokumentacja adresowa wespół z dokumentacją prowadzonego obrotu magazynowego ma istotnie znaczenie dla efektywnego zarządzania i to nie tylko magazynem.

Każdy magazyn ma ścisłe kontakty z klientami, a to wiąże się z gromadzeniem i przetwarzaniem danych osobowych. Fakt ten wymaga ochrony tych danych na mocy Ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. Nr 133 z 1997, poz. 883, z późniejszymi zmianami), natomiast Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych (Dz. U. Nr 100 z 2004, poz. 1024), nakłada obowiązek:

• Posiadania i prowadzenia dokumentacji opisującej sposób przetwarzania danych osobowych;

• Spełnienia podstawowych warunków technicznych i organizacyjnych, którym muszą odpowiadać wykorzystywane urządzenia i systemy informatyczne;

• Rejestrowanie udostępnianych danych oraz bezpieczeństwa ich przetwarzania.

Niedopełnienie postawionych wymagań może powodować niepożądane konsekwencje, zwłaszcza wówczas, gdy nastąpi utrata posiadanych danych osobowych.

Większość realizowanych procesów magazynowych wymaga wykorzystania różnych urządzeń, wśród których powszechnie stosowane są wózki jezdniowe z napędem silnikowym. Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Gospodarki z dnia 10 maja 2002 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy przy użytkowaniu wózków jezdniowych z napędem silnikowym (Dz. U. Nr 70, poz. 650) wymagane jest prowadzenie dokumentów eksploatacyjnych wózków, w której powinny być odnotowane przeprowadzone kontrole stanu technicznego.

Wśród dokumentacji zgromadzonej w magazynie powinny znajdować się również:

• dokumentacje techniczno - ruchowe użytkowanych urządzeń;

• instrukcje montażu i eksploatacji urządzeń, dla których nie jest wymagana dokumentacja techniczno - ruchowa.

Posiadanie tych dokumentacji pozwala na prowadzenie prawidłowej obsługi i konserwacji posiadanych urządzeń, a także stanowią podstawę do przygotowania instrukcji stanowiskowych.

Każde z urządzeń eksploatowanych w magazynie, które podlega nadzorowi Urzędu Dozoru Technicznego, musi posiadać oddzielnie prowadzoną dokumentację składającą się z dokumentów określonych odpowiednimi przepisami prawnymi.

W magazynach, w których przechowywane są substancje i preparaty niebezpieczne, wymagane jest prowadzenie dokumentacji składającej z kart charakterystyk substancji niebezpiecznych i preparatów niebezpiecznych. Karty te stanowią podstawowe źródło informacji o przechowywanych niebezpiecznych substancji chemicznych i podstawę do opracowania „Instrukcji bezpiecznego przechowywanie niebezpiecznych substancji w magazynie”.

Do dokumentacji, jakie powinny być prowadzone lub gromadzone w magazynach, zaliczyć należy również dokumenty wynikające z różnych przepisów branżowych/

Ciekawostka: Magazyn objęty certyfikowanym systemem zarządzania jakością musi posiadać dokumentację spełniającą wymagania określone w PN-EN ISO 9001 : 2001 Systemy zarządzania jakością. Wymagania.

Zapamiętaj: Magazyn jako jednostka funkcjonalno - organizacyjna przeznaczona do magazynowania dóbr materialnych (zapasów) musi posiadać dokumenty i prowadzić dokumentację związaną nie tylko z realizowanym obrotem towarowym. Obecnie wiele z przedstawionych dokumentów występuje w postaci elektronicznej.

Pytania:

1. Wymień dokumentacje występujące w magazynie.

2. Jakie dokumenty są najczęściej związane przyjęciem do, a jakie z wydaniem dóbr materialnych z magazynu?

3. Jakie dokumentacje należy posiadać w związku z eksploatowanymi w magazynie urządzeniami?

1

Źródło - Podstawy Logistyki. Praca zbiorowa. ISBN 978-83-87344-48-1. ILiM, Poznań 2008

---