ZARZĄDZANIE INFORMACJĄ

Dane (podmiotem jest człowiek) informacje wiedza.

Definicje te łączą pojęcia: dane, informacje, wiedza i ludzie:

Dane to fakty - dana jako jednostka danych jest to jeden lub kilka symboli użytych do reprezentowania czegoś.

Informacja to zinterpretowane dane - informacje to dane umieszczone w znaczącym kontekście.

Wiedza jest to otrzymywana z informacji przez jej zintegrowanie z wiedza istniejącą.

Informacja ma charakter subiektywny - informacja może być zawsze rozpatrywana w kontekście jej odbiorcy. Te same dane mogą być rożnie interpretowane przez rożnych ludzi w zależności od posiadanej wiedzy.

Składniki znaku:

• symbol

• pojęcie

• odnośnik

Składniki te tworzą tzw. Znaczący trójkąt.

I. System społeczny

Znaki mają znaczenie tylko w pewnych systemach społecznych. System społeczny zapewnia kontekst umożliwiający interpretacje znaków, a także, jak różne skojarzenia na prace obliczeniowe (system społeczny) wpływa decydująco na zrozumienie praktycznych działań w tej dziedzinie.

a) Kultura

Jest ona zbiorem spodziewanych zachowań w danej grupie społecznej. Grupa społeczna jest zbiorem ludzi, regularnie się ze sobą porozumiewających. Truizmem jest powiedzenie ze każda długotrwale istniejąca grupa społeczna tworzy swój własny zbiór oczekiwanych zachowań. Taka oczekiwana w zagrożenie nauk społecznych są zwane normami dla odróżnienia od reguł deterministycznych

b) Role

Ludzie tworzą zachowania. Ale ludzie łączą zachowania w zbiory, które przedstawiciele nauk społecznych nazywają rolami.

c) Status

Pojęciem uzupełniającym pojecie roli społecznej jest status społeczny. Status osoby ma wpływ na jej pozycje w hierarchii społecznej. Formalna hierarchia organizacji niekoniecznie musi być dla wszystkich hierarchia najważniejszą. Mamy zwykle do czynienia z jedna lub kilkoma hierarchiami nieformalnymi, które z punktu widzenia organizacji są bardziej efektywne.

d) Władza i autorytet

Autorytet oznacza zdolność osoby lub grupy społecznej do kontrolowania zachowania się innej osoby lub grupy społecznej. Władza jest autorytetem usankcjonowanym prawnie. Działanie autorytetu jest akceptowane przez tych nad którymi jest sprawowany, Polityka organizacyjna jest ucieleśnieniem gry sił w ramach danej organizacji. W wielu organizacjach może być niezgodność miedzy władza autorytetem. Kierownik A może być osoba posiadającą formalna władzę. Jednak kierownik B ma uznany autorytet i to właśnie on będzie rzeczywiście kierował personelem. Panuje tendencja do traktowania władzy jako narzędzia, będącego własnością grupy. Władza i autorytet nie są jednak obiektami statycznymi.

II. Znaki, a systemy społeczne

Wszystkie pojęcia omówione w powiązaniu z systemem społecznym są wyraźnie związane z pojęciem znaku:

• jeśli kultura polega na wzajemnym zrozumieniu, zrozumienie to musi być komunikowane prze znaki

• Rola danej osoby oraz rzeczywisty status społeczny są często widoczne przez znaki. Na przykład najważniejsze kierownictwo w organizacji będzie często podkreślało swój status za pomocą zbioru symboli statusu - takich jak drogie samochody

• Władza musi być wykonywana za pomocą komunikowania się. Ludzie uzyskują przekonanie o swym autorytecie przez wykazanie zdolności do kontrolowania zachowań innych.

III. Dane, informacje i znaki

Różnica miedzy danymi a informacjami może być rozpatrywana ze względu na znaki i systemy znakowe, w trójkącie dane są symbolami, Na przykład symbole M i F mogą mieć znaczenie w kontekście pewnego systemu informacji. Mówiąc o informacji, musimy dostarczyć pojęcia i/lub odnośnika dla symboli.

IV. „Dobra” informacja

Panuje ogólne przekonanie ze wszystkie informacje są dobre. Jest to szczególnie widoczne z perspektywy informacji wspierających podejmowanie decyzji, informacje te redukują niepewność w pewnej dziedzinie, dlatego im więcej mamy informacji, tym lepsze decyzje możemy podjąć. Perspektywa ta budzi jednak szereg wątpliwości:

• pomijany jest fakt, ze człowiek może być przeciążony informacjami. Od pewnej chwili im więcej jest informacji tym mniejsza jest efektywność podejmowania decyzji

• nie wszystkie informacje zmniejszają niepewność, a zwiększenie informacji z pewnością nie zawsze redukuje niepewności. Pewne rodzaje informacji mogą w rzeczywistości zwiększać niepewność dając podejmującemu decyzję więcej możliwości do wyboru. Ważne jest to ze nie możemy oddzielić pojęcia informacji od jej użycia

„Dobra” informacja może być określona tylko w kontekście jej wykorzystania w działaniu człowieka. Dlatego projektowanie i opracowywanie systemów informacyjnych musi obejmować kontekst wykorzystania informacji.

ZARZADZANIE SYSTEMAMI INFORMATYCZNYMI

Znaczenie informacji i właściwego zarządzania zasobami informacyjnymi nowoczesnych przedsiębiorstwach cały czas rośnie.

Informacje są zasobem (a czasem też towarem - w firmach świadczących usługi informacyjne), traktowanym jako majątek organizacji o znaczeniu nie operacyjnym czy taktycznym, umożliwiającym sprawna obsługę jej bieżącej działalności ale coraz częściej zasobem o znaczeniu strategicznym umożliwiającym rozwój i sprostanie wciąż rosnącej konkurencji na rynku. Z tych względów niezbędne jest zarządzanie informacjami, podobnie jak zarządza się innymi ważnymi zasobami organizacji, na przykład pracownikami, środkami materialnymi czy środkami finansowymi - z jednej strony.

Z drugiej strony informacje stanowią zasób szczególny ze względu na ich specyficzne właściwości (niematerialny charakter, podatność na zniekształcenia), zróżnicowanie funkcji i ogromna różnorodność informacji. Ponadto zastosowanie technologii informatycznych w realizacji systemów informacyjnych rodzi specyficzne dla określonych rozwiązań informatycznych obszary i problemy zarządzania informacjami.

Zarządzanie zasobami informacyjnymi wiąże się z następującymi podstawowymi funkcjami:

• wytyczanie celów i stwarzania zadań (prognozowanie, planowanie)

• przekazywanie zadań do wykonania

• stymulowania wykonania zadań i realizacji celów (tworzenie warunków techniczno - organizacyjnych i społecznych)

• analizy i kontroli korekty poziomu wykonania żądań i realizacji celów.

Tak wiec zarządzanie wymaga rozwiązywania problemów i podejmowania decyzji które dotyczą problemów o rożnej złożoności oraz zróżnicowanym horyzoncie czasowym

Rozróżniamy trzy poziomy zarządzania:

• strategiczny (dotyczy działań długookresowych)

• taktyczny ( dotyczy działań średniookresowych)

• operacyjny ( dotyczy działań bieżących)

Zarządzanie informacjami dotyczy realizacji procesów informacyjnych takich jak:

• generowanie i pozyskiwanie informacji

• gromadzenie i przechowywanie informacji

• przetwarzanie informacji

• emisja i dystrybucja informacji

Z tego wynika ze zarządzanie informacjami należy rozpatrywać w dwóch aspektach:

• statycznym - czyli zarządzania zasobami informacyjnymi

• dynamicznym - zarządzanie procesami informacyjnymi ( ciągami działań składających się na procesy informacyjne wymienione wyżej)

Zarządzanie zasobami informacyjnymi wymaga realizacji funkcji, które dotyczą samych informacji, na przykład określenia polityki informacyjnej firmy, jakości informacji.

Zarządzanie procesami informacyjnymi wiąże się z planowaniem, organizowanie oraz nadzorowaniem i kontrola faktycznej realizacji ciągów działań składających się na procesy informacyjne.

Ważnym zagadnieniem w realizacji procesów informacyjnych jest też zarządzanie wykorzystywanymi w nich technologiami informatycznymi.

Zarządzanie strategiczne informacjami wymaga określenia niezbędnych zmian w zasobach, procesach i technologiach informacyjnych organizacji jest powinny nastąpić ze względu na strategie rozwoju organizacji w dłuższych okresach czasu (4-5 lat) Musimy zaplanować, zorganizować i kontrolować przeprowadzane zmiany. Celem zarządzania strategicznego informacja w organizacji jest planowanie wykorzystania informacji w celu uzyskania przewagi konkurencyjnej na rynku. Wymaga to opracowania określonej strategii informacyjnej oraz strategii informatyzacji organizacji.

Strategia informacyjna organizacji powstaje w wyniku analizy takich elementów ogólnej strategii firmy, jak cele, zadania, metody realizacji celów i zadań, ale również takich atrybutów systemów zarządzania przedsiębiorstwem jak struktura i sposób sprawowania władzy czy kultura i aspiracje.

Określenie strategii informacyjnej wymaga ustalenia:

• polityki informacyjnej oraz potrzeb informacyjnych organizacji w kontekście jej długookresowych celów i zadań

• metod zaspokajania potrzeb informacyjnych - czyli metody pozyskiwania informacji (zewnętrznych i wewnętrznych, otoczenia organizacji), metod obsługi procesów informacyjnych oraz przetwarzania i utrzymania zasobów informacyjnych

Na podstawie strategii informacyjnej opracowujemy strategie informatyzacji organizacji.

---