PrzykŁadowa instrukcja

inwentaryzacyjna dla średnich

i mniejszych (prostych)

podmiotów gospodarczych

Na podstawie postanowień art. 4, 17, 26, 27 oraz innych ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 z późn.zm.) wprowadza się poniższą instrukcję w sprawie przygotowania, przeprowadzenia oraz rozliczenia inwentaryzacji składników aktywów i pasywów, a także innych wierzytelności i zobowiązań jednostki.

1. Jednostka stosuje zasady inwentaryzacji składników majątku (aktywów) i źródeł ich pokrycia (pasywów), określone w stosownych częściach (głównie art. 4, 17, 26, 27 i 28-41) ustawy o rachunkowości, uzupełnione postanowieniami niniejszej instrukcji oraz stosownymi ustaleniami obowiązującej w jednostce dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości.

2. Do przeprowadzenia inwentaryzacji kierownik jednostki powołuje bezterminowo co najmniej dwuosobową komisję inwentaryzacyjną oraz jednorazowe dwuosobowe zespoły spisowe, w liczbie niezbędnej do sprawnego, prawidłowego i zgodnego z harmonogramem przeprowadzenia spisów z natury rzeczowych i pieniężnych składników majątku, uzgodnienia z bankami ulokowanych w nich środków pieniężnych i zaciągniętych kredytów, a z kontrahentami - rozrachunków (z wyjątkiem rozrachunków publicznoprawnych i z osobami nieprowadzącymi ksiąg rachunkowych oraz należności spornych i wątpliwych), jak również dokonania porównania stanów księgowych z dokumentacją i odpowiedniej ich weryfikacji, w odniesieniu do składników nieobjętych spisami z natury i uzgodnieniami sald.

3. W skład komisji inwentaryzacyjnej i zespołów spisowych powinny być powołane osoby, których udział w tych organach gwarantuje właściwą jakość oraz spełnienie podstawowych celów inwentaryzacji. Do ciał tych nie mogą być powoływane osoby odpowiedzialne materialnie za inwentaryzowane składniki, osoby prowadzące ich ewidencję i rozliczenia oraz główny księgowy. Osoby materialnie odpowiedzialne zobowiązane są do odpowiedniego przygotowania pól spisowych do inwentaryzacji (uzupełnienie dokumentacji, wywieszek ułatwiających identyfikację składników i posługiwanie się jednolitym ich nazewnictwem, usunięcie składników nieprzydatnych przez przygotowanie odpowiedniego udokumentowania ich rozchodu, np. złomowania, likwidacji, ułożenie danych pozycji składników w jednym miejscu, a także innych działań ułatwiających prawidłowy przebieg inwentaryzacji), czynnego uczestniczenia w przedinwentaryzacyjnym spotkaniu instruktażowym, złożenia stosownych oświadczeń wstępnych i końcowych, dokonania uzgodnienia prowadzonej ewidencji ilościowej z ewidencją księgową, aktywnego uczestniczenia w procesie przeprowadzania inwentaryzacji, dopilnowania jej poprawności oraz prawidłowości sporządzania arkuszy spisowych, ustosunkowania się do materiałów inwentaryzacyjnych, a zwłaszcza do ustalonych różnic inwentaryzacyjnych oraz złożenia odpowiednich wyjaśnień z podaniem przyczyn ich powstania i sposobów rozliczenia, a także zaproponowania ewentualnych kompensat niedoborów z nadwyżkami.

4. Propozycje składu komisji inwentaryzacyjnej i zespołów spisowych przedkłada kierownikowi jednostki do rozpatrzenia i akceptacji (powołania) główny księgowy.

5. Spisu z natury środków pieniężnych, czeków, weksli, akcji, obligacji, bonów i innych wartości znajdujących się w kasie, a także rzeczowych składników majątku trwałego i obrotowego dokonują w poszczególnych polach (rejonach) spisowych powołane do tego zespoły spisowe, w obecności osób odpowiedzialnych materialnie, zgodnie z harmonogramem dołączonym do zarządzenia wewnętrznego w sprawie inwentaryzacji wydanego przez kierownika jednostki.

6. Ustalenia rzeczywistego stanu z natury ilości inwentaryzowanych składników dokonują - w przypadku spisów z natury - członkowie zespołu spisowego wspólnie z osobami odpowiedzialnymi materialnie, w drodze dokładnego przeliczenia, przeważenia, przemierzenia itp. inwentaryzowanych składników. Po tak ustalonej ilości inwentaryzowane składniki podlegają wpisaniu do kolejnej pozycji arkusza spisowego (w odniesieniu do gotówki, czeków, weksli i innych walorów znajdujących się w kasie - do protokołu kontroli kasy) przez członka zespołu spisowego, w uzgodnieniu z osobą materialnie odpowiedzialną.

7. W przypadku inwentaryzacji tzw. artykułów zwałowych, przestrzennych, ciężkich, sypkich, substancji płynnych itp., składowanych na placach, znajdujących się w zasobnikach, zbiornikach, kadziach, w zwałach, pryzmach o kształtach zbliżonych do brył geometrycznych, występujących w dużych ilościac h, zespół spisowy wraz z osobami odpowiedzialnymi materialnie (i ew. z udziałem powołanych przez kierownika jednostki kompetentnych rzeczoznawców), w celu ustalenia ich ilości, dokonuje szacunku lub przybliżonych obmiarów w efekcie stosowania odpowiednich formuł oraz stosownych obliczeń; jeżeli jednostką miary danego artykułu jest jego waga (ciężar), wówczas ustalone jednostki przestrzenne trzeba przeliczyć na wagę mnożąc je przez ich ciężary właściwe.

W przypadku istotnych odchyleń między tak ustaloną ilością z natury a stanem ewidencyjnym na dzień spisu (np. przekraczających 5%, a w przypadku zwałów węgla, ziemi - np. glinki kaolinowej do produkcji wyrobów ceramicznych, piasku itp. materiałów, przeliczanych na wagę przy użyciu ciężaru właściwego - 10%) należy przystąpić do ponownych dokładniejszych pomiarów (np. poprzez poprawianie kształtów pryzmy) lub dokonać przeważenia, przemierzenia czy też przeliczenia; w przypadku odchyleń mieszczących się w powyższych przedziałach za rzeczywiste można przyjąć stany ewidencyjne^*).

W odniesieniu do powyższych typów zapasów zarządza się dokonanie ponownych, sprawdzających inwentaryzacji przeprowadzanych w momentach ich najniższych stanów (np. węgla, koksu - w miesiącach letnich), które będą podstawą urealnienia ewidencji. Składniki powyższe podlegają także kontrolnej inwentaryzacji ciągłej oraz powinny być wyrywkowo rozliczane partiami.

8. Nadzór nad całokształtem prac inwentaryzacyjnych sprawuje główny księgowy jednostki. Funkcję kontrolerów spisowych nadzorujących przygotowanie, przebieg i rozliczenie inwentaryzacji spełniają członkowie komisji inwentaryzacyjnej. Ponadto kontrolę prac inwentaryzacyjnych mogą sprawować: kierownik jednostki, inni członkowie kierownictwa, główny księgowy lub inni pracownicy wyznaczeni incydentalnie przez kierownika jednostki, w miarę zaistnienia takiej potrzeby.

9. Przed przystąpieniem do rozpoczęcia spisów z natury osoby materialnie odpowiedzialne składają zespołowi spisowemu oświadczenie wstępne, w którym stwierdzają, że inwentaryzowane składniki zostały poprawnie udokumentowane, a wszystkie związane z tym dokumenty zostały ujęte do prowadzonej przez nich ewidencji i przekazane do księgowości; podaje się w nim również symbole i numery ostatnich rodzajów dokumentów (np. Pw, Mm, Rw, Pz, Zw, Po, Wz).

10. Zespołowi spisowemu należy również przedłożyć protokół (oświadczenie) o uzgodnieniu ewidencji prowadzonej w określonym polu (rejonie) spisowym z ewidencją księgową, według stanu na dzień spisu.

11. Po zakończeniu spisów osoby materialnie odpowiedzialne zobowiązane są do złożenia zespołom spisowym oświadczeń końcowych, obejmujących ewentualną ocenę przebiegu i jakości dokonanego spisu oraz zawierających stwierdzenie, że w związku z dokonanym spisem nie wnoszą (lub wnoszą - jakie) do treści spisów i pracy zespołów spisowych uwag, zastrzeżeń czy też wątpliwości (w przypadku negatywnego oświadczenia wymagane jest szersze omówienie i uzasadnienie ewentualnych zarzutów).

12. Składniki niepełnowartościowe (uszkodzone, zniszczone), nadmierne, zbędne, niemodne itp., a także zapasy obce znajdujące się w depozycie, obróbce, przerobie itp. spisuje się na odrębnych arkuszach spisowych.

13. Arkusze (karty, protokoły) spisowe traktuje się jako druki objęte ścisłą kontrolą i wydaje zespołom spisowym, po uprzednim ponumerowaniu i zaparafowaniu przez upoważnioną osobę z komórki księgowości, za pokwitowaniem w odpowiednim zestawieniu ewidencyjnym, do późniejszego rozliczenia po zakończeniu spisów.

14.W arkuszach spisowych zespół spisowy wpisuje wszystkie istotne informacje, a w szczególności:

1. na każdej karcie spisu:

• określenie objętego inwentaryzacją pola spisowego oraz rodzaju inwentaryzacji,

• nazwiska, imiona i podpisy osób materialnie odpowiedzialnych, członków zespołu spisowego oraz innych osób uczestniczących przy spisie (np. biegłych rewidentów),

• datę i godzinę rozpoczęcia oraz zakończenia (tej karty) spisu;

w każdej pozycji spisu:

• cechy spisywanych składników umożliwiające ich identyfikację (poprawne, używane oficjalnie w jednostce, np. wynikające z indeksu materiałowego i przyjęte w ewidencji nazwy, symbole, jednostki miary, cechy i inne dane),

• ilości poszczególnych składników; w przypadku prowadzenia jedynie wartościowej ewidencji, np. w punktach sprzedaży detalicznej, zespół może - w odniesieniu do składników ewidencjonowanych w księgowości jedynie wartościowo - wypełniać również kolumny dotyczące ceny i wartości oraz dokonać wstępnego rozliczenia spisu, porównując zsumowane wartości spisywanych składników z wartością wykazaną na ten dzień w raporcie sklepu itp.;

• adnotację, na której pozycji spis zakończono, oraz inne informacje, np. dotyczące ruchu w czasie inwentaryzacji (przyjmowania lub wydawania) składników, zarządzone przez przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej.

15. W czasie inwentaryzacji nie powinno mieć miejsca wydawanie lub przyjmowanie w polu spisowym składników majątkowych; jednakże w przypadkach szczególnych przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej może w uzgodnieniu z głównym księgowym zarządzić dokonanie takich operacji; w sytuacji takiej należy odpowiednio oznaczyć dowody ruchu takich składników; w przypadku przyjęć, najlepiej jest przejściowo złożyć takie składniki w wydzielonym miejscu. Jeżeli jednak następuje przyjęcie (lub wydanie)do rejonu spisowego w czasie spisu, należy także dokonać odpowiednich adnotacji w arkuszach spisowych, zapewniających pełną jasność sytuacji przy ustalaniu i rozliczaniu różnic inwentaryzacyjnych (np. czy wydany składnik został już przed wydaniem ujęty w arkuszu spisowym czy jeszcze nie); można też przyjąć zasadę, że wydawane składniki w całości muszą być objęte spisem, przyjmowane składniki zaś w ogóle do niego nie będą wprowadzone, tak jakby zostały przyjęte po spisie. Należy wówczas pamiętać, aby nie ująć do spisu wydawanych składników spośród tych, które w czasie spisu zostały przyjęte. Dlatego bezpieczne jest podawanie - w przypadkach ruchu składników w czasie spisu, np. w uwagach jak najwięcej informacji dotyczących losu tych składników i ich wpływu na spis z natury.

16. Korekty błędnych zapisów w arkuszach spisowych mogą być dokonywane przez członka zespołu spisowego sporządzającego te arkusze w sposób określony w zakładowym planie kont i zgodny z treścią art. 22 ust. 3 ustawy o rachunkowości, tj. przez skreślenie z zachowaniem czytelności skreślonych liczb lub wyrazów, wpisanie kwoty lub treści poprawnej, wpisanie daty dokonania poprawki oraz opatrzenie podpisem poprawiającego (a także ew. przedstawiciela osób odpowiedzialnych materialnie); nie wolno poprawiać pojedynczych cyfr stanowiących element danej liczby (np. liczba błędna 862; liczba poprawna 822; poprawka niewłaściwa 8622, poprawka właściwa 862 822) lub dopisywać określonych cyfr (np. liczba błędna 78; liczba poprawna 87; poprawka niewłaściwa 78 + 9; poprawka właściwa 78 87). Należy dodać, że w przypadku uznania zasady dopisania dodatkowych cyfr za prawidłową istnieje uzasadniona obawa dopisywania kolejnych cyfr w tych pozycjach przez osoby niepowołane.

17. Przed rozpoczęciem inwentaryzacji (np. rocznej) kierownik jednostki wydaje stosowne zarządzenie wewnętrzne określające pola spisowe, przedmiot i zakres inwentaryzacji, sposób jej przeprowadzenia oraz założone terminy (co nie dotyczy inwentaryzacji niezapowiedzianych, które zarządza się w odrębnym trybie i na podstawie odrębnego planu inwentaryzacji niezapowiedzianych, a nawet incydentalnie - poza planem), powołuje zespoły spisowe (i ew. komisję inwentaryzacyjną, w przypadku zaistnienia takiej potrzeby).

18. Osoby odpowiedzialne i główni użytkownicy określonych składników zobowiązani są do odpowiedniego przygotowania pól (rejonów) spisowych i przedmiotu inwentaryzacji oraz uporządkowania składowiska inwentaryzowanego majątku, jego dokumentacji i ewidencji (właściwe ułożenie składników, ich oznaczenie stosownymi wywieszkami bez danych ilościowych, kompletności dokumentacji, ewidencji itp.).

19. Przed przystąpieniem do inwentaryzacji główny księgowy i przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej organizują przedinwentaryzacyjne szkolenie instruktażowe, w którym obowiązkowo biorą udział członkowie komisji inwentaryzacyjnej, zespołów spisowych, osoby materialnie odpowiedzialne, główni użytkownicy określonych składników, a także pracownicy księgowości. Przedmiotem szkolenia są zagadnienia przygotowania, sporządzania dokumentacji oraz przebiegu i rozliczenia spisów, a także innych czynności inwentaryzacyjnych.

20. W jednostce przyjęto następujące rodzaje i metody inwentaryzacji rzeczowych i pieniężnych składników majątku:

1. inwentaryzacja okresowa (w tym roczna, przeprowadzana zgodnie z postanowieniami art. 26 i 27 ustawy o rachunkowości),

1. inwentaryzacja zdawczo-odbiorcza (okolicznościowa) przeprowadzana na okoliczność zmiany osób materialnie odpowiedzialnych (po spełnieniu określonych warunków może być uznana za inwentaryzację okresową, a w tym roczną),

2. inwentaryzacja niezapowiedziana, której celem jest sprawdzenie przydatności i uczciwości odpowiedzialnych pracowników, stanu zabezpieczenia składników, poprawności i terminowości sporządzania dokumentacji ruchu składnikami, ewidencji itp.

21. Po zakończeniu czynności inwentaryzacyjnych zespoły spisowe przekazują przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej kompletną dokumentację inwentaryzacyjną, a zwłaszcza:

1. wypełnione i niewykorzystane (w tym: anulowane) arkusze spisowe (arkusze te podlegają odpowiedniemu rozliczeniu przy udziale wyznaczonego pracownika księgowości),

2. protokoły inwentaryzacji (kontroli) kasy,

3. oświadczenia (wstępne i końcowe) osób odpowiedzialnych materialnie,

4. sprawozdanie pisemne dotyczące warunków przechowywania składników i zabezpieczenia pól (rejonów) spisowych oraz znajdujących się w nich składników przed zniszczeniem, uszkodzeniem, zepsuciem, zalaniem, pożarem, kradzieżą z włamaniem, malwersacją itp.,

5. inne dokumenty inwentaryzacyjne (np. protokoły szacunku ilości, obmiarów technicznych, obliczeń technicznych, rysunki pryzm i innych brył geometrycznych dotyczących materiałów zwałowych, przestrzennych, sypkich, ciężkich).

22. Komisja inwentaryzacyjna, po wstępnej ocenie jakości i poprawności, przekazuje powyższą dokumentację głównemu księgowemu jednostki do wyceny i ustalenia różnic inwentaryzacyjnych. Główny księgowy zarządza sporządzenie arkuszy porównawczych (zestawień zbiorczych) spisów z natury lub zestawień różnic inwentaryzacyjnych. W czasie przyjmowania do księgowości kompletu dokumentacji może nastąpić pełne rozliczenie zespołów spisowych z pobranych druków ścisłego zarachowania.

23. W księgowości następuje pełna kontrola jakości i poprawności dokumentacji przeprowadzonej inwentaryzacji, wycena arkuszy spisowych oraz ustalenie różnic inwentaryzacyjnych. Czynności tych dokonuje się zarówno na podstawie otrzymanych od komisji inwentaryzacyjnej arkuszy spisowych, jak i uzyskanych od banków i kontrahentów potwierdzeń sald oraz przeprowadzonych porównań dokumentacji pozostałych aktywów i pasywów z ich ewidencją księgową, objętych (zarówno gdy chodzi o uzgodnienia sald, jak i o porównania ewidencji z dokumentacją) specjalnymi protokołami inwentaryzacji składników nieujętych w spisach z natury.

24. Wyniki rozliczenia inwentaryzacji z wyeksponowaniem różnic inwentaryzacyjnych przekazywane są ponownie przez głównego księgowego przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej w celu przeprowadzenia ich weryfikacji, wykorzystując do tego zadania wyjaśnienia składane na żądanie komisji inwentaryzacyjnej przez osoby odpowiedzialne materialnie, głównych użytkowników, a w odniesieniu do różnic w zakresie rozrachunków oraz pozostałych pasywów i aktywów nieinwentaryzowanych w drodze spisów z natury - przez pracowników księgowości, radcę prawnego lub innych pracowników komórek merytorycznych. Komisja inwentaryzacyjna zobowiązana jest zebrać, w sprawach różnic inwentaryzacyjnych, oraz przydatności inwentaryzowanych składników, możliwie pełne informacje z różnych dostępnych źródeł oraz opracować protokół weryfikacji materiałów inwentaryzacyjnych, w tym zwłaszcza różnic inwentaryzacyjnych oraz sformułować stosowne wnioski dotyczące sposobu ich rozliczenia (niedobory uznane za niezawinione oraz mieszczące się w granicach norm ubytków naturalnych - do zaliczenia w ciężar kosztów, tj. pozostałych lub podstawowych kosztów operacyjnych, w przypadku zaś wypadków losowych*) - strat nadzwyczajnych, możliwość dopuszczenia do kompensat na wniosek osób odpowiedzialnych materialnie; uznane za zawinione - obciążenie tych osób; nadwyżki - odniesienie na dobro pozostałych przychodów operacyjnych), które po zaopiniowaniu przez głównego księgowego i radcę prawnego przedłożone zostają do rozpatrzenia i zatwierdzenia kierownikowi jednostki.

Z powyższych względów osoby odpowiedzialne materialnie zobowiązane są do niezwłocznego ustosunkowania się do przedstawionych im obliczeń różnic inwentaryzacyjnych, złożenia wyjaśnień w sprawie przyczyn ich powstania oraz propozycji sposobu ich rozliczenia.

25. W odniesieniu do różnic inwentaryzacyjnych (niedoborów i nadwyżek) stwierdzonych na podobnych składnikach majątkowych, dopuszczalne jest dokonanie - na wniosek osób odpowiedzialnych materialnie, komisji inwentaryzacyjnej albo z inicjatywy głównego księgowego lub kierownika jednostki - wzajemnych kompensat tych różnic z tym zastrzeżeniem, że kompensatą objęte zostaną mniejsze ilości kompensowanych niedoborów i nadwyżek, liczonych po niższej cenie, stwierdzonych w tym samym spisie, u tej samej osoby odpowiedzialnej materialnie i w tym samym polu spisowym; pozostałe po kompensacie różnice ilościowo-wartościowe i wartościowe są przedmiotem odrębnej weryfikacji, rozpatrzenia, wniosków, opinii i decyzji kierownika jednostki.

26. Decyzję o sposobie rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych na wniosek komisji inwentaryzacyjnej zaopiniowany przez głównego księgowego i radcę prawnego podejmuje kierownik jednostki. Podlega ona wykonaniu przez stosowne komórki (stanowiska, organy) jednostki, a w tym przez głównego księgowego, który zarządza odpowiednie księgowanie różnic inwentaryzacyjnych powodujące korekty stanów ewidencyjnych, zwiększenie pozostałych przychodów operacyjnych (nadwyżki), zwiększenie lub zmniejszenie podstawowych kosztów operacyjnych (różnice powstałe w wyniku błędów pomiaru), zwiększenie pozostałych kosztów operacyjnych (niedobory w granicach norm i pozostałe niezawinione), obciążenie osób odpowiedzialnych materialnie (niedobory i szkody zawinione) itp.

27. Inwentaryzację rzeczowych i pieniężnych (znajdujących się w kasie) składników majątkowych przeprowadza się w drodze spisów z natury w następujących terminach i z następującą częstotliwością:

1. środków trwałych znajdujących się na terenie strzeżonym - raz w ciągu czterech lat, w dowolnych okresach roku począwszy od roku... (zgodnie z harmonogramem załączonym do zarządzenia wewnętrznego kierownika jednostki w sprawie inwentaryzacji); uznaje się, że wszystkie środki trwałe ujęte w ewidencji i będące w użytkowaniu jednostki znajdują się na terenie strzeżonym,

2. gotówki w kasie, weksli, czeków, akcji, obligacji, bonów oraz innych tego typu wartości przechowywanych w kasie na koniec każdego roku obrotowego, a także w terminach niezapowiedzianych - w czasie ustalonym przez głównego księgowego.

3. towarów i opakowań znajdujących się w placówkach sprzedaży detalicznej (gastronomicznej) oraz zapasów drewna w jednostkach prowadzących gospodarkę leśną - w dowolnym okresie roku;

4. składników obcych - w ostatnim kwartale każdego roku obrotowego; właścicielom tych składników przesyła się w terminie 20 dni od daty zakończenia spisu stosowne materiały informacyjne w tym zakresie (kopie arkuszy spisowych, pisma potwierdzające ich stan itp.),

5. pozostałych rzeczowych składników - w ostatnim kwartale każdego roku obrotowego.

28. Inwentaryzację środków pieniężnych ulokowanych w bankach oraz zaciągniętych kredytów, jak również rozrachunków (z wyłączeniem rozrachunków z pracownikami i innymi osobami nieprowadzącymi ksiąg rachunkowych oraz z tytułów publicznoprawnych, a także należności spornych i wątpliwych) przeprowadza się w drodze uzyskania od banków oraz wierzycieli i dłużników potwierdzeń sald według stanu na dzień 1 października lub 1 listopada każdego roku obrotowego; w celu uzyskania takich potwierdzeń główny księgowy zarządza wysłanie do wszystkich kontrahentów specyfikacji sald w ciągu dwudziestu dni od daty, na którą przypada inwentaryzacja, a więc w terminie 20 października lub 20 listopada każdego roku. Podziału sald na wymagające uzgodnienia w tych terminach lub wyboru tylko jednego z tych terminów dokonuje główny księgowy jednostki.

29. Inwentaryzacji należności spornych i wątpliwych, rozrachunków z pracownikami oraz z tytułów publicznoprawnych, a także innych aktywów, pasywów i pozostałych składników (jak np. zobowiązania warunkowe) niezinwentaryzowanych spisem z natury lub potwierdzeniem sald - dokonuje się na ostatni dzień roku obrotowego przez porównanie posiadanej dokumentacji ze stanami wynikającymi z ewidencji oraz w drodze weryfikacji stanów ewidencyjnych. Dotyczy to zwłaszcza, obok sald wymienionych wyżej - wartości niematerialnych i prawnych, finansowych składników majątku trwałego, pozostałych środków pieniężnych, rozliczeń międzyokresowych kosztów (czynnych i biernych) i przychodów, kapitałów (funduszy), rezerw, zobowiązań warunkowych (udzielonych gwarancji i poręczeń, hipotek, zastawów itp.), a także niewymienionych wyżej aktywów i pasywów (w tym podlegających inwentaryzacji w drodze spisu lub potwierdzenia, lecz niezinwentaryzowanych tymi drogami).

30. Inwentaryzacji stanów składników nieobjętych spisami z natury dokonują wyznaczeni przez głównego księgowego pracownicy księgowości, wspomagani w przypadkach trudniejszych, dokooptowanymi przez kierownika jednostki na wniosek głównego księgowego, kompetentnymi pracownikami komórek merytorycznych lub ekspertami z zewnątrz (prawnikami, handlowcami, pracownikami inżynieryjno-technicznymi itp.).

31. Z inwentaryzacji tych składników sporządzane są odpowiednie protokoły zawierające - obok opisania sposobu inwentaryzacji poszczególnych sald, również ich weryfikację oraz ustalenie rozbieżności (różnic inwentaryzacyjnych) z wnioskami ich rozliczenia, które po zaopiniowaniu przez głównego księgowego i radcę prawnego są przekazywane do rozpatrzenia i decyzji kierownika jednostki.

32. Decyzje te podlegają wykonaniu przez właściwe komórki organizacyjne jednostki (np. w zakresie odpowiednich przeksięgowań - przez głównego księgowego, w zakresie przekazania sprawy opieszałego dłużnika do powództwa sądowego - przez radcę prawnego).

33. W odniesieniu do rozrachunków publicznoprawnych celowe jest podjęcie starań dla uzyskania z właściwych urzędów skarbowych, ZUS-u, PFRON i innych instytucji publicznoprawnych potwierdzeń dokonanych wpłat, co znacznie ułatwia weryfikację sald ewidencyjnych w konfrontacji z deklaracjami rozliczeniowymi oraz zeznaniami jednostki.

34. Na mocy decyzji kierownika jednostki, podjętej na wniosek głównego księgowego lub z własnej inicjatywy, możliwe jest zarządzenie i dokonanie inwentaryzacji niezapowiedzianej w każdym czasie i w każdym polu spisowym.

35. Poza korektą i urealnieniem stanów ewidencyjnych oraz rozliczeniem osób odpowiedzialnych materialnie, wyniki i ustalenia inwentaryzacji wykorzystuje się dla uporządkowania gospodarowania składnikami oraz kierowania i zarządzania jednostką. Umożliwiają to m. in. materiały zespołów spisowych i komisji inwentaryzacyjnej dotyczące stanu zabezpieczenia pól spisowych oraz oceny przydatności składników, jak również interesów jednostki.

36. Przy organizowaniu i przeprowadzaniu czynności inwentaryzacyjnych należy uwzględnić fakt, że rozliczenie i ujęcie w księgach skutków inwentaryzacji, zgodnie z treścią art. 27 ust. 2 ustawy o rachunkowości, ma nastąpić w tym roku obrotowym, na który przypadł termin inwentaryzacji.

37. Instrukcja wchodzi w życie z dniem ............................................................................

................................... ...................................

(główny księgowy) (kierownik jednostki)

..................................

(data)

---