ZARZĄDZANIE SOBĄ W CZASIE

- CZYLI MACIERZ ZARZĄDZANIA CZASEM

(MACIERZ EINSENHOWER’A)

Autorzy:

N.Orlikowska, P.Wieczorek, N.Krasiejko,

Ł.Partyła

KOMUNIKACJA SPOŁECZNA

1.

Wstęp – „Czas cóż to jest?”

2.

Czym jest Macierz Eisenhower’a?

3.

Jak stworzyć dobrą macierz?

4.

Wady i zalety Macierzy Einseinhower’a?

5.

Podsumowanie

Plan prezentacji

Zadając to pytanie nigdy nie otrzymamy konkretnej

odpowiedzi, jednak w każdej z nich czas ma zawsze te same

cechy, takie jak nieskończoność, nieuchwytność oraz

bezpowrotność. Czasu nie możemy dotknąć, powąchać czy

zobaczyć, mimo to mamy poczucie że, ciągle nam ucieka,

zresztą my sami jesteśmy specjalistami w jego marnowaniu –

potrafimy godzinami siedzieć przed komputerem, telewizorem

czy bezsensownie patrząc się w sufit leżąc w łóżku. Potem

narzekamy na brak czasu i nadmiar spadających na nas

obowiązków, często borykamy się także z wyborem pomiędzy

przyjemnościami a obowiązkami, brakuje nam też czasu dla

bliskich. Niestety nie możemy wydłużyć doby, ale za to

możemy racjonalnie wykorzystać czas który posiadamy -

poprzez odpowiednie zarządzanie sobą w czasie, idealna do

tego jest -

Macierz Eisenhower’a.

Czas, cóż to jest?

Została stworzona przez jednego z prezydentów Stanów

Zjednoczonych – Dwight’a Eisenhower’a, który słynął nie tylko

ze swojej mądrości ale przede wszystkim ze świetnego

zarządzania własnym czasem.

Macierz Einsenhower’a jest jednym z najpopularniejscyh

sposobów rozplanowania czasu. Swoją budową przypomina

układ współrzędnych, gdzie rzędną jest ważność danego

działania natomiast odciętą – jego pilność. Jednak tak

naprawdę nie liczy się jaką formę przyjmie nasze

rozplanowanie zadań (macierzy, tabeli, czy zwykłego podziału

wg punktów). Najważniejsze w jej realizacji jest odpowiednie

rozdzielenie czynności. Musimy sobie odpowiedzieć na pytania

– które nasze zadania są mniej ważne, które więcej, czy

możemy je zlecić komuś innemu , czy też wykonać je sami i

przystąpić do ułożenia „planu”.

Czym jest Macierz Eisenhower’a?

Macierz Eisenhowera, tworzymy

w następujący sposób;

Ćwiartka A:

Wpisujemy rzeczy ważne ale również pilne, które

powinniśmy zrealizować sami lub zlecić komuś do

wykonania (w natłoku innych spraw). Czynności te

musimy wykonać jak najszybciej, ponieważ ich

niewykonanie może spowodować daleko idące

konsekwencje, w tym również nawał dodatkowej pracy.

Czynności które możemy zaliczyć do tej ćwiartki to

zazwyczaj sytuacje nagłe, trudne do przewidzenia, lub

skutki zaniedbania i niewykonywania regularnej pracy.

Możemy do nich zaliczyć: sytuacje kryzysowe, efekt

niewykonanych wcześniej zadań.

Wpisujemy rzeczy ważne ale nie pilne, które

możemy rozłożyć w czasie lub wykonywać

regularnie.

Przykłady czynności które mogłyby się

znaleźć w tej części to: ćwiczenia fizyczne,

przygotowania do ważnego ale odległego

projektu, regularna praca nad sobą i

własnym rozwojem.

Ćwiartka B:

Ćwiartka C:

Wpisujemy rzeczy pilne, jednak mało ważne –

powinniśmy wykonać lub zlecić w drugiej

kolejności, zaraz po zadaniach z części A.

Czynności z tego pola nie są istotne lecz

wymagają jak najszybszej realizacji, możemy do

nich zaliczyć np. uregulowanie rachunków lub

wizytę u fryzjera (chociaż ta ostatnia jest

uzależniona od indywidualnych preferencji).

Wpisujemy rzeczy mało ważne i mało pilne – jednym

słowem – ignoruj.

Najlepszym miejscem dla czynności z tej części jest

kosz. Nie są one dla nas istotne, więc bez trudu

powinniśmy się ich pozbyć. Zazwyczaj to one są

tzw. pożeraczami czasu – bezcelowe patrzenie w TV

podczas nudnego programu, całogodzinne granie w

gry komputerowe, wylegiwanie się w wannie czy

próby czytania książki podczas złego

samopoczucia.

Ćwiartka D:

Macierz Einsenhower’a;

Generalnie tworząc Macierz

Eisenhower’a musimy się

skupić przede wszystkim

na czynnościach

najistotniejszych dla nas

oraz ludzi dla nas ważnych.

Nie możemy stawiać na tym

samym miejscu

przygotowania istotnych

zestawienia dla szefa ze

spotkania z nielubianymi

koleżankami.

Oczywiście trudno jest nakreślić uniwersalny schemat

postępowania ponieważ, jak już wspomnieliśmy wszystko jest

uzależnione od naszych prywatnych preferencji. Są jednak

pewne wskazówki postępowania do których powinniśmy się

zastosować:

- Jeśli okaże się, że mamy najwięcej rzeczy pilnych oraz ważnych

musimy się zastanowić, czemu tak jest. Może nie wszystkie są

tak istotne, jak myślimy, może część z nich możemy przełożyć

lub wykonywać etapami – regularnie rozłożone w czasie.



Jeśli w swojej macierzy umieściliśmy mało rzeczy nieważnych i

niepilnych wtedy powinniśmy poświęcić chwile na ponowną

analizę naszej matrycy. Zawsze znajdzie się coś co stanowi mało

ważny obowiązek, więc nie bójmy się umieścić go w

odpowiednim miejscu.

Pamiętajmy, że rzeczy pilne to takie, które musimy zrobić w ciągu

kilku najbliższych godzin lub tego samego dnia. Wszystko co

możemy przesunąć lub jest zaplanowane na termin odleglejszy

stanowi zadanie mniej pilne i dlatego będzie się znajdowało w

ćwiartce B.

Wady i zalety, stosowania

macierzy Eisenhower’a;

ZALETY

WADY

Stosowanie Macierzy Eisenhowera

umożliwia samodzielne

rozplanowanie własnego czasu. Jest

sposobem szybkim, łatwym i

dającym bezpośredni wgląd w listę

zadań do wykonania. Ponad to

pozwala na w miarę swobodne

gospodarowanie własnym czasem,

samodzielne dobieranie priorytetów.

Z założeń Macierzy korzystają

menadżerzy, jak również ludzie,

którzy chcą racjonalnie zaplanować

swój czas. Używając tego narzędzia

samodzielnie wybieramy zadania,

które są dla nas ważne oraz pilne.

Poprawne użytkowanie Macierzy

Eisenhowera nie wiąże się z żadnymi

skutkami ubocznymi. Jednak czasami

możemy spotkać się z trudnościami

wynikającymi ze złego zaklasyfikowania

czynności do określonych ćwiartek.

Często boimy się również powierzyć

określone zadania innym osobom –

uważamy, że my wykonamy je lepiej lub

szybciej. Napotykamy również trudność

w określeniu czynności, które możemy

umieścić w ostatniej ćwiartce –

zastanawiamy się, czy na pewno są one

stratą naszego cennego czasu,

zapominamy również, że należy nam się

jakaś ilość czasu przeznaczonego tylko

dla nas – na relaks i rozrywkę.



Macierz Eisenhowera jest jednym z narzędzi w

trudnym procesie planowania czasu. Jest idealnym

wyjściem dla osób, które nie potrafią rozplanować

swojego czasu tak, aby wykonać wszystkie obowiązki

a jeszcze móc oddać się przyjemnościom, oraz dla

tych którzy po prostu marnują czas. Stworzenie

macierzy jednak nie jest prostym zadaniem, trzeba

umieć sobie odpowiedzieć na pytania po kroju - co

jest ważniejsze do wykonania, co mogę zrobić teraz,

a co później. Nie powinno się jednak polegać tylko na

macierzy Einseinhower’a, zaleca się korzystanie

także z kalendarzy, terminarzy spotkań czy innych

rzeczy, które mogą nam pomóc w rozplanowaniu

czasu w odpowiedni sposób.

Podsumowanie: