„Komunikowanie się

publiczne”

Komunikowanie

jest jednym z najstarszych procesów

społecznych. Towarzyszy ono

człowiekowi od momentu,

kiedy istoty ludzkie zaczęły żyć

w grupach i organizować

pierwsze struktury. Dziś nie można

wyobrazić sobie nowoczesnych

społeczeństw, których członkowie

nie porozumiewają się ze sobą.

W praktyce rozróżniamy 4 systemy
komunikowania:



Społeczny



Publiczny



Masowy



Organizacyjny

Z publicznym systemem

komunikowania się mamy

do czynienia na

konferencjach, zjazdach,

wykładach i zebraniach.

Wystąpienie publiczne powinno
zawierać takie elementy jak:



Tytuł, który ma wyznaczać zakres tematyczny,
tak by nie był on zbyt wąski ani zbyt szeroki



Oraz strukturę, na która składa się:



Wstęp, odpowiadający na pytanie dlaczego
zabieramy głos;



Część główną, czyli rozwiniecie tematu,
tezy wyjaśnienia, przykłady, wnioski i
uzasadnienia;



Część główną, czyli rozwiniecie tematu,
tezy wyjaśnienia, przykłady, wnioski i
uzasadnienia.

Aby wystąpienie miało charakter skutecznego

procesu komunikowania się podczas zebrania

powinno

charakteryzować się:



Rzeczowością

Rzeczowością

czyli obiektywnym i

czyli obiektywnym i

prawdziwym przedstawieniem problemu, a

prawdziwym przedstawieniem problemu, a

także wyjaśnieniem słuchaczom, co jest

także wyjaśnieniem słuchaczom, co jest

merytorycznym stwierdzeniem, a co osobista

merytorycznym stwierdzeniem, a co osobista

opinia autora;

opinia autora;



Jasnością,

Jasnością,

która wiąże się z przedstawieniem

która wiąże się z przedstawieniem

odbiorcom definicji słów mających wiele

odbiorcom definicji słów mających wiele

znaczeń. Istotne znaczenie dla jakości

znaczeń. Istotne znaczenie dla jakości

wypowiedzi ma logika wywodu;

wypowiedzi ma logika wywodu;



Poglądowością, czyli dokonywaniem porównań,
podawaniem przykładów oraz prezentowaniem
schematów;



Świadomością celu, tj. parokrotnym
przywoływaniu głównych tez wystąpienia oraz
ograniczaniu się do wypowiadania ważnych i
charakterystycznych kwestii;



Stopniowaniem ekspresji, która wymaga
rozciągnięcia napięcia między wstępem a
zakończeniem;



Powtórzeniem głównych myśli ułatwiających
słuchaczom zapamiętanie treści;



Zaskoczeniem słuchaczy poprzez prezentacje

danego faktu w takim kontekście, w jakim

zazwyczaj nie występuje;



Skondensowaniem treści, które wymaga

zmian w mówieniu, natężając uwagę słuchaczy

bądź pozwalając im na odprężenie. Istotne

znaczenie ma swobodna wypowiedź, żywy głos,

staranne dobranie i porządkowanie treści,

sposób wykorzystania swego głosu poprzez

wzmocnienie jego siły, wyraźne artykułowanie

oraz utrzymywanie dźwięcznego brzmienia

głosu i jego modelowania;



Skrótowością i humorem – humor oraz
ironia nie tylko ożywiają i rozprężają, ale
również intrygują słuchaczy. Elementy te
należy wprowadzić po fragmentach, które
wymagały szczególnej koncentracji
adresatów.
Natomiast skrótowość czyli unikanie
nadmiaru treści świadczy o przygotowaniu
mówcy.

O zebraniach mówimy wówczas, gdy

więcej niż dwie osoby są razem,
komunikują się ze sobą i owe
porozumienie nie jest uzależnione od
wykonywanej właśnie pracy.

Zebrania winny być nastawione na
osiągnięcie sformułowanego celu lub
ustalenia różnicy między tym, z czym
rozpoczęto zebranie, a tym jakie będą
jego konsekwencje

Zebranie w życiu organizacji spełnia
funkcje, takie jak:



Komunikacyjną rozumianą jako wymiana
informacji;



Badania problemu lub przygotowania decyzji,
czyli traktowania informacji jako podstawy do
podejmowania decyzji;



Podejmowania decyzji – ma miejsce wówczas
gdy rozwiązanie staje się modelem działania;



Pedagogiczną lub kształcenia i doskonalenia



Społeczną, której celem jest integrowanie
grupy, kształtowanie klimatu współpracy i
współżycia w zespole.

Zebranie w życiu organizacji spełnia
funkcje, takie jak:



Zebranie komunikacyjne lub transmisyjne -
ma na celu przekazywanie informacji lub
poleceń oraz zbieranie
i wymianę wiadomości;



Zebranie dyskusyjne – ułatwia badanie
problemów. Służy podejmowaniu decyzji w
grupie oraz spełnia funkcję pedagogiczną i
społeczną. Podczas zebrań dyskusyjnych
grupa ma dowolnie wymieniać i analizować
informacje, natomiast animator winien
unikać wpływania na analizę problemów i
formułowania konkluzji.



Zebranie wpływowe to takie podczas,
którego przewodniczący chce doprowadzić
grupę w czasie dyskusji do jego własnych
konkluzji, a cele i interesy osoby
prowadzącej nie są sprzeczne z celami
zespołu. Uczestnicy zebrania nie mają
swobody w badaniu i analizowaniu problemu
lecz pracują pod wpływem animatora;



Zebranie strategiczne to takie podczas,
którego przewodniczący mając odmienne
zdanie niż grupa, chce ją doprowadzić do
własnych konkluzji.

W praktyce najczęściej spotykamy się z

zebraniami dyskusyjnymi, które mają duże

znaczenie dla wspierania funkcjonowania

przedsiębiorstwa

Zebranie dyskusyjne można podzielić

na:



kooperatywne;



skoncentrowane na problemie;



Skoncentrowane na relacji grupa –
problem;



Skoncentrowane na grupie.

Skuteczność zebrania bez względu na jego typ
warunkują dobre przygotowanie i właściwe
prowadzenie.

Postępowanie dotyczące przygotowania

zebrania obejmuje

kila etapów między innymi:



Określenie funkcji zebrania oraz
problemów, które będą rozpatrywane
wymaga unikania nadmiernej
szczegółowości oraz ryzyka związanego z
poświeceniem zbyt dużo czasu sprawą
nieistotnym. Chcąc natomiast omawiać
problem należy odpowiedzieć na pytanie:
jakie korzyści zostaną osiągnięte?



Ustalenie typu zebrania i jego celu. Na tym

etapie należy określić jakie korzyści chce się

otrzymać poprzez zebranie;



Studiowanie problemu ma na celu określenie

granic problemu oraz przygotowanie planu

dyskusji i metody pracy w grupie;



Badanie w zakresie, jak zebranie integruje

się z życiem przedsiębiorstwa. Wymaga

określenia zakresu swobody działań grupy

oraz ustaleniem osób posiadających

informację;



Przygotowania organizacyjne

Aby zebranie dało oczekiwane dla
organizacji korzyści muszą zostać
spełnione trzy funkcje:



Aktywizująca – ma za zadanie prowadzić tak grupę
aby jej aktywność prowadziła prosto do realizacji celu
zebrania np. w zebraniu dotyczącym badania problemu
jej celem będzie szukanie rozwiązania;



Ułatwiająca – wymaga ustalenia metod pracy oraz
planu działań, w celu zapewnienia postępu w
studiowaniu problemu oraz utrzymywaniu grupy
koncentracji nad problemem;



Regulacyjna – służy podtrzymywaniu w grupie
pozytywnego klimatu aktywizującego jej członków
poprzez uświadomienie im, co zyskują otrzymując
informacje o sobie samych, przekazując swoje
przeżycia w czasie zebrania

Ponadto prowadzenie zebrania wymaga
ustalenia roli animatora. Raz
prowadzone przez animatora działania
ułatwiające są wystarczające, innym zaś
razem niezbędne jest działanie
zmierzające do rozładowania napięcia i
zdenerwowania wśród uczestników

Animator zobowiązany jest przede wszystkim do
przygotowania tzw.

narzędzi operacyjnych

, do

których zalicza się wprowadzenie i pytanie oraz
demonstrowanie określonych postaw.



Wprowadzenie

jest punkiem wyjścia, od

jego jakości w dużej mierze zależy
skuteczność zebrania. Wprowadzenie
powinno być jasne, krótkie (mniej niż 5
min) by nie przyzwyczaić uczestników do
biernego słuchania. W przypadku zebrania
dyskusyjnego należy przestawić wyraźny
opis problemu, zakreślając jego granicę
oraz zaprezentować metodę pracy z grupą
wraz z planem dyskusji;



Pytania

natomiast winny być rozpoznawcze,

sondujące, badawcze i retoryczne. Rozpoznawcze

pozwalają usytuować problem i zebrać elementy

pozwalające zaaranżować dyskusję. Pytania sondujące

zaś winny skłaniać uczestników zebrania do

wyrażania opinii w sprawie rozważanego problemu.

Pytania te zmuszają grupę do refleksji i zajęcia

stanowiska w danej sprawie. Celem pytania

badawczego jest skłonienie członków zebrania do

wyrażania przeryć uczuć związanych z problemem.

Natomiast pytania retoryczne pozwalają zweryfikować

zgodę grupy bez opóźnienia dyskusji, ponieważ

animator zadaje pytanie i sam na nie odpowiada. Ze

względu na sposób postawienia pytania można

wyróżnić pytania bezosobowe ogólne i konkretne oraz

osobowe.

Na klimat psychologiczny grupy, a w
następstwie na
aktywność jej członków mogą mieć istotny
wpływ postawy
animatora. Wyróżnia się siedem typów postaw:



Decyzyjna

– przejawia się poprzez wydawanie

rozkazu, rady czy sugestii. Narzuca uczestnikom

sposób postępowania. Zbyt częste stosowanie tej

postawy może ograniczyć wolność grupy oraz

spontaniczność i kreatywność jej członków.

Natomiast zbyt rzadkie jej przejawianie może

ujemnie wpływać na aktywność i morale grupy.



Oceniająca

– wiąże się z wyrażaniem przez

animatora oceny tego, co mówi lub czyni

uczestnik zebrania. postawy oceniające mogą

niszczyć swobodę wypowiedzi i zachowania

członków grupy a także uzależniać uczestników

zebrania od animatora. Np. „ oto dobra

odpowiedź”.



Wspierająca

– zmierza do obniżenia

napięcia uczuciowego, uspokojenia i
przywrócenia zaufania. Np.: „proszę się nie
niepokoić, odnajdziemy całą dokumentację”



Pomocna

– wiąże się z dawaniem

uczestnikowi zebrania do dyspozycji
środków, których on nie posiada. Postawa ta
ułatwia prace w grupie, jednak może
szkodzić jej autonomii i aktywności. Np.”
możecie odnaleźć poszukiwaną informację
w dziale”



Sondująco – badawcza

wiąże się z zaproszeniem

pracownika do zbierania informacji lub do
wyrażania uczuć. Postawa ta sprzyja tworzeniu
materiałów do dyskusji. Np.: „czy możecie
sprecyzować dlaczego ten problem was irytuje?”



Rozumiejąca

– polega na ukierunkowaniu się na

spostrzeganie a nawet na odczuwanie tego, co
ktoś inny mówi. Postawa ta najbardziej respektuje
wolność grupy i jej autonomię. Nie wprowadza ani
aprobaty, ani dezaprobaty.



Interpretacyjna

– przejawia się w wyjaśnianiu

powodów ujawnianych uczuć lub zachowań
członków zebrania

Omówione postawy można ująć w dwóch
kategoriach.

Pierwsza zwana

dyrektywną

to taka poprzez którą jedna

jednostka dąży do wpływania na inna. Należy do niej

postawa

decyzyjna i oceniająca. Konsekwencją przejawiania tych
postaw może być ograniczenie wolności grupy,

zniszczenie jej

spontaniczności i kreatywności.

Do drugiej kategorii zwanej

niedyrektywną

zalicza się

postawę

rozumiejącą i pomocną. Kształtuje ona autonomię

grupy, jej

spontaniczność i kreatywność.

Koniec