Zarządzanie – od początku XX wieku, odkąd zarządzanie próbowano oprzeć na naukowych podstawach, aż do lat 60. XX wieku zarządzanie pojmowane było jako działanie kierownicze, obejmujące następujące sekwencje postępowania: planowanie, organizowanie, decydowanie, motywowanie i kontrolowanie, nazywane klasycznymi funkcjami zarządzania.
Planowanie – proces ustalania celów i odpowiednich działań, by je osiągnąć. Opisując bardziej szczegółowo, jest to projektowanie przyszłości, jakiej się pragnie, oraz skutecznych środków jej organizacji. Planowanie to również przewidywanie warunków działania w ramach określonych granic czasowych, wyznaczanie celów i zadań oraz środków i sposobów ich najkorzystniejszej realizacji. Zróżnicowanie horyzontu czasu, do którego odnosi się planowanie, a w związku z tym możliwości rozpoznania kwantyfikacji uwarunkowań działania prowadzą do wyróżnienia planowania strategicznego (długoterminowego) oraz planowania operatywnego (krótkoterminowego)[1].
Rodzaje planowania (z uwagi na czas realizacji):
strategiczne (powyżej 5 lat) - plan przyszłości, dzięki któremu o wiele łatwiej wytyczyć ścieżki postępowania i realizacji (co zamierza się osiągnąć w życiu, lista wartości).
długoterminowe (od 2 do 5 lat) - konkretne przedsięwzięcia służące realizacji nadrzędnego celu.
średnioterminowe (od kilku miesięcy do roku) - to odpowiedź na pytanie co należy zrobić, aby zrealizować plan długoterminowy.
krótkoterminowe (do trzech miesięcy) - krótkie zadania do wykonania.
bieżące - codziennie lub w skali tygodnia (godziny i terminy spotkań, spraw do załatwienia).
Cechy planu: celowość, prymat planowania, kompletność, skuteczność.
Proces planowania obejmuje: prognozowanie, programowanie, tworzenie planu.
Etapy procesu planowania:
ustalenie celów
zidentyfikowanie problemów
poszukiwanie alternatywnych rozwiązań
ocenianie konsekwencji
dokonanie wyboru
wdrażanie planu
kontrola realizacji
Etapy planowania:
etap przedsiębiorczości - na tym etapie menedżerowie mało korzystają z funkcji planowania, raczej odpowiadają na pojawiające się nieliczne problemy.
etap luki administracyjnej - zaczyna się rozwijać sformalizowane planowanie, zwłaszcza w celu zwiększenia skuteczności.
etap luki oczekiwań - tworzone są plany oceniające wizje dalszego funkcjonowania przedsiębiorstwa
etap strategicznego rozwoju - menedżerowie zajmują się problemami wzrostu, poszukują sposobów rozszerzania i dywersyfikacji działalności ustabilizowanego przedsiębiorstwa.
Organizowanie jest procesem, czyli ciągiem następujących po sobie celowo uzależnionych faz (etapów). Funkcja organizowania, jako jedna z czterech charakterystycznych funkcji procesu zarządzania (inne to: planowanie, motywowanie i kontrolowanie) obejmuje, m.in.:
ustalenie niezbędnego zakresu pracy, którego wykonanie jest warunkiem realizacji wytyczonych celów;
podział zadań całościowych na zadania i na czynności szczegółowe;
łączenie stanowisk organizacyjnych w grupy;
ustalenie mechanizmów koordynacji części składowych organizacji;
kontrola rozwiązań organizacyjnych i ich korygowanie w celu utrzymania lub zwiększenia poziomu jej sprawności.
w innym ujęciu jest to proces porządkowania, przydzielania, koordynowania działań i zasobów poszczególnym członkom organizacji.
Dzięki procesom organizowania nawiązuje się współpraca w ramach określonej struktury stosunków, wprowadzony zostaje ład (minimum ładu). Organizowanie jest to takie gospodarowanie ludźmi (pracownikami) i innymi zasobami, które w najlepszy sposób umożliwia zrealizowanie określonych planów (wizji, misji, strategii). W efekcie organizowania powstają struktury systemów społecznych i materialnych, dzięki którym pracownicy wiedzą co maja robić, komu przekazują informacje i przed kim odpowiadają.
Organizacja poddana działalności organizatorskiej jest – jak to określił J. Zieleniewski – „rzeczą zorganizowaną”, której funkcjonowanie „polega na zachodzących w czasie zmianach stanów rzeczy – zmianach zawsze zależnych między innymi od sytuacji zewnętrznej i przeważnie w jakiś względnie trwały sposób na tę sytuację oddziałujących, ale nie zmieniających w trwały sposób stosunków między częściami danej rzeczy zorganizowanej”.
W sytuacji wyżej opisanej mamy do czynienia z tzw. dynamiczną równowagą struktury organizacji. Gdy zostanie ona zachwiana, po pewnym czasie dochodzi do ustabilizowania się nowego stanu równowagi. Na tym polega wyższość tego typu równowagi struktury rzeczy nad równowagą statyczną – której naruszenie ma charakter nieodwracalny.
Procesy organizowania:
Szczegółowe ustalenie całej pracy, którą należy wykonać aby osiągnąć cele organizacji. Każdą organizację tworzy się w określonych zamiarach: szpitale po to, by zajmowały się chorymi; drużyny koszykówki – by wygrywały zawody; przedsiębiorstwa – by produkowały i sprzedawały dobra lub usługi. Oczywiście, każdy z tych zamiarów zostanie spełniony w inny sposób. Aby osiągnąć cele organizacji, trzeba najpierw wyznaczyć jej zadania jako całości. Na przykład, zanim organizatorzy szpitala będą mogli pomóc chorym, muszą zakupić wyposażenie, zatrudnić lekarzy i pozostały personel, utworzyć różne wyspecjalizowane oddziały, zapewnić akredytację w organizacjach lekarskich, uzgodnić sprawy z rozmaitymi władzami lokalnymi, etc.
Podział całej pracy na czynności logiczne, możliwe do dogodnego zrealizowania przez jednego człowieka lub zespół ludzi. Organizację tworzy się wtedy, gdy wyznaczona praca nie jest możliwa do wykonania przez jednego człowieka. Trzeba ją zatem odpowiednio podzielić między członków organizacji. Przez „odpowiedni podział” rozumiemy: przydział zadań poszczególnym osobom na podstawie ich kwalifikacji, nikomu nie przydzieli się ani zbyt dużej, ani zbyt małej ilości pracy.
Łączenie w logiczny i sprawny sposób pracy członków organizacji. W miarę rozrastania się organizacji i zatrudniania coraz większej liczby osób do wykonywania różnych czynności, konieczne staje się grupowanie jednostek, których zadania są powiązane. W organizacjach produkcyjnych typowymi przykładami komórek są działy, np.: sprzedaży, zasobów ludzkich, produkcji, księgowości i marketingu. Dany dział zatrudnia pracowników o różnym poziomie specjalizacji i różnych umiejętnościach. Ich współdziałaniem rządzą ustalone zasady postępowania. Tę agregację pracy zazwyczaj nazywa się departamentalizacją.
Ustalenie mechanizmu koordynacji pracy członków organizacji tak, aby stanowiła jednolitą, harmonijną całość. W miarę wykonywania wyspecjalizowanych czynności przez poszczególne osoby i działy, mogą zagubić się ogólne cele organizacji albo wystąpić konflikty między jej członkami. Na przykład kierownik marketingu w przedsiębiorstwie może nalegać na zwiększenie środków na reklamę w celu pobudzenia popytu, chociaż ogólniejszym interesom przedsiębiorstwa lepiej służyłoby zainwestowanie w nowe urządzenia do automatyzacji, w celu obniżenia kosztów. Na uniwersytecie może występować ostre współzawodnictwo poszczególnych instytutów czy wydziałów o ograniczone fundusze. Mechanizmy koordynacji umożliwiają członkom organizacji utrzymanie świadomości jej celów i ograniczają niesprawności oraz szkodliwe konflikty.
Sprawdzanie skuteczności organizacji i wprowadzanie poprawek w celu utrzymania lub zwiększania tej skuteczności. Organizowanie jest procesem ciągłym. Konieczne jest zatem, okresowe sprawdzanie poprzednich czterech etapów. W miarę rozrostu organizacji i zmian sytuacji, trzeba ponownie oceniać jej strukturę, aby zapewnić firmie skuteczne i sprawne funkcjonowanie, stosownie do istniejących potrzeb.
Motywowanie, jako element zarządzania, polega na takim wykorzystywaniu mechanizmów motywacji, by zapewniały zaangażowanie pracowników na rzecz sukcesu organizacji, zachęcały do podnoszenia kwalifikacji i dawały satysfakcję z pracy. Polega na wpływaniu na postawy i zachowania człowieka za pośrednictwem określonych bodźców.
System motywacyjny: system oddziaływań organizacji na uczestników, którego celem jest zachęcenie ich do podejmowania zachowań korzystnych oraz unikania zachowań niekorzystnych z punktu widzenia całości.
Podejście:
behawioryzm - czynniki zewnętrzne
psychodynamiczne - wewnętrzne wyznaczniki (hierarchia potrzeb Maslowa)
poznawcze - rola informacji
Motywowanie to „proces świadomego i celowego oddziaływania na motywy postępowania ludzi poprzez stwarzanie środków i możliwości realizacji ich systemów wartości i oczekiwań dla osiągnięcia celu motywującego”.(A. Kozdrój, 1990)
Aby osiągnąć najlepsze efekty, unika się nadmiernej motywacji, która przez zwiększenie napięcia, wpływa na obniżenie skuteczności działania. O właściwym poziomie motywowania mówi prawo Bircha. (s. Borkowska) Według niego najbardziej skuteczna, pod względem osiąganych wyników, jest motywacja średnia, gorsze wyniki są przy zastosowaniu motywacji zbyt słabej lub zbyt wysokiej. Najpopularniejsze koncepcje motywacji to
teorie treści, kładące nacisk na czynniki wewnętrzne, powodujących, że człowiek postępuje w określony sposób
teorie procesu, mówiące o tym w jaki sposób i za pomocą jakich celów konkretny człowiek jest motywowany.
Według G. H. Hofstede (Reykowski, 1970), dla określonych grup pracowników, motywatorami są różne wartości oferowane im przez pracodawcę:
robotnicy zazwyczaj wybierają dobre warunki pracy, wyższe zarobki, pewność pracy, zdrowie, stosunki międzyludzkie
pracownicy umysłowi preferują angażującą pracę, prestiż i status zawodowy, autonomiczność, możliwość wykorzystania swojego potencjału, szanse rozwoju i awansu
dla kobiet ważne są wartości rodzinne, stosunki interpersonalne, poczucie bezpieczeństwa i stałość pracy, możliwość wzrostu zarobków.
Teoria oczekiwań podaje trzy podstawowe sposoby na zwiększenie motywacji u pracowników:
zwiększenie oczekiwań, że w wyniku pracy nastąpi osiągnięcie celu. Główne działanie menadżera to przekonanie pracowników, że mogą osiągnąć zamierzone wyniki, w oparciu o posiadane kwalifikacje. Zwiększenie oczekiwań następować może przez szkolenie pracowników, podział zadań na podstawie kwalifikacji.
zwiększenie instrumentalności wyniku, oznaczające podniesienie prawdopodobieństwa, że cel zostanie nagrodzony po jego osiągnięciu. Jeśli jednak nagroda jest dla pracownika nieatrakcyjna poziom motywacji nie wzrośnie, przeciwnie - ulegnie obniżeniu.
zwiększenie wartości samych nagród. Menadżer powinien dobrze znać podległych mu pracowników i ich preferencje, aby stworzyć im szanse i możliwość uzyskania nagród uznawane przez nich za cenne.
Bodźce motywacyjne powinny mieć charakter zmienny, ponieważ zależą od niestałych aspektów funkcjonowania organizacji: od struktury organizacyjno–kwalifikacyjnej załogi, celów i zadań firmy, organizacji pracy czy technologii. Z tego powodu, aby utrzymać optymalny poziom motywowania, należy okresowo badać stopień oddziaływania określonych sposobów motywowania na pracowników.