CE „Siódemka” Gliwice

Kierunek: Technik Logistyk

Semestr: pierwszy

Rok szkolny: 2011/2012

Nazwisko i imię: Sadowska Joanna

Przedmiot: Planowanie Logistyczne

Nazwisko wykładowcy: p. Witold Tchórzewski

Praca przejściowa

Temat: Budżetowanie w logistyce.

Ocena:

Data:

Tematem mojej pracy jest „budżetowanie w logistyce”. Na początku wyjaśnię co to jest budżet przedsiębiorstwa, przedstawię etapy procesu budżetowania, omówię najważniejsze pytania na jakie powinien odpowiadać budżet, przedstawię i omówię kryteria klasyfikacji budżetu.

Budżet jest wyrażaniem w jednostkach ilościowych i wartościowych planem przydzielonym określonym jednostkom wewnętrznym w danym okresie budżetowym (rok, kwartał, miesiąc) z odpowiednim zakresem odpowiedzialności.

Proces budżetowania jest najczęściej realizowany w przedsiębiorstwie zgodnie z opracowaną instrukcją budżetowania, która określa zasady tworzenia i wykonania budżetu. Stałe zasady i reguły koordynacji budżetów, powiązane z odpowiedzialnością osób wyznaczonych w instrukcji budżetowania przedsiębiorstwa, obejmują tworzenie planów zadaniowo-finansowych (kosztowych) dla jednostek organizacyjnych przedsiębiorstwa, wzajemną koordynację i integrację tych planów oraz kontrolę ich realizacji.

Budżetowanie obejmuje trzy powiązane ze sobą etapy:

tworzenie budżetu – czyli formułowanie zadań dla jednostek organizacyjnych; określane są środki finansowe i planowane koszty;

realizacja – postępowanie zgodnie z planem a podstawą realizacji są środki przydzielone jednostkom wewnętrznym;

kontrola – ocena bieżących dokonań wewnętrznych w stosunku do zadań określonych w budżecie.

Zatem na proces budżetowania składają się logiczne uporządkowane czynności wykonywane w celu sporządzenia, realizacji (wydatkowania środków odpowiednio do ponoszonych kosztów) i kontroli budżetu.

Budżetowanie w przedsiębiorstwie (i tym samym w każdej jego komórce organizacyjnej, procesie czy realizowanym projekcie) jest realizowane poprzez budżety.

• Procedura budżetowania obejmuje najczęściej:

1. przyjęcie założeń budżetowych przez Komisję Budżetową przedsiębiorstwa ( lub inny powołany zespół)

2. wyznaczenie osób odpowiedzialnych za sporządzenie budżetu i przekazanie im założeń i wymaganych informacji do opracowania budżetu

3. opracowanie budżetów cząstkowych dla poszczególnych ośrodków odpowiedzialności ( logistyka jest najczęściej jednym z ośrodków odpowiedzialności za koszty – cost centre)

4. negocjacje (uzgodnienia)budżetowe między kierownikami ośrodków odpowiedzialności, oraz pomiędzy nimi a ich przełożonymi, którzy zatwierdzili założenia budżetowe ( np. dotyczące zwiększania lub przesunięcia środków budżetowych)

5. koordynację, uzgadnianie i agregację budżetów cząstkowych

6. akceptację budżetu i zatwierdzenie prze Komisję Budżetową przedsiębiorstwa

7. realizację budżetu przez poszczególne ośrodki odpowiedzialności (przychody i wydatki budżetowe)

8. kontrolę stopnia realizacji i zgodności budżetu

Struktura budżetu odzwierciedla najczęściej strukturę organizacyjną przedsiębiorstwa, a zasada odpowiedzialności przenosi się na kierowników komórek organizacyjnych lub kierowników ośrodków odpowiedzialności, kierowników projektów.

• Opracowanie budżetu dla logistyki w przedsiębiorstwie wymaga odpowiedzi na kilka podstawowych pytań:

- jakie koszty i związane z nimi wydatki są spodziewane w okresie budżetowym?

Wymaga dokładnego prześledzenia operacji i czynności wynikających z potrzeby logistycznej obsługi sprzedaży na wykazanych rynkach oraz zapewnienia oczekiwanego poziomu obsługi klientów. Odpowiedź precyzuje rodzajowy zakres kosztów logistyki ujmowany w budżecie.

- kiedy spodziewane jest poniesienie kosztów, a kiedy wydatków?

Wymaga prześledzenia kolejności etapów realizacji działań, poszczególnych operacji i czynności, aby w konsekwencji ustalić harmonogram zapotrzebowania na wszystkie środki finansowe i rozłożyć je w czasie. Odpowiedź precyzuje terminy, dla których zostały ustalone poszczególne transze finansowania wydatków.

- gdzie będą ponoszone koszty logistyki?

Wymaga określenia miejsca ponoszenia kosztów, a tym samym komórki organizacyjnej lub określonego MPK, które otrzyma środki finansowe na pokrycie kosztów.

Wszystkie te odpowiedzi na przedstawione pytania powinny być wzajemnie spójne oraz uzgodnione z innymi działami przedsiębiorstwa. Na tej podstawie jest określany w budżecie poziom kosztów oraz data i miejsce ponoszenia kosztów. Określenie poziomu kosztów wymaga od logistyka znajomości zasad rachunku kosztów oraz kalkulacji kosztów.

• Kryteria klasyfikacji budżetu logistyki:

- Kryterium metody uzgadniania budżetu logistyki:

• Budżet tworzony odgórnie – w którym założenia budżetowe dla logistyki (na podstawie planu ogólnego przedsiębiorstwa ustalonego przez zarząd) są ustalane na szczeblu kierowniczym logistyki (np. przez dyrektora ds. logistyki lub menadżera łańcucha dostaw), a następnie przekazywane są na niższe szczeble zarządzania w celu opracowania szczegółowych planów cząstkowych działań i potrzeb środków finansowych (zaopatrzenia, dystrybucji, magazynowania),

• Budżet tworzony oddolnie – tworzone na niższych szczeblach organizacji logistyki (wydział magazynu, wydział transportu) plany szczegółowe przekazywane są na poziom kierownictwa przedsiębiorstwa, gdzie planowane koszty są sumowane za wszystkie działy wchodzące w skład pionu logistyki. Podejście to wymaga dużo doświadczenia od pracowników, dobrej znajomości kosztów logistyki i ich normatywów oraz pracy zespołowej;

- Kryterium czasowe:

• Budżet krótkookresowy – opracowany na bieżącą działalność logistyki,

• Budżet długookresowy – najczęściej opracowany na okres dłuższy niż jeden rok i dotyczący realizacji określonego zamierzenia na poziomie strategicznym (np. realizacji inwestycji lub projektu zmian a łańcuchach dostaw);

- Kryterium obszaru funkcjonalnego logistyki:

• Budżet zaopatrzenia lub gospodarki materiałowej,

• Budżet magazynu,

• Budżet transportu i spedycji,

• Budżet inwestycyjny logistyki,

• Budżet outsourcingu w logistyce;

- Kryterium uwzględniania zmian:

• Budżet sztywny – jest opracowany dla jednego planowanego poziomu rozmiarów działalności logistyki (np. ilość sprzedaży i ilość dostaw) i wielkość ta nie może być zmieniana w trakcie okresu budżetowego,

• Budżet elastyczny (zmienny) – jest opracowywany dla różnych planów działalności logistycznej (wariantowo w zależności od wielkości zamówień lub sprzedaży) i zakłada możliwość uwzględniania zmian w ciągu okresu budżetowego w stosunku do wielkości zaplanowanych w budżecie;

- Kryterium sposobu opracowania budżetu:

• Budżet narastający (incremental budget) – opracowany budżet powstaje na podstawie skorygowania budżetu poprzedniego okresu o przewidywane zmiany warunków i środowiska pracy oraz otoczenia rynkowego,

• Budżet od podstaw (zero-base-budget) – wszystkie dane przygotowywanego budżetu nie mają powiązania z bieżącym wykonaniem i są opracowywane od początku (podstawa zero). Ten sposób postępowania eliminuje nieuzasadnione i powtarzające się pozycje w budżetach, sprawdza znajomość normatywów i ich aktualizacje do zmieniających się warunków otoczenia.

Każda kluczowa decyzja w firmie ma złożone skutki finansowe. Organizacja, która nie zna swoich kosztów, wymyka się spod kontroli, aż w końcu zaskakuje ją dzień, kiedy kończą się środki na koncie. Zarządzający, którzy są tego świadomi, chcą znać obecne i przyszłe koszty firmy. Oceniają, czy planowana inwestycja wygeneruje nadwyżkę gotówki, zysk księgowy i korzyści podatkowe. Potrzebują precyzyjnych budżetów i informacji zwrotnych o ich wykonaniu. Muszą być pewni, że działalność jest rentowna i że nagle nie skończą się fundusze. Krótko mówiąc, potrzebują rachunkowości zarządczej i dobrego budżetowania.