10 www.gazetapodatkowa.pl
Rachunkowość dla każdego
Wspólna działalność socjalna
 ewidencja w księgach rachunkowych
Z pytań wpływających do naszej Redakcji wynika, że firmy prowadzące działalność - Wn konto 85  Fundusze specjalne (w analityce: Zakładowy Fundusz Świadczeń
gospodarczą często rozważają możliwość prowadzenia wspólnej działalności socjalnej. Socjalnych),
Okazuje się, że najwięcej problemów sprawia rozliczanie działalności prowadzonej w ten - Ma konto 13-5  Rachunek bankowy ZFŚS ,
sposób oraz sposób ujęcia tych zdarzeń w księgach rachunkowych. b) wartość świadczeń wypłacona osobom zatrudnionym przez pracodawców, z którymi
Na wstępie należy zaznaczyć, że ustawa z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu podpisano umowę o prowadzeniu wspólnej działalności socjalnej
świadczeń socjalnych (Dz. U. z 1996 r. nr 70, poz. 335 ze zm.) dopuszcza możliwość pro- - Wn konto 24  Pozostałe rozrachunki (w analityce: Kwoty do rozliczenia  wspól-
wadzenia wspólnej działalności socjalnej, która może obejmować: na działalność socjalna),
- organizację usług na rzecz różnych form wypoczynku, - Ma konto 13-5  Rachunek bankowy ZFŚS .
- działalność kulturalno-oświatową i sportowo-rekreacyjną, Na podstawie pisemnej informacji otrzymanej od pracodawcy pełniącego funkcję admi-
- udzielanie pomocy materialnej (rzeczowej lub finansowej), a także zwrotnej lub bez- nistratora, pracodawca zatrudniający osoby wskazane w pkt b) ujmuje w swoich księgach
zwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe. wartość tych świadczeń na zmniejszenie  swojego zakładowego funduszu świadczeń
Wspólna działalność socjalna może być prowadzona przez kilka podmiotów (pracodaw- socjalnych, zapisem:
ców) na warunkach określonych w umowie o charakterze cywilnoprawnym. Stosowne - Wn konto 85  Fundusze specjalne (w analityce: Zakładowy Fundusz Świadczeń
regulacje w tej kwestii zawiera art. 9 ww. ustawy. Zgodnie z tym przepisem umowa o pro- Socjalnych),
wadzeniu wspólnej działalności socjalnej powinna określać w szczególności: przedmiot - Ma konto 24 Pozostałe rozrachunki (w analityce: Kwoty do rozliczenia  wspólna
wspólnej działalności, zasady jej prowadzenia, sposób rozliczeń oraz tryb wypowiedzenia działalność socjalna).
i rozwiązania umowy. W przypadku gdy wspólna działalność socjalna obejmuje swym zakresem udzielanie
Treść umowy o prowadzenie wspólnej działalności socjalnej powinna być uzgodniona zwrotnych pożyczek na cele mieszkaniowe, ich wypłata przez pracodawcę pełniącego funkcję
z zakładowymi (międzyzakładowymi) organizacjami związkowymi. Jeżeli natomiast administratora nie będzie podlegała ujęciu na wskazanym wyżej koncie 24  Pozostałe rozra-
u pracodawcy nie działa organizacja związkowa, treść tej umowy powinna być uzgodniona chunki (w analityce: Kwoty do rozliczenia  wspólna działalność socjalna). Wartość udzie-
z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów (art. 8 ust. 2 lonych zwrotnych pożyczek nie zmniejsza także środków zakładowego funduszu świadczeń
ustawy). socjalnych. Zatem nie jest ujmowana na koncie 85  Fundusze specjalne  niezależnie od tego,
Poszczególni pracodawcy mogą przeznaczyć na wspólną działalność cały swój Fundusz  czy pożyczkobiorcą jest pracownik  administratora czy też osoba ta jest zatrudniona przez
tworzony indywidualnie przez każdego z pracodawców  lub tylko jego wydzieloną część. pracodawcę, z którym podpisano umowę o prowadzeniu wspólnej działalności socjalnej.
Jeżeli pracodawcy przeznaczą na wspólną działalność socjalną część swojego Fundu- W każdym przypadku powstaje należność od pożyczkobiorców, którą pracodawca  admini-
szu, w takim przypadku umowa powinna w sposób szczegółowy określać, jakie cele będą strator ujmuje w swoich księgach rachunkowych  w dacie wypłaty pożyczki  zapisem:
realizowane wspólnie. - Wn konto 23  Rozrachunki z pracownikami (w analityce: Rozrachunki z tytułu
W każdym przypadku przyznawanie świadczeń osobom uprawnionym powinno udzielonych pożyczek z ZFŚS)  w przypadku pracowników zatrudnionych przez
odbywać się na jednakowych zasadach  konieczne jest w związku z tym opracowanie pracodawcę  administratora ,
odrębnego, wspólnego regulaminu określającego zasady gospodarowania wydzielonym - Wn konto 24  Pozostałe rozrachunki (w analityce: Konto imienne pożyczkobiorcy)
Funduszem.  w przypadku osób zatrudnionych przez pracodawców, z którymi podpisano umowę
Finansowanie wspólnych celów może odbywać się w dowolny sposób określony przez o wspólnej działalności socjalnej),
strony umowy. Najwygodniejszą formą jest połączenie środków pieniężnych. W takim - Ma konto 13-5  Rachunek bankowy ZFŚS .
przypadku umowa powinna określać kwoty środków pieniężnych przeznaczonych na fi- Dodać należy, że umowy pożyczki zawierane z poszczególnymi osobami powinny szcze-
nansowanie tej działalności oraz terminy ich przekazania. W tym celu strony umowy mogą gółowo regulować zasady i terminy spłaty udzielonych pożyczek.
otworzyć wspólny rachunek bankowy, służący do obsługi tej działalności. Ponadto, by Przedstawione wyżej przykładowe księgowania mogą mieć zastosowanie w przypadku
usprawnić obsługę tej działalności, strony mogą ustanowić jednego z pracodawców (bę- prowadzenia wspólnej działalności socjalnej przez kilku pracodawców w pełnym zakresie.
dącego stroną umowy) administratorem wspólnych środków Funduszu. Nie ma jednak przeszkód, aby w taki sam sposób ewidencjonować zdarzenia w sytuacji,
Prowadzenie wspólnej działalności socjalnej przez kilku pracodawców stwarza możli- gdy umowa o prowadzenie wspólnej działalności socjalnej polega na udzielaniu pomocy
wość bardziej efektywnego wykorzystania środków Funduszu. Jest to korzystne w szczegól- np. tylko w formie pożyczek na cele mieszkaniowe. W tym przypadku, na wydzielony
ności dla mniejszych podmiotów. Strony powinny jednak dokonać w umowie precyzyjnych rachunek bankowy pracodawcy pełniącego funkcję administratora wspólnych środków
i szczegółowych zapisów, aby zapobiec powstawaniu ewentualnych nieporozumień i sporów pieniężnych, przekazana zostanie jedynie część środków ZFŚS będących własnością uma-
na tym tle w trakcie prowadzenia wspólnej działalności socjalnej. wiających się stron. Pozostałe środki Funduszu tych jednostek powinny być wykorzystane
Należy podkreślić, że prowadzenie wspólnej działalności socjalnej  na podstawie zawar- na cele określone w ich regulaminach.
tej umowy  w żadnym razie nie zwalnia poszczególnych pracodawców (będących stroną Saldo konta 24 powinno być okresowo uzgadniane przez umawiające się strony, a wszel-
tej umowy) od wypełniania obowiązków określonych w ustawie o zakładowym funduszu kie niezgodności niezwłocznie wyjaśniane i korygowane.
świadczeń socjalnych. Funduszem nadal administruje pracodawca i to właśnie on ponosi
Ewa Gruchot
odpowiedzialność za gospodarowanie tym Funduszem niezgodnie z przepisami ustawy.
Z przepisów ustawy wynika, że odpisy i zwiększenia obciążają koszty działalności
pracodawcy (art. 6 ust. 1 ustawy). Zatem każdy pracodawca ujmuje w swoich księgach
Porady eksperta
rachunkowych  na podstawie dowodu polecenia księgowania (PK)  ustalony na dany
rok odpis, zapisem:
- Wn konto 40  Koszty działalności operacyjnej (w analityce: Ubezpieczenia społecz- Obowiązek stosowania kont zespołu 5
ne i inne świadczenia  Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych),
Jesteśmy niewielką firmą usługową. Zgodnie z zakładowym planem kont
- Ma konto 85  Fundusze specjalne (w analityce: Zakładowy Fundusz Świadczeń
do ewidencji kosztów stosujemy konta zespołu 4. Czy mamy obowiązek
Socjalnych).
stosowania w księgach rachunkowych kont zespołu 5?
Równowartość dokonanych odpisów i zwiększeń pracodawca obowiązany jest przekazać,
w terminie określonym w art. 6 ust. 2 ustawy, na odrębny rachunek bankowy  na podstawie Ustawa o rachunkowości z dnia 29 września 1994 r. zasad (Dz. U. z 2002 r. nr 76,
wyciągu bankowego  zapisem: poz. 694 ze zm.) nie nakłada na jednostkę obowiązku ujmowania w ewidencji księgo-
- Wn konto 13-5  Rachunek bankowy ZFŚS , wej kosztów za pomocą kont zespołu 5. Decyzję dotyczącą zasad ewidencjonowania
- Ma konto 13-0  Rachunek bankowy . kosztów w księgach rachunkowych, podejmuje kierownik jednostki, uwzględniając
Za pośrednictwem tego rachunku dokonywane są rozliczenia corocznego odpisu na ten wielkość danej jednostki, jej strukturę organizacyjną oraz rodzaj działalności.
Fundusz. Należy bowiem pamiętać, że dla celów podatku dochodowego kosztem uzyskania Sposób ujmowania kosztów powinien znalez
ć odzwierciedlenie w przyjętych za-
przychodów są wyłącznie odpisy, których równowartość została przekazana na wyodrębnio- sadach (polityce) rachunkowości jednostki wymaganej w art. 10 ust. 1 ww. ustawy,
ny rachunek bankowy Funduszu. Zawarcie zatem umowy cywilnej o prowadzeniu wspólnej tj. w zakładowym planie kont.
działalności socjalnej nie zwalnia podatników tego podatku od obowiązku prowadzenia Wybór sposobu ewidencjonowania kosztów jest ściśle związany z przyjętym przez
odrębnego rachunku bankowego ZFŚS. jednostkę wariantem sporządzania rachunku zysków i strat. Jednostka bowiem może
Z wyodrębnionego rachunku bankowego pokrywane są wszelkie wypłaty i zobowiązania ewidencjonować koszty:
Funduszu. Na rachunek ten powinny też wpływać wszelkie należności Funduszu zarówno - wyłącznie w układzie rodzajowym  zespół 4 (konto 40  Koszty według rodza-
od osób fizycznych, jak i prawnych. jów i konto 49  Rozliczenie kosztów ); rachunek zysków i strat sporządza się
Przekazanie środków pieniężnych na prowadzenie wspólnej działalności socjalnej wówczas w wersji porównawczej,
 w kwotach i terminach określonych w umowie  na wyodrębniony rachunek bankowy - tylko w układzie funkcjonalnym  zespół 5 (tj. na kontach 50, 52, 53, 55, i 58)
środków Funduszu pracodawcy pełniącego funkcję administratora  na podstawie wyciągu z pominięciem ewidencji i rozliczania kosztów na kontach zespołu 4; rachunek
bankowego  może przebiegać zapisem: zysków i strat sporządza się w wersji kalkulacyjnej,
- Wn konto 24  Pozostałe rozrachunki (w analityce: Kwoty do rozliczenia  wspólna - równolegle w układzie rodzajowym  na kontach zespołu 4 i funkcjonalnym
działalność socjalna), na kontach zespołu 5  wówczas dysponując danymi o kosztach rodzajowych
- Ma konto 13-5  Rachunek bankowy ZFŚS . zgromadzonych na kontach zespołu 4, jak też o kosztach rozliczonych na kontach
Z kolei pracodawca  administrator wpływ środków pieniężnych wyodrębniony na ra- zespołu 5, rachunek zysków i strat może być sporządzony w wersji porównawczej
chunek bankowy może ująć zapisem: lub kalkulacyjnej.
- Wn konto 13-5  Rachunek bankowy ZFŚS , Ewidencja kosztów na kontach zespołu 5, dostarcza informacji o kosztach ponoszo-
- Ma konto 24  Pozostałe rozrachunki (w analityce: Kwoty do rozliczenia  wspólna nych w poszczególnych komórkach organizacyjnych, oraz wskazuje, gdzie i w jakiej
działalność socjalna). wysokości koszty te zostały poniesione. Jest ona zazwyczaj stosowana w jednostkach
Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 24 powinna zapewnić uzyskanie informacji o rozbudowanej strukturze organizacyjnej oraz jednostkach produkcyjnych.
o wpłaconych środkach przez poszczególnych pracodawców. W księgach rachunkowych Z pytania wynika, że jednostka jest niewielką firmą i posiada prostą strukturę orga-
pracodawcy  administratora wartość świadczeń wypłaconych osobom zatrudnionym przez nizacyjną  wydaje się, że nie ma więc potrzeby ewidencjonowania kosztów w układzie
pracodawców, z którymi podpisano umowę o prowadzeniu wspólnej działalności socjalnej funkcjonalnym na kontach zespołu 5. Nie oznacza to jednak, że jednostka nie może
podlegać będzie ujęciu po stronie Wn tego konta. Ewidencja tych zdarzeń  na podstawie tego sposobu ujmowania kosztów stosować. Decyzję w tej sprawie powinien podjąć
dowodów dokumentujących przyznanie i wypłatę świadczeń  może przebiegać zapisami:  jak wskazano wcześniej  kierownik jednostki.
a) wartość świadczeń wypłaconych pracownikom zatrudnionym u pracodawcy  admi-
A.B.
nistratora
Gazeta Podatkowa nr 42 " 24.05.2007 r.