Czym jest potrącenie. To pojęcie określono na gruncie Kodeksu cywilnego. Art. 498 ż 1
Kodeksu cywilnego stanowi:  Gdy dwie osoby są jednocześnie względem siebie dłużnikami
i wierzycielami, każda z nich może potrącić swoją wierzytelność z wierzytelności drugiej
strony, jeżeli przedmiotem obu wierzytelności są pieniądze lub rzeczy tej samej jakości
oznaczone tylko co do gatunku, a obie wierzytelności są wymagalne i mogą być dochodzone
przed sądem lub przed innym organem państwowym. .
Zgodnie z art. 498 ż 2 Kodeksu cywilnego wskutek potrącenia obie wierzytelności umarzają
się nawzajem do wysokości wierzytelności niższej.
Skomplikowane z pozoru przepisy przełóżmy na język praktyki. Potrącenie jest
wykorzystywane w sytuacji, gdy podatnikowi przysługuje wierzytelność (należność),
jak i zobowiązanie, wobec tego samego podmiotu.
Przykład:
Spółka X dokonuje sprzedaży swoich produktów na rzecz Spółki Y. Jednocześnie jednak
wynajmuje od Spółki Y budynek, w którym prowadzi magazyn. Z tytułu sprzedaży produktów
Spółce X przysługuje wobec Spółki Y wierzytelność z tytułu ceny sprzedaży. Jednocześnie
Spółka X wykazuje zobowiązanie wobec Spółki Y z tytułu czynszu najmu budynku. Spółka X
ma zatem wierzytelność wobec spółki Y, a Spółka Y ma wierzytelność wobec Spółki X.
Spółki mają zatem względem siebie wzajemne wierzytelności.
Obie wierzytelność są pieniężne i, jeżeli są wymagalne (czyli dla obu upłynie termin
płatności), Spółki X i Y będą mogły dokonać ich potrącenia.
Skutkiem potrącenia jest umorzenie wierzytelności do wysokości niższej wartości
wierzytelności potrącanych. Owo umorzenie w języku praktyki można potraktować jako
unicestwienie wierzytelności.
Przykład:
Spółka X ma wierzytelność wobec Spółki Y z tytułu sprzedaży produktów na kwotę
120 000,00 zł, zaś Spółka Y wierzytelność wobec Spółki X z tytułu czynszu najmu na kwotę
110 000,00 zł. Potrącenie powoduje umorzenie wierzytelności do wartości wierzytelności
niższej, czyli do kwoty 110 000,00 zł W wyniku potrącenie całkowicie  znika zatem
wierzytelność Spółki Y (a tym samym zobowiązanie Spółki X), zaś z wierzytelności Spółki X
pozostaje nadwyżka w kwocie 10 000,00 zł (po stronie Spółki Y do takiej kwoty zmniejsza się
zobowiązanie wobec Spółki X).
Potrącenia dokonuje się przez oświadczenie złożone drugiej stronie  kodeks cywilny nie
określa formy tego oświadczenia, a więc może być ono nawet ustne. Dla pewności
i porządku w zapisach ksiąg warto jednak poinformować pisemnie (choćby mailem) drugą
stronę o dokonaniu potrącenia, podając kwotę i np. numery faktur, z których potrącane
wierzytelności wynikają.
Potrącenie może być też regulowane umową stron, która już na zasadzie dowolności
i decyzji stron, określać będzie zasady potrącenia.
Potrącenie wymaga ujęcia w księgach  a więc odpowiedniego pomniejszenia swoich
wierzytelności z potrącanymi swoimi zobowiązaniami wobec tego samego podmiotu.
W sensie praktycznym potrącenie pozwala na osiągnięcie tego samego efektu, który jest
następstwem zapłaty. Nie wymaga jednak transferu środków pieniężnych między stronami,
a więc jest sposobem na uproszczenie rozrachunków i rozliczeń.
Potrąceniu mogą podlegać również wierzytelności wyrażone w walucie obcej.
Przykład:
Spółka A ma wierzytelność wobec niemieckiej spółki z tytułu sprzedaży towarów
w wysokości łącznie 100 000,00 euro. Jednocześnie od tej samej spółki nabywa usługi
informatyczne i posiada z tego tytułu zobowiązanie w kwocie 70 000,00 euro. Spółki
zdecydowały o potrąceniu swoich wzajemnych wierzytelności, ponieważ są one już
wymagalne. Potrąceniu podlegać będą wierzytelności do kwoty 70 000.oo euro.
Spółka A ujęła potrącaną i wierzytelność i zobowiązanie wobec niemieckiej spółki według
kursu określonego przepisami podatkowymi, tj. kursu średniego NBP z ostatniego dnia
roboczego poprzedzającego dzień uzyskania przychodu (dla wierzytelności) i odpowiednio -
ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu (dla zobowiązania).
A zatem wierzytelność w kwocie 70 000,00 euro wynosi w PLN 287 000,00 (wycena według
kursu 4,1), zaś zobowiązanie w kwocie 70 000,00 euro ma w PLN wartość 266 000,00
(wycena według kursu 3,8).
W praktyce rachunkowości przyjęto, że potrącenia dokonuje się po niższym kursie
historycznym przyjętym do wyceny rozrachunków  w naszym przykładzie po kursie 3,8.
Potrącenie to w księgach rachunkowych Spółki wyglądać będzie następująco
Konto rozrachunki z odbiorcami
Strona Wn 287 000,00 zł (ujęta wierzytelność podlegająca potrąceniu, a więc do kwoty
70 000,00 euro po kursie historycznym 4,1),
Strona Ma 266 000,00 zł (zaksięgowanie potrącenia  kwota 70 000,00 euro po kursie 3,8),
Strona Ma 21 000,00 (zaksięgowanie różnicy między stroną Wn i Ma tego konta, tj. różnicy
kursowej),
Konto rozrachunki z dostawcami
Strona Ma 266 000,00 zł (ujęte zobowiązanie podlegające potrąceniu w kwocie 70 000,00
euro po kursie historycznym 3,8),
Strona Wn 266 000,00 zł (zaksięgowanie potrącenia według kursu 3,8  na tym koncie nie
powstaje różnica między stroną Ma i Wn)
Konto kosztów finansowych
Strona Wn 21 000,00 zł (zaksięgowanie różnicy kursowej w korespondencji ze stroną
Ma konta rozrachunków z odbiorcami),
W wyniku potrącenia powstała zatem ujemna różnica kursowa, która stanowi koszt
uzyskania przychodów.