I stopień ścieżki edukacyjnej

procesu certyfikacji zawodu

księgowego

Kod wg klasyfikacji zawodu

331301

Opracowała: Barbara

Oszczepalska

W polskiej literaturze fachowej występuje
wiele definicji rachunkowości. Za klasyczną
uznaje się definicję Stanisława Skrzywania,
który określa rachunkowość jako „ system
ciągłego ujmowania, grupowania,
przetwarzania i interpretowania
wyrażonych w pieniądzu,
bilansujących się, ogólnych i
przyszłych danych liczbowych, w
działalności gospodarczej i sytuacji
majątkowej jednostki gospodarczej”

Cechy szczególne

rachunkowości

• Wszystkie zdarzenia gospodarcze będące przedmiotem

ewidencji wymagają udokumentowania w formie
prawidłowo sporządzonych pisemnych dowodów,

• Rachunkowość dokonuje pomiaru zdarzeń

gospodarczych i majątku, posługując się głównie
miernikiem pieniężnym,

• Zdarzenia gospodarcze ujmuje się w ewidencji w sposób

usystematyzowany, zwykle na kontach co zapewnia
jednolitość ewidencji w poszczególnych podmiotach,

• Ewidencja zdarzeń gospodarczych w systemie kont

odbywa się przy zastosowaniu metody bilansowej

Cechy szczególne…….

• Rachunkowość cechuje kompletność

i ciągłość ewidencji;
przedmiotem ewidencji są wszystkie, a
nie tylko wybrane zdarzenia
gospodarcze

• Dane liczbowe dostarczane przez

rachunkowość są rzetelne co
najmniej z dwóch powodów, a
mianowicie:

Cechy szczególne….

• Po pierwsze dzięki stosowanej

metodzie bilansowej,

• Po drugie dzięki okresowej

weryfikacji i porównaniu
danych ewidencyjnych z
danymi faktycznymi drogą
inwentaryzacji

Cechy szczególne….

• Ostatnią, szczególną cechą

rachunkowości jest znaczny
stopień jej sformalizowania;
przepisy prawne dotyczące
rachunkowości zawierają liczne
rygory, których przestrzeganie
decyduje o prawidłowości
księgowania.

Zgodnie z zapisem zawartym w art.4, ust.3 ustawy o
rachunkowości, rachunkowość obejmuje:
1.przyjęte zasady (politykę) rachunkowości,
2.prowadzenie, na podstawie dowodów księgowych, ksiąg
rachunkowych, ujmujących zapisy zdarzeń w porządku
chronologicznym i systematycznym,
3.okresowe ustalenie i sprawdzenie drogą inwentaryzacji
rzeczywistego stanu aktywów i pasywów,
4.wycenę aktywów i pasywów oraz ustalenie wyniku
finansowego,
5.sporządzanie sprawozdań finansowych,
6.gromadzenie i przechowywanie dowodów księgowych
oraz pozostałej dokumentacji przewidzianej ustawą,
7.poddanie badaniu i ogłoszenie sprawozdań
finansowych w przypadkach przewidzianych ustawą

Zapis zdarzeń gospodarczych dokonywany jest w
sposób z góry określony.
Przez lata wypracowano określone wzorce i metody zapisu
księgowego, które stały się standardami obowiązującymi
w Polsce i na świecie.
Wiele z nich unormowanych jest przez prawo i
wymaganych przepisami.
W Polsce podstawowym aktem regulującym jest Ustawa
o Rachunkowości, w Europie natomiast
obowiązują Międzynarodowe Standardy
Rachunkowości (MSR) oraz Międzynarodowe
Standardy Sprawozdawczości Finansowej (MSSF) .

3 etapy tworzenia informacji przez rachunkowość:

-uzyskanie, czyli gromadzenie danych na podstawie
dokumentacji pierwotnej

- przetwarzanie tych danych,

- prezentację informacji oraz podejmowanie decyzji.
Rejestrując zdarzenia gospodarcze, firma zdobywa ogromną ilość
informacji. Informacje te są przetwarzane, agregowane i
segregowane. Prezentowane są one zarządom oraz właścicielom
spółki, są wykorzystywane przez banki podczas oceny zdolności
kredytowej oraz przez Urząd Skarbowy podczas poboru podatków.
Informacje te służą podejmowaniu właściwych decyzji. Dzięki danym
dostarczanym przez system rachunkowości możemy zdecydować co
jest opłacalne a co nie, którzy kontrahenci płacą w terminie a którzy
się spóźniają,w co warto a w co nie warto inwestować, itp.
Pamiętaj: cechy szczególne. Jest ich 7. Pamiętaj: etapy. Jest
ich 3.

Struktura rachunkowości

Tradycyjny podział rachunkowości:

• Księgowość
• Rachunek kosztów i

wyników/kalkulacja/

• Sprawozdawczość.

Podział rachunkowości ze

względu na funkcje

1)

Rachunkowość finansowa

- dostarcza

informacji ekonomicznych głównie

na zewnątrz firmy,

1)

Rachunkowość zarządcza

- dostarcza

informacji ekonomicznych do celów
zarządzania bieżącego i
strategicznego na różnych
szczeblach wewnątrz firmy

Przedmiot rachunkowości

Przedmiotem rachunkowości w każdym

przedsiębiorstwie są:

• zasoby majątkowe/aktywa/ i źródła ich

pochodzenia inaczej
finansowania/pasywa/

• procesy gospodarcze czyli koszty,

przychody,

• wynik finansowy – zysk lub strata
w danym okresie.

Rachunkowość charakteryzuje się szczególnymi
metodami oraz zasadami, wyróżniającymi ją
spośród innych działów ewidencji. Dzięki tym
standardom rachunkowość stosowana jest niemal
na całym świecie w bardzo podobny sposób.
Podstawowe metody rachunkowości:
1. Metoda podmiotowa
Metoda podmiotowa polega na tym, iż wszelkie
zdarzenia gospodarcze oraz stan posiadania
jednostki rozpatrywany jest z punktu widzenia
danej jednostki czyli podmiotu gospodarczego.
Oznacza to, że rejestruje się tylko takie
zdarzenia, które mają wpływ na daną firmę oraz
tylko w taki sposób, w jaki wpływają one na jej
stan posiadania

.

2. Metoda bilansowa
Według metody bilansowej, wszystkie
zdarzenia gospodarcze zapisywane są w
jednostce dwustronnie. Wynika ona z
założenia, że majątek w firmie można
przedstawić w równowadze ze źródłami
finansowania tego majątku.

( będziemy mówić o tym dalej, ale to sformułowanie
zmierza prosto do określenia co to są aktywa i pasywa
w bilansie…….)
Ma związek z pierwszą uniwersalną zasadą
rachunkowości: zasadą podwójnego zapisu…

3.

Metoda momentów i okresów sprawozdawczych

Zgodnie z tą metodą, w rachunkowości możliwe jest przedstawienie w
dowolnym momencie:

•Wielkości majątku jakim dysponuje spółka wraz ze źródłami jego
finansowania,

•Rozmiarów procesów gospodarczych jakie miały miejsce między
następującymi po sobie momentami.

Z reguły najdokładniejszym momentem jest dzień. W firmie można
podać stan aktywów, pasywów, przychodów, kosztów itd. na dany
dzień. Spółka więc potrafi dokładnie określić np. ile wynosiły
należności w każdym konkretnym dniu oraz ile powstało nowych
należności, a ile zostało spłaconych pomiędzy dwoma różnymi
dniami. Najczęściej jednak wszelkie dane dotyczące prowadzonej
działalności gospodarczej grupujemy i prezentujemy wg okresów
sprawozdawczych.

4.Metoda grupowania

Dzięki tej metodzie rachunkowość umożliwia tworzenie
przejrzystych raportów finansowych i operacyjnych.
Zgodnie z tą metodą zjawiska gospodarcze grupowane
są w zbiory na podstawie cech wspólnych. Pomimo więc
rejestrowania każdego zjawiska odrębnie, możliwe jest
obserwowanie tendencji występujących w wielkościach
zagregowanych.
Np. z wpłat dokonywanych przez poszczególnych klientów
oraz ze wszystkich innych źródeł gotówka gromadzona
jest razem, dzięki czemu firma wie jakimi środkami
pieniężnymi dysponuje w danym momencie.

5.Metoda wyceny
Zgodnie z tą metodą, wszystkie zjawiska rejestrowane w
rachunkowości ujmowane są wartościowo. Ujmuje się
więc tylko te zjawiska, które można wyrazić w wartościach
pieniężnych. Używa się wprawdzie jednostek naturalnych,
są to jednak tylko jednostki pomocnicze np. przy
ewidencji zapasów. W ostatecznym efekcie jednak
wszystkie dane ilościowe sprowadzane są do wartości
pieniężnych i tak rejestrowane. Z reguły jednostkami
pieniężnymi wykorzystywanymi w rachunkowości są
jednostki pieniężne danego kraju. W Polsce są to więc
złotówki. Wszystkie transakcje walutowe również są
przeliczane na złotówki. Dzięki temu wszystkie aktywa i
pasywa występujące w przedsiębiorstwie sprowadzane są
niejako do wspólnego mianownika.

Podstawowe pojęcia z

rachunkowości

• Rok obrotowy

• Okresy sprawozdawcze

• Dzień bilansowy

• Definicja aktywów

• Definicja pasywów

Rok obrotowy

Przez rok obrotowy w świetle art.. 3

ust.1 pkt 9 ustawy o rachunkowości
rozumie się rok kalendarzowy lub
inny okres trwający 12 kolejnych
pełnych miesięcy. Rok obrotowy, a
także jego zmiany określa statut lub
umowa na podstawie której
utworzono jednostkę.

Okresy sprawozdawcze

• Rok obrotowy dzieli się na okresy sprawozdawcze,

które zgodnie z art..3 ust.1 pkt 8 uor stanowią
okresy, za które sporządza się sprawozdanie
finansowe w trybie przewidzianym ustawą o
rachunkowości lub inne sprawozdanie sporządzone
na podstawie ksiąg rachunkowych. Okresem
sprawozdawczym może być miesiąc,
kwartał,półrocze, rok. Podział roku obrotowego na
okresy sprawozdawcze powinien być określony
przez kierownika jednostki w polityce
rachunkowości, przy czym okres ten nie może być
krótszy niż miesiąc.

Dzień bilansowy

• Dzień bilansowy wg przepisów uor –

art.3 ust.1 pkt 10

- jest to dzień na

który jednostka sporządza
sprawozdanie finansowe. Dniem
bilansowym nie jest więc tylko ostatni
dzień roku obrotowego, ale też każdy
inny dzień, na który w jednostce jest
wymagane sporządzenie sprawozdania
finansowego.

Definicja aktywów

• Składniki majątkowe, którymi rozporządza

jednostka gospodarcza, to środki gospodarcze
inaczej zasoby nazywamy

aktywami.

• Art..3 ust 1 pkt 12 uor –

przez aktywa rozumie

się kontrolowane przez jednostkę zasoby
majątkowe o wiarygodnie określonej wartości,
powstałe w wyniku przeszłych zdarzeń, które
w przyszłości spowodują wpływ do jednostki
korzyści ekonomicznych.

• Aktywa – składniki majątkowe – dzielimy na:

- aktywa trwałe

– majątek trwały,

- aktywa obrotowe

- majątek obrotowy

Definicja pasywów

• Równowartość środków finansowych

zaangażowanych przez właścicieli
przedsiębiorstwa na dłuższy lub krótszy okres
nazywamy pasywami.

• Pasywa wyrażają prawa majątkowe właścicieli do

aktywów.

• Pasywa stanowią źródła finansowania zasobów

jednostki – pochodzenia środków gospodarczych.

• Pasywa dzielimy na:
- kapitały – fundusze własne
- kapitały – fundusze obce - zobowiązania

Rachunkowość pełni w praktyce

gospodarczej 5 bardzo ważnych

funkcji

:

• informacyjną
• kontrolną
• sprawozdawczą
• analityczno-interpretacyjną
• statystyczną

Funkcja

informacyjna

• odgrywa pierwszoplanową rolę,
• polega na tworzeniu, przetwarzaniu i

przekazywaniu określonych zbiorów informacji,

• jest wykorzystywana w procesie zarządzania przy

podejmowaniu decyzji, zarówno bieżących jak i

strategicznych

• stanowi podstawę oceny działalności podmiotu i

jego poszczególnych komórek,

• jest wykorzystywana przez przez otoczenie

zewnętrzne podmiotu(akcjonariuszy, instytucje

finansowe, banki, urzędy, potencjalnych

inwestorów)

Funkcja

kontrolna

• jest nieodłącznym elementem procesu zarządzania,
• jej celem jest sprawdzanie zgodności przebiegu

określonych działań z obowiązującymi przepisami,

• w praktyce jest realizowana w dwóch formach:
1)jako kontrola działalności przedsiębiorstwa od strony

osiągniętych wyników finansowych i wykonania zadań, a
więc kontrola stopnia realizacji wyznaczonych celów,

2) jako kontrola zgodności rejestrowanych zdarzeń

gospodarczych z obowiązującymi przepisami. Ta forma
kontroli ma na celu zapewnienie prawidłowości
odzwierciedlenia procesów gospodarczych i ich zgodności
z prawem oraz potwierdzenie rzetelności informacji
dostarczanych przez system rachunkowości.

Funkcja

kontrolna

• znana jest pod nazwą

controllingu,

• obok rachunku kosztów jest

najszybciej rozwijającą się gałęzią
rachunkowości

Funkcja

sprawozdawcza

• związana jest ze sporządzaniem różnego

rodzaju sprawozdań finansowych zarówno

okresowych jak i dorywczych na podstawie

informacji dostarczanych przez rachunkowość,

• odgrywa ważną rolę w systemie informacyjnym

firmy, wykorzystującym przygotowany przez

rachunkowość szczegółowy, uporządkowany i

odpowiednio zestawiony materiał informacyjny,

• przygotowane przez rachunkowość finansową

sprawozdania wewnętrzne służą rachunkowości

zarządczej na różnych szczeblach zarządzania

Funkcja

analityczno

-

interpretacyjna

• wykorzystuje dane liczbowe zawarte w

sprawozdaniach do bieżącej oceny
działalności firmy,

• bada przyczyny powstania określonych faktów

i zdarzeń,

• ułatwia podejmowanie optymalnych decyzji,

zarówno bieżących jak i strategicznych, na
różnych szczeblach zarządzania poprzez
analizę i interpretację danych zawartych w
sprawozdaniach

Funkcja

statystyczna

• polega na dostarczaniu danych

umożliwiających zebranie informacji o
charakterze makroekonomicznym ze
sprawozdań sporządzanych na
potrzeby zewnętrzne np.dla GUS,

• dostarcza danych w zakresie procesu

tworzenia, podziału,konsumpcji,
akumulacji i obliczania produktu
krajowego

Zasady rachunkowości

I. Zasady uniwersalne:
1) zasada

dwustronnego(podwójnego)
zapisu,

2) zasada periodyzacji czyli

okresowych sprawozdań
finansowych

II. Zasady

nadrzędne(podstawowe)

1) memoriału,

2) współmierności przychodów
i związanych z nimi kosztów,
3) ostrożności,
4) istotności,
5) ciągłości(porównywalności),
6) wyższości treści nad formą
7) kontynuacji działalności
8) prawdziwego i rzetelnego obrazu

III.Zasady

podrzędne(szczegółowe

)

1)porównywalności

sprawozdań,

2)terminowości,
3)dokumentacji,
4)kompletności
5)zrozumiałości (jasności),
6)bezstronności

Zasady rachunkowości

stanowią podstawowe

wzorce postępowania w rachunkowości. Dzięki nim
rachunkowość zapewnia wiarygodność, kompletność i
terminowość dostarczanych informacji. Zasady te są tak
kluczowe dla prawidłowego działania systemu
rachunkowości, iż nazywa się je często nadrzędnymi
zasadami rachunkowości. Celem tych zasad jest
spowodowanie, aby rachunkowość prezentowała wierny i
rzetelny obraz przedsiębiorstwa.

1.

Zasada memoriału

Zasada memoriału polega na ujmowaniu w księgach

rachunkowych oraz sprawozdaniu finansowym
wszystkich operacji finansowych jakie dotyczą danego
okresu. Zasada ta powoduje, że nie wolno ujmować w
danym okresie operacji dotyczących innych okresów
sprawozdawczych. Podkreśla się, że w szczególności
należy wykazać wszystkie przypadające na dany
okres przychody oraz odpowiadające im koszty, bez
względu na termin ich zapłaty. Brzmi to dosyć
skomplikowanie, ale w rzeczywistości takie nie jest.
Pamiętaj:
przeciwieństwo: metoda kasowa

2. Zasada współmierności

Zgodnie z tą zasadą w księgach rachunkowych i
wyniku finansowym należy ująć wszystkie
osiągnięte przez jednostkę przychody oraz
wszystkie koszty związane z ich uzyskaniem, a
więc koszty współmierne z osiągniętymi
przychodami.

3. Zasada ostrożnej wyceny

Zasada ostrożnej wyceny dotyczy sposobu wyceny
składników majątkowych oraz zaliczania przychodów,
kosztów, strat i zysków do wyników danego okresu.
Zasadę tą można by w zasadzie nazwać zasadą
'pesymistycznego podejścia', ponieważ wymaga ona, aby
nie ujmować majątku i przychodów w wielkościach
zawyżonych oraz kosztów i zobowiązań w wielkościach
zaniżonych.

4

. Zasada istotności

Zgodnie z ta zasadą z całego bloku informacji jakie
dostarcza nam rachunkowość wykorzystujemy informacje
istotne czyli ważne. Dokonując wyboru rozwiązań
stosowanych w rachunkowości, należy wykorzystać te i
tylko te uproszczenia dozwolone przez przepisy, które
ułatwią i zapewnią przedstawienie jasno wszystkich
zdarzeń istotnych do oceny sytuacji majątkowej,
finansowej oraz wyniku finansowego jednostki.
Wykorzystywane uproszczenia nie mogą w żadnym razie
wywierać ujemnego wpływu na rzetelność
obrazu jednostki.
Firmy mogą stosować tego typu uproszczenia tak długo,
dopóki nie powodują one, że czytający sprawozdanie
może zostać wprowadzony w błąd na temat sytuacji
finansowej danej firmy.

5. Zasada ciągłości

Zasada ciągłości polega na stosowaniu w kolejnych latach
przyjętego sposobu postępowania, w celu zapewnienia
porównywalności kolejnych okresów sprawozdawczych. W
szczególności dotyczy to metod wyceny składników
majątku (środki trwałe, zapasy, należności itp). Dzięki
stosowaniu tych zasad osoby porównujące sprawozdania
finansowe z kolejnych lat mogą wyciągać właściwe
wnioski na temat tendencji zachodzących w
przedsiębiorstwie. Ewentualne zmiany przyjętych zasad
muszą mieć uzasadniony charakter.

6. Zasada wyższości treści nad formą

Zasada wyższości treści nad formą oznacza, że operacje
muszą być ujęte w księgach i wykazane w sprawozdaniu
zgodnie z ich treścią i rzeczywistością ekonomiczną,
nawet jeśli z formalnego punktu widzenia nie powinny się
tam znaleźć.
Dotyczy to również sposobu prezentacji zdarzeń. Jeżeli
wykazanie w sprawozdaniu zdarzenia zgodnie z zasadami
rachunkowości spowodowałoby zaciemnienie
rzeczywistego obrazu, należy pominąć zasady i wykazać
transakcję tak, aby była ona czytelna dla odbiorców. Tego
rodzaju sytuacje powinny zostać opisane w informacji
dodatkowej do sprawozdania finansowego.

7. Zasada kontynuacji działalności
Według tej zasady przyjmuje się założenie, że jednostka
będzie w najbliższej przyszłości prowadziła działalność
gospodarczą, nie zamierza jej zaprzestać ani nie jest
zmuszona do likwidacji ani istotnego ograniczenia
działalności. Oceny tej dokonują kierownicy spółki w
momencie przystępowania do sporządzania sprawozdania
finansowego, sporządzając na tę okoliczność stosowne
oświadczenie
Zasada ta jest ważna z tego powodu, iż w sytuacji, gdyby
spółka planowała zakończenie działalności, cały jej
majątek należy wycenić według cen rynkowych możliwych
do uzyskania, a nie tak jak odbywa się to w przypadku
kontynuacji działalności.

Najważniejsza: zasada prawdziwego

i

rzetelnego obrazu

• polega na tym, że rachunkowość odzwierciedla

rzetelny, rzeczywisty i wiarygodny obraz

stanu majątkowego konkretnego podmiotu

gospodarczego.

• dlatego też, poza bilansem sporządzane są inne

informacje o przedsiębiorstwie, np.rachunek

przepływów pieniężnych, przedstawiający stan

płynności finansowej w firmie,

• Zasada ta zawarta jest w IV Dyrektywie unijnej

oraz w Ustawie o rachunkowości

Pamiętaj: Kodeks etyki w rachunkowości

Regulacje prawne w

zakresie rachunkowości

Podstawowym aktem prawnym

regulującym zasady prowadzenia
rachunkowości w Polsce jest
ustawa o rachunkowości

z dnia 29 września 1994 roku
ostatni tekst jednolity: Dz. U. z 2009

roku

Nr 152,poz.1223, z późniejszymi
zmianami.

Inne ważne akty prawne

w zakresie rachunkowości:

Rozporządzenia wykonawcze do

ustawy:

1. Rozporządzenie Ministra Finansów

z dnia 12 grudnia 2001 roku w
sprawie szczegółowych zasad
uznawania, metod wyceny, zakresu
ujawniania i sposobu prezentacji
instrumentów finansowych.

2. Rozporządzenie Ministra

Finansów z dnia 15 listopada 2001

roku w sprawie szczególnych zasad

rachunkowości dla niektórych

jednostek nie będących spółkami

handlowymi, nie prowadzących

działalności gospodarczej

3. Rozporządzenie Ministra

Finansów z dnia 25 września 2009
roku w sprawie szczegółowych
zasad sporządzania przez
jednostki inne niż banki, zakłady
ubezpieczeń i zakłady reasekuracji
skonsolidowanych sprawozdań
finansowych grup kapitałowych

4. Rozporządzenie Ministra

Finansów z dnia 16 grudnia 2008
roku w sprawie obowiązkowego
ubezpieczenia odpowiedzialności
cywilnej przedsiębiorców
wykonujących działalność z
zakresu usługowego prowadzenia
ksiąg rachunkowych

5. Rozporządzenie Ministra

Finansów z dnia 8 kwietnia 2009
roku w sprawie uprawnień do
usługowego prowadzenia ksiąg
rachunkowych

Krajowe Standardy

Rachunkowości

1. Rachunek przepływów pieniężnych
2. Podatek dochodowy
3. Nie zakończone usługi budowlane
4. Utrata wartości aktywów
5. Leasing, najem i dzierżawa
6. Rezerwy,bierne rozliczenia

międzyokresowe kosztów, zobowiązania
warunkowe

7. Zasady(polityka) rachunkowości

MSR i MSSF

Istotnym novum po wejściu Polski do Unii

Europejskiej jest obowiązek zapoznawania
się na bieżąco z unijnymi aktami prawa, w
szczególności z rozporządzeniami
mającymi status obligatoryjny.

Stosuje się je bezpośrednio, nie zaś za

pośrednictwem prawa krajowego.

Rozporządzenia UE w zakresie

rachunkowości dotyczą MSR i MSSF.

Zasady(polityka) rachunkowości

• Podstawa prawna:art.4 ust. 1

uor

Mając na uwadze wymienione

wyżej regulacje prawne w
rachunkowości nie zapominajmy o
podstawowym wymaganym przez
tą ustawę dokumencie jakim jest
polityka rachunkowości.

DOWODY KSIĘGOWE

Zasady dokumentowania operacji

gospodarczych

Pojęcie i klasyfikacja dowodów

księgowych

Dowody księgowe

Zasady dokumentowania operacji

gospodarczych –

zasada Nr 1

– każda

operacja gospodarcza, powodująca zmianę
aktywów i pasywów,przychodów i kosztów
związanych z ich osiągnięciem oraz wyniku
finansowego, będąca przedmiotem
ewidencji,

zgodnie z zasadą

dokumentacji zapisów
księgowych

,podlega udokumentowaniu

dowodem,

stwierdzającym jej dokonanie.

Dowody księgowe

Dokumenty stanowiące podstawę zapisów

księgowych określa się w rachunkowości
mianem

dowodów księgowych.

Każde zdarzenie, które nastąpiło w wyniku

prowadzonej przez jednostkę działalności

w danym okresie sprawozdawczym,

należy wprowadzić do ksiąg

rachunkowych zgodnie z treścią

ekonomiczną operacji.

Dowody księgowe

Obowiązek udokumentowania zapisów

w księgach rachunkowych wynika

z art.20 ust 1-5 uor.

Obowiązkowe elementy jakie powinien

zawierać dowód księgowy określa

art.21 ust.1 pkt.1- 5

Dowody księgowe

Proszę zauważyć jak wielkie

znaczenie przypisuje się
dokumentacji księgowej,
zamieszczając wykaz stawianych
jej wymogów

w ustawie o

rachunkowości.

Podział dowodów księgowych

I.

Ze względu na

źródło informacji:

-

dowody źródłowe,

-

dowody zbiorcze czyli wtórne.

II.Ze względu na

przeznaczenie dowodu

źródłowego (inaczej odbiorcę dowodu)

-

dowody zewnętrzne obce,

-

dowody zewnętrzne własne,

-

dowody wewnętrzne

Podział dowodów księgowych

..

III. Ze względu na

rodzaj

dokumentowanych operacji

gospodarczych

:

-dowody gotówkowe,
- dowody

bezgotówkowe(memoriałowe),

- dowody materiałowe,
- dowody płacowe,
- dowody kosztowe,
- dowody zakupu,
- dowody sprzedaży

Opracowanie dowodów

księgowych

Ważne:

– art..22 ust.1

ustawy o

rachunkowości:

Dowody księgowe powinny być:
- rzetelne czyli zgodne z rzeczywistym

przebiegiem operacji gospodarczej, którą
dokumentują,

- kompletne, zawierające co najmniej dane

określone

w art.21 uor,

- wolne od błędów rachunkowych

Opracowanie dowodów

księgowych- czynności

:

Trzy etapy:

• sprawdzenie dowodów,
• dekretowanie dowodów,
• segregowanie i numerowanie

dowodów

Instrukcja sporządzania,obiegu i

kontroli

dowodów księgowych

Przez obieg dowodów należy rozumieć

ich drogę przez różne komórki
organizacyjne jednostki od momentu ich
wpływu (dowody obce) lub od momentu
ich sporządzenia (dowody własne) aż do
momentu ich księgowania i
archiwowania.

Elementy instrukcji obiegu

dowodów księgowych

1)wykaz dokumentów przyjętych do

stosowania – dobrze jest, gdy dołączymy

wzory dowodów czy formularzy prawidłowo

wypełnionych,

2)wykaz komórek organizacyjnych oraz

zatrudnionych w nich osób upoważnionych

do wystawiania, sporządzania dokumentów,

3)terminy sporządzania i przekazywania

dowodów, obieg dokumentów oraz osoby

upoważnione do kontroli pod względem

merytorycznym i formalno-rachunkowym,

Elementy instrukcji obiegu c.d

4)sposób znakowania dokumentów oraz

wskazanie czy dany dokument został
zakwalifikowany do druków ścisłego
zarachowania czy też druków ścisłej
kontroli,

5)sposób kontroli wykorzystania

formularzy i druków wraz z wykazem
osób upoważnionych do tej kontroli

Kontrola dowodów księgowych

• Sprawdzanie dowodów pod względem

formalno-rachunkowym,

• Sprawdzanie dowodów pod względem

merytorycznym

• Szczególne zasady kontroli
• Zatwierdzanie – akceptacja dowodów

księgowych

Kontrola dowodów c.d.

• Kontrola formalno rachunkowa

ma na celu sprawdzenie czy dowód

księgowy zawiera co najmniej dane

wymagane

art..21 ust.1 uor

, a w

zakresie operacji obejmujących VAT

– odpowiednie dane wymagane

przepisami regulującymi to

zagadnienie oraz czy dane liczbowe

nie zawierają błędów rachunkowych.

Kontrola dowodów c.d.

• Kontrola merytoryczna

czyli rzeczowa

polega na ustaleniu prawdziwości,

rzetelności, celowości i zgodności z

przepisami danej operacji gospodarczej.

Kontrola ta ma na celu sprawdzenie

zgodności danych dotyczących danej

operacji ze stanem faktycznym. Kontrolę

merytoryczną (oprócz dowodów kasowych

i bankowych)wykonują upoważnieni

kierownicy działów lub też bezpośrednio

przedstawiciele kierownictwa firmy.

Szczególne zasady kontroli

dokumentów

Szczególne zasady kontroli dokumentów

dotyczą operacji gospodarczych
ważnych z punktu widzenia ochrony
interesów firmy. Dotyczy to dowodów
księgowych dokumentujących
przemieszczenie składników majątku
(rzeczowych i gotówki) oraz formularzy
spisów z natury przeznaczonych do
inwentaryzacji.

Druki ścisłego zarachowania

Są to druki które są objęte kontrolą przez

cały czas posiadania ich przez jednostkę

od chwili zakupu do chwili ich

rozliczenia, także w czasie, gdy nie są

one wykorzystywane, a jedynie

składowane na zapasie. Formularze tych

druków są z reguły numerowane

odpowiednimi seriami już w drukarni

ewentualnie w jednostce – pod datą

zakupu czy też przyjęcia do magazynu.

Druki ścisłej kontroli

Są to takie formularze druków, które są

objęte

kontrolą z chwilą wydania ich do

wykorzystania, a nie jak druki ścisłego
zarachowania przez cały czas
posiadania formularzy przez jednostkę.
Z reguły oznakowania tych druków
dokonuje się pod datą przekazania ich
do wykorzystania.

Zatwierdzanie- akceptacja dowodów

księgowych

Po spełnieniu całej procedury opracowywania

dowodów księgowych następuje ich
zatwierdzenie czyli akceptacja. Jest to
ostatni etap pracy nad przygotowaniem
dowodu księgowego do wprowadzenia go
do ewidencji księgowej. Najczęściej dowód
księgowy jest zatwierdzany przez
głównego księgowego i kierownika
jednostki lub osoby przez nich umocowane
do tej czynności.

Jak zadekretować dowód księgowy?

• Ważne: art.21 ust.1 pkt 6 ustawy o

rachunkowości.

• Po sprawdzeniu dowodu pod względem

formalno-rachunkowym i merytorycznym

oraz jego zatwierdzeniu dowód księgowy

powinien zostać zakwalifikowany do ujęcia w

księgach rachunkowych przez uprawniona do

tego osobę. Stwierdzenie zakwalifikowania

dowodu do ujęcia w księgach polega na

wskazaniu miesiąca oraz sposobu ujęcia w

księgach czyli

dekretacji.

Dekretacja dowodów księgowych c.d

Zakwalifikowanie dowodu do ujęcia w księgach

powinno wskazywać:

• Datę pod którą dokument ma być

księgowany,

• Konta i strony tych kont (Wn i Ma), na

których nastąpi zapis operacji
gospodarczej(dekret)

• Kwotę operacji gospodarczej,
• Ewidencję analityczną jeżeli jest prowadzona,
• Podpis osoby kwalifikującej dowód do ujęcia

w księgach rachunkowych

Opracowywanie dowodów c.d

Trzeci etap opracowywania dowodów

księgowych , po sprawdzeniu i

dekretacji, to segregowanie i

numerowanie dowodów.

Segregowanie dowodów polega na

ich pogrupowaniu wg rodzajów, np.

dowody kasowe, dowody bankowe,

dowody zakupu, dowody sprzedaży

albo też według urządzeń księgowych

w których będą ujęte, tzw. rejestrów

np.rejestr zakupu, rejestr sprzedaży…..

Numerowanie dowodów

Każdemu dowodowi księgowemu nadaje się

numer identyfikacyjny, pod którym będzie

on księgowany i przechowywany. W praktyce

najczęściej spotyka się numerację odrębną

dla każdej grupy rodzajowej dowodów,

np.odrębna dla dowodów kasowych,

dowodów bankowych, dowodów zakupu,

dowodów sprzedaży…… Rzadziej spotykana

jest tzw. numeracja jednolita – wspólna dla

wszystkich rodzajów dokumentów.

Sposoby poprawiania błędów w dowodach

księgowych

Ochrona i przechowywanie

dokumentacji księgowej

Dowody księgowe powinny być

przechowywane w sposób zapewniający
łatwe ich odszukanie oraz zabezpieczający
je przed zaginięciem lub zniszczeniem.
Całą dokumentację związana z
prowadzeniem rachunkowości należy
przechowywać w sposób staranny i
chronić przed niedozwolonymi
zmianami, uszkodzeniem lub
zniszczeniem.

Przechowywanie dowodów księgowych

Przechowywanie dowodów

księgowych

Kontrola dowodów księgowych

Kontrola dowodów księgowych

Aktywa

=

Pasywa

Zamiennie określa
się:
1. Środki
gospodarcze
2. Majątek

=
=
=

Zamiennie określa
się:
1. Źródła
finansowania
środków
gospodarczych
2. Kapitały -
fundusze

Rachunek zysków i strat

Lp

.

Wyszczególnienie

Zmiana

pasywów

(+), (-)

1
2
3
4
5

Przychody
Koszty
Zyski nadzwyczajne
Straty nadzwyczajne
Wynik finansowy (1 - 2 + 3 -
4)
a) zysk (wielkość dodatnia)
b) strata (wielkość ujemna)

(+)

(-)

(+)

(-)

(=)
(+)

(-)

 

Ewidencja operacji gospodarczych na kontach

bilansowych

Konta aktywów

Konta pasywów

Wn(Dt)

Ma(Ct)

Wn(Dt)

Ma(Ct)

1. Stan
początkowy
= bilans
otwarcia
2. Operacje
powodujące
zwiększenie
aktywów

3. Operacje
powodujące
zmniejszenie
aktywów

3. Operacje
powodujące
zmniejszenie
pasywów

1. Stan
początkowy
= bilans
otwarcia
2. Operacje
powodujące
zwiększenie
pasywów

Obroty za okres
sprawozdawczy

Obroty za okres
sprawozdawczy

Obroty za okres
sprawozdawczy

Obroty za okres
sprawozdawczy

4. Stan końcowy
aktywów
= saldo
debetowe
= bilans
zamknięcia

 

 

4. Stan końcowy
pasywów
= saldo
kredytowe
= bilans
zamknięcia

Ewidencja operacji gospodarczych na kontach

wynikowych

Konta kosztów i strat

Konta przychodów i zysków

Wn(Dt)

Ma(Ct)

Wn(Dt)

Ma(Ct)

1. Operacje
powodujące
zwiększenie
kosztów
i strat

2. Operacje
powodujące
zmniejszenie
kosztów
i strat

2. Operacje
powodujące
zmniejszenie
przychodów i
zysków

1. Operacje
powodujące
zwiększenie
przychodów i
zysków

Obroty za okres
sprawozdawczy

Obroty za
okres
sprawozdawcz
y

Obroty za okres
sprawozdawczy

Obroty za okres
sprawozdawczy

3. Stan końcowy
kosztów i strat
za okres
sprawozdawczy

4.
Przeksięgowanie
kosztów i strat
na wynik
finansowy

4.
Przeksięgowanie
przychodów i
zysków na wynik
finansowy

3. Stan końcowy
przychodów i
zysków za okres
sprawozdawczy

Obroty strony Wn = Obroty strony

Ma*

Obroty strony Wn = Obroty strony

Ma*

*

Z wyjątkiem konta, na którym ustala się wynik finansowy (zysk netto lub

stratę netto).

Podział (klasyfikacja kont)

Konta objęte wykazem zakładowego planu kont

Konta bilansowe

Konta wynikowe

Konta aktywów

Konta pasywów

Konta kosztów i

strat

Konta

przychodów i

zysków

Sy

n

te

tyc

z

ne

 
 

Analityczne

Sy

nt

et

tyc

zn

e

Analityczne

Sy

nte

tyc

zn

e

Analityczn

e

Sy

nte

tyc

zn

e

Analityczn

e

Salda na dzień zamknięcia ksiąg

rachunkowych ujmuje się w bilansie

Salda na dzień zamknięcia ksiąg

rachunkowych ujmuje się w

rachunku zysków i strat

 

Klasyfikacja (podział) dokumentów księgowych

Dokumenty (dowody) księgowe

Własne (wystawiane przez placówki gospodarcze i

komórki organizacyjne danej jednostki)

Obce

Wewnętrzne

Zewnętrzn

e

Wystawian
e przez
inne
jednostki
(osoby
fizyczne i
prawne).

Źródłowe

Zbiorcz

e

Wystawiane
z
przeznaczen
iem dla
innych
jednostek
(osób
fizycznych i
prawnych)

Dyspozycyj

ne

Potwierdzaj

ące

Sporządzane
na
podstawie
dowodów
źródłowych
(zbiorcze)

1

2

3

4

5