Spis treści

Cel i przeznaczenie

1. Ogólne sformułowanie dziedziny i celów
   System informatyczny obsługujący zakład mleczarski.
   

2. Zwięzła charakterystyka przedsięwzięcia
   Stworzenie systemu usprawniającego pracę mleczarni ze szczególnym
   naciskiem na:
   - redukcję czynności związanych z obiegiem dokumentów w magazynie nabiałowym, magazynie technicznym, dziale handlu oraz produkcji.
   - kontrolowanie i analiza stanów magazynowych.
   - terminowe planowanie wielkości produkcji określonych produktów, artykułów (zgłoszenie kierownikowi produkcji zapotrzebowania na dany produkt )
   - terminowe planowanie dostaw określonych materiałów niezbędnych dla produkcji (opakowań, mleko, części do maszyn)

- rozliczenia z dostawcami materiałów niezbędnych do produkcji, oraz rolnikami dostarczającymi mleko.

- rozliczenia z odbiorcami produktów

- rozliczenia z bankiem

3. Kryteria i warunki powodzenia realizacji systemu
   - pełne zaangażowanie ze strony projektantów i pracowników
   - możliwości teleinformatyczne na terenie działania mleczarni
   

4. Charakterystyka użytkowników
   Firma zatrudnia 370 osób. Ze względu na specyfikę pracy, poza kierownikiem nie istnieje ścisły podział zadań. Oznacza to, że poza podstawowymi obowiązkami każda osoba może być przesunięta w dowolne miejsce
   ( fakturzysta, osoba przyjmująca zamówienie, magazynier, pomoc mleczarska itp.).
   

5. Charakterystyka środowiska i warunków działania systemu
   Mleczarnia poza magazynem nabiałowym dysponuje, jednym punktem dystrybucji, jest to:
   - Sklep firmowy znajdujący się w centrum miasta
   

Projekt funkcjonalny

1. Funkcjonalna charakterystyka systemu
   Dział handlu znajduje się przy samym magazynie nabiałowym stanowi centralę. Do niego wpływają wszystkie zamówienia firm oraz zapotrzebowanie na brakujące produkty z naszego sklepu.

System będzie się dzielił na moduły funkcjonalne. Moduł handlu będzie zawierał informacje o dokonywanych transakcjach. W centrali zostaną zainstalowane dodatkowe moduły odpowiedzialne za rozliczenia z bankiem, odbiorcami i dostawcami, a także obsługę magazynów i produkcji.

2. Analiza danych
   Wymiana informacji pomiędzy działem handlu, sklepem, magazynem będzie dotyczyła sprzedaży, oraz stanów magazynowych. Dane o sprzedaży oraz stanach magazynowych będą uzupełniane automatycznie
   w regularnych odstępach czasu lub na życzenie operatora systemu. Procedura synchronizacji będzie polegała na wymianie stanów asortymentu w sklepie, oraz magazynie. Zapotrzebowania na towar będą przesyłane
   do magazynu. Magazyn będzie realizował zamówienia sklepu lub firm w przypadku braku towaru generował zapotrzebowanie do modułu produkcji. Moduł produkcji sprawdza swój stan materiałów niezbędnych do produkcji jeżeli niema odpowiedniej liczby zgłasza się do magazynu technicznego z prośba o wydanie odpowiedniej liczby materiałów zgodnym z zapotrzebowaniem nadesłanym przez magazyn.

Jeżeli produkcja posiada odpowiednią liczbę materiałów przystępuje do realizacji zamówienia nadesłanego przez magazyn. Moduł Magazynu technicznego kontroluje stan magazynu pod względem materiałów niezbędnych dla produkcji czyli opakowań części itp. gdy ich niema albo stan ich jest niski zgłasza zapotrzebowanie dla dostawców. Moduł rozrachunków będzie dbał o terminowość zobowiązań płatniczych zarówno po stronie odbiorców jak i dostawców.

Schemat powiązań między modułami

Formalny opis funkcji systemu

1. Moduł Sklepu

2. Moduł Handlu

3. Moduł Magazynu

4. Moduł Produkcji

5. Moduł Magazynu Technicznego

6.Moduł rozliczeń z dostawcami i odbiorcami

3. Specyfikacja praw dostępu i ochrony danych
   Dyrektor ma dostęp do wszystkich modułów, poszczególni operatorzy mają dostęp do modułów z których korzystają. Na komputerze znajdującym się w wydzielonej części magazynu są zbierane wszelkie informacje niezbędne do funkcjonowania firmy tam też będzie się znajdowało urządzenie do sporządzania kopii danych. Na koniec dane z poszczególnych punktów systemu będą synchronizowane i kopiowane na nośnik backupowy.
   

4. Specyfikacja statystyk zbieranych przez system
   Na życzenie użytkownika funkcjonalność systemu może zostać rozszerzona o dowolne statystyki np.:

1. Zbyt w podziale na firmy

2. Najlepiej sprzedające się towary

3. Realizacja płatności przez odbiorców
   

5. Specyfikacja jakości

1. Łatwość użytkowania
   System zostanie stworzony na platformie Windows XP Professional . Interfejsy wszystkich modułów będą posiadały zbliżoną stylistykę co pozwoli użytkownikowi jednego modułu szybko opanować obsługę innego modułu o ile zaistnieje taka potrzeba.
   

2. Łatwość pielęgnacji
   Każdy z modułów będzie posiadał funkcje pielęgnacyjne mające na celu optymalizację bazy danych, autokorektę błędnych wpisów, czy też wewnętrzną kopię zapasową niezbędnych informacji.
   

3. Możliwości rozwoju
   Ze względu na modułową budowę istnieje możliwość dowolnej zmiany funkcjonalności systemu poprzez modyfikacje istniejących modułów, dodanie nowych lub ograniczenie istniejących
   

Architektura systemu

System zostanie napisany w języku Visual FoxPro obsługującym bazy danych
w formacie DBF.
Synchronizacja danych będzie się odbywać poprzez przesyłanie aktualizacji stanów w formacie XML

łączem stałym o przepustowości 1 MB/s.

Zarządzanie realizacją projektu

1. Specyfikacja oprogramowania i jego konfiguracja
   Założenie podstawowe zakłada wykorzystanie systemu Visual FoxPro i baz danych w formacie DBF. Rozwiązanie to nie przewiduje istnienia serwera.
   Opcją alternatywną może być zakup serwera z systemem Windows 2003 Server i oprogramowanie MS SQL 2005 Server. Rozwiązanie to mogłoby zwiększyć zarówno bezpieczeństwo jak i wydajność całego systemu jednakże inwestycja ta byłą by opłacalna tylko w przypadku znacznego zwiększenia ilości punktów dystrybucyjnych hurtowni, a tym samym zwiększenia jej obszaru działania, oraz obrotów i zysków.
   W takim wypadku należało by się także liczyć z koniecznością wykupienia łącza o większej przepustowości.
   

2. Specyfikacja sprzętu komputerowego i sieciowego

1. Stacja robocza
   Windows XP Pro, 512 MB RAM, DVD-ROM, FDD, Monitor LCD 15”, HDD 80 GB,
   karta sieciowa 10/100 PCI, UPS, Drukarka
   

2. Łącze sieciowe
   W centrali obejmującej stanowisko kierownika, stanowisko magazynowe
   i stanowisko sprzedaży sieć UTP i switch 3COM ( 5-cio portowy ).
   Połączenie ze sklepami realizowane przez łącze DSL o przepustowości
   od klienta 1 Mb/s, od klienta 0,7 Mb/s
   

Nakłady, zasoby i organizacja pracy

1. Harmonogram prac wraz z punktami kontrolnymi i wskazaniem ścieżki krytycznej

1. Punkty kontrolne

• Projekt ( 2 miesiące )
  Zaprojektowanie modułów pod względem funkcjonalności z uwzględnieniem konieczności wymiany danych oraz preferencji użytkowników.
  W celu pełnego dostosowania produktu do oczekiwań użytkowników zespół projektowy będzie się składał z projektantów oraz użytkowników wyznaczonych przez dyrektora mleczarni.

• Implementacja ( 4 miesiące )
  Zostaną powołane dwa zespoły projektowo-programistyczne składające się
  z dwóch osób każda. Zespół I będzie odpowiedzialny za moduł magazynowów
  i moduł sklepu oraz handlu. Zespół II będzie odpowiedzialny za moduł rozliczeń z dostawcami i odbiorcami, moduł bankowy oraz za moduł produkcji.
  

• Testy ( 1 miesiąc )
  Testy zostaną podzielone na dwa etapy.
  We wstępnym etapie testów, trwającym 2 tygodnie, zespół I będzie testował aplikacje stworzone przez zespół II, i odwrotnie. Etap ten będzie się kończył wspólnym ustaleniem zakresu niezbędnych korekt i modernizacji.
  Drugi etap testów zostanie przeprowadzony u klienta.
  W ramach tego etapu zostaną skonfigurowane stacje robocze, oraz łącze stacjami.

• Wdrożenie
  W ramach wdrożenia zostaną uzupełnione bazy danych całego systemu
  

• Szkolenia ( 2 tygodnie )
  Wszyscy użytkownicy systemu będą przeszkoleni z całego systemu ( wszystkie moduły ). Dodatkowo jedna osoba wyznaczona przez dyrektora zostanie przeszkolona z zakresu administracji i konserwacji systemu.
  Zostanie dostarczona pełna dokumentacja dotycząca systemu w formie drukowanej
  i elektronicznej.
  

• Opieka nad systemem
  Przez pierwsze 6 miesięcy użytkowania systemu wszelkie modyfikacje będą realizowane bezpłatnie. Po tym okresie każda modyfikacja systemu będzie płatna.
  Jedna osoba wyznaczona przez dyrektora będzie zbierała uwagi użytkowników
  i przekazywała je w formie pisemnej zespołowi programistów
  

• Czynniki krytyczne
  System wymaga systematycznej pielęgnacji polegającej między innymi na systematycznej reorganizacji baz danych oraz sporządzaniem kopii danych.
  Czynnikiem krytycznym może być także awaria łącza dlatego należy opracować awaryjną metodę synchronizacji danych.

2. Kosztorys implementacji systemu
   

Narzędzia	Visual FoxPro	2000
Praca programistów i testerów	Projekt: 2 projektantów x 2 miesiące = 2 x 2 x 3000 =12000 Aplikacja: 4 programistów x 4 miesiące = 4 x 4 x 3000 = 48000 Testy: 4 testerów x 1 miesiąc = 4 x 1 x 3000 = 12000 Szkolenia: 2 trenerów x 0,5 miesiąca = 2 x 0,5 * 2000 = 2000	182000
Sprzęt	Komputery: ( 2 x magazyn, sklep, dyrektor, kierownik produkcji, handel ) 5 x 4000 = 20000 Drukarki: 7 x 2000 = 14000 Łącze: ( centrala + sklepy ) = 1500 Sieć UTP w centrali: 800 Switch: 400	36 700
RAZEM		220 700 zł

3. Zasady przyjmowania etapów realizacji systemu
   W trakcie realizacji projektu będą na bieżąco sporządzane raporty z postępu prac. Odbiór poszczególnych etapów będzie polegał na sprawdzeniu funkcjonowania etapu i podpisane protokołu odbioru etapu. Protokół ten będzie podstawą do wystawienia faktury za zrealizowany etap.
   
   

4. Ocena nakładów osobowych i finansowych na utrzymanie systemu
   W ramach umowy firma tworząca system przez okres 6 miesięcy od daty podpisania protokołu końcowego będzie świadczyć bezpłatnie wszelkie czynności związane z obsługą i modernizacją systemu.
   Po okresie 6 miesięcy każda czynność dotycząca systemu będzie płatna. Warunki płatności będzie regulowała osobna umowa serwisowa.
   Zarówno w okresie bezpłatnego jak i płatnego serwisu obowiązuje ustalona procedura zgłaszania zapotrzebowania na usługę serwisową. Wszelkie zgłoszenia wymagają formy pisemnej.
   

Analiza korzyści

1. Nakłady:
   81.200 zł brutto
   

2. Korzyści:

1. Redukcja etatów
   W chwili obecnej firma dysponuje 370 pracownikami. Wdrożenie systemu umożliwi zredukowanie kilku etatów.
   

2. Przesunięcie etatu
   Po wdrożeniu systemu istnieje możliwość przesunięcia pracowników do:
   - magazynu, sklepu, bądź na produkcje w celu zwiększenia efektywności pracy.
   

3. Planowanie sprzedaży
   Dzięki wdrożeniu można będzie analizować jaki tym asortymentu sprzedaje się lepiej, a jaki gorzej.
   

4. Planowanie zapasów
   System automatycznie będzie generował zapotrzebowania na towary i materiały niezbędne do produkcji kiedy ilość danego artykułu osiągnie ustalone minimum.
   

5. Płatności
   Dzięki modułowi rozliczeń i modułowi bankowemu na bieżąco będzie znana kondycja finansowa firmy. System będzie także dbał o terminowe dokonywanie płatności.

Program szkoleń


W ramach szkoleń przewiduje się jedno spotkanie z pracownikami mleczarni mające na celu omówienie zasad działania całego systemu i poszczególnych modułów. Drugi etap szkolenia będzie się odbywał bezpośrednio na stanowiskach pracy. Szkolenie będzie podzielone na część teoretyczną i praktyczną kończącą się egzaminem i protokołem szkolenia. Każdy użytkownik otrzyma instrukcję w postaci papierowej i elektronicznej.
Osoba wyznaczona przez dyrektora mleczarni zostanie dodatkowo przeszkolona z zakresu administracji
i pielęgnacji systemu.

Dokumentacja

1. Dokumentacja użytkowników
   Dokumentacja użytkowników będzie zawierała opis działania systemu i poszczególnych modułów.
   Dodatkowo zostanie przygotowany test sprawdzający na potrzeby przyszłych użytkowników.
   

2. Dokumentacja techniczna
   W ramach dokumentacji technicznej zostaną przekazane informacje dotyczące funkcjonowania wszelkich procedur systemu. Zleceniodawcy zostanie także przekazany pakiet Visual FoxPro oraz kody źródłowe systemu z zastrzeżeniem, że mogą być one wykorzystane tylko na potrzeby obsługi informatycznej hurtowni.
   
   
   
   

System informatyczny zakładu mleczarskiego strona 5 z 14

---