Instrukcja kancelaryjna

Jest to zbiór przepisów wewnętrznych regulujących sposób wykonywania czynności związanych z obiegiem pism przez wszystkie ogniwa organizacyjne przedsiębiorstwa oraz tryb formalnego postępowania z pismami i aktami. Wprowadzenie instrukcji kancelaryjnej poprzedzać powinno ustalenie zasad racjonalnego obiegu pism, przyjęcie odpowiedniego systemu kancelaryjnego, opracowanie rzeczowego wykazu akt. Instrukcja kancelaryjna powinna być uzgodniona z Archiwum Państwowym. Reguluje ona następujące

zasady obiegu pism,
zasady przyjętego systemu kancelaryjnego,
czynności sekretariatu w zakresie przyjmowania i wysyłania pism,
tryb przesyłania i doręczania pism wewnętrznych przedsiębiorstwa,
tryb przeglądania i przydzielania pism do załatwiania,
tryb rejestracji i znakowania pism,
dopuszczalne formy załatwiania spraw,
zakres aprobaty wstępnej i uprawnienia do podpisu,
zasady terminowania i kontroli załatwiania spraw,
zasady przechowywania akt bieżących oraz tryb przekazywania akt do składnicy.

Instrukcja dzieli się na trzy części:

Postanowienia wstępne

cel instrukcji,
wyjaśnienie stosownych pojęć.

Przepisy szczegółowe dotyczące trybu postępowania z pismami i aktami

przyjmowanie pism, otwieranie, sprawdzanie, rozdzielanie i doręczanie;
przeglądanie i znakowanie pism;
aprobata, podpisy pism;
wysyłanie pism.

Przepisy specjalne

postępowanie w przypadkach szczególnych;
terminowanie spraw, kontrola załatwienia.

Do instrukcji załącza się również:

schemat obiegu pism;
wykaz akt;
wzory stosowanych w obiegu pieczątek, druków i formularzy

Systemy kancelaryjne

System kancelaryjny jest to określony instrukcją kancelaryjną sposób wykonywania czynności związanych z obiegiem pism w danym zakładzie. Wyróżnia się:

System dziennikowy
System bezdziennikowy
System mieszany.

System dziennikowy

Podstawą systemu dziennikowego są w poszczególnych komórkach organizacyjnych dzienniki korespondencyjne, w których są rejestrowane pisma. Rubryki dziennika korespondencyjnego zawierają po lewej stronie: datę i symbol pisma, dane nadawcy, treść korespondencji, nazwisko osoby, do której została skierowana, z pokwitowaniem odbioru, datę otrzymania pisma zwrotnego od osoby zajmującej się daną sprawą.; po prawej stronie: datę wysłania pisma, adresata i treść wysłanej korespondencji.

W systemie dziennikowym największą wagę przykłada się do pojedynczego pisma, a nie do sprawy, której pismo dotyczy. Każde pismo przychodzące i wychodzące pracownik sekretariatu rejestruje w dzienniku podawczym (zwanym też korespondencyjnym). Wpisuje się w nim informacje dotyczące: nadawcy, daty i znaku pisma, treści (czego ono dotyczy). System ten umożliwia dokładną kontrolę, a szczególną troską otaczane jest pismo a nie czas pracownika. System ten jest bardzo rygorystyczny, jest wyjątkowo biurokratyczny i hamuje szybkie załatwienie spraw. Zaletą jest, że można zawsze sprawdzić, gdzie znajduje się pismo, kto się nim zajmuje, a także skontrolować sumienność pracowników. Każde pismo otrzymuje unikatowy numer, który składa się z kolejnego numeru, pod jakim pismo zostało zarejestrowane w danym roku kalendarzowym i dwóch ostatnich cyfr bieżącego roku.

Przykładowa sygnatura pisma w systemie dziennikowym:

kolejny numer pisma w danym roku - 23/07 - rok bieżący

Numer ten traktowany jest jako sygnatura pisma, którą wpisuje się w pieczątkę wpływu. Przekazywanie korespondencji z sekretariatu/kancelarii w systemie dziennikowym odbywa się za pokwitowaniem w dzienniku korespondencyjnym.

Do ewidencji korespondencji w systemie dziennikowym wykorzystuje się jeden lub kilka dzienników. I tak:

• jeden dziennik, w którym rejestruje się korespondencję przychodzącą i wychodzącą,

• dwa dzienniki - jeden dla korespondencji wchodzącej i jeden dla wychodzącej,

• kilka dzienników, w których ewidencjonuje się korespondencję ze względu na jej charakter (korespondencja zwykła wchodząca, korespondencja zwykła wychodząca, faksy, dokumentacja księgowa - faktury, rachunki, zaproszenia).

W systemie dziennikowym najczęściej dokumenty wpinane są chronologicznie do teczek, które nie są uszeregowane według spraw.

Podstawowe czynności w ramach systemu dziennikowego:

rejestracja pisma wpływającego w dzienniku korespondencyjnym,
przesłanie pisma za pokwitowaniem właściwej komórce organizacyjnej (tam też zostanie zarejestrowane w ich dzienniku),
pismo nowe rejestruje się w dzienniku korespondencyjnym nadając mu znak pisma i za pokwitowaniem przekazuje do kancelarii,
kancelaria gromadzi pisma i wpisuje do tzw. pocztowego dziennika podawczego i wysyła (np. pocztą)
oryginały otrzymanych i kopie wysłanych pism, przechowuje się chronologicznie (wg dat), dla ułatwienia odszukania prowadzi się skorowidze alfabetyczne (wg nadawców czy adresatów)

System bezdziennikowy

Najczęściej spotykany jest w instytucjach państwowych, administracji rządowej i samorządowej oraz stowarzyszeniach. W tym systemie rejestruje się poszczególne sprawy, a nie pisma. Sprawa rejestrowana jest przez pracownika w teczce spraw tylko raz - na podstawie pierwszego pisma, które ją inicjuje, reszty pism w obrębie danej sprawy nie rejestruje się. Każde pismo w ramach danej sprawy ma ten sam numer/tę samą sygnaturę.

System bezdziennikowy oparty jest na jednolitym rzeczowym wykazie akt. Jest to dokument zawierający klasyfikację wszystkich akt powstających w toku działalności firmy/instytucji. Rzeczowy wykaz akt to wykaz haseł rzeczowych oznaczonych symbolami klasyfikacyjnymi i kwalifikacją archiwalną. Wykaz akt opiera się na systemie klasyfikacji dziesiętnej, dlatego też system bezdziennikowy zwany jest też czasami systemem dziesiętnym. Na jego podstawie nadaje się pismom sygnatury, porządkuje dokumenty w teczkach i przechowuje.

Pracownik ma za zadanie:

zarejestrowanie sprawy w spisie spraw,
uzyskanie aprobaty od przełożonego na załatwienie sprawy,
załatwienie sprawy od początku do końca
sporządzenie pisma załatwiającego sprawę i jego kopii,
uzyskanie potrzebnych podpisów,
przekazanie pisma do wysyłki,
umieszczenia kopii pisma w odpowiedniej teczce.

Podstawowe czynności w ramach systemu bezdziennikowego:

w sekretariacie, na piśmie wpływającym odnotowuje się datę wpływu, przykładając stempel wpływu i wpisuje odpowiedni symbol (znak rozpoznawczy) komórki organizacyjnej, do której pismo ma być przekazane,
pismo zostaje przekazane tam, gdzie postanowiono,
otrzymuje je pracownik, któremu zlecono załatwienie sprawy,
pracownik rejestruje pismo w spisie dołączonym do teczki, przeznaczonej dla danej sprawy,
pismo będące odpowiedzią przekazane jest do sekretariatu, gdzie bez rejestrowania zostaje wysłane,
oryginały pism otrzymanych i kopie pism wysłanych przechowuje się w aktach sprawy.

System kancelaryjny bezdziennikowy jest ekonomiczniejszy. Obieg korespondencji jest szybszy niż w systemie dziennikowym.

Przykładowa sygnatura pisma w systemie bezdziennikowym:

WK. DZ. 1-3/2007

Skrót nazwy firmy i działu (WK. DZ)

Numer z rzeczowego wykazu akt (1)

Numer sprawy w obrębie danej kategorii spraw (3)

Rok bieżący (2007)

System bezdziennikowy jest obowiązkowym systemem w instytucjach, w których wytwarzane są materiały archiwalne oznaczone kategorią A (czyli przeznaczone na wieczyste przechowywanie w archiwach państwowych).

W praktyce można spotkać się również z systemami mieszanymi (np. rejestrację pism prowadzą tylko niektóre komórki organizacyjne lub w którym rejestruje się tylko pewne rodzaje pism). Każda firma ma prawo wyboru takiego systemu kancelaryjnego, który w warunkach organizacyjnych danego przedsiębiorstwa jest bardziej ekonomiczny i przydatny.

System mieszany

Równocześnie stosuje się dziennik podawczy i spis spraw. Pracownik kancelarii rejestruje pismo w dzienniku korespondencyjnym i nadaje sygnaturę według tego dziennika, a pracownik, który jest odbiorcą danego pisma rejestruje je (jeżeli zaczyna ono nową sprawę) w teczce spraw lub wpina do dokumentacji sprawy, która jest już w toku. Pisma posiadają równocześnie dwie sygnatury: sygnaturę wynikającą z wpisu w dzienniku korespondencyjnym i sygnaturę z teczki danej sprawy.

Zastosowanie środków technicznych, które przyspieszają obieg pism i ich rejestrację, to np. sieć komputerowa.

System rejestracji komputerowej pozwala szybciej uzyskać następujące informacje:

jakiego rodzaju i ile pism nadeszło w danym dniu,
kto załatwia określoną sprawę,
przegląd danych z dnia, tygodnia, miesiąca itd.

Stosowanie rejestracji komputerowej upraszcza czynności ewidencyjne i eliminuje zbędne (np. nie kwituje się odbioru). Zarejestrowanie pisma przez komórki organizacyjne, do których skierowano pismo w celu jego załatwienia, ułatwia odszukanie pisma. Po załatwieniu sprawy, odszukuje się dane pismo w rejestracji komputerowej i wpisuje się informacje, kiedy i w jaki sposób została załatwiona dana sprawa.

Wady i zalety systemów

Wybierając jeden z powyższych systemów, należy wiedzieć, na czym polegają założenia każdego z nich, jak również, jakie są ich wady i zalety. W tabeli poniżej zawarta jest próba systematyzacji dwóch systemów: dziennikowego i bezdziennikowego. System mieszany łączy oba systemy, znosi niejako większość ich wad, a zwiększa ich skuteczność.

Rzeczowy wykaz akt

Jest to jeden z załączników instrukcji kancelaryjnej. Jest to normatyw wewnętrzny danej jednostki organizacyjnej ustalający jednolitą, rzeczową, niezależną od struktury organizacyjnej klasyfikację akt powstających w toku działalności jednostki oraz zawiera kwalifikację archiwalną tj. podział całości akt na kat A i kat B (podaje się czasokres ich przechowywania)

Kody numeryczne dziesiętne mają zastosowanie w rzeczowym wykazie akt, który jest podstawą bezdziennikowego systemu kancelaryjnego. W systemie tym dzielimy całą dokumentację biurową na najwyżej 10 grup oznaczonych cyframi od 0 do 9. Te z kolei dzielimy na kolejne 10 podgrup z oznaczeniami również od 0 do 9 itd. W efekcie powstaje wykaz akt, który można dalej rozwijać. Obrazuje to poniższy przykład:

0 - dokumenty księgowe

00 - faktury zakupu

000 - faktury zakupu materiałów biurowych

001 - faktury zakupu artykułów gospodarczych

1 - dokumenty kadrowe

10 - umowy o pracę

11 - umowy zlecenia

Oznakowanie kodami literowymi polega na nadawaniu pojedynczych liter poszczególnym komórkom organizacyjnym (np. Z - zarząd), oraz symboli kilkuliterowych, podporządkowanych komórkom (np. ZK - główna księgowa) . Kody alfanumeryczne stanowią połączenie symboli numerycznych i literowych. Powyższe kody stosuje się w nadawaniu całkowitego symbolu, na który składa się:

- symbol literowy działu np. ZK (dział księgowości podlegający pod zarząd) ,

- symbol numeryczny sprawy z rzeczowego wykazu akt wg instrukcji kancelaryjnej, np. 001,

- kolejny numer pisma, np. 3,

- symbol cyfrowy roku, np. 2001 lub dwie ostatnie cyfry O1,

- inicjały pracownika, prowadzącego sprawę (ten element znacznie ułatwia pracę, choć nie jest konieczny, może być również zastąpiony kodem numerycznym nadanym pracownikowi np. 1 - Tadeusz Kowalski) .

Trzy pierwsze części znaku powinny być oddzielone myślnikami, następne - kreskami ukośnymi. W efekcie kod ZK-0O1-3; 2001 /TK lub ZK-0O l-3/Ol / 1 oznaczać będzie trzecie pismo skierowane do działu księgowości, w sprawie o numerze 001 załatwianej w 2001 r. przez Tadeusza Kowalskiego.

Przechowywanie akt

Akta spraw załatwianych nazywane są bieżącymi, a spraw już załatwionych nazywa się aktami spraw załatwionych.

Akta bieżące przechowywane są przez referenta (pracownika załatwiającego merytorycznie określoną sprawę) w jego biurze. Musi on zapewnić:

łatwe i szybkie odnalezienie akt,
łatwe i szybkie wyjęcie akt i odłożenie ich ponownie na miejsce przechowywania

W systemie dziennikowym strukturę zbioru przechowywanych dokumentów określa referent w porozumieniu z kierownikiem komórki organizacyjnej - powinna być przejrzysta i wyczerpująca.

System bezdziennikowy automatycznie wyznacza strukturę zbioru przechowywanych dokumentów- jest częścią wykazu akt.

Akta bieżące mogą być przechowywane w sposób tradycyjny lub z wykorzystaniem komputerów. Do tradycyjnego przechowywania służą: segregatory, skoroszyty, teczki i obwoluty, które muszą być czytelnie opisane (pełna nazwa akt oraz przy systemie bezdziennikowym znak wg wykazy akt, datę pierwszego i ostatniego dokumentu, oznaczenie kategorii archiwalnej tj. okresu przechowywania akt). Powinny one mieć stałe miejsce przechowywania.

Przy przechowywaniu informacji z wykorzystaniem komputera problemem jest skanowanie dokumentów papierowych korespondencji przychodzącej. Często przechowuje się w systemie komputerowym tylko dokumenty własne - co ułatwia odszukiwanie jeśli zostanie przygotowana właściwa struktura zbioru dokumentów.

Wszystkie teczki z aktami, nawet po załatwieniu sprawy, muszą być przechowywane w firmie przez jakiś czas. Część z nich ma znaczenie archiwalne, np. dane dotyczące zatrudnienia, i musi być odpowiednio zarchiwizowana, czyli oznaczona i przechowywana, co regulują właściwe rozporządzenia publikowane w dzienniku ustaw - DzU. Załącznik nr 1 do Rozporządzenia DzU 2002 nr 167 poz. 1375 określa Sposoby oznaczania kategorii archiwalnych dokumentów:

Symbolem A oznacza się kategorię archiwalną dokumentacji, stanowiącej materiały archiwalne tj. posiadają trwałą wartość historyczną, a czas przechowywania jest nieograniczony. Jest ich niewiele i należą do nich np. sprawozdania finansowe, akty powstania przedsiębiorstw, akty własności nieruchomości.
Symbolem B oznacza się kategorię archiwalną dokumentacji nie archiwalnej, z tym, że:
- symbolem B z dodaniem cyfr arabskich oznacza się kategorię dokumentacji o czasowym znaczeniu praktycznym, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega brakowaniu (niszczeniu); okres przechowywania liczy się w pełnych latach kalendarzowych, poczynając od dnia 1 stycznia roku następnego od daty jej wytworzenia, po utracie przez dokumentację praktycznego znaczenia dla potrzeb danego organu lub jednostki organizacyjnej oraz dla celów kontrolnych. Należą tu m.in. dowody księgowe B5, akta osobowe B50, listy płac i karty wynagrodzeń pracowników B12, deklaracje podatkowe B5;
- symbolem Bc oznacza się dokumentację mającą krótkotrwałe znaczenie praktyczne, która po pełnym wykorzystaniu jest przekazywana na makulaturę;
- symbolem BE z dodaniem cyfr arabskich oznacza się dokumentację, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega ekspertyzie ze względu na jej charakter, treść i znaczenie. Ekspertyzę przeprowadza archiwum państwowe, które może dokonać zmiany kategorii tej dokumentacji. Zmiana kategorii może wiązać się z uznaniem dokumentacji za materiały archiwalne.
W szczególnie uzasadnionych przypadkach archiwum państwowe może dokonać zmiany kategorii dokumentacji, o której mowa w ust. 2 pkt 1, uznając ją za materiały archiwalne.

Akta zaliczane do kategorii archiwalnej A nie mogą być niszczone, muszą być przechowywane w archiwum zakładowym, potem archiwum państwowym - mają wartość historyczną. Każda firma powinna mieć tzw. jednolity rzeczowy wykaz akt, który podaje właściwe dla firmy hasła klasyfikacyjne i kategorię archiwalną przy hasłach, dla których zakłada się teczki. W wykazie akt wskazane jest jaką kategorię archiwalną mieć będzie dokument o danym haśle klasyfikacyjnym dla komórki macierzystej i innych komórek. Akta są przekazywane do archiwum na podstawie protokołu zdawczo-odbiorczego.

Przed przekazanie akt do archiwum pracownik biurowy przegląda je i porządkuje, wykonując następujące czynności:

usunięcie akt kategorii Bc,
usunięcie zbędnych egzemplarzy (ew. brudnopisów) pism,
ułożenie akt wewnątrz teczek według liczb porządkowych spisu spraw,
ułożenie chronologicznie pism zaliczonych do akt jednej sprawy, poczynając od pisma rozpoczynającego sprawę
włożenie do teczek spisu spraw,
opisanie teczek na zewnętrznej stronie okładki.

Brakowanie – pomniejszenie stanu archiwum o dokumenty, których okres przechowywania upłynął na podstawie zgody Archiwum Państwowego