Tartak Zębowo spółka jawna	Procedura SZJ	Numer wydania: 01
	Tytuł: Audyt wewnętrzny	Liczba stron: 5
	Obszar zastosowania: Wewnętrzne audyty jakości	Data wydania: 27.04.2015
Autorzy:	Sprawdzający:	Zatwierdzający:

Spis treści:

1. Cel procedury,

2. Zakres,

3. Odpowiedzialność,

4. Opis postępowania,

5. Załączniki.

1. Cel procedury

Celem procedury jest ujednolicenie sposobów postępowania zapewniającego, że wszystkie obszary systemu zarządzania jakością będą poddane wewnętrznemu audytowi jakości i sprawdzona zostanie skuteczność funkcjonowania systemu.

1. Zakres

Procedura określa uprawnienia, odpowiedzialność i sposób postępowania podczas planowania, przeprowadzania sprawozdawania wyników audytów wewnętrznych.

Procedura obejmuje produkcję więźby dachowej impregnowanej od momentu otrzymania zlecenia produkcyjnego, wraz z wszystkimi potrzebnymi półproduktami, do przygotowania gotowych produktów do wysyłki.

1. Odpowiedzialność i uprawnienia

Obowiązek	Uprawnienie	Odpowiedzialność
Zarząd przedsiębiorstwa
Rozpatrzenia rocznego planu audytu wewnętrznego na wniosek pełnomocnika ds. SZJ w ciągu tygodnia od przedłożenia ,	Akceptacji rocznego planu audytu wewnętrznego, Odrzucenie rocznego planu audytu wewnętrznego wraz z naniesieniem uwag skierowanych do pełnomocnika ds. SZJ,	Terminowe rozpatrzenie rocznego planu audytu wewnętrznego,
Zaakceptowania przyjęcia sprawozdania z audytu wewnętrznego za rok poprzedni,	Wyrażenie opinii odnośnie spełnienia założeń rocznego planu audytu wewnętrznego, Kontrola wniosków ze sprawozdania ze stanem faktycznym,	-
Zapoznanie się z treścią sprawozdania końcowego z audytu wewnętrznego,	Zwołanie posiedzenia z pełnomocnikiem ds. SZJ, na którym przedyskutowane są treści sprawozdania, Wstrzymanie wdrażania zaleceń audytora wewnętrznego decyzją jednogłośną, Zaakceptowanie treści sprawozdania końcowego z audytu wewnętrznego,	-
Pełnomocnik ds. SZJ
Zapoznania się z aktami prawnymi oraz z dokumentami i informacjami dotyczącymi działalności przedsiębiorstwa i dokonania analizy potrzeba audytu,	Wnioskowania o udzielenie dostępu do wybranych dokumentów dotyczących stanu przedsiębiorstwa, Doboru metody analizy potrzeb audytu,	Zgodność przygotowanego planu audytu z obecną sytuacją przedsiębiorstwa,
Przeprowadzenia analizy ryzyka i dobranie zadań audytowych do planu rocznego,	Korzystania z dowolnej literatury specjalistycznej w zakresie analizy ryzyka, Doboru metody przeprowadzania analizy ryzyka według własnego przekonania, Dobór zadań audytowych,	Identyfikacja ryzyk występujących w przedsiębiorstwie, Zgodność przygotowanego planu audytu z obecną sytuacją przedsiębiorstwa, Dobór adekwatnej metody przeprowadzania ryzyka do istniejących zagrożeń, Dobór zadań audytowych w zgodności z wynikami analizy ryzyka,
Sporządzenia rocznego planu audytu wewnętrznego według załączonego wzoru w wyznaczonym terminie,	Doboru kryteriów, zakresów, dat i miejsc oraz osób wyznaczonych do przeprowadzenia poszczególnych audytów, Podziału przydzielonych środków między poszczególne audyty, Składania rocznego planu audytu wewnętrznego do akceptacji przez zarząd w dowolnym terminie umożliwiającym zaakceptowanie w wyznaczonym czasie,	Terminowe zaakceptowanie rocznego planu audytu wewnętrznego, Adekwatny do analizy ryzyka podział środków przeznaczonych do poszczególnych audytów, Dobór pracowników o wymaganych kompetencjach do przeprowadzania audytu,
Archiwizowania zaakceptowanego przez zarząd rocznego planu audytu w bazie danych,	Doboru formy archiwizacji dokumentu,	Archiwizacja rocznego planu audytu w bazie danych przed pierwszym audytem,
Sporządzenie sprawozdania z audytu wewnętrznego za rok poprzedni zgodnie z załączonym wzorem,	Naniesienia własnych wniosków do sprawozdania,	Przestrzeganie wzoru sprawozdania, Zgodność sprawozdania ze stanem rzeczywistym,
Archiwizacja sprawozdania z wykonania planu audytu wewnętrznego za ubiegły rok,	Doboru formy archiwizacji dokumentu,	Archiwizacja sprawozdania z wykonania planu audytu wewnętrznego za ubiegły rok,
Zlecenie i upoważnienie pracownika do przeprowadzenia audytu wewnętrznego zgodnie ustaleniami w rocznym planie audytu wewnętrznego,	Doboru formy poinformowania pracownika o wymaganiach audytu, Udzielenia pracownikowi zaleceń odnośnie przeprowadzania audytu,	Udzielenie wszelkich uprawnień i dostępu do środków wymaganych w audycie, Zapewnienie kwalifikacji u audytorów adekwatnych do stawianych im zadań,
Zapoznanie się z treścią sprawozdania końcowego z audytu wewnętrznego,	Zaakceptowanie treści sprawozdania końcowego z audytu wewnętrznego,	Przedyskutowanie treści sprawozdania wewnętrznego w przypadku powołania zebrania przez zarząd,
Audytor wewnętrzny
Przeprowadzenie wstępnego przeglądu dokumentacji przedsiębiorstwa i audytowanego działu,	Wnioskowania o udzielenie dostępu do wybranych dokumentów dotyczących stanu przedsiębiorstwa, Uzyskania potrzebnych informacji od kierownika audytowanej jednostki,	Przygotowanie informacji potrzebnych do sporządzenia skutecznego planu audytu,
Przeprowadzenie analizy ryzyka do zadania audytowego,	Korzystania z dowolnej literatury specjalistycznej w zakresie analizy ryzyka, Doboru metody przeprowadzania analizy ryzyka według własnego przekonania, Dobór celów zadania audytowego,	Identyfikacja ryzyk występujących w audytowanym procesie, Dobór celów zadania audytowego w zgodności z wynikami analizy ryzyka, Zgodność przygotowanego planu audytu z obecną sytuacją procesu, Dobór adekwatnej metody przeprowadzania ryzyka do istniejących zagrożeń,
Sporządzenie planu audytu wewnętrznego,	Doboru harmonogramu audytu wewnętrznego, Doboru wśród dostępnych miejsc przeprowadzania rozmów z pracownikami, Rozdysponowania przydzielonych audytowi środków,	Zachowanie formy planu audytu wewnętrznego w zgodzie z wzorem, Wykorzystanie przydzielonych audytowi środków, Dobór realnych terminów i godzin spotkań w audycie,
Organizacja i poprowadzenie narady otwierającej audyt,	Doboru poruszanych tematów podczas spotkania, Doboru osób uczestniczących w spotkaniu, Dobór miejsca spotkania z pomieszczeń udostępnionych mu przez kierownika audytowanej jednostki, Współpraca z osobami wyznaczonymi przez kierownika audytowanej jednostki jako przewodnicy,	Sporządzenie protokołu z narady załączanego do sprawozdania końcowego zgodnie z wzorem, Przedstawienie celów, zakresów i kryteriów audytu oraz zaznaczenie, że audyt jest przeprowadzany na podstawie próbki,
Wykonanie czynności audytorskich,	Przeprowadzenie wywiadów z pracownikami w dowolnie wybranej formie, Sporządzenie notatek umożliwiających stworzenie sprawozdania z audytu wewnętrznego zgodnego z wzorem,	Wykonanie planu audytu wewnętrznego,
Przekazanie sprawozdania wstępnego kierownikowi audytowanej jednostki,	Dobór treści sprawozdania wstępnego w zakresie udostępnionym przez wzór sprawozdania,	Wykonanie sprawozdania zgodnie z wzorem, Przekazanie sprawozdania wstępnego kierownikowi audytowanej jednostki przed naradą zamykającą audyt wewnętrzny, Zgodność sprawozdania z wynikami audytu wewnętrznego,
Organizacja i poprowadzenia narady zamykającej audyt,	Dobór formy przedstawiania zebranym ustaleń i wniosków z audytu, Dobór miejsca spotkania z pomieszczeń udostępnionych mu przez kierownika audytowanej jednostki,	Sporządzenie protokołu z narady załączanego do sprawozdania końcowego zgodnie z wzorem, Zebranie na naradzie wszystkich osób uczestniczących w naradzie otwierającej audyt, Przedstawienie ustaleń i wniosków z audytu w sposób zrozumiały dla uczestników zebrania, Uwzględnienie uwag osób zebranych w sprawozdaniu końcowym,
Sporządzenie sprawozdania końcowego z audytu wewnętrznego,	Przeprowadzenie dodatkowych czynności wyjaśniających, Naniesienie zmian w sprawozdaniu końcowym względem sprawozdania wstępnego, Przekazanie sprawozdania wstępnego jako sprawozdanie końcowe bez żadnych zmian,	Przestrzeganie formy raportu a audytu wewnętrznego zgodnie z wzorem, Przekazanie sprawozdania końcowego zarządowi, pełnomocnikowi ds. SZJ i kierownikowi audytowanej jednostki po jego ukończeniu, Uwzględnienie w sprawozdaniu uwag wniesionych przez kierownika audytowanej jednostki, Usprawiedliwienie zmian w sprawozdaniu końcowym względem sprawozdania wstępnego,
Przeprowadzenie czynności sprawdzających wykonanie zaleceń audytu wewnętrznego,	Dobór terminu przeprowadzenia czynności sprawdzających, Dobór czynności sprawdzających, Dobór informacji zawartych w notatce informacyjnej,	Zachowanie terminu podjęcia czynności sprawdzających (od 7 do 30 dni od podjęcia działań), Sporządzenie notatki informacyjnej zawierającej informacje z wykonania zadań w obrębie ustaleń audytu, Załączenie notatki informacyjnej do akt audytu,
Zapoznanie się z treścią notatki informacyjnej,	Wykorzystanie treści notatki informacyjnej w sprawozdaniu rocznym z audytu, Korekcja przyszłych zaleceń zawartych w sprawozdaniach z audytów wewnętrznych,	Doskonalenie procesu audytu wewnętrznego,
Kierownik audytowanej jednostki
Udzielenie wszelkich potrzebnych informacji audytorowi wewnętrznemu,	Dobór informacji udzielanych audytorowi wewnętrznemu, Wyznaczenie osób współpracujących z audytorem, także w roli przewodnika,	Zgodność udzielonych informacji z stanem rzeczywistym, Współpraca z audytorem wewnętrznym,
Zapoznanie się z treścią sprawozdania wstępnego z audytu wewnętrznego,	Wnioskowanie do audytora wewnętrznego o uwzględnienie uwag w sprawozdaniu końcowym, Wnioskowanie do audytora wewnętrznego o przeprowadzenie dodatkowych czynności wyjaśniających, Zaakceptowanie postanowień sprawozdania wstępnego bez uwag,	Zawarcie umotywowania w uwagach i wnioskach wysłanych do audytora wewnętrznego,
Zapoznanie się z treścią sprawozdania końcowego z audytu wewnętrznego,	Wnioskowanie do pełnomocnika ds. SZJ o uwzględnienie poprawek do zmian i zaleceń, Zaakceptowanie postanowień sprawozdania końcowego bez uwag,	Zawarcie umotywowania poprawek zmian i zaleceń w wniosku,
Podjecie działań związanych z realizacją zmian i zaleceń z audytu wewnętrznego,	Wyznacza zadania w obrębie proponowanych zmian, Wyznaczenie osób odpowiedzialnych za realizację i terminów realizacji zadań,	Poinformowanie pisemne pełnomocnika ds. SZJ i zarządu o podjęciu działań zgodnie z wzorem,
Brygadziści i pracownicy audytowanej jednostki:
Udzielenie wszelkich potrzebnych informacji audytorowi wewnętrznemu,	Dobór informacji udzielanych audytorowi wewnętrznemu,	Współpraca z audytorem wewnętrznym w celu obiektywnego opisu stanu rzeczywistego,

1. Opis postępowania

Sporządzenie rocznego planu audytów wewnętrznych:

• Pełnomocnik ds. SZJ zapoznaje się z aktami prawnymi oraz z dokumentami i informacjami dotyczącymi działalności przedsiębiorstwa i dokonuje analizy potrzeb audytu,

• Pełnomocnik ds. SZJ przeprowadza analizę ryzyka w celu wybrania zadań audytowych do planu rocznego. Wzór analizy ryzyka – zal. 1,

• Pełnomocnik ds. SZJ sporządza plan audytu wewnętrznego na przyszły rok. Wzór rocznego planu audytu wewnętrznego – zal. 1.

• Zarząd akceptuje plan audytu na przyszły rok najpóźniej do ostatniego dnia listopada bieżącego roku,

• Pełnomocnik ds. SZJ archiwizuje plan audytu w bazie danych.

Sporządzenie sprawozdania z wykonania rocznego planu audytów wewnętrznych:

• Pełnomocnik ds. SZJ sporządza sprawozdanie z audytu wewnętrznego za rok poprzedni, wzór sprawozdania – zal. 2.

• Zarząd akceptuje sprawozdanie z audytu za rok poprzedni,

• Pełnomocnik ds. SZJ archiwizuje sprawozdanie audytu w bazie danych.

Przeprowadzenie poszczególnych audytów:

• Pełnomocnik ds. SZJ zleca pracownikowi z uprawnieniami do wykonywania audytów wewnętrznych przygotowanie i przeprowadzenie audytu zgodnie z ustalonym harmonogramem znajdującym się w planie rocznym audytu wewnętrznego,

• Audytor przeprowadza wstępny przegląd umożliwiający mu zrozumienie audytowanego procesu, wyodrębnienie istotnych obszarów ryzyka w procesie, zidentyfikowanie mechanizmów kontroli, a także uzyskanie informacji ułatwiających przeprowadzenie audytu,

• Audytor wewnętrzny przeprowadza analizę ryzyka do zadania audytowego, podczas której w szczególności identyfikuje ryzyka występujące w badanym procesie i określa cele zadania audytowego. Wzór analizy ryzyka – zal. 3.

• Audytor wewnętrzny sporządza plan audytu. Wzór planu audytu – zal. 3.

• Audytor wewnętrzny organizuje i przeprowadza naradę otwierającą audyt, na którą zaprasza kierowników audytowanych pionów lub osoby przez nie wskazane, podczas której przedstawia uczestników audytu, potwierdza cele, zakres i kryteria audytu oraz osoby i role przewodników podczas audytu. Z narady otwierającej sporządzany jest protokół – zal. 4.

• Audytor wykonuje czynności audytorskie,

• Audytor wewnętrzny przygotowuje sprawozdanie wstępne z audytu, które przekazuje kierownikom audytowanych jednostek – zal. 5.

• Audytor wewnętrzny organizuje i przeprowadza naradę zamykającą audyt, na którą zaprasza kierowników audytowanych pionów lub osoby przez nie wskazane, podczas której zapoznaje uczestników z wynikami audytu i daje możliwość zgłoszenia uwag do sprawozdania. Z narady zamykającej sporządzany jest protokół – zal. 6.

• Kierownik audytowanej jednostki może zgłosić na piśmie audytorowi wewnętrznemu dodatkowe wyjaśnienia lub umotywowane zastrzeżenia dotyczące treści sprawozdania; w takim przypadku audytor wewnętrzny dokonuje ich analizy i w miarę potrzeby podejmuje dodatkowe czynności wyjaśniające lub zmienia odpowiednią cześć sprawozdania,

• Audytor wewnętrzny sporządza sprawozdanie końcowe, które przekazuje zarządowi przedsiębiorstwa, pełnomocnikowi ds. SZJ oraz kierownikowi audytowanej jednostki, zal. 5.

Działania podejmowane po przeprowadzeniu poszczególnych audytów:

• Kierownik audytowanej jednostki pod dokonaniu wglądu w sprawozdanie końcowe, może zgłosić swoje uwagi bezpośrednio do Pełnomocnika ds. SZJ, z którym konsultuje ewentualne poprawki do proponowanych zmian i zaleceń,

• W przypadku braku zastrzeżeń kierownik audytowanego działu zobowiązany jest do uznania zaleceń zawartych w sprawozdaniu końcowym, zgodnie z którymi wyznacza osoby odpowiedzialne za realizację oraz ustala terminy realizacji poszczególnych zadań. Kierownik informuje pisemnie Pełnomocnika ds. SZJ i przedstawiciela Zarządu o podjęciu działań, zal. 7.

• Zarząd na posiedzeniu może przedyskutować z Pełnomocnikiem ds. SZJ treści sprawozdania końcowego i decyzją jednogłośną zatrzymać wdrażanie zaleceń audytora wewnętrznego,

• Audytor wewnętrzny ma obowiązek przeprowadzenia czynności sprawdzających wykonanie poszczególnych zaleceń w terminie nie wcześniejszym, niż tydzień od zakończenia ich wdrażania i nie późniejszym, niż 30 dni. Czynności sprawdzające wykonanie zaleceń audytu wewnętrznego powinny być udokumentowane notatką informacyjną przypiętą następnie do akt audytu, którego dotyczyły,

• Pełnomocnik ds. SZJ ma obowiązek zapoznania się z treścią notatki informacyjnej i przy na jej podstawie korygować przyszłe zalecenia zawarte w sprawozdaniach z audytów wewnętrznych.

1. Załączniki:

1. Wzór rocznego planu audytu wewnętrznego,

2. Wzór sprawozdania z wykonania rocznego planu audytu wewnętrznego,

3. Wzór analizy ryzyka i planu audytu rocznego,

4. Wzór protokołu rady otwierającej audyt,

5. Wzór sprawozdania z audytu wewnętrznego,

6. Wzór protokołu rady zamykającej audyt,

7. Oświadczenie o podjęciu działań korygujących zawartych w sprawozdaniu z audytu wewnętrznego.