Pojęcie „Rachunkowość”

RACHUNKOWOŚĆ - stosując uogólniający miernik pieniężny( a w razie potrzeby również naturalne jednostki miary) - stanowi oparty na dokumentach, zamknięty i bilansujący się system ewidencji gospodarczej. Jest ona systemem ewidencyjnym, który ujmuje w sposób systematyczny i ciągły przebieg i skutki procesów gospodarczych występujących w jednostce gospodarczej oraz kontroluje stan ( i zmiany w stanie) środków gospodarczych niezbędnych do realizacji tych procesów.

Pojecie to może się wydawać skomplikowanym i nic nie znaczącym zlepkiem słów. Wystarczy jednak wyjaśnić niektóre zwroty i możemy stworzyć ta definicje znacznie bardziej przystępną.

- „bilansujący się” - znaczy dążący do zrównoważenia wartości (np.

przychodów i rozchodów, aktywów i pasywów itp.)

- „ewidencja gospodarcza” - pod tym pojęciem kryje się wykaz, spis

czynności, zdarzeń zachodzących w przedsiębiorstwie, które są przez nią

odnotowywane ( np. sprzedaż wyprodukowanych wyrobów, zakup

samochodu firmowego, zakup drewna w firmie produkującej meble itp.)

- „systematyczny i ciągły „ - czyli regularne, okresowe i bezustanne

odnotowywanie tych zdarzeń.

- „ jednostka gospodarująca „ - czyli pop prostu przedsiębiorstwo, firma,

instytucja budżetowa itp.

Struktura rachunkowości

Wyróżnia się dwa rodzaje rachunkowości:

Rachunkowość finansowa

Dostarcza informacji o charakterze finansowym (tj. o stanie finansowo -

majątkowym jednostki prowadzącej rachunkowość, wygospodarowanym przez

nią wyniku finansowym i innych) przede wszystkim zewnętrznym odbiorcom

tych informacji.

Rachunkowość finansowa obejmuje:

1. przyjęte zasady (politykę) rachunkowości:

- zasady ogólne,

- zasady przyjęte w danej jednostce,

2. prowadzenie na podstawie dowodów księgowych ksiąg finansowych ujmujących zapisy zdarzeń w porządku chronologicznym i systematycznym (dziennik, księga główna, księgi pomocnicze, inwentarz, zestawienie obrotów i sald),

3. okresowe ustalanie lub sprawdzanie droga inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów,

4. wycena aktywów i pasywów i ustalanie wyniku finansowego,

5. sporządzanie sprawozdań finansowych:

- bilans,

- rachunek zysków i strat,

- informacje dodatkowe,

a ponadto, w jednostkach, których sprawozdanie podlega corocznemu badaniu:

- zastawienie zmian w kapitale własnym,

- rachunek przepływów pieniężnych.

6. gromadzenie i przechowywanie dowodów księgowych oraz pozostałej dokumentacji,

7. badanie i ogłaszanie sprawozdań finansowych.

Rachunkowość zarządcza

Jest działem rachunkowości, który korzystając z danych pochodzących z

różnych źródeł, w tym danych dostarczanych przez rachunkowość finansową

i rachunek kosztów - ma za zadanie dostarczenie informacji (przede wszystkim

wewnętrznemu kierownictwu jednostki) niezbędnych do zarządzania jednostką

i podejmowania decyzji gospodarczych. Ukierunkowana jest na przyszłość.

Rachunkowość zarządcza to wg Międzynarodowej Federacji Rachunkowości proces identyfikacji, pomiaru, analizy, przygotowywania i prezentowania informacji, wykorzystywanych przez zarządzających do planowania, oceny i kontroli w ramach organizacji oraz zapewnienia rozliczeń z alokacji zasobów i osiąganych wyników w ośrodkach odpowiedzialności.

Rachunkowość zarządcza wspomaga systemy zarządzania przedsiębiorstwa w:

- planowaniu (budżetowaniu),

- organizowaniu,

- zatrudnianiu,

- kierowaniu,

- kontroli.

Rachunkowość zarządcza wprowadza standardy w planowaniu (budżetowaniu) i kontroli jego wykonania.

Funkcje rachunkowości

1. FUNKCJA INFORMACYJNA polega na dostarczeniu kierownictwu

jednostki gospodarczej bieżących i okresowych informacji liczbowych

syntetycznych (ogólnych) oraz analitycznych (szczególnych) niezbędnych

do podejmowania decyzji gospodarczych.

2. FUNKCJA KONTROLNA to wykonywanie finansowo-księgowej kontroli

działalności jednostki i jej sytuacji majątkowej.

3. FUNKCJA ANALITYCZNA wyraża się poprzez tworzenie podstaw

liczbowych dla bieżącej i okresowej analizy działalności gospodarczej jednostki.

Rachunkowość jako źródło informacji.

Rachunkowość dostarczając podstawową wiedzę o działalności danej jednostki gospodarczej informuje o:

- stanie środków gospodarczych i źródłach ich pochodzenia oraz o wszelkich

zmianach, które powstają w trakcie procesów gospodarczych.

- o stopniu użycia środków gospodarczych wynikających z założenia planów

(budżetu) jednostki,

- rezultatach finansowych jednostki,

- przeznaczeniu na określone cele zysku z działalności gospodarczej.

Przedmiot, podmiot i istota rachunkowości

Przedmiot rachunkowości to występujące w jednostkach gospodarczych określone zjawiska i procesy gospodarcze, które są związane z ruchem środków.

Podmiotem rachunkowości natomiast są wszystkie jednostki gospodarcze prowadzące rachunkowość bez względu na to jakie procesy gospodarcze w nich występują.

Istotę rachunkowości stanowi opisywanie działalności gospodarczej, czyli dostarczanie podstawowych informacji o działalności gospodarczej. Przebieg działalności gospodarczej odzwierciedlony jest przez powiązanie majątku a więc

zasobów gospodarczych wynikami przez procesy gospodarcze, czyli wytwarzanie dóbr czy świadczenie usług. Osiąganie dodatnich wyników działalności warunkuje reprodukcję i rozwój.

Wyniki działalności dzielą się na:

- rzeczowe: to produkty i usługi będące rezultatem działalności gospodarczej

oraz osiągnięty przyrost zasobów majątkowych, który jest wyrazem

procesów rozwojowych jednostki gospodarczej.

- finansowe: to osiągnięty zysk lub poniesiona strata. Warunkiem

realizowania wyników finansowych jest proces sprzedaży (przychód).

- społeczne: to skutki działalności gospodarczej w otoczeniu

( np. zanieczyszczenie środowiska). SA one z reguły niezależne od

wyników rzeczowych i finansowych.

Znaczenie rachunkowości w gospodarce rynkowej

Rachunkowość zrodziła się z potrzeb praktyki gospodarczej i rozwija się równocześnie z rozwojem gospodarki.

Rachunkowość rozwija się najbardziej dynamicznie tam, gdzie najbardziej dynamicznie rozwija się gospodarka rynkowa. Składają się na to czynniki ekonomiczne, środowiskowe, techniczne, społeczne, ekologiczne i edukacyjne.

Rachunkowość pozwala na dokonywanie ocen ekonomicznych zarządzania działalnością gospodarczą. Rachunkowość określona jest w świecie jak język biznesu - warunkuje prawidłowe prowadzenie działalności gospodarczej. Aby zapewnić realizację zadań stawianych przed rachunkowością niezbędne jest określenie warunków i zasad, które powinny być przestrzegane przy jej prowadzeniu. Przydatność ewidencji zależy od wielu czynników np.:

- wiarygodności i jednorodności przedstawionych danych liczbowych

zapewniających możliwość ich porównania w czasie i w stosunku do

planu (budżetu),

- kompletności danych (dotyczących np. zużycia materiałów, czasu pracy)

umożliwiających ustalenie pełnego i wiernego obrazu istniejącej sytuacji,

- jak najszybszego dostarczenia danych liczbowych, tak aby na ich podstawie

można było podjąć odpowiednie decyzje mające na celu zapobiegnięciu

niekorzystnym zjawiskom, a w razie ich wystąpienia powstrzymaniu i

złagodzeniu,

- ścisłego powiązania danych ewidencji z danymi uzyskanymi poza

ewidencją księgową ( np.: planowaniem, zaopatrzeniem, zatrudnieniem )

Regulacje prawne dotyczące rachunkowości

Podstawowym aktem prawnym regulującym zasady prowadzenia rachunkowości w Polsce jest Ustawa z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (Dz. U. nr 121, poz. 591), której przepisy stosuje się do jednostek (podmiotów ) mających siedzibę lub miejsce sprawowania zarządu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.

Ustawa o rachunkowości wprowadza zasady i standardy prowadzenia rachunkowości finansowej tak aby dane dostarczane przez rachunkowość finansowa były czytelne i zrozumiałe dla wszystkich odbiorców zewnętrznych.

W warunkach gospodarki rynkowej określony wpływ na rozwiązania w zakresie rachunkowości finansowej wywierają Międzynarodowe Standardy Rachunkowości.

Międzynarodowe Standardy Rachunkowości (International Accouting Standards - IAS ) są to przeciętne, typowe normy (wzorce) jakim powinna odpowiadać ( w warunkach gospodarki rynkowej ) rachunkowość, a zwłaszcza sporządzane w jej ramach sprawozdania finansowe jednostki. MSR mają na celu (najogólniej rzecz ujmując ) ułatwienie powiązań ekonomicznych między różnymi krajami przez harmonizację i standaryzację rozwiązań stosowanych w rachunkowości tych krajów. Szczególna role w zakresie tworzenia MSR spełnia Międzynarodowy Komitet Standardów Rachunkowości (International Accounting Standards Committee - IASC ), który od czasu swego powstania (tj. od 1973 r.) wydał kilkadziesiąt MSR, obejmujących wszechstronnie problematykę rachunkowości.

Natomiast rachunkowość zarządcza nie jest regulowana żadnym aktem prawnym a zasady jej funkcjonowania stanowią dziedzinę wiedzy ogólnie uznawanej jako ekonomiczna.

Rachunkowość zarządcza jest skierowana dla odbiorców wewnętrznych w organizacjach gospodarczych. Jej zasady funkcjonujące w tych organizacjach są przygotowywane na miarę potrzeb konkretnej organizacji.

Zakładowe Plany Kont

Zgodnie z ustawą o rachunkowości każdy podmiot gospodarczy ma obowiązek sporządzenia Zakładowego Planu Kont.

ZAKŁADOWY PLAN KONT stanowi usystematyzowany wykaz symboli i nazw kont służących do ewidencji ogółu posiadanych środków gospodarczych, źródeł ich pochodzenia, wszelkich następujących w nich zmian oraz procesów gospodarczych uzupełnionych komentarzem, wyjaśniającym treść i wzajemne powiązania typowych zapisów księgowych dokonywanych na tych kontach.

Elementy Zakładowego Planu Kont:

1. wykaz kont księgi głównej wraz z przyjętymi zasadami księgowania

2. wykaz kont ksiąg pomocniczych: z kryterium podziału konta syntetycznego oraz sposobem prezentowania danych zapisanych na analityce (ilościowo-wartościowo lub wartościowo),

3. komentarz - określa charakter i zasady funkcjonowania poszczególnych kont oraz relacje i powiązania między nimi,

4. określenie przyjętych w podmiocie gospodarczym zasad wyceny aktywów i pasywów.

Opracowując Zakładowy Plan Kont trzeba uwzględnić, że przyjęte przez jednostkę zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych i wyceny ujętych w nich wielkości powinny zapewnić:

1. ujęcie operacji w sposób rzetelny i sprawdzony. Tak aby właściwie został

przedstawiony stan majątkowy i finansowy i wynik finansowy,

2. dane niezbędne do wszystkich rozliczeń z tytułu podatków oraz

rozrachunków z kontrahentami i pracownikami,

3. skuteczną kontrolę wewnętrzną operacji gospodarczych i stanu składników

majątku będących własnością jednostki,

4. możliwość sporządzenia sprawozdań finansowych i innych sprawozdań,

deklaracji podatkowych lub informacji wymaganych odrębnymi przepisami.

Zakładowy plan kont ustala i aktualizuje kierownik jednostki i może on uznac, iż jest nim tzw. wzorcowy plan kont dla jednostek prowadzących podobną działalność.

Przy tworzeniu Zakładowych planów kont winny być uwzględnione wszelkie potrzeby ewidencyjne, sprawozdawcze, podatkowe oraz wynikające z założeń rachunkowości zarządczej funkcjonujące w danej jednostce gospodarczej.

Sprawozdawczość finansowa jednostki i jej elementy

Bilans jednostki

Bilans jednostki stanowi syntetyczne zestawienie w ujęciu wartościowym rzeczywistego stanu aktywów (ogół środków gospodarczych będących w użytkowaniu jednostki) i pasywów (źródła finansowania środków gospodarczych) określonej jednostki na dzień bilansowy. W bilansie tym znajduje odzwierciedlenie podstawowa zasada, na której opiera się księgowość podwójna : „ogólna suma aktywów jednostki prowadzącej rachunkowość jest zawsze równa ogólnej sumie pasywów tej jednostki.

Bilans jednostki jest:

1. dokumentem dla rachunkowego zamknięcia jednego okresu

sprawozdawczego (bilans końcowy lub bilans zamknięcia) oraz

równocześnie dokumentem dla otwarcia drugiego, kolejno następującego

okresu sprawozdawczego (bilans otwarcia lub bilans początkowy),

2. sprawozdaniem finansowym, będącym ważnym źródłem informacji dla

potrzeb analizy ekonomicznej oraz kontroli w tym dla kontroli

wewnętrznej.

Bilans jednostki jako sprawozdanie finansowe składa się z dwóch części:

1. aktywów, wykazywanych w jednorodnych grupach, podgrupach i

pozycjach uporządkowanych według stopnia ich płynności

(tj. możliwości ich spieniężenia),

2. pasywów, wykazywanych w jednorodnych grupach, podgrupach i

pozycjach uporządkowanych według stopnia ich wymagalności

(tj. terminów ich spłaty).

Rachunek zysków i strat jednostki

Rachunek zysków i strat jednostki jest częścią składową sprawozdania finansowego jednostki, sporządzanego na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych przez jednostki prowadzące rachunkowość.

Rachunek zysków i strat jednostki można - najogólniej biorąc określić jako syntetyczne zestawienie ( w ujęciu wartościowym) takich (ujmowanych oddzielnie) elementów składających się na wynik finansowy jednostki za bieżący (sprawozdawczy) i poprzedni rok obrotowy, jak:

1. przychody ze sprzedaży produktów (towarów, materiałów, usług) i koszty

dotyczące sprzedaży tych produktów,

2. pozostałe przychody operacyjne i pozostałe koszty operacyjne,

3. przychody i koszty finansowe,

4. zyski nadzwyczajne i straty nadzwyczajne,

5. obowiązkowe obciążenia wyniku finansowego

Sposób przedstawienia wskazanych elementów wyniku finansowego w rachunku zysków i strat jednostki wynika z przyjęcia jednej z alternatywnych możliwości prezentacji w tym sprawozdaniu kosztów i przychodów zwykłej działalności operacyjnej (tj. tej działalności, dla której wykonania jednostka została powołana do życia).

Sprawozdanie to może bowiem być sporządzone wg wariantu kalkulacyjnego lub wariantu porównawczego.

W wariancie kalkulacyjnym przedstawia się koszt wytworzenia sprzedanych produktów oraz oddzielnie wykazuje się koszty sprzedaży oraz koszty ogólne zarządu.

W wariancie porównawczym przedstawia się koszty wg ich rodzajów stosując korektę w postaci zmiany stanu produktów sprowadzająca te koszty do poziomu kosztów wytworzenia sprzedanych produktów.

Wybór jednego z tych wariantów należy do kierownika jednostki.

Informacja dodatkowa

Informacja dodatkowa jest częścią składową sprawozdania finansowego jednostki sporządzonego na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych przez jednostki prowadzące rachunkowość.

W informacji dodatkowej podaje się nie ujęte w bilansie jednostki oraz w rachunku zysków i strat jednostki szczegółowe dane i wyjaśnienia niezbędne do tego, aby sprawozdanie finansowe przedstawiało w sposób rzetelny i jasny sytuację majątkową i finansową, wynik finansowy oraz rentowność jednostki. Te dane i wyjaśnienia są to w szczególności:

a. objaśnienia dotyczące stosowanych metod wyceny i sporządzania

sprawozdania finansowego oraz przedstawienie przyczyn ich

ewentualnych zmian w stosunku do roku poprzedzającego,

b. uzupełniające dane o aktywach i pasywach bilansu oraz elementach

rachunku zysków i strat,

c. wszelkie inne znaczące informacje niezbędne do zrozumienia

poszczególnych pozycji bilansowych oraz pozycji rachunku zysków i

strat,

d. proponowany podział zysku lub pokrycia straty,

e. podstawowe informacje dotyczące pracowników i organów jednostki.

Zestawienie zmian w kapitale własnym

Zestawienie zmian w kapitale (funduszu) własnym, stanowi element sprawozdania finansowego, sporządzany obowiązkowo przez jednostki, których sprawozdania finansowe podlegają corocznemu badaniu. Zestawienie to podlega po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego publikacji. Pozostałe jednostki, jeżeli nie sporządzają zestawienia, to podają w dodatkowych informacjach i objaśnieniach informacje o stanie kapitałów zapasowych i rezerwowych na początek roku, zwiększeniach i wykorzystaniu oraz stanie na koniec roku obrotowego.

Zestawienie, zgodnie ze swa nazwą, przedstawia: zmiany, jakie nastąpiły w poszczególnych składnikach kapitału (funduszu) własnego i ich przyczyny, w tym także z tytułu przychodów i kosztów odnoszonych bezpośrednio na kapitał (fundusz) własny z pominięciem rachunku zysków i strat - co dotyczy m.in. błędów podstawowych, wyników ze sprzedaży i umorzenia udziałów (akcji) własnych, zysków z umorzenia i konwersji zobowiązań.

Rachunek przepływów pieniężnych

Rachunek (sprawozdanie z ) przepływów pieniężnych (cash flow) jest częścia składową rocznego sprawozdania finansowego sporządzanego na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych przez określone jednostki zobowiązane do badania i ogłaszania rocznego sprawozdania finansowego.

Rachunek przepływów pieniężnych umożliwia pogłębioną ( w zestawieniu z możliwościami, jakie stwarza bilans oraz rachunek zysków i strat) ocenę sytuacji finansowej jednostki, gdyż na jego podstawie można ustalić płynność finansową jednostki co za tym idzie jej zdolność płatniczą. Istotnym elementem rachunku jest pokazanie aktywności jednostki w ściąganiu należności a także zdolność do spłaty zobowiązań.

Rachunek przepływów pieniężnych przedstawia:

1. zmiany sytuacji finansowej jednostki wywołane przez przepływy środków pieniężnych, z wyróżnieniem przepływów z działalności operacyjnej, inwestycyjnej i finansowej;

2. źródła dopływu środków i sposoby ich wykorzystania.

Sprawozdanie opisowe z działalności

W przypadku spółek kapitałowych (w tym: S.A. i sp. z o.o.), towarzystw ubezpieczeń wzajemnych, spółdzielni, przedsiębiorstw państwowych, kierownik jednostki sporządza, wraz z rocznym sprawozdaniem finansowym, sprawozdanie z działalności jednostki.

Powinno ono obejmować istotne informacje o stanie majątkowym i sytuacji finansowej, w tym ocenę uzyskiwanych efektów oraz wskazanie czynników ryzyka i opis zagrożeń, a szczególności informacje o:

- zdarzeniach istotnie wpływających na działalność jednostki, jakie nastąpiły w

roku obrotowym a także po jego zakończeniu, do dnia zatwierdzenia

sprawozdania finansowego,

- przewidywanym rozwoju jednostki,

- ważniejszych osiągnięciach w dziedzinie badań i rozwoju,

- aktualnej i przewidywanej sytuacji finansowej.

Sprawozdanie to powinno w sposób komunikatywny przekazywać informacje określonym jego czytelnikom (akcjonariuszom, udziałowcom, kontrahentom o sytuacji gospodarczej, finansowej i perspektywach rozwojowych jednostki.

Forma sporządzenia tego sprawozdania nie została obligatoryjnie ustalona sposób prezentacji może być dowolny ( opisowy, tabelaryczny lub opisowo-tabelaryczny ).

Zasady Rachunkowości zarządczej w hotelarstwie i gastronomii w oparciu o standard rachunkowości „Uniform System of Accountants for Hotels (USAH).

Cechy charakterystyczne branży hotelarskiej i gastronomicznej

Struktury organizacyjne czyli podział na różnorodne działalności. Występują różne ośrodki odpowiedzialności zarówno z za przychód, koszty i wynik jak i tylko za koszty. Im większy hotel i im większy standard oferowanych usług tym więcej ośrodków zarządzania i odpowiedzialności.

Niestabilność popytu ( sezonowość ) czyli fluktuacja popytu w ciągu roku, tygodnia i dnia. Wpływ niestabilności popytu na przychody, koszty i ukształtowanie cen.

Np. Dużym problemem hoteli typu biznesowego, zlokalizowanych w dużych

miastach, jest spadek frekwencji w końcowych dniach tygodnia. Wiele hoteli i

łańcuchów hotelowych stosuje wówczas akcje i programy promocyjne, oferując swoje usługi po znacznie obniżonych cenach, bądź łącznie z różnorodną

ofertą dodatkowych atrakcji.

Struktura kosztów. Koszty stałe i zmienne. Niezbędne jest precyzyjne

ustalenie i klasyfikacja kosztów właśnie w podziale na stałe i zmienne.

W hotelarstwie ok. ¾ kosztów stanowią koszty stałe czyli koszty w zasadzie niekontrolowane.

Charakterystyka produktu w działalności hotelowej i gastronomicznej.

Godziny otwarcia, wielkość jednostkowej transakcji, duża komplementarność produktów, brak szansy na realizację usługi w późniejszym terminie. Wpływ wahań kursowych na wyniki hoteli.

Cykl operacyjny w gastronomii i hotelu i związane z tym zadania kontrolne na poszczególnych etapach tego cyklu:

- zamówienie,

- przyjęcie towaru (materiału),

- magazynowanie,

- przygotowanie produktu,

- sprzedaż.

Wahania popytu i stałość(bezwładność) kosztów

Rachunkowość zarządcza w hotelach

- zajmuje się przygotowaniem informacji pod kątem zarządzania hotelem na

różnych szczeblach,

- informacje w systemie rachunkowości zarządczej służyć maja potrzebom

wszystkich funkcji zarządzania: planowaniu, organizowaniu działań,

motywowaniu i kontroli

Rachunkowość zarządcza

- obejmuje zasady przygotowywania wielorakich raportów operacyjnych i

finansowych stanowiących podstawę (bazę) do podejmowania decyzji, ich

weryfikowania, kontroli oraz planowania,

- zapewnia stały monitoring wyników hotelu w różnych płaszczyznach:

wzmocniona kontrola, wzrost efektywności.

Cele stosowania rachunkowości zarządczej

- zobiektywizowanie procesu podejmowania decyzji, oparcie go na

racjonalnych kryteriach i odpowiednich danych,

- wzmocnienie kontroli na poszczególnych poziomach organizacyjnych hoteli,

- stworzenie możliwości oddzielnej oceny i kontroli każdej działalności

operacyjnej,

- zwiększenie sprawności i efektywności zarządzania oraz działania.

Istnieje międzynarodowy standard rachunkowości stworzony w 1926 roku dla hoteli

Uniform System of Accounts for Hotel

(Standardowy System Rachunkowości Hotelowej)

System ten powstał w Nowym Jorku i dzisiaj stosuje się go powszechnie w światowym hotelarstwie.

Standardowy System Rachunkowości Hotelowej (USAH-SSRH) :

- stanowi ujednolicony sposób ewidencji, klasyfikacji i prezentacji danych,

odzwierciedlających wyniki działalności hotelu,

- zawiera wzory sprawozdań podstawowych (dla całej jednostki) i

uzupełniających ( wg działalności podstawowych i pomocniczych) oraz

metodologię analizowania danych.

- daje możliwość stosowania programów komputerowych.

Korzyści z wprowadzenia Standardowego Systemu Rachunkowości Hotelowej:

- porównywalność danych,

- standardowa terminologia,

- podział odpowiedzialności,

- łatwiejsza kontrola.

Skorygowany i dostosowany do SSRH rachunek wyników składa się z następujących elementów:

Przychody operacyjne

- koszty operacyjne

= Wynik operacyjny

- koszty niepodzielne

= Wynik operacyjny brutto (Gross operating Profit - GOP)

• opłaty i koszty stałe

= Zysk brutto

Standard ten wprowadza trzy poziomy oceny w funkcjonowaniu hotelu

• poziom oceny działalności operacyjnej w wyodrębnionych rodzajach

działalności. Oznacza to przypisanie kierownikom poszczególnych

działalności eksploatacyjnych odpowiedzialności za „swój” wynik

operacyjny jako efekt kontroli nad przychodami operacyjnymi i kosztami operacyjnymi,

• poziom oceny kierownika hotelu poprzez ustalenie wskaźnika GOP

( wynik operacyjny brutto - Gross Operating Profit)

ustalony po odjęciu od wyniku operacyjnego kosztów niepodzielnych.

W ramach służb pomocniczych typu eksploatacja nieruchomości występuje odpowiedzialność za koszty kierownika danej służby,

• poziom zysku brutto uwzględniający opłaty i koszty stałe na które

kierownictwo hotelu nie ma wpływu.

Kontrola realizacji zadań prowadzona jest wg szczebli odpowiedzialności:

- wg ośrodków odpowiedzialności za przychody,

- wg ośrodków odpowiedzialności za koszty

- wg ośrodków odpowiedzialności za wyniki operacyjne,

- wg ośrodków odpowiedzialności za G.O.P., zysk.

Standardowy System Rachunkowości Hotelowej zawiera wzory podstawowych sprawozdań i raportów dla hotelu, prezentujących wyniki operacyjne poszczególnych działalności, koszty niepodzielne, pozostałą sprzedaż oraz przychody i koszty finansowe

Obejmuje też wzory ( ponad 20) uzupełniające prezentujące szczegółowo przychody i koszty każdej działalności oddzielnie.

Rola raportów operacyjnych w bieżącym zarządzaniu i kontroli:

1. informowanie o wynikach operacyjnych

2. możliwość zweryfikowania decyzji i ich trafności

3. źródło danych do podjęcia decyzji

4. sygnał o zaistniałych odchyleniach

5. wskazanie potrzeby kontroli i działań korygujących.

W teorii i praktyce rachunkowości zarządczej stosuje się kilka sposobów

analizowania danych operacyjnych:

• zmiany w stosunku do okresu poprzedniego - wyrażone w wielkościach bezwzględnych i względnych,

• zmiany w stosunku do analogicznego okresu roku ubiegłego

w przypadku danych za okresy krótsze niż rok,

• zmiany procentowe w stosunku do okresu przyjętego jako

bazowy,

• zmiany strukturalne - wszystkie wielkości cząstkowe są

prezentowane jako procent (udział) w wielkości

ogólnej (zagregowanej),

• stopień wykonania planu (budżetu) za dany okres,

• różnorodne wskaźniki.

Wymienione sposoby analizowania danych stosowane winny być łącznie,

gdyż dopiero powiązanie ich pozwala na pełną ocenę sytuacji w badanym

okresie.

Z przedstawionych powyżej sposobów analizowania danych można skonfigurować trzy rodzaje metod analizowania danych:

1. Analiza „pozioma” którą można prowadzić w następującej metodologii

• Porównanie w czasie (analiza dynamiczna)

• Określenie zmian w stosunku do okresu poprzedniego lub analogicznego w roku ubiegłym,

• Określenie zmian do okresu przyjętego jako bazowy,

• Zmiany powinny być wyrażone w wartościach względnych (%) i bezwzględnych (zł),

• Porównanie z planem - prezentacja odchyleń od planu w ujęciu względnym i bezwzględnym.

2. Analiza „pionowa”

• Wszystkie składniki sprawozdania są prezentowane jako % przychodów operacyjnych ogółem (wskaźniki struktury)

• Stosowane w stosunku do kilku porównywalnych okresów bądź w stosunku do planu i wyników bieżących,

• Przydatne przy porównywaniu wyników danego obiektu z innymi o podobnym charakterze oraz ze średnimi dla danego rynku

3. Analiza wskaźnikowa

Analizę wskaźnikowa można prowadzić zarówno w oparciu o wskaźniki opisywane w ramach dziedziny wiedzy ekonomicznej - „Analizie finansowej”

jak i dostarczane przez SSRH.

Zastosowanie SSRH daje możliwość wykorzystania wielu wskaźników, szczególnie w zakresie danych operacyjnych. Analizowanie wskaźników polega przede wszystkim na ich porównywaniu w różnych układach:

• Wykonanie do planu (budżetu),

• Wykonanie do okresu poprzedniego,

• Wykonanie do okresu analogicznego w roku poprzednim,

• Wykonanie ze średnimi dla grupy hoteli o podobnym charakterze i pozycji rynkowej,

• Porównanie efektywności poszczególnych obszarów działalności.

Podstawowe wskaźniki operacyjne to:

• % brutto - relacja poszczególnych pozycji sprawozdania do przychodów operacyjnych ogółem bądź w ramach działalności operacyjnych do przychodów w danej działalności,

• POR ( Per Occupied Room ) oblicza się odnosząc poszczególne wielkości do liczby sprzedanych pokojonocy,

• PAR ( Per Avaliable Room ) jest liczony jako iloraz poszczególnych wielkości do liczby dostępnych pokojonocy (zdolności eksploatacyjnej)

Poza wskaźnikami operacyjnymi stosowanymi w sprawozdaniach i raportach SSRH warto zwracać również szczególną uwagę na następujące wskaźniki:

• Średnia cena ADR

• Yield - REVPAR- przychód na jeden dostępny pokój,

• Relacja kosztów do przychodów w ramach działalności operacyjnych,

• Sprzedaż na 1 konsumenta (lub 1 nakrycie),

• % brutto - surowce żywność (ford cost),

• % brutto - surowce napoje ( beverage cost)

• udział kosztów osobowych danej działalności w przychodach i kosztach tej działalności.

TABELA 1 - RAPORT OPERACYJNY - RACHUNEK ZYSKÓW I STRAT

Plan I-IX w tys. zł.	% brutto	POR w zł.	PAR w zł.	Wskaźniki	Wykonanie I - IX. 98	% brutto	Wykonanie I - IX.99	% realizacji pl. roczn.	% 98/99	Wyk.99/ plan 99	% brutto	POR w zł.	PAR w zł.
400 109 200 61 600 56,4 211,04 119,05				Liczba pokoi w eksploatacji Zdolność eksploatacyjna Sprzedane pokojonoce Frekwencja Średnia cena w zł. Yield w zł.	400 109 200 56 795 52,0 200,42 104,24		400 109 200 61 900 56,7 210,45 119,29	95,3 120,0	100,0 100,0 109,0 109,0 105,0 114,4	100,0 100,0 100,5 100,5 99,7 100,2
19370,0	100,0	314,45	177,38	PRZYCHODY OPERACYJNE	17 243,9	100,0	19 318,0	72,1	112,0	99,7	100,0	312,08	176,90
19 370,0 13 000,0 5 500,0 300,0 336,6 233,4 -	100,0 67,1 28,4 1,5 1,7 1,2 -	314,45 211,04 89,29 4,87 5,46 3,79 -	177,38 119,05 50,37 2,75 3,08 2,14 -	I.Działalność hotelowa Usługi noclegowe Gastronomia Telekomunikacja Wynajem powierzchni Pozostałe usługi II.Działalność handlowa	17 243,9 11 382,6 4953,7 214,6 339,6 353,4 -	100,0 66,0 28,7 1,2 2,0 2,0 -	19 318,0 13 037,0 5 400,9 197,5 386,6 306,0 -	72,1 72,5 69,6 61,7 86,1 95,8 -	112,0 114,4 109,0 92,0 113,8 86,6 -	99,7 100,2 98,2 65,8 114,9 131,1 -	100,0 67,4 28,0 1,0 2,0 1,6 -	312,08 210,45 87,25 3,19 6,25 4,94 -	176,90 119,29 49,46 1,81 3,54 2,80 -
9 183,0	47,4	149,07	84,09	KOSZTY OPERACYJNE	8 264,4	47,9	8 725,0	69,5	105,6	95,0	45,2	140,95	79,90
9 183,0 3 226,9 5 600,6 233,9 - 121,6 -	47,4 24,8 101,8 78,0 - 52,1 -	149,07 52,38 90,92 3,80 - 1,97 -	84,09 29,55 51,29 2,14 - 1,11 -	I.Działalność hotelowa Usługi noclegowe Gastronomia Telekomunikacja Wynajem powierzchni Pozostałe usługi II.Działalność handlowa	8 264,4 2 900,5 5 061,3 217,4 85,2	47,9 25,5 102,2 101,3 - 24,1	8 725,0 3 057,8 5 441,2 187,7 1,4 36,9	69,5 68,5 71,6 59,8 22,5	105,6 105,4 107,5 86,3 43,3	95,0 94,8 97,2 80,2 30,4	45,2 23,5 100,7 95,0 0,4 12,1	140,95 49,40 87,90 3,03 0,02 0,60 -	79,90 28,00 49,83 1,72 0,01 0,34 -
10 187,1	52,6	165,37	93,29	WYNIK OPERACYJNY	8 979,5	52,1	10 593,0	74,3	118,0	104,0	54,8	171,13	97,01
10 187,1 9 773,1 - 100,6 66,1 336,6 111,9 -	52,6 75,2 - 1,8 22,0 100,0 47,9	165,37 158,65 - 1,63 1,07 5,46 1,82 -	93,29 89,50 - 0,92 0,60 3,08 1,02 -	I.Działalność hotelowa Usługi noclegowe Gastronomia Telekomunikacja Wynajem powierzchni Pozostałe usługi II.Działalność handlowa	8 979,5 8 482,1 - 107,6 - 2,8 339,6 268,2 -	52,1 74,5 - 2,2 - 1,3 100,0 75,9	10 593,0 9 969,2 - 40,3 9,8 385,2 269,1 -	74,3 73,9 26,3 163,3 85,8 173,1	118,0 117,5 37,5 - 350,0 113,4 100,3	104,0 102,0 40,1 14,8 114,4 240,5	54,8 76,5 - 0,7 5,0 99,6 87,9	171,13 161,05 - 0,65 0,16 6,22 4,35 -	97,01 91,29 - 0,37 0,09 3,53 2,46 -
5 449,4	28,1	88,46	49,90	KOSZTY NIEPODZIELONE	4 567,9	26,5	4 900,9	65,2	107,3	89,9	25,4	79,17	44,88
1 700,0 2 399,4 700,0 1 100,0 250,0	8,8 12,4 3,5 5,7 1,3	27,60 38,95 11,17 17,86 4,06	15,57 21,97 6,41 10,07 2,29	Administracja i dyrekcja Eksploatacja nieruchomości W tym: remonty Energia marketing	1 381,2 1 954,4 586,9 983,0 249,3	8,0 11,3 3,4 5,7 1,4	1 640,7 1 913,9 556,9 1 090,0 256,3	69,6 60,2 57,7 66,0 78,4	118,8 97,9 94,9 110,9 102,8	96,5 79,8 79,6 99,1 102,5	8,5 9,9 2,9 5,6 1,3	26,51 30,92 9,00 17,61 4,14	15,02 17,53 5,10 9,98 2,35
4 737,6	24,5	76,91	43,38	WYNIK OPERACYJNY BRUTTO G.O.P.	4 411,6	25,6	5 692,1	84,4	129,0	120,1	29,5	91,96	52,13

Zasada skorygowanego rachunku wyników przedstawionego w załączonej tabeli ustala obszary odpowiedzialności na różnych szczeblach zarządzania w firmach hotelarskich.

Taki system rozdziału odpowiedzialności wynika ze Standardowego Systemu Rachunkowości Hotelowej (Uniform System of Accounts for Hotel)

Przedstawiony w załączeniu raport operacyjny, sporządzony zgodnie z układem SSRH, można podzielić na 3 główne części, dające się umownie oddzielić poziomymi liniami:

Pierwsza z nich dotyczy przychodów i kosztów poszczególnych działalności operacyjnych prowadzonych w hotelu ( np. usługi noclegowe, gastronomia, telekomunikacja itp.)

W tej części występuje:

- przychód operacyjny,

- koszty operacyjne,

- wynik operacyjny,

Wynik operacyjny jest efektem końcowym i wynika z odjęcia od przychodu operacyjnego kosztu operacyjnego. Kierownika z tego poziomu zarządzania czyni się odpowiedzialnym za realizacje wyniku ustalonego w planie (budżecie).

Wynik ten może być prezentowany w wielkościach bezwzględnych

( złotówkach) lub w wielkościach względnych (%) jako stosunek

wielkość wyniku operacyjnego

________________________________ x 100 %

wielkość przychodu operacyjnego

% realizacji wyniku operacyjnego można ustalić dla każdej działalności wyodrębnionej w hotelu i przedstawianej w tabeli.

Pożądany poziom wyniku dla podstawowych działalności winien wynosić ok.

działalność noclegowa 70-80 %

działalność gastronomiczna 30-40 %

Wielkości te zależały będą od wielu czynników.

Istotną sprawą przy konstrukcji tej części odpowiedzialności jest prawidłowe określenie kosztów operacyjnych za które odpowiadają poszczególni kierownicy.

Zasadą podstawową jest to aby były to tylko te koszty za które ponosi odpowiedzialność i na które ma wpływ konkretny kierownik.

Np. w działalności noclegowej - koszty osobowe recepcji i służby pięter, koszty zużycia środków czystości, koszty wstawek do pokoi, koszty prania pościeli i ręczników itp.

W praktyce bardzo istotna sprawą jest precyzyjne dopracowanie klasyfikacji kosztów operacyjnych i ustalenie jakie ponoszone koszty są kosztami operacyjnymi danej działalności,

Taki proces dochodzenia może trwać nawet kilka lat i z reguły nie jest to proces zakończony.

Druga zawiera informacje na temat kosztów niepodzielnych i wyniku operacyjnego brutto (G.O.P - Gross Operating Profit). Linia wyniku operacyjnego brutto jest najważniejszą pozycja w ocenie efektywności operacyjnej hotelu.

Zasada wyliczenia G.O.P polega na odjęciu od wyniku operacyjnego całego hotelu ( suma wyników operacyjnych wszystkich wyodrębnionych działalności) kosztów niepodzielonych.

Koszty niepodzielne są to koszty na które ma wpływ poprzez swoje służby dyrektor całego hotelu lecz nie daje się przydzielić odpowiedzialności za te koszty kierownikom działalności operacyjnych z pierwszej części tabeli.

Koszty niepodzielne to najczęściej następujące koszty:

- koszty administracji i dyrekcji,

- koszty remontów i konserwacji,

- koszty energii i mediów niezbędnych do funkcjonowania hotelu,

- koszty marketingu i reklamy,

- koszty utrzymania w czystości części ogólnej hotelu,

- koszty transportu i magazynowania,

- itp.

Na wielkość tych kosztów ma wpływ zarządzający hotelem. Odpowiedzialność za wysokość tych kosztów można przydzielić konkretnym pracownikom w hotelu. Wtedy jednak występuje odpowiedzialność za koszty a nie za wynik jak w przypadku kierownika z działalności operacyjnych.

Wskaźnik G.O.P. wyliczony w stosunku do przychodu operacyjnego winien kształtować się na poziomie 30-40 %.

Trzecia część obejmuje koszty i opłaty stałe, pozostałą sprzedaż, koszty i przychody finansowe, zysk brutto, podatek dochodowy i zysk netto.

W tej części zawarte są koszty których ponoszona wielkość nie leży w kręgu decyzyjnym menagera (dyrektora) hotelu. Koszty te nazwane zostały - „koszty i opłaty stałe”

W tej części kosztów znajduje się przede wszystkim: amortyzacja, podatki kosztowe w tym podatek od nieruchomości, opłaty za wieczyste użytkowanie, opłaty franchisingowe, opłaty za zarzadzanie, koszty ubezpieczeń itp.

Reasumując: w przyjętym systemie oceny hotelu w oparciu o standard SSRH stosuje się następujące wskaźniki oceny

Wskaźnik wyniku operacyjnego w podziale na działalności

działalność noclegowa - 70-80% przychodu operacyjnego

działalność gastronomiczna - 30-40% przychodu operacyjnego

Wskaźnik G.O.P. - 30 - 40 %

Oczywiście wielkości te są orientacyjne i możliwe do osiągnięcia dopiero po kilku tatach wdrażania SSRH.

Wdrażanie SSRH jest często wsparte dodatkowymi systemami ewidencji, kontroli i audytu wewnętrznego.

W gastronomii można wspomóc system SSRH systemem „Ford cost-u „ i „Beverage cost-u”.

Poza tymi wielkościami można do sterowania hotelami wprowadzić inne wskaźniki takie jak:

Wskaźnik % kosztów osobowych w przychodzie operacyjnym - umożliwia sterowanie wielkością ponoszonych kosztów osobowych (płac z pochodnymi).

W hotelarstwie pożądana wielkość ok. 30%.

Można także parametryzować wielkość zatrudnienia ustalając wskaźnik zatrudnienia na jeden pokój dostępny .

Wielkość tego wskaźnika będzie zależała od przyjętego standardu obsługi w hotelu.

Przykładowo dla hoteli 3 - gwiazdkowych będzie się on kształtował na poziomie 0,4 - 0,5 etatu na 1 pokój.

Eksploatacyjne wskaźniki oceny

Wskaźniki eksploatacyjne (operacyjne ) są z reguły obliczane dla krótkiego okresu i są oparte na informacjach uzyskiwanych z różnych źródeł zarówno finansowo-księgowych jak i z raportów i zestawień ilościowych emitowanych przez systemy eksploatacyjne (system recepcyjny, gastronomiczny, kasowy itp.) funkcjonujące w przedsiębiorstwie.

Eksploatacyjne wskaźniki oceny można podzielić na dwie grupy:

- wskaźniki eksploatacyjne w działalności noclegowej,

- wskaźniki eksploatacyjne w działalności gastronomicznej.

Wskaźniki eksploatacyjne (operacyjne) w pionie noclegowym to:

1. Pojemność obiektu

Pojemność obiektu jest miarą statyczną, gdyż nie uwzględnia czynnika czasu. Określa się ją za pomocą liczby pokoi lub miejsc noclegowych, którymi dysponuje dany obiekt noclegowy (hotel).

I tak jest to informacja o tym, że hotel dysponujący 100 pokojami 2-osobowymi i 100 pokojami 1-osobowymi posiada pojemność

200 pokoi lub 300 miejsc noclegowych ( 100 x 2 + 100 x 1)

2. Zdolność eksploatacyjna (usługowa)

Zdolność eksploatacyjna (usługowa ) jest miarą dynamiczną, określa bowiem możliwość zaoferowania przez hotel określonej liczby pokoi w określonym czasie, przy pełnym wykorzystaniu czynników wytwórczych. Można ją wyrazić wzorem:

liczba pokoi * czas eksploatacji (w dniach )

lub

liczba miejsc noclegowych * czas eksploatacji (w dniach)

Zdolność eksploatacyjna (usługowa ) dla jednego dnia to pojemność obiektu.

Przy ustalaniu zdolności eksploatacyjnej można przyjąć założenia o możliwości jej korygowania o okresy wyłączenia z eksploatacji części lub wszystkich pokoi ze względu na dłuższe remonty lub modernizacje.

3. Wielkość sprzedaży pokoi ( miejsc noclegowych )

Informację o wielkości sprzedaży pokoi lub miejsc noclegowych uzyskuje się z raportów emitowanych przez systemy informatyczne obsługujące działalność eksploatacyjną ( noclegową ).

4. Wskaźnik frekwencji.

Do oceny wykorzystania obiektu stosuje się wskaźnik wykorzystania zdolności usługowej, częściej występujący pod nazwą wskaźnik frekwencji. Oblicza się go ze wzoru:

liczba sprzedanych (wynajętych) pokoi

__________________________________ x 100%

zdolność eksploatacyjna (usługowa)

lub

liczba sprzedanych (udzielonych) noclegów

______________________________________ x 100%

zdolność eksploatacyjna (usługowa )

Wskaźnik frekwencji informuje, jaki procent miejsc został wykorzystany przez gości.

5. Przeciętna długość pobytu

Miernikiem wykorzystania obiektu jest również wskaźnik przeciętnej długości pobytu, obliczany na podstawie wzoru:

liczba udzielonych noclegów

_________________________

liczba gości

Wskaźnik ten określa czas korzystania z usług noclegowych przez statystycznego gościa.

Im wyższa jest jego wartość, tym korzystniejsza sytuacja dla hotelu, gdyż długim pobytom towarzyszy intensywniejsze korzystanie z innych usług oferowanych przez hotel.

6. Średnia cena

Średnia cena jest wskaźnikiem który występuje często pod nazwą wskaźnika przychodu na jeden sprzedany pokój i oblicza się go wg następującego wzoru:

przychody ze sprzedaży usług noclegowych

______________________________________

liczba sprzedanych (wynajętych) pokoi

Wskaźnik ten określa faktyczna średnią stawkę uzyskana za jeden sprzedany pokój.

Porównanie tego wskaźnika z ceną podstawową ( rack rate) pozwala kontrolować na ile hotel skutecznie sprzedaje pokoje po cenie podstawowej i w konsekwencji w jakim stopniu stosuje rabaty i zniżki.

7. Wskaźnik YIELD ( inaczej RevPAR lub w rozwinięciu Revenue Per Available Room)

Wskaźnik YIELD inaczej nazywany wskaźnikiem przychodu na jeden pokój dostępny lub będący w dyspozycji (REVPAR). Oblicza się go w dwojaki sposób:

średnia cena x wskaźnik frekwencji

lub

przychody ze sprzedaży usług noclegowych

______________________________________

zdolność eksploatacyjne (usługowa)

Wskaźnik ten dostarcza informacji o przychodzie wypracowanym przez każdy dostępny pokój i w swej strukturze wewnętrznej grupuje zarówno efekty poprawy efektywności w maksymalizacji średniej ceny jak i poprawy frekwencji.

Wskaźnik ten stwarza wiele możliwości poprawy efektywności funkcjonowania działalności noclegowej.

Przykład:

Hotel uzyskuje następujące wyniki

Średnia cena - 200,00 PLN

Frekwencja - 50,00 %

to wtedy YIELD wyniesie 200,00 * 50 % = 100,00

Przy założeniu, że hotel dysponuje 200 pokojami to ten sam wskaźnik wyliczony w drugim wzorze będzie wyglądał następująco( wyliczenie dla jednego dnia):

20.000,00 PLN (przychód w 1 dniu) : 200 (pokoi) = 100,00

Powyższe wyliczenia dla uproszczenia wyliczono dla 1 dnia lecz w praktyce liczy się je dla dłuższych okresów (miesiąc, kwartał, rok) oraz dla segmentów sprzedaży (goście businessowi, turystyka indywidualna, konferencje itp.).

Wskaźniki eksploatacyjne ( operacyjne ) w pionie gastronomicznym to:

1. Pojemność lokalu gastronomicznego

Jednorazową pojemność lokalu gastronomicznego określa się liczbą miejsc konsumenckich, ewentualnie za pomocą powierzchni sal konsumenckich.

3. Zdolność eksploatacyjna ( usługowa )

Do określenia zdolności usługowej zakładu można wykorzystać wskaźnik obliczony z wzoru:

liczba miejsc konsumenckich konsumenckich x wskaźnik rotacji

konsumentów x czas eksploatacji ( w dniach)

Najtrudniejszym elementem do ustalenia w przedstawionym wzorze jest wskaźnik rotacji konsumentów.

3. Wskaźnik rotacji konsumentów

Wskaźnik rotacji konsumentów wykorzystany w powyższym wzorze ma charakter normatywny, ustalony jest dla każdego zakładu gastronomicznego dla celów planistycznych i analitycznych analitycznych informuje o dopuszczalnej liczbie konsumentów, którzy mogą skorzystać z jednego miejsca w czasie otwarcia zakładu w ciągu doby.

Wskaźnik rotacji konsumentów zależy między innymi od:

- wielkości popytu na usługi gastronomiczne,

- rodzaju i kategorii zakładu gastronomicznego

- formy obsługi (systemu organizacji pracy ),

- czasu otwarcia zakładu gastronomicznego,

- zakresu oferowanego asortymentu potraw i napojów.

W celu oceny wykorzystania zdolności usługowej lokalu gastronomicznego można obliczyć faktyczny wskaźnik rotacji konsumentów wg wzoru:

przeciętna liczba nakryć (wydanych dań głównych) w dniu

__________________________________________________

liczba miejsc konsumpcyjnych

Wskaźnik ten można ustalić dla poszczególnych dni tygodnia lub dla dłuższych okresów (tygodni, miesięcy). Znajomość kształtowania się tego miernika pozwala na racjonalizowanie godzin otwarcia i wielkości zatrudnienia.

4. Ilość obsłużonych konsumentów

Ilość faktycznie obsłużonych konsumentów jest wielkością dostarczaną najczęściej przez raporty statystyczne emitowane przez systemy informatyczne i kasowe eksploatowane w zakładach gastronomicznych.

5. Wskaźnik frekwencji

Do oceny wykorzystania lokalu gastronomicznego stosuje się wskaźnik

wykorzystania zdolności eksploatacyjnej (usługowej) nazywany również

wskaźnikiem frekwencji. Oblicza się go ze wzoru:

ilość obsłużonych konsumentów

________________________________ x 100%

zdolność eksploatacyjna (usługowa)

Wskaźnik informuje, w jakim stopniu została wykorzystana zdolność eksploatacyjna (usługowa) lokalu gastronomicznego.

6. Przychód na jedno danie

Wskaźnik przychodu na jedno danie wylicza się stosując wzór:

przychody ze sprzedaży usług gastronomicznych

___________________________________________

liczba nakryć

Wskaźnik ten informuje o faktycznej średniej cenie uzyskanej za posiłek w analizowanym okresie. Najlepiej byłoby ustalać ten współczynnik dla różnych pór posiłków, dni tygodnia, w sezonie i poza sezonem. Znajomość przeciętnej ceny posiłku jest istotna dla zakładu, gdyż informuje o zamożności klientów korzystających z naszych usług. Ponadto poziom tego wskaźnika ściśle wiąże się z elastycznością cenową popytu - im jest wyższy, tym klienci są mniej wrażliwi na zmianę cen.

7. Wskaźnik przychodów na 1 miejsce konsumenckie

Wskaźnik przychodów na 1 miejsce konsumenckie ustala się wg formuły:

przychody ze sprzedaży usług gastronomicznych

_________________________________________

liczba miejsc konsumenckich

Wskaźnik ten pokazuje, jaki przychód został wypracowany przez statystyczne miejsce na sali gastronomicznej. Uwzględnia zatem i średnią cenę sprzedaży i rotację, czyli można go zapisać w sposób następujący:

średnia cena posiłku x wskaźnik rotacji

KOSZTY STAŁE I ZMIENNE

Znajomość struktury kosztów, w tym możliwość wyróżnienia ich składników stałych i zmiennych jest bardzo istotna zarówno z punktu widzenia analizy bieżącej działalności i jej kontroli jak i z punktu widzenia planowania. Znajomość tego podziału ułatwia proces planowania kosztów w powiązaniu z założonym poziomem sprzedaży.

Koszty ponoszone w hotelu można podzielić na kilka grup:

Pierwsza obejmuje koszty operacyjne, związane bezpośrednio ze świadczeniem konkretnych usług (koszty operacyjne działalności noclegowej, gastronomicznej itp.).

Druga grupa to koszty niepodzielne, w tym koszty administracji i dyrekcji, eksploatacja nieruchomości, energii i marketingu.

Trzecią stanowią koszty i opłaty stałe, występujące w rachunku wyników po pozycji wynik operacyjny brutto (GOP). Do kosztów tych zalicza się amortyzację, podatki i opłaty lokalne (PERON, podatek gruntowy, podatek od nieruchomości), dzierżawy i czynsze, odsetki od kredytów i pożyczek, leasing operacyjny oraz narzuty na koszty wspólne.

Koszty działalności można podzielić również z innego punktu widzenia, tzn. analizując ich skłonność do zmiany w powiązaniu ze zmianami sprzedaży w hotelu. Patrząc od strony zależności wysokości kosztów od sprzedaży można wyróżnić:

- koszty stałe

- koszty zmienne

- koszty stałe przy pewnym zakresie prowadzonej działalności,

- koszty mieszane

Do kosztów stałych zaliczamy te koszty, których poziom jest niezmienny niezależnie od poziomu sprzedaży. Ponieważ wysokość kosztów stałych ogółem nie ulega zmianie wraz ze wzrostem sprzedaży jest oczywistym, że zupełnie inaczej zachowuje się koszt stały przypadający na jednostkę sprzedaży ( np. na sprzedaną pokojonoc). Wraz ze wzrostem sprzedaży następuje spadek wielkości kosztu stałego przypadającego na jednostkę sprzedaży.

Do kosztów stałych zaliczamy między innymi znaczną część kosztów osobowych, amortyzację, dzierżawy i czynsze, odsetki od kredytów, podatek od nieruchomości i gruntowy, opłaty za wieczyste użytkowanie gruntów, ubezpieczenia.

Koszty stałe są rzeczywiście stałe w krótkim okresie czasu. W długim okresie również one ulegają zmianom, np. raz w roku może nastąpić zmiana kosztu dzierżawy, ubezpieczenia, wynagrodzeń itp.

Koszt zmienne zmieniają się proporcjonalnie do rozmiarów sprzedaży.

Wraz ze wzrostem sprzedaży zwiększają się koszty zmienne ogółem, nie zmienia się natomiast wysokość kosztów zmiennych na jednostkę sprzedaży.

Zakłada się więc, że koszty zmienne przypadające na jednostkę sprzedaży maję wartość stałą i ich wzrost w wielkościach ogólnych jest proporcjonalny do wzrostu sprzedaży.

Do kosztów zmiennych można zaliczyć zużycie surowców do produkcji żywności i napoi, część kosztów osobowych (np. premia uzależniona od sprzedaży, prowizja , akord), zużycie środków czystości i innych materiałów eksploatacyjnych w działalnościach operacyjnych.

Trzecia grupę kosztów stanowią koszty stałe przy określonym zakresie działalności, lecz zmienne, gdy zmienia się ten zakres.

Może to np. dotyczyć kosztów wynagrodzeń w sytuacji, gdy wraz ze wzrostem sprzedaży musimy zwiększyć zatrudnienie. Tak więc w pewnym momencie nastąpi skokowy wzrost kosztów osobowych, koszty te pozostaną jednak w następnym okresie stałe, aż do momentu kolejnej zmiany.

Koszty mieszane stanowią ostatnia grupę kosztów z punku widzenia analizy zależności wysokości kosztów od sprzedaży. Do grupy tej zaliczamy te pozycję kosztów, w przypadku których możemy wyróżnić pewną część stałą (niezależną od wielkości sprzedaży) i zmienna, zmieniającą się w przybliżeniu proporcjonalnie wraz ze wzrostem sprzedaży.

Do kosztów mieszanych zaliczyć można:

1. koszty usług telekomunikacyjnych

część stała - abonament, koszty utrzymania systemu

część zmienna - koszty rozmów telefonicznych

2. opłaty franchisingowe

część stała - opłata stała

część zmienna - opłata za każdy sprzedany pokój

3. koszty energetyczne

część stała - stała opłata miesięczna

część zmienna - wskazania licznika

4. koszty wynagrodzeń

część stała - płaca zasadnicza

część zmienna - prowizja od sprzedaży, premia motywacyjna.

itp.

Koszty ogółem hotelu składają się w związku z powyższym z kosztów stałych, zmiennych, mieszanych i stałych przy pewnym zakresie sprzedaży.

Ogółem koszty te można zapisać w postaci następującego wzoru:

Koszty ogółem = Koszty stałe + Koszty zmienne (jednostkowy koszt

zmienny * liczba sprzedanych jednostek)

Wzór ten opiera się na następujących założeniach :

1. do kosztów stałych zaliczono część stałą kosztów mieszanych oraz koszty

stałe w danym przedziale wielkości sprzedaży.

2. do kosztów zmiennych włączono zmienną część kosztów mieszanych.

ANALIZA PROGU RENTOWNOŚCI

Analiza progu rentowności stanowi jeden z uzupełniających instrumentów rachunkowości zarządczej, obok narzędzi podstawowych takich jak analizy operacyjne i finansowe, planowanie, yeld menagement czy też system raportów.

W języku angielskim narzędzie to jest określane jako cost-volume-profit analisys (w skrócie CVP) lub breakeven analisys. Technika poszukiwania punktu określonego mianem progu rentowności jest wykorzystywana w analizach, do planowania i kontroli.

CVP pozwala na badanie związków pomiędzy zmianami sprzedaży, wysokością określonych typów kosztów i ostatecznym wynikiem. Związki te prezentowane są w formie równań i wykresów. Ich wykorzystanie umożliwia między innymi określenie wysokości przychodów niezbędnej do uzyskania zysku na pożądanym poziomie albo wysokości frekwencji, przy której hotel uzyskuje wynik = 0.

Pełne zastosowanie CVP w hotelu jest możliwe pod warunkiem wdrożenia SSRH. System ten poprzez klasyfikacje kosztów w podziale na operacyjne, niepodzielne oraz koszty i opłaty stałe, a także bardzo szczegółowy i jasny podział kosztów w ramach wskazanych grup stwarza warunki do analizy kosztów nie tylko przy wykorzystaniu omówionych wcześniej technik analiz operacyjnych, ale również pod kątem ich podziału na składniki stałe i zmienne. Podział ten z kolei jest elementem kluczowym dla praktycznego stosowania analizy CVP i warunkującym wykorzystanie tego narzędzia.

Przed przystąpieniem do stosowania pełnej analizy CVP trzeba przeprowadzić analizę kosztów. Znajomość struktury kosztów jest bardzo istotna w zakresie planowania. Oprócz planowania wiedza na temat podziału kosztów operacyjnych i niepodzielnych z punktu widzenia ich zachowania względem zmian stopnia wykorzystania zdolności eksploatacyjnej hotelu jest niezbędna przy budowaniu efektywnych mechanizmów cost contollingu, pozwala bowiem na łatwe wychwycenie i wyeliminowanie nieuzasadnionych odchyleń, w związku z czym zapewnia utrzymanie kosztów na poziomie odpowiadającym danej frekwencji i jednocześnie umożliwia poprawę efektywności.

Analizę progu rentowności można stosować na poziomie hotelu jako całości oraz na poziomie pojedynczych działalności operacyjnych. Próg rentowności w tym ostatnim przypadku będzie to taki poziom aktywności w danej działalności (wyrażony liczbą sprzedanych pokojonocy lub konsumentów przy określonych kosztach i cenach), przy którym następuje zrównanie przychodów i kosztów operacyjnych, co oznacza zerowy wynik operacyjny. Ta liczba gości lub konsumentów będzie jednocześnie wyznaczać początek tzw. strefy bezpieczeństwa. Od tego punktu (wraz ze wzrostem frekwencji lub liczby konsumentów) działalność będzie uzyskiwać wynik dodatni. Pod tym kątem należy zwrócić szczególnie uwagę na działalność gastronomiczną , charakteryzującą się generalnie znacznie niższą efektywnością niż usługi noclegowe, a skrajnych przypadkach uzyskująca nawet ujemny wynik operacyjny.

Analiza progu rentowności opiera się na kilku założeniach:

1. przyjmuje się , że w hotelu/działalności koszty w pełni można podzielić na

składniki stałe i zmienne. Podział ten można przeprowadzić posługując się

metodami statystycznymi lub w drodze dokładnej analizy pojedynczych

składników kosztów

2. koszty stałe są rzeczywiście stałe w krótkim okresie (np. max 1 rok)

3. koszty zmienne zmieniają się w proporcji do zmian stopnia wykorzystania

zdolności eksploatacyjnej hotelu.

4. koszty można dokładnie podzielić pomiędzy poszczególne działalności.

5. przychody rosną proporcjonalnie do liczby sprzedanych jednostek (np.

pokojonocy). Analiza posługuje się w tym zakresie wielkościami średnimi.

6. analiza uwzględnia tylko czynniki wymierne.

Przyjmując powyższe założenia i dokładnie ustalając wysokości kosztów stałych i zmiennych można przystąpić do zasadniczych obliczeń.

Podstawowe wzory w analizie progu rentowności dla hotelu są następujące:

Wn = Śc*X - Kzj*X - Ks

X = (Wn + Ks) / (Śc - Kzj)

Wn - wynik po opłatach i kosztach stałych(lub wynik operacyjny dla

pojedynczej działalności)

Śc - średnia cena (lub średni przychód na 1 konsumenta w gastronomii)

X - sprzedane pokojonoce (dla działalności gastronomicznej liczba

konsumentów)

Kzj - koszty zmienne/1 sprzedaną pokojonoc(1 konsumenta)

Ks - koszty stałe ogółem

Są to równania uproszczone dla hotelu jako całości, które uznać należy również za podstawowe dla analizy progu rentowności na poziomie pojedynczej działalności.

Równanie I prezentuje wysokość wyniku dla hotelu/działalności w zależności od średniej ceny, liczby sprzedanych jednostek, kosztów stałych i jednostkowych kosztów zmiennych.

Natomiast równanie II obliczamy liczbę sprzedanych pokojonocy, przy której hotel osiąga wynik na poszukiwanym poziomie Wn.

Dla ustalenia progu rentowności - co oznacza taką liczbę sprzedanych pokojonocy (lub obsłużonych konsumentów) przy którym Wn =0, wzór II należy przekształcić następująco:

X = Ks / (Śc - Kzj)

Przykład:

Hotel XYZ posiada 100 pokoi, średnia cena (Śc) wynosi 200 zł. Po przeprowadzeniu analizy kosztów ustalono, że koszty stałe (Ks) kształtuja się na poziomie 1.800.000 zł. natomiast koszty zmienne na 1 sprzedaną pokojonoc - 50 zł.

1. Ustalamy, przy jakiej frekwencji w ciągu roku hotel uzyska wynik = 0, jako

podstawę traktując działalność noclegową i pomijając ewentualne inne.

Po zastosowaniu III wzoru uzyskamy:

X = 1.800.000 / (200 - 50)

X = 12.000 pokojonocy

% frekwencji = 12.000 / (100 * 365) = 32,87%

Wynika stąd, że hotel uzyska wynik 0 przy 12.000 sprzedanych pokojonocach

w ciągu roku. Przy założeniu pozostałych elektów na stałym poziomie po

przekroczeniu frekwencji w wysokości 32,87% w hotelu pojawi się wynik

dodatni. Ta minimalna - progowa frekwencja wyznacz jednocześnie początek

strefy bezpieczeństwa dla hotelu XYZ.

2. Przy jakiej frekwencji w hotelu pojawi się wynik netto w wysokości

360.000 zł przy założeniu stawki podatku dochodowego na poziomie 20%.

Jeśli wynik netto ma wynieść 360.000 zł. to wynik brutto niezbędny do

wyliczenia wyniesie

360.000 / (100% - 20%) = 450.000 zł.

Tę wielkość należy podstawić do II wzoru.

X = (450.000 + 1.800.000) / (200 - 50)

X = 15.000 pokojonocy

% frekwencji = 15.000 / 100 * 365 = 41,10%

Powyższe obliczenia wskazują, że aby osiągnąć wynik netto na poziomie

360.000 zł. hotel musi sprzedać 15.000 pokojonocy i uzyskać frekwencje

na poziomie 41,10%.

---