ZARZĄDZANIE PROJEKTAMI 22/10/2010
Wykonanie zadań ograniczonych czasowo nie skróci się po dodaniu zasobów. Kiedy nie ma obowiązku śledzenia kosztów projektu, ponieważ nie wpływa on na harmonogram prac.
Pierwszym krokiem jest oszacowanie ile potrzeba czasu( bez przerwy z uwzględnieniem umiejętności pracowników i optymalnych warunków) na wykonanie poszczególnych zadań.
Następnie należy przeanalizować czynniki przerywające pracę( CPP). Najczęściej CPP = 30%
Kolejny krok oszacowanie czynników pracy czasowej (CPC). Określa tutaj ile zadań równoległych wykonuje pracownik i jakie są z tego straty. Przyjmuje się ze gdy pracownik
– na jeden projekt poświęca 75% czasu = 10% straty
– gdy 50 % czasu = 20% strat
– ptzy 25% = 20% strat
Czynnik umiejętności (CU) dzielimy na grupy:
– ekspert 0,5
– wysokie kwalifikacje 0,75
– średni poziom 1,0
– młody pracownik 1,25
– nowicjusz 1,5
– nowicjusz bez pojęcia 2,0
Ostatni krok wykonanie obliczeń
ZWS = SWS x 100/ 100-CPP x 100/ 100-CPC – CU
CCP- czynniki przerywające pracę
CPC – czynniki pracy czasowej,
CU czynniki umiejętności
KOSZTY – w projekcie dzielą się na stałe i zmienne. Zazwyczaj kwalifikacja obowiązuje taka sama jak w danym przedsiębiorstwie.
KOSZTY STAŁE – zakupy materiałów, stałych usług itp. Są one powiązane z zadaniami.
KOSZTY ZMIENNE – najczęściej koszty zasobów. Głównym kosztem zmiennym jest wynagrodzenie dla pracowników. Często płace traktuje się jako koszty zmienne i stałe jednocześnie.
SIEĆ CZYNNOŚCI – użyteczne narzędzie w planowaniu projektu, wymusza ono precyzyjne definiowanie zadań oraz zależności pomiędzy zadaniami. Pozwala opracować scenariusze pesymistyczne, optymistyczne i najbardziej prawdopodobne
RELACJE MIĘDZY ZADANIAMI – cztery zależności:
Koniec Początek
Początek Początek
Koniec Koniec
Początek Koniec
DIAGRAM PERT – technika umożliwiająca badanie skutków dat rozpoczęcia i zakończenia zadań projektu. Stworzony do potrzeb programu rakiet Polaris dla marynarki wojennej w USA w latach 50-tych.
TECHNIKA STOSOWANI, ANALIZY PROGRAMU:
Budowę diagramu rozpoczyna się od węzła początkowego. Od niego rozchodzą się następne strzałki czyli zadania które nie mają zadań poprzedzających. Strzałki zakończone węzłem. Od nich odchodzą następne strzałki, aż do momentu, gdy wszystkie zadania zostaną połączone.
DIAGRAM CMP – metoda ścieżki krytycznej (Critical Path Method). Opracowana w firmie DuPont (lata 50-te). Celem było zaplanowanie renowacji fabryki chemicznej. Pokazuje ona całkowity czas trwania pracy. Najdłuższa ścieżka w projekcie wskazuje najkrótszy możliwy czas wykonania pracy. Nazwa wynika stąd że nie ma rezerw czasowych. Jakiekolwiek opóźnienie jakiegokolwiek zadania spowoduje spóźnienie w projekcie.
Sporządzenie precyzyjnego harmonogramu jest jednym z głównych czynników powodzenia projektu. W harmonogramie pracy uwzględnia się strukturę analizy pracy. Oszacowanie zadania, współzależność pomiędzy poszczególnymi zadaniami. Należy pamiętać że w rzeczywistości każdy projekt będzie odbiegał od planu, nigdy nie jesteśmy w stanie przewidzieć wszystkiego co wpływa na wykonanie projektu w 100%. Należy go rozpocząć od daty rozpoczęcia lub zakończenia.
Czas trwania zadań – jego obliczanie (określony w dniach) różni się dla zadania ograniczonego czasowo i zasobowo.
Czas trwania zadania określonego zasobowo:
Czas trwania = wkład pracy (liczba h dziennie) /ilość zasobów
ŚCIEŻKA KRYTYCZNA – obejmuje wszystkie zadania w których nie występuje luz. Jest to najdłuższa ścieżka w projekcie. Można wyodrębnić kilka ścieżek krytycznych, które będą krzyżowały się w różnych miejscach
RYZYKO W PROJEKCIE – jest bardzo ważną kwestią którą należy uwzględnić podczas planowania projektu. Ryzykiem nazywamy każde potencjalne wydarzenia, które może spowodować opóźnienie projektu, zwiększenia kosztów lub w inny sposób wpłynąć na niekorzyść realizacji projektu.
PLAN ALTERNATYWNY – plan postępowania i radzenia sobie z wynikami pewnych niepewnych zdarzeń, w przypadku ich zaistnienia istnieją trzy strategie radzenia sobie z ryzykiem:
– eliminowanie ryzyka – usunięcie przyczyny ryzyka, strategia zapobiegawcza
– łagodzenie ryzyka – minimalizacja skutków wystąpienia zdarzeń ryzykownych, strategia reakcji
– akceptacja ryzyka – polega na tym że nie podejmujemy żadnych kroków zapobiegających wystąpieniu zadań wstrzymujących projekt oraz gdy już wystąpi.
WYKONANIE PROJEKTU – przystępujemy wtedy gdy ukończyliśmy fazę planowania. Jest to realizowanie planu czy wykonanie poszczególnych zadań których celem jest wytworzenie produktu
MONITOROWANIE PROJEKTU – sukces projektu to przede wszystkim wykonanie go w założonym czasie oraz w ramach ustalonego budżetu, dlatego też nieodzownym elementem każdego projektu jest jego kontrola.
UKOŃCZENIE PROJEKTU – ostatnia faza, koniec nie zawsze zgodny z pierwotnym założeniem.
ZARZĄDZANIE PROJEKTAMI W/G METODYKI PRINCE
PRINCE powstała w 1979 r. dzięki brytyjskiej organizacji rządowej CCTA. Oparta na wcześniejszej metodyce zwanej PROMPT który w sposób naturalny został zastąpiony metodą PRINCA (1899 – pierwszy raz ją zastosowano). Obecnie publicznie dostępna, może być używana przez wszystkich. W roku 1996 powstała nowa unowocześniona wersja metodyki PRINCE 2.
PROJEKT – przedsięwzięcie jednorazowe.
Charakterystyka projektu wg PRINCE:
Skończony określony czas trwania
Zdefiniowania i mierzalne produkty biznesowe
Odpowiedni zestaw czynności aby opracować produkty biznesowe
Zdefiniowaną pulę zasobów
Strukturę organizacyjną i zdefiniowanie odpowiedzialności w zakresie zarządzania projektu
Udziałowcy projektu wg PRINCA:
Klienci którzy zlecają pracę i będą czerpać korzyści z efektów końcowych
Użytkownicy którzy będą używać produkt końcowy
Dostawcy którzy dostarczają specjalistyczną wiedzę, umiejętności lub towary i usługi
Podwykonawcy, którzy dostarczają produkt lub usługi, dostawcy
CYKL ŻYCIA PROJEKTU – „ścieżka prowadzona przez różne czynności projektu do wyprodukowania produktu tego projektu”
Proces zarządzania projektem PRINCE z systemowym podejściem do zarządzania, wymusza aby każdy projekt był realizowany zgodnie z tą metodyką, wykorzystywał w pewnym stopniu każdy z 8 procesów
Proces rozpoczęcia projektu
Proces inicjacji projektu
Kontrola etapu projektu
Zarządzanie dostarczaniem produktu (wytwarzanie)
Zarządzanie granicami etapu projektu
Kierowanie projektem
Kierowanie projektem
Planowanie
Zamknięcie projektu
Charakterystyka metodyki zarządzania projektu:
– powinna być wybierana dla każdego projektu w zależności od jego skomplikowania. Projekty SA podzielone następująco:
a) projekty łatwe – realizowane tzw. ścieżką skróconą
b) projekty średnio skomplikowane – realizowane szybką ścieżką
c) projekty skomplikowane – w trybie projektowania
Role projektu wg PRINCA:
Rada projektów
Właściciel Biznesowy Projektu
Kierownik projektu
Komitet Sterujący Projektem
Kierownik Biznesowy Projektu (KBP)
Kierownik techniczny Projektu/Programu (KTP)
Kierownik Strumienia Projektu
Analityk Biznesowy
Moderator
?
?
Opiekun Klienta biznesowego
Trzy tryby realizacji przedsięwzięć wg PRINCE:
Tryb Projektów
Szybkiej ścieżki
Ścieżki skróconej
Etapy projektowania:
Projekt ogólny
Ocena wstępna projektu
Wynagrodzenia szczegółowe
Budowa rozwiązania
Ocena i powołanie projektu
Analiza szczegółowa
Projektowanie
Produkcja
Testowanie
Uruchomienie
Stabilizacja
Zamknięcie
Dokumentacja:
Wynagrodzenia i oczekiwania klientów – przedstawicieli, głównych celów projektu i uzasadnienia biznesowego. Powinien zawierać:
– nazwa komórki zgłaszającej potrzebę
– potrzeba, oczekiwanie, cele projektu
– przyczyny potrzeby (np. legislacyjna, marketingowa)
– analiza finansowa (prognoza kosztów)
Opinie eksperckie:
– opis wariantów rozwiązania
– koszty – podział
– harmonogram ogólny
– identyfikacja ryzyka
Wynagrodzenia Biznesowe (przedstawienie szczegółowych wynagrodzeń)
– opis przypadków użycia
– opis wymagań w okresie raportowania
– wymagania organizacyjne
Opis Procesów (opis zestawu głównych procesów)
– identyfikacja procesów istniejących (działających aktualnie, które mogą być wykorzystywane bez lub ze zmianami)
– definicje procesów nowych (diagramy, opisy)
Wstępne stadium wykonalności – ocena stopnia wykonalności danego projektu.
Założenia zadania inwestycyjnego:
– ogólny opis projektu
– lista zagrożeń
– nakład (szczegółowa klasyfikacja)
– przychody
– koszty operacyjne
– przypływ pieniędzy
– analiza efektywności
Szczegółowa analiza wykonalności:
– diagramy interakcji, systemów
– diagramy przypadków użycia
– definicja zmian konfigurujących
– diagram rozmieszczenia elementów systemu
– realizacja w środowisku operacyjnym
– zakres projektu
– analiza wydajności
Komponenty metody PRINCE:
Uzasadnienie biznesowe
Organizacja
Plany
Elementy sterowania
Zarządzanie ryzykiem
Jakość w środowisku projektowym
Zarządzanie konfiguracją
Trzy etapy planu:
– plan projektu
– plan etapu
– plan pracy