Podział zapasów i miejsce ich składowania w łańcuchu dostaw

Podział rodzajowy rozróżnia:

• Zapasy materiałowe i surowce

Zapasy materiałowe i surowce są tworzone w przedsiębiorstwach produkcyjnych i ich podstawowym celem jest zapewnienie ciągłości procesów produkcyjnych. Asortyment zapasów materiałowych jest bardzo zróżnicowany, poczynając od surowców o jednakowym charakterze, a kończąc na przedmiotach o wysokim stopniu przetworzenia.

• Zapasy produkcji w toku

Zapasy produkcji w toku tworzone są w różnych fazach procesów wytwórczych. Na ich strukturę rzeczową, wielkość, szybkość odnawiania ma zasadniczy wpływ technologia i organizacja produkcji.

• Zapasy wyrobów gotowych i towary

Zapasy wyrobów gotowych i towary w przedsiębiorstwach produkcyjnych są produktami przeznaczonymi do sprzedaży. Ich podstawowym zadaniem jest zaspokojenie popytu zgłaszanego przez przedsiębiorstwa handlowe.

W przypadku zapasów surowcowych możemy wyróżnić sytuacje, gdy powstają one jako:

• Zapasy standardowe wynikające z określonej cykliczności produkcji i związanych z nią dostaw. Zapasy standardowe spełniają rolę koordynacyjną między procesem dostawy i produkcji.

• Zapasy bezpieczeństwa tworzone są jako specjalna rezerwa na wypadek zapotrzebowania ponad standardowe, szczególnie w okresie realizacji zamówienia na dostawę. Zapas bezpieczeństwa również spełnia rolę koordynacyjną między procesem dostawy i produkcji.

• Zapasy zapobiegawcze gromadzone są z wyprzedzeniem przed przewidywanym okresem istotnego wzrostu popytu. Zapasy zapobiegawcze pełnią rolę porządkującą miedzy przewidywanym popytem na produkty a stanem zapasów surowcowych. Zapasy te mają charakter wymuszony i powstają w czasie radykalnego zatrzymania produkcji. Zapasy wymuszone są niepożądanym efektem, powstałym wbrew pierwotnym założeniom

Miejsce powstawania zapasów w procesach logistycznych jest bardzo istotne, ponieważ wraz z nimi ulega zmianie interpretacja przyczyn i roli, jaka one odgrywają. Nie biorąc pod uwagę funkcji, jaka pełnią w łańcuchu logistycznym zapasy najczęściej dzielone są na dwie wyraźne grupy ze względu na miejsce ich powstawania.

• Zapasy surowcowe powstają na ogół z inicjatywy działania odbiorcy, który chce je pozyskać. Określane są mianem „ssania” i wówczas odbiorca przejmuje funkcję zarządzania zapasami.

• Zapasy mogą powstawać również u dostawcy na wyjściu i wynikają one z nadmiaru wytworzonych dóbr oraz braku możliwości lub chęci odebrania ich przez odbiorców. Wówczas stanowią zamrożony kapitał a ich wytwórca jest zainteresowany odzyskaniem go. Dysponujący takim zapasem będzie próbował przekazać posiadane dobra odbiorcy w transakcji wymiany. Takie działanie można określić, jako „pchanie” a zgromadzony w ten sposób zapas nazywamy zapasem dystrybucyjnym.

Dodatkowo zapasy surowcowe można podzielić w zależności od celu i roli, jaką odgrywają. Podział ten przedstawia się następująco:

• Zapas standardowy – wynika z cykliczności produkcji i związanych z nią dostaw i spełnia wówczas funkcję wyrównawczą pomiędzy czasowymi i ilościowymi rozbieżnościami zapotrzebowania i dopływów produktów;

• Zapas bezpieczeństwa – jest to specjalna rezerwa w przypadku ponad standardowego zapotrzebowania szczególnie w czasie oczekiwania realizacji złożonego zamówienia oraz stanowi zabezpieczenie przed brakiem konkretnej informacji o dokładnych potrzebach materiałowych, wielkości dostaw, momentach dostaw i ubytkach magazynowych. Jest to zapas chroniący przed nieprawidłowością w dynamice popytu i/lub czasie dostawy. Utrzymywanie przez firmę zapasu bezpieczeństwa pomaga firmie uniknąć negatywnych dla klientów skutków wyczerpania zapasów na wskutek wzrostu popytu. W przypadku utrzymywania zapasu bezpieczeństwa ważne jest oszacowanie kosztu wyczerpania tego zapasu, ponieważ pomoże to przy określeniu odpowiedniej wielkości poziomu, na jakim powinien on być utrzymany;

• Zapas sezonowy – jest on gromadzony i utrzymywany przez firmę przed sezonem, w którym będzie go ona potrzebowała. Najczęściej tego typu zapas jest utrzymywany przez firmy funkcjonujące w przemyśle samochodowym, odzieżowym, artykułów sportowych jak również w przemyśle spożywczym zgłasza na ograniczoną dostępność np. płodów rolnych, które dostępne są tylko w określonych porach roku;

• Zapas promocyjny – najczęściej jest on utrzymywany po to, aby firma mogła szybko i efektywnie zareagować na promocję marketingową lub cenową. Skuteczność i powodzenie promocji w dużym stopniu zależy od zdolności systemu logistycznego firmy do wprowadzenia dużej ilości produktu na rynek w stosunkowo krótkim czasie i właśnie, dlatego firmy decydują się na utworzenie i utrzymanie takiego zapasu;

• Zapas spekulacyjny – w skład tej grupy najczęściej wchodzą materiały potrzebne firmom produkcyjnym i montażowym, które przez utrzymywanie takiego zapasu chronią się przed zwyżką ceny lub ograniczeniami dostępności produktów;

• Zapas zapobiegawczy – najczęściej gromadzony jest z wyprzedzeniem przed okresem istotnego wzrostu popytu, radykalną zmianą cen lub chęci uzyskania upustu cenowego w wyniku większego popytu;

• Zapas martwy – jest to specyficzna grupa zapasów, ponieważ nie ma ona wartości z punktu widzenia normalnych celów gospodarczych. Powstają one najczęściej na skutek przeszacowania popytu lub ponadplanowych dostaw produktów, które dość szybko tracą swoją wartość np. na skutek rozwoju technologicznego. Najczęściej tego typu zapasy pojawiają się w firmach zajmujących się produkcją i dystrybucją sprzętu elektronicznego. Ze względu na znaczne zainteresowanie firm posiadających taki zapas chęcią wydobycia i odzyskania wartości ekonomicznej powstały firmy, które pomagają w odzyskaniu zamrożonego kapitału poprzez stworzenie sieci sprzedaży detalicznej. W takich sklepach wyprzedawany jest niepotrzebny, używany sprzęt i inne narzędzia, które pozwalają firmom, choć na częściowe odzyskanie zamrożonego, zainwestowanego kapitału.

• Zapas wymuszony – powstaje na skutek znaczącego zmniejszenia produkcji, po jej nieplanowanym zatrzymaniu lub w sytuacji konieczności przyjęcia zwiększonych dostaw (np. produkty sezonowe, płody rolne).

Wyróżnia się, zatem zapasy:

• Zapasy materiałowe (surowce, paliwa, przedmioty nietrwałe) – czyli dóbr materialnych otrzymywanych z surowców w wyniku określonego procesu przetwórczego i przeznaczone do dalszego przerobu;

• Zapasy produkcji nieukończonej – czyli półfabrykaty, które posłużą do wyprodukowania żądanego wyrobu;

• Zapasy produkcji w toku – niedokończone produkty lub usługi, które ulegną przekształceniu w trakcie cyklu operacyjnego w wyroby gotowe lub usługi;

• Zapasy wyrobów gotowych – są końcowym etapem w procesie produkcji, czyli produktami przeznaczonymi do sprzedaży, ich podstawową funkcją jest zaspokojenie popytu zgłaszanego przez przedsiębiorstwa handlowe, dlatego są najłatwiej zbywalnym zapasem;

• Zapasy towarów – zapas artykułów w sklepie, na składzie, w magazynie. Zapasy te powstają w przedsiębiorstwach handlowych i służą bezpośredniemu zaspokojeniu popytu konsumpcyjnego bądź produkcyjnego wynikającego w innych przedsiębiorstwach przemysłowych.

Z normowaniem zapasów materiałowych wiążą się pojęcia następujących rodzajów zapasów:

• zapas bieżący (produkcyjny) - jest niezbędny do zapewnienia zużycia materiałów w okresie między kolejnymi dostawami. Jest to wielkość zmienna. Najwyższa jest w dniu dostawy, w dniu poprzedzającym dostawę natomiast zbliża się do zera. Zapas bieżący (Zb) wyrażony w dniach równa się średniemu cyklowi dostaw (D). Zapasy bieżące zużywane na bieżąco do produkcji, czyli takie, które występują stale w wielkościach niezbędnych dla utrzymania procesu produkcyjnego, a także obrotu. Jest to część zapasów firmy, jakie są zużywane w toku normalnej sprzedaży lub używania, który odbudowywany jest w procesie jego odtwarzania. Jest to grupa zapasów, które firma zużywa w normalnej działalności gospodarczej i utrzymywane są po to, aby zaspokoić z góry określony popyt lub zużycie przy znanym czasie dostaw;

• zapas minimalny (rezerwowy) – powinien stale znajdować się w magazynie na wypadek opóźnienia dostaw lub innych nieprzewidzianych okoliczności. Wskaźnik zapasu minimalnego (Zr) w dniach powinien obejmować liczbę dni odchylenia od średniego cyklu dostaw (d) oraz czas potrzebny na odbiór materiału i przygotowanie materiału do zużycia, a niekiedy – czas na uzyskanie przez materiał wymaganych właściwości technologicznych.

• zapas maksymalny – jest sumą zapasów bieżącego i minimalnego Zm = Zb + Zr

• norma zapasu – jest wielkością średnią i stanowi sumę zapasu rezerwowego i połowy zapasu bieżącego Ns = Zr + ½ Zr

Wymienione kategorie zapasów mogą być wyrażone w dniach, w ilościowych jednostkach miary lub wartości i noszą odpowiednio nazwę norm czasowych, ilościowych lub wartościowych. Zazwyczaj podstawą ustalania zapasów ilościowych i wartościowych jest ustalenie wskaźników w dniach.

Wśród zapasów gospodarczo nieuzasadnionych, zwanych również zapasami nieprawidłowymi, wyróżnić można:

• zapasy zbędne – są to takie ilości materiałów, których przedsiębiorstwo nie może już wykorzystać na swoje potrzeby ze względu na przykład na zmianę asortymentu produkcji, zmianę technologii wytwarzania, likwidacje urządzenia lub maszyny. Zapasy zbędne są to stany magazynowe takich materiałów, które nie znajdują żadnego zastosowania w działalności gospodarczej danej organizacji. Zapasy zbędne należy sprzedać innym przedsiębiorstwom bezpośrednio lub za pośrednictwem handlu.

• zapasy nadmierne – zalicza się tu zapasy przekraczające obecne potrzeby przedsiębiorstwa. Przyczyną nadmiernych zapasów mogą być nieuzasadnione duże zakupy materiałów, obniżenie produkcji, nieterminowe dostawy materiałów, nierytmiczna produkcja, itp. Najprostszym sposobem zagospodarowania zapasów nadmiernych jest przeznaczenie ich do zużycia w następnych okresach, ograniczając jednocześnie ich zakup.

Istnieją jeszcze cztery inne powszechnie stosowane rodzaje zapasów:

• Zapas antycypacyjny – zasób towarów przechowywany w przewidywaniu popytu. Zapewnia natychmiastową dostępność produktów na żądanie klienta;

• Zapas asekuracyjny – zapas zgromadzony w celu zabezpieczenia się przed wydarzeniami, które mogą nigdy nie mieć miejsca (planowanie zapasu asekuracyjnego obejmuje snucie przypuszczeń na temat możliwych strajków, wzrostów cen, niepokojów politycznych i innych zdarzeń mogących poważnie zakłócić strategiczne działanie przedsiębiorstwa;

• Zapas w drodze – surowce, materiały, części lub towary, które zostały już zamówione, ale nie dotarły jeszcze do przedsiębiorstwa. Mogą one w danej chwili znajdować się jeszcze u dostawcy lub w drodze do odbiorcy, istotne, że znany jest termin przybycia do firmy zamawiającej;

• Zapas wygładzający – zapas służący niwelowaniu różnic pomiędzy wielkością produkcji w górnej części łańcucha dostaw a poziomem popytu w dolnej jego części. Zapas ten stabilizuje produkcję na poziomie największej efektywności unikając problemów z ciągłymi zmianami stanu zatrudnienia i wielkości produkcji.