Metody i techniki organizacji

Na przestrzeni ponad stu lat rozwoju naukowej organizacji pracy powstawały i stale powstają różne metody i techniki stanowiące narzędzie rozwiązywania problemów z dziedziny organizacji. Część z nich to metody i techniki szczegółowe, określające dokładnie kroki postępowania oraz sposób ich realizacji (np. fotografia dnia pracy, technika Schmigalli, wykresy Gantta) inne zaś to metody i techniki uniwersalne, nadające się do rozwiązywania różnych problemów wg tego samego podejścia (np. koncepcja systemu idealnego Nadlera, metoda "burzy mózgów", lista pytań kontrolnych itp.).

W potocznym rozumieniu pojęcia "metoda" i "technika" używane są często zamiennie. Dla uporządkowania tych pojęć przyjęto następujące określenia:

Metoda - jest to celowo i świadomie opracowany i nadający się do wielokrotnego stosowania zespół zaleceń odnośnie postępowania przy rozwiązywaniu problemów określonej klasy. Zbiór metod tworzy metodykę.

Technika - jest pojęciem węższym, sprowadza się do określenia środków rzeczowych, tzn. narzędzi, urządzeń, wzorów, schematów itp., mających zastosowanie w pracach danego typu. Do narzędzi można zaliczyć wszelkiego rodzaju formularze, schematy, modele fizyczne (makiety), modele matematyczne lub wyspecjalizowane przyrządy.

W poszczególnych etapach programu poprawy produktywności mogą być stosowane różne metody i techniki. W tabeli zestawiono metody i techniki stosowane w poszczególnych krokach przedsięwzięcia poprawy produktywności. Są wśród nich metody i techniki ogólne, stosowane do rozwiązywania pewnych klas problemów oraz techniki szczegółowe, przydatne w konkretnych, ściśle określonych sytuacjach.

Etap programu poprawy produktywności	Metody i techniki organizatorskie
Etap 1. Identyfikacja problemów i określenie celów PPP	Techniki identyfikowania i formułowania problemów: lista pytań kontrolnych, ankieta, wywiad, fotografia dnia pracy, karty i wykresy przebiegu itp.
		Techniki określania priorytetu problemu: metoda ABC (Pareto-Lorenza), technika delficka, technika NGT, ankieta, wywiad itp.
		Techniki precyzowania problemów: karta rozwiązywania problemu organizacyjnego, lista pytań kontrolnych itp.
	Etap 2. Analiza stanu istniejącego	Techniki oceny produktywności: Inter-Firm Comparisons (IFC), benchmarking, analiza trendów.
		Techniki dekompozycji problemów: drzewa zależności, diagram pokrewieństwa, wykresy przyczyn i skutków (Ishikawy), mapa problemu (T. Buzana), metoda ABC (Pareto-Lorenza) itp.
		Techniki zbierania informacji: obserwacja bezpośrednia (ciągła i migawkowa), obserwacja filmowa, autoobserwacja, fotografia dnia roboczego, forografia (zwykła, stroboskopowa), chronometraż, cyklografia, chronocyklografia, metody badania ruchów elementarnych, analiza dokumentacji, wywiad, ankieta itp.
		Techniki rejestracji i prezentacji stanu istniejącego: karty i wykresy przebiegu (procesu, materiału, czynności, czynności zespołowych, czynności obu rąk), karty obserwacyjne (fotografia dnia roboczego, arkusz chronometrażowy), schematy organizacyjne (obiegu dokumentów, rozmieszczenia) itp.
		Techniki analizy problemów organizacyjnych: arkusz krytycznej oceny i analizy, analiza morfologiczna, wykresy przyczyn i skutków (Ishikawy), metoda ABC (Pareto-Lorenza), techniki badania pracy, histogram, wykres korelacji itp.
	Etap 3. Poszukiwanie rozwiązań i wybór rozwiązania do realizacji	Techniki generowania rozwiązań: burza mózgów i jej odmiany, synektyka, TRIZ - algorytm wynalazku (Altszulera), analiza morfologiczna, metoda odwracania problemu, metoda swobodnych skojarzeń itp.
		Techniki opracowywania rozwiązań szczegółowych: techniki projektowania stanowisk roboczych, techniki alokacji obiektów (np. Schmigalli, CRAFT, CORELAP), techniki planowania (wykresy Gantta, harmonogramy, metody sieciowe np. CPM, PERT), metody planowania (wg cyklogramów, wg wyprzedzeń, wg stanu zapasów), techniki równoważenia linii itp.
		Techniki opisu i prezentacji rozwiązań: wykresy zależności ilościowych, wykresy bilansowe (Sankey'a, Z tablice krzyżowe powiązań), schematy rozmieszczenia, tablice synoptyczne, schematy organizacyjne itp.
		Techniki określania konsekwencji rozwiązań: wykres Ishikawy, ankieta, wywiad, metoda delficka itd.
		Techniki oceny i wyboru rozwiązań: badania operacyjne (programowanie liniowe, modele deterministyczne, modele stochastyczne, teoria kolejek, teoria gier, teoria grafów), metody taksonomiczne, ocena efektywności ekonomicznej itp.
	Etap 4. Zaplanowanie i zrealizowanie programu usprawnień realizacji rozwiązań	Techniki planowania terminów realizacji: metody sieciowe (PERT, CPM), harmonogramy, wykresy Gantta itp.
		Techniki planowania środków realizacji: metody sieciowe specjalne (PERT-COST, RAMPS), techniki drzewa zależności itp.
Etap 5. Kontrola i utrwalenie uzyskanych wyników	Techniki rejestracji i prezentacji: wykresy zależności ilościowych (słupkowe, kołowe, radarowe), zestawienia tabelaryczne, histogramy itp.

Największą grupę technik stanowią techniki diagnostyczne stosowane na etapie ogólnej i szczegółowej analizy obiektu (komórki), będącego przedmiotem przedsięwzięcia poprawy produktywności.

Wymienione metody i techniki organizatorskie charakteryzują się różnym stopniem złożoności. Ich stosowanie wymaga różnego przygotowania i stosowania narzędzi wspomagających. Do stosowania niektórych z nich wymagana jest wiedza ekspercka i wykorzystanie złożonych procedur projektowych i programów komputerowych, do innych - wystarczy krótkie przeszkolenie i zastosowanie konwencjonalnych środków technicznych. W programach poprawy produktywności, angażujących szeregowych pracowników, szczególne znaczenie mają uniwersalne i proste metody, mogące stanowić narzędzia wykorzystywane w pracy tzw. małych grup (kół poprawy produktywności). Można do nich zaliczyć takie techniki, jak:

• wykres Pareto-Lorenza (analiza ABC),

• wykres Ishikawy (wykres przyczyn i skutków),

• burza mózgów,

• lista pytań kontrolnych,

• arkusz krytycznej oceny i analizy (5W + 1H),

• karty i wykresy przebiegu (karta przebiegu materiału, karta procesu i kontroli, karta czynności zespołowych, karta czynności obu rąk itp.),

• obserwacja bezpośrednia: ciągła i migawkowa

• wykresy rozmieszczenia obiektów.

Bazą do stosowania tych technik jest filozofia ciągłego ulepszania kaizen oraz metoda 5S.

Zalety powszechnego stosowania tych prostych metod są następujące:

• skuteczność i szybkie efekty, zwłaszcza jeśli chodzi o identyfikację i wykorzystanie tzw, prostych rezerw wzrostu produktywności;

• prostota;

• uniwersalność,

• niskie nakłady na wdrożenie,

• ukierunkowanie na współpracę i grupowe rozwiązywanie problemów, a nie na współzawodnictwo,

• ukierunkowanie na poprawę stosunków międzyludzkich,

• aktywizacja pracowników, wzmocnienie motywacji,

• rozwój zasobów ludzkich poprzez udział w szkoleniach;

• pokonywanie oporów wobec zmian.

Niezależnie od skuteczności tych prostych narzędzi, sprawdziły się w praktyce kompleksowe systemy ukierunkowane na poprawę produktywności, takie jak JIT - Just-in-Time, TQM - Total Quality Management, TPM - Total Productive Maintenance, Lean Management, SPC- Supply Chain Management itp.

Literatura”

1. Martyniak Zb., Metody organizowania procesów pracy

2. Bieniok H. i zespół, Metody sprawnego zarządzania, Agencja Wydawnicza „Placet”, Warszawa 1997.

3. Chauvet A., Metody zarządzania, Wydawnictwo „Poltext”, Warszawa 1997.

4. Imai M., Kaizen. Tajemnica sukcesu Japonii - tłumaczenie i skrót L. Wasilewski, Wyd. Ośrodek Badania Jakości Wyrobów ZETOM, Warszawa 1992.

5. Jasiński Z. (red), Motywowanie w przedsiębiorstwie. Uwalnianie ludzkiej produktywności., Agencja Wydawnicza „Placet”, Warszawa 1998.

6. Lis S. (red. pr. zb.), Vademecum produktywności, AW „Placet”, Warszawa 1999.

7. Martyniak z., Metody organizowania procesów pracy, PWE, Warszawa 1996.

8. Mikołajczyk Z., Techniki organizatorskie w rozwiązywaniu problemów zarządzania, Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa 1994.

9. Mreła H., Technika organizowania pracy, Wyd. "Wiedza Powszechna", Warszawa 1975.

10. Ohno T., Kanban - Just-in-Time at Toyota. Management Begins at the Workplace, Japan Management Association - Productivity Press, Cambridge 1989.

11. Pawlak Z., Trocki M., Metody organizatorskie, Wyd. SGPiS, Warszawa 1986.

12. Shingo S., A Study of the Toyota Production System, Productivity Press, Cambridge 1989.

13. Wołk r., Strzelecki T., Badanie metod i normowanie pracy, Wydawnictwa Politechniki Warszawskiej, Warszawa 1993.

14. 17. Womack J.P., Jones D.T., Roos D., The Machine that Changed the World, Maxwell Macmillan International, New York 1990.

15. Womack J.P., Jones D.T., Lean Thinking, Simon & Schuster, New York 1996.

16. Womack J.P., Jones D.T., Odchudzanie firm. Eliminacja marnotrawstwa kluczem do sukcesu, Centrum Informacji Menedżera, Warszawa. 2001.

---