Nr Ref: MAK/I/Ab-7/14
KWESTIONARIUSZ
DLA JEDNOSTEK SEKTORA FINANSÓW PUBLICZNYCH
W ZAKRESIE STOSOWANIA STANDARDÓW KONTROLI ZARZĄDCZEJ
Kontrola zarządcza – stanowi ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy.
Zapewnienie funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej należy m.in. do obowiązków ministra w kierowanych przez niego działach administracji rządowej a także kierownika jednostki.
Minister kierujący działem może zobowiązać kierownika jednostki w dziale do sporządzania planu działalności na rok następny dla tej jednostki oraz sporządzania sprawozdania z wykonania planu działalności i składania oświadczenia o stanie kontroli zarządczej za poprzedni rok w zakresie kierowanej przez niego jednostki.
Standardy kontroli zarządczej – wydane zostały Komunikatem Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. na podstawie art. 69 ust. 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. Nr 157, poz. 1240).
Standardy określają podstawowe wymagania odnoszące się do kontroli zarządczej w sektorze finansów publicznych.
Elementami kontroli zarządczej są:
- środowisko wewnętrzne
- cele i zarządzanie ryzykiem
- mechanizmy kontroli
- informacja i komunikacja
- monitorowanie i ocena
Kwestionariusz ma na celu auto-weryfikację każdego z elementów kontroli zarządczej.
| I. | ŚRODOWISKO WEWNĘTRZNE (standardy:
|
||||
|---|---|---|---|---|---|
| 1. | Czy osoby zarządzające jednostką posiadają odpowiednią wiedzę i doświadczenie pozwalające efektywnie realizować zadania? | X | |||
| 2. | Czy pracownicy jednostki są odpowiednio przygotowani do realizacji powierzonych zadań? – o ocenie kierownictw, bezpośrednich przełożonych? | X | |||
| 3. | Czy pracownicy jednostki uczestniczą w szkoleniach podwyższających kompetencje i umiejętności? | X | |||
| 4. | Czy pracownicy jednostki posiadają, określony w formie pisemnej, zakres zadań i obowiązków? | X | |||
| 5. | Czy zakres obowiązków pracowników jednostki jest aktualny? | X | |||
| 6. | Czy zakres obowiązków pracowników jest określony w formie pisemnej? | X | |||
| 7. | Czy zostały w sposób precyzyjny określone uprawnienia, które są delegowane osobom zarządzającym na różnych szczeblach? | X | |||
| 8. | Czy delegowanie uprawnień w jednostce jest potwierdzane podpisem osób przyjmujących delegowane uprawnienia? |
X | W żadnych procedurach nie jest to konieczne | ||
| II. | CELE I ZARZĄDZANIE RYZYKIEM Standardy:
|
||||
| 1. | Czy cele i zadania jednostki zostały określone? | X | |||
| 2. | Czy cele i zadania są znane pracownikom jednostki? | X | |||
| 3. | Czy w jednostce dokonywana jest identyfikacja ryzyk? | X | |||
| 4. | Czy zidentyfikowane ryzyka są poddawane analizie? | X | |||
| 5. | Czy w przypadku istotnych zidentyfikowanych ryzyk jednostka podejmuje działania celem zmniejszenia danego ryzyka? | X | |||
| III. | MECHANIZMY KONTROLI Standardy:
|
||||
| 1. | Czy jednostka posiada wewnętrzne procedury, instrukcje, wytyczne, inne dokumenty regulujące właściwe zasady bezpieczeństwa? | X | |||
| 2. | Czy wdrożone w jednostce procedury, instrukcje, itp. zostały zakomunikowane pracownikom jednostki w sposób umożliwiający im zapoznanie się? | X | |||
| 3. | Czy ww. procedury, itp. są dostępne dla wszystkich pracowników jednostki? | X | |||
| 4. | Czy w jednostce wprowadzony został system zastępstw zapewniający ciągłość realizacji zadań? | X | |||
| 5. | Czy jednostka posiada plany awaryjne na wypadek wystąpienia sytuacji nadzwyczajnych? | X | |||
| 6. | Czy zasoby jednostki są chronione przed dostępem osób nieuprawnionych? (jeśli tak proszę podać sposób, jeśli nie dlaczego?) | X | Pomieszczenia chronione kodem, który jest dostępny wyłącznie dla pracowników | ||
| 7. | Czy istnieją w jednostce procedury służące zapewnieniu bezpieczeństwa danych i systemów informatycznych? (jeśli tak to w jakim dokumencie?) | X | Procedury zostały zapisane w Wewnętrznym Systemie Zabezpieczeń Informatycznych | ||
| IV. | INFORMACJA I KOMUNIKACJA Standardy:
|
||||
| 1. | Czy istniejący w jednostce system przekazywania informacji zapewnia osobom zarządzającym i pracownikom otrzymywanie informacji w odpowiedniej formie i czasie? | X | |||
| 2. | Czy w Państwa ocenie system komunikacji istniejący w jednostce jest efektywny? | X | |||
| 3. | Czy w jednostce istnieją mechanizmy które zapewniają przekazywanie ważnych informacji wewnątrz jednostki? | X | |||
| 4. | Czy pracownicy mają możliwość swobodnego zgłaszania sugestii w zakresie usprawnienia kontroli zarządczej? | X | |||
| 5. | Czy w ramach jednostki / komórki organizacyjne organizowane są spotkania kadry kierowniczej z pracownikami, podczas których omawiane są istotne problemy, ryzyka, słabości kontroli zarządczej? | X | spotkania są organizowane sporadycznie, dlatego nie ma możliwości omówić bieżących problemów | ||
| V. | MONITOROWANIE I OCENA Standardy:
|
||||
| 1. | Czy w jednostce dokonywana była analiza systemu kontroli zarządczej w formie samooceny? | X | |||
| 2. | Czy proces samooceny (w przypadku, gdy był przeprowadzany) był dokumentowany? | X | |||
| 3. | Czy prowadzony był / jest w jednostce proces bieżącego monitorowania realizacji zadań? | X | |||
| 4. | Czy wyniki audytu wewnętrznego są wykorzystywane przez kadrę zarządzającą jednostki w procesie usprawniania? | X | |||
| 5. | Czy zalecenia audytu wewnętrznego są przez kierownictwo jednostki wdrażane? | X | |||
| 6. | Czy w jednostce analizowane są wyniki kontroli zewnętrznych? | X | |||
| 7. | Czy w jednostce znane są Standardy kontroli zarządczej? | X | |||
| 8. | Czy w jednostce podejmowane były / są działania mające na celu wdrożenie standardów kontroli zarządczej? | X |
Nazwa jednostki: POLITECHNIKA ŚWIĘTOKRZYSKA
wypełniający ankietę:………………………………………………podpis …………………….
data: ……………………………………….
Niezbędne usprawnienia / działania / komórki / osoby odpowiedzialne za podjęcie działania
I. Obszar: Środowisko wewnętrzne
Wprowadzenie do procedur zasad dotyczących delegowania uprawnień w jednostce.
II. Obszar: Cele i zarządzanie ryzykiem
N/D
III. Obszar: Mechanizmy kontroli
N/D
IV. Obszar: Informacja i komunikacja
Należy wprowadzić regularne spotkania kadry kierowniczej z pracownikami w ramach jednostki, podczas których omawiane będą problemy, ryzyka oraz słabości kontroli zarządczej.
V. Obszar: Monitorowanie o ocena
N/D
data i podpis ……………………………….