SYSTEMY INFORMOWANIA KIEROWNICTWA – Management Information Systems (MIS lub SIK)
Systemy Informowania Kierownictwa służą do dostarczania kierownictwu dokładnych informacji na temat funkcjonowania przedsiębiorstwa potrzebnych do zarządzania na poszczególnych stanowiskach kierowniczych, które umożliwiają właściwe i szybkie wykonywanie funkcji planistycznych, nadzorczych i operacyjnych. Systemy informowania kierownictwa pomagają w prognozowaniu przyszłości przedsiębiorstw poprzez prezentacje połączonych danych z systemów transakcyjnych. Umożliwia to jednocześnie kontrolę bieżących informacji zapisywanych w bazie danych systemów transakcyjnych. System informowania kierownictwa nie ingeruje w dane.
Systemy informowania kierownictwa wymagają aktualnych danych, szybkiego dostępu do bieżących informacji właściwie zorganizowanych, gdyż na ich podstawie opracowywane są raporty i odpowiedzi na zadawane pytania m. in programowane z menu, dotyczące zaistniałych sytuacji w przedsiębiorstwie. Raporty generowane przez system są raportami okresowymi, dotyczą przewidywań krótkookresowych i średniookresowych, wykorzystywane są do sprawowania kontroli nad aktualnymi operacjami.
Przy tworzeniu systemu informowania kierownictwa należy przede wszystkim zwrócić uwagę na potrzeby poszczególnych szczebli kierownictwa. Konieczne informacje znajdować się będą wewnątrz organizacji tj. poziom efektywności finansowej, ale również na zewnątrz, np. poziom zadowolenia klientów.
Problemem przy wprowadzaniu systemu informowania kierownictwa stać się może postawa pracowników, którzy mogą sprzeciwiać się nowemu systemowi przepływu informacji. Dobrze wypracowania kultura przedsiębiorstwa jest temu w stanie zapobiec i zmiany organizacyjne, jakie wynikną, np. z połączenia niektórych struktur w celu uzyskiwania jak najbardziej miarodajnych informacji, nie wpłyną na negatywne postawy pracowników. Innym ograniczeniem systemu informowania kierownictwa jest to, iż pomaga on w podejmowaniu decyzji wyłącznie w sytuacjach przewidywalnych, znormalizowanych, potrzebuje sporo czasu do stworzenia raportu zawierającego dane, które oparte są na standardowych zapytaniach. W warunkach niestandardowych taki system nie jest w stanie podać najbardziej optymalnych rozwiązań, gdyż operuje na zintegrowanej bazie danych, w którą nie można ingerować, a decyzje podejmowane na tej podstawie nie są wystarczająco skuteczne.
W związku z powyższym system informowania kierownictwa sprawdza się przede wszystkim w kontroli kosztów sprzedaży, przychodów, planowania produkcji. Skutecznie alarmuje w przypadku przekroczeń poniesionych kosztów, umożliwia tworzenie potrzebnych analiz, rachunków, zestawień porównawczych zarówno w formie liczbowej jaki i graficznej. Jest to system, który dostarcza kierownictwu z najwyższego szczebla informacji ogólnych, pozwalających na bieżąca kontrolę przedsiębiorstwa, na podstawie ogólnych danych.
SYSTEMY WSPOMAGANIA DECYZJI – Decision Support Systems (DSS lub SWD)
System wspomagania decyzji jest systemem wspomagającym system informowania kierownictwa (SIK) i podobnie jak on służy do dostarczania informacji kierownictwu. Różnica pomiędzy obu systemami polega na tym, iż w system wspomagania decyzji można ingerować. Pozwala to na rozstrzyganie problemów niestandardowych, słabo ustrukturyzowanych. W systemie wspomagania decyzji, w odróżnieniu od systemu informowania kierownictwa, użytkownicy pracują bezpośrednio, dostarczając za pośrednictwem bezpiecznych systemów aktualnych danych. Raporty wykonane w SWD są otrzymywanie z najbardziej wiarygodnych i bieżących informacji, poza tym dane dostarczane są w chwili zapytania. Jest to system skuteczny przy podejmowaniu decyzji w sytuacji niestandardowej, charakteryzuje się m.in. możliwością wykonywania symulacji różnych wariantów proponowanych rozstrzygnięć, przy jednoczesnym ich zapamiętywaniu.
Warunkiem skutecznego funkcjonowania tego sytemu jest bazowanie na rzetelnych i poprawnych danych, właściwie interpretowanych przez pracowników odpowiedzialnych za dostarczanie raportów kierownictwu. Jest to dość poważne ograniczenie tego systemu, gdyż wyłącznie osoby zaangażowane w proces tworzenia programu są w stanie stworzyć i w późniejszym czasie profesjonalnie wykorzystywać system wspomagania decyzji, który wymaga określenia priorytetów, znanych przede wszystkim specjalistom, którzy wykorzystują pobrane z sytemu dane i w sposób adekwatny do zapotrzebowania przetwarzają je. Już na etapie tworzeniu programu specjaliści wskazują, jakie najważniejsze dane powinny znaleźć się w programie, co stwarza w późniejszym czasie możliwość generowania raportów dla kierownictwa na podstawie najważniejszych informacji, określających aktualne potrzeby w zaistniałej sytuacji. Szybkość reakcji na zadany problem i wykorzystywanie zintegrowanych informacji z systemu jest podstawową zaletą tego systemu.
Głównym celem wykorzystywania systemu wspomagania decyzji jest automatyzacja procesów czyli zwiększenie szybkości uzyskiwania odpowiedzi na trudne pytania, co umożliwia uzyskanie przewagi nad konkurencją.
System wspomagania decyzji stosowany jest najczęściej w działach związanych z finansami, gdzie za jego pomocą dokonuje się planowania budżetu firmy, analizy ryzyka rentowności inwestycji, efektywności zarządzania kosztami, jak również wykrywania nadużyć. Ponadto wykorzystywany jest przy analizie rynków sprzedaży, zarządzaniu relacjami z klientami, sprawdzaniu ich rentowności, identyfikowaniu nowych rynków zbytu, jak również efektywności przeprowadzanych kampanii promocyjnych. System wspomagania decyzji w związku z możliwością analizy aktualnych danych w konkretnej sytuacji, pomocny jest w działalności logistycznej przedsiębiorstw, jak również w procesie optymalizacji procesów produkcyjnych. Wykorzystywany jest również w procesach dystrybucji, planowaniu popytu, kontroli zawartości magazynów, ale również w zarządzaniu zasobami ludzkimi firmy poprzez kontrolę zatrudnienia i płac.
System wspomagania decyzji jest wykorzystywany przez kierownictwo najwyższego szczebla przede wszystkim do poprawy wydajności firmy i szczegółowej analizy przy długoterminowym planowaniu działań i szacowaniu zachodzących zmian.
SYSTEMY AUTOMATYZACJI BIURA – Office Automation Systems (OAS lub SAB)
System automatyzacji biura służą do zapewnienia komunikacji z użytkownikiem w zakresie gromadzenia, przetwarzania i przesyłania danych, poprzez określenie obiegu dokumentów i dostarczaniu informacji z zewnątrz. Do powszechnie używanych programów należą tu edytory tekstów, poczta elektroniczna, oprogramowania służące do obsługi faksów, modemów.
Edytory tekstów umożliwiają tworzenie dokumentów, przechowywanie ich w formie elektronicznej, jak również wydrukowania na drukarce czy wyświetlenia na ekranie komputera. Przy tworzeniu dokumentu mamy możliwość jego korekty w każdym momencie, przeniesienia części tekstu w inne miejsce, szybkie ustawienie wyglądu dokumentu – wielkości czcionki, akapitów, marginesów i tworzenia dowolnej ilości kopii.
Systemy automatyzacji biura to również zarządzanie plikami, możliwość zarządzanie kilkoma dokumentami jednocześnie, szybkie ich dostarczanie innym użytkownikom w celach informacyjnych, czy uzupełnienia danych. System taki niweluje czas, jaki przy zwykłym obiegu dokumentów w biurze potrzebny był na ich dostarczanie.
Gromadzenie danych w plikach, katalogach pomaga na ich sprawnym uporządkowaniu, co daje możliwość szybkiego wyszukiwania potrzebnych dokumentów, bez potrzeby przekartkowywania niezliczonej ilości dokumentów w wersji papierowej rozmieszczonych najczęściej w kilku miejscach biura.
Oszczędność czasu jest największą zaletą wykorzystywania tego typu systemów. Obecnie są to systemy powszechnie używane do komunikacji i przesyłania danych z jednego miejsca w drugie. Wiąże się to jednak z ograniczeniami w zatrudnieniu danej firmy. Kierownictwo mające siedzibę w innym miejscu niż filie nie potrzebuje sztabu ludzi, którzy będą dokonywać analiz funkcjonowania tych oddziałów w miejscu ich funkcjonowania. Wystarczy jedna osoba w głównej siedzibie firmy, której podstawowe informacje przesyłane są drogą elektroniczną ze wszystkich oddziałów na świecie. Utrudnieniami może być brak zasilania, lub kłopoty z siecią internetową, co całkowicie uniemożliwi współpracę, lecz w obecnych czasach są to niedługie przerwy, które nie wpływają na szybkość podejmowania decyzji, gdyż w dobie telefonów komórkowych nie ma żadnych barier w szybkiej komunikacji.
System automatyzacji biura nie wymaga skomplikowanej obsługi ani sprzętu, wystarczające jest, aby zapewnienie wszystkim pracownikom dostępu do intranetu, Internetu , stworzonej wewnętrznej sieci firmy, drukarek i faksów. Pracownicy mogą stworzyć na swoich stanowiskach własny system, wg którego będzie im najłatwiej korzystać z dostępnych danych, nie narzuca się im żadnego systemu gromadzenia podstawowych danych, czy dokumentów. Każda osoba może w swoim komputerze tak ułożyć pliki, aby najłatwiej dostępne były te, które są najczęściej wykorzystywane i potrzebne przy dokonywaniu bardziej skomplikowanych analiz.
Systemy automatyzacji biura służą przede wszystkim do szybkiego obiegu dokumentów, rozsyłania ich na zewnątrz, jak również pobierania z zewnątrz. Pomagają w zarządzaniu dokumentami firmy, gwarantują łatwy i sprawny dostęp do ważnych informacji, umożliwiając jednocześnie różne sposoby ich prezentacji i przekazywania innym podmiotom.