Decyzje w systemie działań administracji

publicznej

Decyzja- akt woli organu administracji

publicznej, którego celem jest
organizowanie społeczeństwa.

Jest to wybór pomiędzy co najmniej

dwoma alternatywami, dlatego też
decyzja rozstrzyga często o
sprzecznych interesach, które są
obiektywnym zjawiskiem w życiu
społeczności ludzkich.

o

Decydentem jest podmiot podejmujący

decyzję, posiadający odpowiednie

kompetencje. Można go utożsamić nie tylko

z osobą, ale także z pewną strukturą

organizacyjną np. Urząd Gminy, Wojewoda

itd.

Decydentów dzielimy na dwa rodzaje:

- decydent o kompetencjach materialnych,

to taki, który ma odpowiednią wiedzę aby

przygotować projekt decyzji.

- decydent o kompetencjach formalnych,

dokonuje wyboru określonego projektu.

1. System decyzyjny- są to wszystkie
podmioty uczestniczące w procesie
podejmowania decyzji, źródła informacyjne,
procedury oraz instrumenty sterowania.

2. Proces decyzyjny- są to nakazy bądź
zakazy oraz uprawnienia będące treścią
decyzji kształtowane na drodze nie jednego
aktu, ale całego zespołu aktów wzajemnie
na siebie oddziałujących.
Etapy procesu decyzyjnego :
- określenie problemu decyzyjnego
- określenie celów
- opracowanie alternatyw decyzyjnych wraz
z programem realizacyjnym
- zdefiniowanie ograniczeń decyzyjnych

Decyzja rozstrzyga często o sprzecznych

interesach oraz wartościach między

jednostkami, organizacjami a także między

jednostkami a organizacjami.

Rodzaje konfliktów:

- indywidualne (dotyczą jednostki)

- wewnątrzorganizacyjne

- międzyorganizacyjne

Typy i modele decyzji:

a) wewnętrzne i zewnętrzne

b) programujące, zaprogramowane oraz

kontrolne

c) racjonalne i nieracjonalne

d) programowalne i nieprogramowalne

Decyzja a zasoby informacyjne:

a) podejmowane w warunkach pełnej

informacji – decydent posiada pełną

informacje co do celów, alternatyw

decyzyjnych oraz ich konsekwencji (realnie

taki typ nie istnieje).

b) podejmowane w warunkach ryzyka-

osiągnięcie efektu jest w tych warunkach

jedynie prawdopodobne.

c) decyzje podejmowane w warunkach

niepewności- wynikają z baraku istotnych

informacji dotyczących celów, wartości

poszczególnych alternatyw oraz dostępnych

środków realizacyjnych np. decyzje

podejmowane w zw. z występowaniem klęsk

żywiołowych.

Czynnik czasu a decyzja

Presja czasu powoduje ograniczenie działań

koordynacyjnych, ograniczając

współdziałanie między różnymi

wewnętrznymi ogniwami systemu

decyzyjnego jak również podmiotami

zewnętrznymi np. adresatami.

Analizując czynnik czasu można

sformułować następujące wnioski:

- presja czasu powoduje ograniczenie

wymiany informacji w aparacie decyzyjnym

- presja czasu ogranicza dopływ informacji

- presja czasu zmusza do efektywnego

wykorzystania czynnika personalnego oraz

czynnika czasu.

Zamknięte i otwarte systemy decyzyjne

System zamknięty zbudowany jest na

założeniu braku wpływu czynników

zewnętrznych na jego funkcjonowanie.

Charakteryzuje go precyzyjnie uregulowana

struktura organizacyjna oraz ściśle określona

procedura działania. Ma charakter

biurokratyczny, ale w znaczeniu przyjętym

przez Maksa Webera, czyli typ idealny.

Charakteryzuje się on trwałością oraz

odpornością na wpływ czynników

zewnętrznych np. politycznych.

Otwarte systemy decyzyjne występują

przede wszystkim na szczeblach

ministerialnych rzadziej terytorialnych. Na

tym szczeblu aparat decyzyjny musi

uwzględniać ciągle zmieniające się impulsy

polityczne. Polityczny wpływ na działanie

otwartych systemów powoduje konieczność

modyfikacji celów oraz hierarchii wartości.

Decyzje stosowania prawa a decyzje

polityczne

Podobieństwo polega na tym, że istotą obu

jest akt wyboru oraz ich normatywny

charakter.

Różnicą jest to, że w decyzji politycznej jest

system celów konieczny do osiągnięcia,

natomiast w przypadku decyzji prawnej

chodzi o realizację normy prawnej.

Istotna różnica wynika również ze sposobu

ustalania kryteriów decyzyjnych.

Decyzje kolektywne

Decyzje te opierają się na zasadzie

współdziałania wielu osób, może ono mieć

charakter sformalizowany, gdy procedura

określa wyraźnie rolę poszczególnych

uczestników lub też nieformalny np. gdy

kierownik urzędu zwołuje naradę. Wiele

decyzji w administracji jest podejmowanych

drogą obiegową.

Kolektywne decyzje polegają także na

uzgodnieniu stanowisk.

Z punktu widzenia kompetencji organów

kolegialnych możemy wyróżnić organy:

a) decydujące- rozstrzygają sprawy w

formie aktów prawnych.

b) opiniodawczo– doradcze– dokonują oceny,

przedstawiają opinie i wnioski. Ich

adresatami są organy decydujące.

Wewnętrzna organizacja organów

kolegialnych może być ukształtowana w

różny sposób. Pozycja członków kolegiów

jest równorzędna. Jednak kolegium jako ciało

zbiorowe aby sprawnie funkcjonowało musi

posiadać struktury kierownicze.

Odpowiadają one za porządek obrad i

kierowanie obradami.

Innym przykładem odstępstwa w strukturze

są różnego rodzaju zespoły zadaniowe np.

koalicje. Pozycja członków kolegiów może

być także różna z powodu reprezentowanych

przez nie grup interesów. W takiej sytuacji

pozostali członkowie uznają ich wyższość.

Decyzje kolektywne mogą być podejmowane

w oparciu o następujące zasady:

a) zasada jednomyślność – wszyscy

akceptują określoną alternatywę.

b) zasada większości względnej (więcej „za”

niż „przeciw”)

c) zasada większości bezwzględnej (więcej

niż połowa głosuje „za”)

d) zasada większości kwalifikowanej (żeby

decyzja została podjęta trzeba osiągnąć

określoną większość np. 2/3, 3/5)

Proces decyzyjny składa się z 5 faz:

1) określenie procesu decyzyjnego

2) określenie celów, które przez podjęcie

decyzji mają zostać osiągnięte

3) określenie alternatyw decyzyjnych

4) określenie ograniczeń np. finansowych,

prawnych

5) mechanizm sprzężenia procesu zwrotnego

(poszczególne fazy procesu decyzyjnego

wzajemnie na siebie oddziaływują)

Ad.1 Problem decyzyjny jest to określenie

przedmiotu, którego decyzja dotyczy. W praktyce

nie jest to zawsze wymagane. Element ten

wyróżnia się z reguły przy skomplikowanych

problemach społeczno- gospodarczych.

Przykładem formułowania procesu decyzyjnego

może być sytuacja w której efekty realizowanego

programu odbiegają od zamierzonych celów.

Analiza problemu decyzyjnego obejmuje

elementy:

-przedmiot

-podmioty

-interesy

-konflikty interesów

-analiza niedostatków

-wartości

Ad. 2 Każda decyzja zmierza do osiągnięcia

określonego celu. Aby system celu był

użyteczny dla podejmowania racjonalnych

decyzji powinien spełniać 4 zasadnicze

warunki :

- musi być kompletny tzn. uwzględniać

wszystkie ważne cele dla decydenta

- musi być logicznie wewnętrznie spójny.

Pojedyńcze cele nie mogą być wybierane w

sposób dowolny

- system celów powinien być przejrzysty.

Gdy cele są zbyt abstrakcyjne konieczna

staje się ich interpretacja.

- muszą być w odpowiedni sposób

sformułowane. Stanowią one bowiem

podstawę dla podjęcia decyzji.

Ad. 3 System środków (alternatyw

decyzyjnych).

Sformułowanie dwóch założeń. Po pierwsze

należy dążyć do sformułowania w

maksymalnym stopniu kompletnego zestawu

możliwych środków realizacji celu. Po drugie

dokonać selekcji środków, które nie mają

praktycznego zastosowania. Żadna decyzja

nie ogranicza się wyłącznie do zastosowania

tylko jednego środka. Powstaje istotny

problem oceny wzajemnej zgodności

poszczególnych środków. Ma to miejsce

wówczas, gdy występuje konflikt celów.

Ważnym elementem wyboru środków

realizacji celu jest ocena ich przyszłych

skutków. Konieczne jest także przewidywanie

skutków ubocznych zastosowania

określonych środków.

Ad. 4 Ograniczenia decyzyjne mają

charakter prawny, finansowy, etyczny,

polityczny itp. Decydent musi je uwzględnić

odrzucając je lub modyfikując tak aby je

zredukować lub wyeliminować. Problem

ograniczeń decyzyjnych może występować

w każdej fazie procesu decyzyjnego.

Ad. 5 Mechanizm sprzężenia zwrotnego w

procesie decyzyjnym polega na integracji

wszystkich etapów procesu decyzyjnego.

Mechanizm te spełnia w szczególności

funkcję kontrolną.