Logistyka w organizacjach non-profit
1. CO TO SĄ ORGANIZACJE NON-PROFIT?
„Non-profit” oznacza po prostu brak zysku. Tak więc, organizacje non-profit to organizacje mające inne cele niż osiąganie zysku. Ale nie oznacza to, że nie muszą one kierować się zasadą gospodarności w swoim działaniu. Do organizacji non-profit należy zaliczyć więc te, które służą społeczeństwu i nie są komercyjne. Przykładami takimi mogą być: administracja, służba zdrowia, służby publiczne takie, jak policja, wojsko, straż pożarna, szkolnictwo, instytucje użyteczności publicznej, przeróżne fundacje, stowarzyszenia i organizacje nie działające dla osiągnięcia zysku.
Jeżeli organizacje non-profit rozpatrywałoby się w sensie braku przychodów, to po reformach, które weszły w życie w Polsce w zeszłym roku, do organizacji tych można by zaliczyć chyba tylko fundacje i stowarzyszenia, które za świadczenie usług nie otrzymują nic w zamian. Administracja publiczna ma swoje przychody z tytułu wydawania różnych decyzji, odpłatnego świadczenia usług, a czasami dochodzi do tego, że za złożenie podania trzeba zapłacić. W służbie zdrowia jest podobnie. Świadczeń refundowanych w całości przez Kasy Chorych jest stosunkowo niewiele w porównaniu z wachlarzem możliwości leczenia różnych schorzeń w ogóle. Koło 2/3 przychodów sektora służby zdrowia pochodzi z rynku [zob.1], a tylko 1/3 z wpływów podatkowych. Nawet w edukacji szkoły, zarówno podstawowe jak i wyższe, częściowo zarabiają na siebie wprowadzając odpłatność dla dodatkowych form kształcenia lub innej działalności. W powyższych dywagacjach pomijam mundurowe służby publiczne ze względu na specyficzną rolę i funkcję w społeczeństwie.
2. JAKA JEST ROLA LOGISTYKI W ORGANIZACJACH NON-PROFIT?
Po rozszyfrowaniu organizacji non-profit należy się zastanowić jak logistyka może zostać w nich wykorzystana. Logistyka w organizacjach, które nie są nastawione na sprzedaż dóbr lub świadczenie usług ma funkcję raczej organizacyjną, stymulacyjną, także kontrolną. Należy przez to rozumieć zintegrowany system zarządzania tymi jednostkami, który prowadzi do zwiększenia wydajności i efektywności świadczonych usług, obniżenia kosztów, zracjonalizowania przepływu strumieni logistycznych w tych organizacjach, tak aby wyeliminować marnotrawstwo zasobów, błędy, poprawić jakość obsługi klienta. Jest to przecież wiązka zastosowań logistyki jakby do tej pory zarezerwowana tylko dla sfery komercyjnej w gospodarce. Jest to z kolei dowód na to, że logistyka ma coraz więcej zastosowań w coraz to innych sferach życia.
Można powiedzieć, że logistyka jest utożsamiana z zarządzaniem, tylko w szerszym zakresie obejmowanych problemów, w podejściu systemowym do tego zarządzania. Informacja natomiast, jest niezbędnym elementem takiego zarządzania, poczynając do planowania na kontroli kończąc. Profesjonalne podejmowanie decyzji musi bowiem opierać się na informacji. Bez niej niemożliwa jest optymalizacja i racjonalizacja działań. W logistyce informacja nabiera szczególnego znaczenia, ponieważ umożliwia racjonalizację przepływu pozostałych strumieni: materiałów, kapitału, energii i ludzi, oraz koordynację wewnątrz systemu logistycznego.
3. AUTOMATYCZNA IDENTYFIKACJA W SŁUŻBIE ZDROWIA.
Do prześledzenia zastosowania narzędzi logistyki w organizacjach non-profit nadaje się doskonale służba zdrowia. Zarządzanie danymi medycznymi i administracyjnymi takimi, jak rejestracja, transmisja, analiza i wspomaganie procesu decyzyjnego, jest jednym z istotnych zadań w zarządzaniu placówkami opieki zdrowotnej. Zastosowanie jednolitego systemu kodów kreskowych EAN/UCC i EDI w elektronicznej gospodarce identyfikacji i wymianie danych daje gwarancje spójności systemu informacyjnego w opiece zdrowotnej. Umożliwia on:
analizę danych medycznych na szczeblu MZiOS do celów kreowania polityki zdrowotnej,
komunikację pomiędzy Kasami Chorych i administracją,
wymiana danych pomiędzy placówkami opieki zdrowotnej,
usprawnienie zaopatrzenia w opiece zdrowotnej,
zarządzanie jednostkami logistycznymi na stałym poziomie dokładności,
ścisłe planowanie działań w całym łańcuchu wartości dzięki dostępnym dla wszystkich informacjom dotyczącym przepływu produktów,
dokładną i natychmiastową rejestrację zapasów,
efektywne zarządzanie produktami, zwłaszcza przy zamawianiu, transporcie, przyjmowaniu, uzupełnianiu, sprawdzaniu zamówień, kompletowaniu i sortowaniu,
zmniejszenie liczby wąskich gardeł występujących przy załatwianiu spraw związanych z ubezpieczeniem,
100 % dokładność rejestrowania danych dotyczących identyfikacji, numeru seryjnego i daty przydatności na produktach.
Wstępne i ostrożne szacunki przewidują możliwość zaoszczędzenia tylko przez szpitale europejskie w zamówieniach 2,2 mld Euro lub 3 mld $ przy nakładach rzędu 10 % tej sumy. Oznacza to, że czas zwrotu nakładów wynosi mniej niż rok przy minimalnym wysiłku. Obecnie instytucje ochrony zdrowia mogą korzystać z tego, że technologie stały się tańsze i łatwiejsze do wdrożenia i wykorzystania, a do tego teraz mogą osiągać te same efekty, które dotąd były dostępne tylko dla organizacji komercyjnych.
W wyniku oszczędności uzyskanych przez instytucje służby zdrowia także dostawcy odnoszą następujące korzyści:
oszczędności poczynione w szpitalach mogą zostać skierowane na zakup potrzebnych artykułów,
wykorzystanie jednolitych standardów identyfikacji i kodowania obniża koszty dostawców dzięki niższym kosztom etykietowania,
poprawia się komunikacja ze szpitalami dzięki bliższym kontaktom roboczym z klientami,
lepsze zarządzanie dostawami w szpitalach oznacza większą przewidywalność popytu, a w konsekwencji obniżenie kosztów logistycznych.
W służbie zdrowia system kodów EAN nie tylko jest wykorzystywany do zarządzania, ale także do śledzenia przepływu pacjentów, a nawet do ratowania życia. Co roku wydarza się wiele wypadków z dużą liczbą ofiar. W takich sytuacjach konieczne jest natychmiastowe i szybkie przyjęcie dużej liczby pacjentów. Często o przeżyciu ofiar decydują minuty, dlatego też najważniejszą rzeczą wówczas jest zachowanie pełnej kontroli nad sytuacją. Trzeba wiedzieć ilu jest pacjentów, gdzie są i gdzie powinni trafić, który z mich ma pierwszeństwo, który przypadek jest najcięższy. Rozwiązaniem jest oznakowanie każdego pacjenta e momencie przyjęcia opaską z kodem kreskowym na przegubie ręki. Opaska jest od razu skanowana, dzięki czemu przybycie pacjenta jest odnotowane w systemie komputerowym zarządzającym szpitalem. Lekarz skanuje ze specjalnej tablicy kody identyfikacyjne wstępnego rozpoznania i wskazań lekarskich. Są tam również kody określające stopień nagłości przypadku i różne rejony szpitala, do których pacjent powinien trafić.
W przyszłości planuje się zastosowanie takiego systemu aby ekipy ratownicze wprowadzić dane przy pomocy przenośnych komputerów bezpośrednio na miejscu katastrofy, dzięki czemu trafiałyby one od razu do systemu. Umożliwiłoby to z góry zaplanowanie pracy w szpitalu: przygotowanie personelu, miejsc zabiegowych, sprzętu i łóżek, jeszcze zanim przyjadą pierwsi pacjenci.
Skuteczne leczenie pacjentów to zapewnienie 100 % poziomu obsługi, gdyż w przeciwnym razie mogą oni umrzeć. Taki poziom obsługi można osiągnąć jedynie wówczas, kiedy relacje między szpitalem a dostawcami opierają się na współpracy, a do obsługi procesów logistycznych i administracyjnych wykorzystywana jest technika informatyczna. Inwestowanie w systemy automatycznej identyfikacji i EDI z wykorzystaniem standardów EAN pozwoli na zmniejszenie liczby błędów popełnianych przy składaniu zamówień, które wynikają na przykład z różnych opisów produktów stosowanych przez szpital i dostawców. Dzięki zastosowaniu kodów kreskowych leki można identyfikować na poziomie jednej dawki. Cykl uzupełniania leku zapoczątkowany jest momencie jego zażywania poprzez skanowanie wszystkich dawek leków podanych pacjentowi. Jeżeli poziom zapasów spadnie poniżej punktu ponownego zamówienia w aptecznej bazie danych, wysyłany jest komunikat EDI z zamówieniem do dostawców. Zeskanowane informacje są wykorzystywane też do uaktualniania konta pacjenta w jego firmie ubezpieczeniowej. System ten pozwala wyeliminować straty produktów farmaceutycznych w szpitalach, utrzymywać aktualne zapisy zużycia leków, zminimalizować zapasy leków oraz usprawnić współpracę z władzami służby zdrowia i firmami ubezpieczeniowymi.
W przyszłości planuje się przypisywanie leków od razu w komputerze, przez co dawki leków byłyby automatycznie przygotowywane do podania, w momencie którego byłyby skanowane. W ten sposób byłaby możliwa do przeprowadzenia kontrola leczenia w czasie rzeczywistym, wykluczająca podanie złego leku.
4. ROZWIĄZANIA LOGISTYCZNE W BIBLIOTECE.
Kolejnym przykładem zastosowania rozwiązań logistycznych w organizacjach non-profit jest przykład Biblioteki Głównej Politechniki Krakowskiej. Jako jedna z pierwszych bibliotek w kraju wdrożyła pilotażowy system automatyzacji wszystkich operacji bibliotecznych. Do tej pory korzystano z kartkowego katalogu zawierającego opis bibliograficzny danej pozycji oraz inwentarza. Czytelnik musiał poświęcić sporo czasu na znalezieniu pozycji w katalogu i wypisanie ręczne rewersu. Na jego podstawie bibliotekarz szukał książki w magazynie, sprawdzając uprzednio limit książek wypożyczającego. W 1993 wdrożono system informacyjno-wyszukiwawczy stosowany w bibliotekach na całym świecie. Każdy czytelnik posiada kartę z kodem kreskowym go identyfikującym. W momencie wypożyczania skanowana karta dostarcza informacji na temat stanu konta czytelnika. Bibliotekarz skanuje też kod z książki, się wypożycza lub zwraca. W ten sposób biblioteka dysponuje od ręki aktualnym spisem pozycji oraz wiadomo, kto przetrzymał książki ponad limit czasu.
5. POWRÓT LOGISTYKI DO WOJSKA.
Ciekawostką jest swoisty powrót logistyki do wojska. Armia USA realizuje program mający za zadanie polepszenie efektywności operacji wojskowych dzięki standaryzowanym systemom informatycznym. Dzięki kodom kreskowym i automatycznej identyfikacji usprawniono inwentaryzację środków trwałych i wyposażenia. Potrzebny był szybki dostęp do aktualnych informacji o lokalizacji aktywów na polu ćwiczebnym, froncie lub w magazynach wojskowych. Wszystkie środki trwałe są oznakowane kodami i odczytywane czytnikami zintegrowanymi z przenośnymi terminalami komunikującymi się drogą radiową z centralnym komputerem. Dowódcy jednostek maja wgląd do aktualnych stanów magazynowych, mogą kontrolować na bieżąco ich poziom, a w razie potrzeby wysyłają zamówienie do centrali, korzystając ze standardu elektronicznej wymiany danych.
6. IDENTYFIKACJA DOSTĘPU PODCZAS MISTRZOSTW ŚWIATA W LEKKIEJ ATLETYCE.
Równie interesujące jest wykorzystanie kodów kreskowych EAN-128 do organizowanie XVI Mistrzostw Świata w lekkiej atletyce w zakresie kontroli wstępu. Na stanowiskach kontrolnych stosowano przenośne terminale do skanowania kodów kreskowych z kart akredytacyjnych umożliwiających wstęp na mistrzostwa. Wykorzystanie kodów kreskowych umożliwiło szybki i bezpieczny przebieg tego procesu. Identyfikowano okres ważności karty oraz zakres dostępu dla wszystkich uczestników: zawodników, trenerów, reporterów, policji, władz, itd.
7. PODSUMOWANIE.
Z wymienionych tu kilku zaledwie przykładów widać, jakie możliwości wypływają z zastosowania paru narzędzi logistyki, oraz całej jej filozofii zintegrowanego podejścia do organizacji, do problematyki, lub też do strony procesowej działalności. Można śmiało pokusić się o poprawę standardów jakości w działaniu organizacji non-profit, wprowadzaniu systemów kontroli, zapewnianiu odpowiedniego poziomu obsługi klienta, można wprowadzić nowe sposoby liczenia kosztów - na koszty logistyczne i ich obniżanie poprzez outsourcing, cosourcing. Reinżynieria procesów w staromodnych instytucjach publicznych jest jednym z najpilniejszych problemów do załatwienia. Wtedy nie będzie marnotrawienia zasobów jak dziś. Benchmarking też będzie miał zastosowanie w administracji. To w końcu samorządy będą tworzyć podstawy bytu na swoim terenie a znajomość ich urzędów będzie miała niebagatelny wpływ nie tylko na walkę z bezrobociem poprzez przyciąganie inwestycji, ale także na poprawę warunków życia przez dbanie o środowisko. Logistyka zajmuje się przecież dogłębnie uwzględnianiem odpadów w działalności i problemem ich utylizacji.
8. BIBLIOGRAFIA.
A. Białkowska-Gużyńska: 21 idei dla Polski na XXI wiek. „Business Magazine” 2000, nr 1, s. 53.
E. Iwicka: Kody kreskowe pomagają ratować życie. „Logistyka” 1997, nr 4, s. 63
E. Iwicka: System EAN w zaopatrzeniu zapasami leków w szpitalu. „Logistyka” 1998, nr 1, s. 55.
E. Iwicka: Tańszy szpital. „Logistyka” 1998, nr 2, s. 59.
J. Langer: Aplikace automatycznej identyfikacji. „Logistyka” 1998, nr 2, s. 69.
M. Jedliński, B. Milewska, D. Milewski, B.Z. Szałek: Problemy nowoczesnej gospodarki materiałowo-magazynowej. US, Szczecin 1995.
Wg Janusza Korwina-Mikke
M. Jedliński, B. Milewska, D. Milewski, B.Z. Szałek: Problemy nowoczesnej logistyki materiałowo-towarowej. US, Szczecin 1995, s. 33.
Koncepcja zastosowania kodów kreskowych i elektronicznej wymiany danych w opiece zdrowotnej. Seminarium Ministerstwa Zdrowia, Warszawa, 1999/06/04
1
7