Firma Cracow Truck Center Sp. z o. o. powstała w ramach Grupy DBK, zapewniającej klientom realizację wszelkich potrzeb związanych z zakupem pojazdów, naczep, części zamiennych, obsługą serwisową, finansowaniem, wynajmem i ubezpieczeniem środków transportu. Spółka rozpoczęła działalność na przełomie 2005 i 2006 roku
w Krakowie jako największe w Małopolsce centrum sprzedaży samochodów ciężarowych, naczep oraz maszyn budowlanych. W styczniu 2008 roku firma podpisała umowę z Iveco Poland stając się autoryzowanym dealerem tej marki. W Rudzie Śląskiej na obszarze
o powierzchni 3,7 hektara powstała jedna z najnowocześniejszych stacji serwisowych
w Polsce, oferująca kompleksowe naprawy wszystkich typów pojazdów ciężarowych, dostawczych, naczep oraz autobusów. W ostatnim czasie firma rozszerzyła działalność
na województwa opolskie, lubelskie, podlaskie oraz małopolskie uruchamiając na terenie każdego z nich swój oddział oferujący klientom zarówno sprzedaż pojazdów, jak i świadcząc usługi serwisowe. Przedsiębiorstwo prowadzi działalność usługową. Przedmiotem działania Cracow Truck Center są:
części i akcesoria do samochodu ciężarowego,
maszyny i urządzenia ogólnobudowlane,
samochody ciężarowe, traktory i przyczepy, nowe i używane,
sprzedawcy samochodów,
warsztaty ogólnych napraw samochodowych,
warsztaty naprawy samochodów.
W przedsiębiorstwie występuje brak bezpośredniej produkcji. Firma charakteryzuje się wyłącznie sprzedażą wyrobów gotowych lub półproduktów - części samochodowych. Dodatkowo występują również usługi mechaniczne. Produktami gotowymi są trzy gamy pojazdów, do których zaliczają się lekkie samochody ciężarowe, ciężkie samochody ciężarowe, terenowe samochody ciężarowe, ciągniki samochodowe marki IVECO. Działalność organizacji skierowana jest do przedsiębiorców działających na rynku usług transportowych, budowlanych oraz działów wymagających użycia sprzętu ciężkiego (energetyka, straż pożarna itp.)
Firma CTC boryka się z problemem uzyskiwania informacji na temat statusu i lokacji samochodów nowych jak i pojazdów demonstracyjnych. Częstym problemem jest zbyt wolny przepływ informacji, a co za tym idzie, inne działania także doznają opóźnienia. Problemy występują także w momencie odbierania dostawy nowych samochodów. Osoba odbierająca pojazdy od przewoźnika, szczególnie w godzinach/dniach w których dział logistyki nie jest w stanie zareagować osobiście, zapomina o przekazaniu dokumentów przewozowych (CMR) bądź też nieprawidłowo je wypełnia (np. nie oznaczając daty odbioru pojazdu). Nieprzekazanie informacji o dostawie powoduje opóźnienie dalszych działań takich jak zabudowa czy doposażenie pojazdu. W przypadku pojazdów demonstracyjnych, brak informacji o zjeździe takiego pojazdu skutkuje brakiem reakcji ze strony serwisu który powinien uzupełnić płyny w pojeździe i zniwelować powstałe błędy. Myjnia również niedostając informacji o przybyciu pojazdu nie czyści pojazdu dla następnego klienta co skutkuje częstymi opóźnieniami w odbiorze pojazdu, a co za tym idzie, zmniejszeniem zadowolenia klienta jak i pogorszeniem wizerunku firmy.
Zdarzają się też przypadki złego przemieszczenia. Samochód który powinien stać w filii A, tak naprawdę stoi w filii B. Stan ten powoduje chaos w organizacji. Błędy tego typu powstają w skutek niedopatrzenia ludzi.
Propozycją zmiany jest wprowadzenie systemu koordynująco - informacyjnego
w przedsiębiorstwie zajmującym się sprzedażą samochodów ciężarowych. Znaczna rotacja samochodów na terenie dealera powoduje częsty chaos informacyjny doprowadzający do opóźnień w dostawie pojazdów, niskiej świadomości własnego placu (pojazdów, które się na nim znajdują), czy też nawet zagubień samochodów. Ilość oddziałów jak i subdealerów podwyższa stopień możliwego chaosu informacyjnego. Rozwiązaniem problemu jest wprowadzenie systemu techniczno - informatycznego bazującego na zasadzie kamer - czytników oraz nalepek na każdym pojeździe, który wjeżdża do jakiegokolwiek oddziału - subdealera. Wymagać to będzie instalacji dwóch kamer przy każdym wjeździe do oddziału, których celem będzie w pełni automatyczne wyszukanie kodu umieszczonego na pojeździe
w postaci naklejki - tabliczki. Kod ten zostanie przypisany indywidualnie dla każdego pojazdu przez pracownika obsługującego szlabany na wjeździe na teren dealera (wraz
z przyklejeniem nalepki). Kod z naklejki zostanie powiązany z numerem VIN podwozia bądź indywidualnym numerem wewnętrznym pojazdu (VAN w przypadku IVECO). Każdy pojazd, który pierwszy raz przyjeżdża do dealera wyposażony jest w dokumenty potwierdzające jego tożsamość (m.in. dokument CMR). Informacja odczytana z naklejki zostanie przekazana
do wewnętrznego systemu dealera informując go o dacie zjazdu/wyjazdu pojazdu z/na teren dealera. W zależności od rodzaju pojazdu odpowiednia jednostka w przedsiębiorstwie zostanie poinformowana. W przypadku pojazdów demonstracyjnych – będzie to np. myjnia czy też stacja kontroli. Dzięki tej informacji możliwe będzie szybsze zareagowanie, niż
w przypadku pozyskania informacji/zlecenia od osób trzecich. W przypadku samochodów nowych w zależności od rodzaju zabudowy, która zostać ma dopiero na nim zamontowana, zostanie poinformowana odpowiednia strona (zabudowca) o możliwości odbioru pojazdu. Sposób powiadomień do uzgodnienia – e-mailowo bądź smsowo. System nadzorowany będzie przez dział logistyki dealera, który nadawać mu będzie odpowiednie akcje wyzwalane w momencie zjazdu/przyjazdu pojazdu. System ten ma na celu poprawienie przepływu pojazdów u dealera samochodów, wyeliminowanie opóźnień oraz automatyczny nadzór pojazdów.
Firma, a konkretniej, dział logistyki pozyska szczegółowe informacje w czasie rzeczywistym. Zautomatyzowanie systemu pozwoli znacząco przyspieszyć reakcję jednostek odpowiedzialnych za kolejne działania niwelując tym samym przestoje pojazdów o 40% w skali miesięcznej. Tym samym zmniejszy to wielkość kar wypłacanych za naruszenie terminów wykonania umowy o 40%.
System ten pozwoli zniwelować prawdopodobieństwo wystąpienia błędu powodującego przekłamania w lokalizacji pojazdów. Droga przepływu informacji zostanie skrócona do minimum, wszystkie jednostki zostaną poinformowane w jednym czasie. Brak błędów skutkować będzie zmniejszeniem zapotrzebowania na transport części, dojazd serwisowy do klientów czy montaż elementów w trybie przyspieszonym zmniejszając tym samym koszty przygotowania samochodu do sprzedaży o 15% w gamie lekkiej i 5-10% w gamie ciężkiej.
Odbiory pojazdów generować będą szczegółowe informacje już podczas odbierania kolejnych pojazdów. Czynnik ludzki (w tym wypadku dostarczenie dokumentów) zostanie niemal wyeliminowany. Przyspieszenie działań skutkować będzie skróceniem okresu przedsprzedażowego o 10%, tym samym wzrośnie zadowolenie klientów mogących wcześniej odebrać pojazd (wskaźnik niemierzalny)
Poprawienie funkcjonowania bramek (szlabanów) wpuszczających oraz wypuszczających pojazdy z terenu firmy. Zwiększy to dwukrotnie prędkość przepływową pojazdów przez bramki (skracając oczekiwanie o ok 50%)
Zwiększenie bezpieczeństwa (dodatkowy monitoring) (brak wskaźnika)
Dyrektor projektu Kamila Dziok |
Karta projektu Nr 1A/2014 |
Data rozpoczęcia projektu 01.10.2014 r. |
|---|---|---|
Kierownik Projektu Anna Rudolf |
Nazwa projektu Wprowadzenie systemu koordynująco-informacyjnego |
Data zakończenia projektu 03.11.2014 r. |
Charakterystyka projektu: Wprowadzenie systemu techniczno - informatycznego bazującego na zasadzie kamer - czytników oraz nalepek na każdym pojeździe, który wjeżdża do jakiegokolwiek oddziału – subdealera. |
||
Cel główny projektu: Poprawa płynności dostaw poprzez wyeliminowanie opóźnień oraz automatyczny nadzór nad samochodami. |
||
Cele cząstkowe projektu: - Zakup dwudziestu sztuk kamer, - Zakup oprogramowania informatycznego, - Zakup mobilnych urządzeń służących do wprowadzania danych do systemu, - Projekt i wydruk dwóch tysięcy sztuk tabliczek/nalepek na samochody, - Przeszkolenie pracowników z obsługi systemu koordynująco-informatycznego, - Zintegrowanie z obecnym systemem informatycznym, |
||
Spodziewane efekty projektu: - zwiększenie reakcji jednostek w przedsiębiorstwie - niwelacja błędów - ograniczenie czynnika ludzkiego - poprawienie funkcjonowania bramek - Zwiększenie bezpieczeństwa |
||
| Sponsor: Dyrektor firmy. | ||
| Odbiorca: Pracownicy firmy, Klienci. | ||
Czynniki ryzyka: - Specyficzne błędy ludzkie - niepoprawne oznakowanie pojazdu, błąd przy wprowadzaniu do systemu, - Zakłócenia wynikające ze strony wprowadzenia do systemu – poprawnego odczytu kodu – warunki pogodowe, - Zintegrowanie systemu z obecnie działającym systemem przedsiębiorstwa, - Wprowadzenie rozwiązania nie tylko u głównego dealera i w jego oddziałach, ale także u subdealerów – jednostek powiązanych jedynie umową dealerską. |
| L.p. | Składniki budżetu | Koszt |
|---|---|---|
| 1. | Koszt zakupu oprogramowania informatycznego | 3.000,00 zł |
| 2. | Koszt urządzeń mobilnych | 10.400,00 zł |
| 3. | Koszt zakupu kamer | 15.000,00 zł |
| 4. | Koszt projektu tabliczek/nalepek | 2.000,00 zł |
| 5. | Koszt zakupu materiałów eksploatacyjnych | 500,00 zł |
| 6. | Koszt przeszkolenia pracowników | 3.750,00 zł |
| 7. | Koszt wynagrodzenia specjalisty ds. oprogramowania | 2.500,00 zł |
| ŁĄCZNY KOSZT PROJEKTU | 38.150,00 zł |
Faza przygotowawcza
Zlecenie projektu tabliczek/nalepek
Znalezienie specjalisty ds. oprogramowania
Faza wykonawczo-wdrożeniowa
Zakup oprogramowania informatycznego
Zakup urządzeń mobilnych służących do wprowadzania danych
Zakup kamer
Montaż kamer
Zakup tabliczek/naklejek
Montaż narzędzi wspierających działanie systemu koordynująco-informatycznego
Integracja systemu koordynująco-informatycznego
Faza zakończeniowa
Testowanie sprzętu
Szkolenia pracowników
| KARTA POMIARU RYZYKA |
|---|
|
| Zasoby finansowe |
| Pracownicy |
| Podwykonawcy |
| Wewnętrzne czynniki ryzyka |
Oznaczenia dla szacowania: Skutek: D – duży, Ś – średni, M – mały Prawdopodobieństwo wystąpienia: D – duże, Ś – średnie, M – małe Ryzyko: M – małe, IA – istotne, ale akceptowalne, NA - nieakceptowalne |
| Prawdopodobieństwo | |
|---|---|
| Skutek | Duże |
| Duży | NA |
| Średni | IA |
| Mały | IA |