INSTRUKCJA KANCELARYJNA
GMINNEGO OŚRODKA POMOCY SPOŁECZNEJ W KĘTRZYNIE
SPIS TREŚCI
Rozdział I
Postanowienia ogólne
Rozdział II
System kancelaryjny
Rozdział III
Wykaz akt, podział akt na kategorie
Rozdział IV
Podział prac kancelaryjnych
Rozdział V
Obieg korespondencji
Rozdział VI
Wpływ korespondencji do jednostki organizacyjnej oraz
przeglądanie i przydzielanie korespondencji
Rozdział VII
Rejestrowanie spraw, znakowanie spraw i zakładanie teczek
Rozdział VIII
Załatwianie spraw
Rozdział IX
Terminy załatwiania spraw
Rozdział X
Adresowanie pism
Rozdział XI
Podpisywanie pism
Rozdział XII
Postępowanie z aktami ostatecznie załatwionymi, przekazywanie ich
do archiwum
Rozdział XIII
Wykorzystanie informatyki w czynnościach kancelaryjnych
Rozdział XIV
Ustalenia końcowe
ROZDZIAŁ I
POSTANOWIENIE OGÓLNE
1.Celem instrukcji jest ustalenie jednolitych zasad postępowania zapewniających sprawne wykonywanie prac kancelaryjnych.
2.Instrukcja reguluje organizację pracy kancelaryjnej oraz zasady postępowania z pismami i aktami jawnymi.
3. W postępowaniu z dokumentami zawierającymi informacje niejawne mają zastosowanie odrębne przepisy.
4.Użyte w instrukcji pojęcia oznaczają:
jednostka organizacyjna- Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej
komórka organizacyjna - wewnętrzne komórki w jednostce macierzystej przewidziane regulaminem organizacyjnym (działy)
komórka macierzysta - komórkę, do której zadań należy ostateczne pod względem merytorycznym załatwienie sprawy
kierownik jednostki organizacyjnej - pracownik stojący na czele jednostki organizacyjnej
referent - pracownik bez względu na zajmowane stanowisko, który opracowuje sprawę pod względem merytorycznym
akta sprawy - całą dokumentację (pisma, dokumenty, notatki, formularze, plany, fotokopie, rysunki) zawierające dane, informacje, które były, są lub mogą być istotne przy rozpatrywaniu danej sprawy
teczka spraw - skoroszyt, segregator, teczkę wiązaną służącą do przechowywania jednorodnych lub rzeczowo pokrewnych akt spraw ostatecznie załatwionych, objętych tą samą grupą akt ustaloną wykazem akt
rejestr kancelaryjny (dziennik korespondencyjny) - specjalną książkę przeznaczoną do rejestrowania pism wpływających i wychodzących z zakładu pracy
załącznik - każdą luźną kartkę papieru, zawierającą treść odnoszącą się do pisma podstawowego, akta składające się z kilku lub więcej luźnych arkuszy, które pod względem treści stanowią całość, uważa się za jeden załącznik
sekretariat - stanowisko pracy, do którego należy obsługa kancelaryjna dyrektora jednostki organizacyjnej
wpływ - każde pismo i przesyłka wpływająca do jednostki organizacyjnej
punkt zatrzymania - każde stanowisko pracy, przez które przechodzą akta sprawy w trakcie wykonywania czynności związanych z załatwieniem sprawy.
ROZDZIAŁ II
SYSTEM KANCELARYJNY
1.W GOPS obowiązuje dziennikowy system kancelaryjny.
2. System kancelaryjny dziennikowy polega na rejestrowaniu i kwitowaniu odbioru pisma w specjalnie do tego przeznaczonym dzienniku, tzw. dzienniku korespondencyjnym (inaczej kancelaryjnym, podawczym lub książce korespondencyjnej). Wpisuje się w nim informacje dotyczące: nadawcy, daty i znaku pisma, treści (czego ono dotyczy). W rejestracji pisma wychodzące i wchodzące są wpisywane w jednym dzienniku korespondencyjnym. Pismo wychodzące (jeżeli jest odpowiedzią na pismo wchodzące) zapisuje się na prawej stronie, na poziomie tych samych wierszy, co odpowiednie pismo wchodzące..
3.Osobno ewidencjonowana jest korespondencja niejawna.
4.Dodatkowo rejestruje się pisma w rejestrze kancelaryjnym, ale tylko na zasadzie pomocniczego środka ewidencyjnego. Rejestr kancelaryjny prowadzi sekretariat.
ROZDZIAŁ III
WYKAZ AKT, PODZIAŁ AKT NA KATEGORIE
1.Wykaz akt stanowi jednolitą, rzeczową, niezależną od struktury organizacyjnej GOPS, klasyfikację akt powstających w toku działalności GOPS oraz zawiera ich kwalifikację archiwalną. Obejmuje on wszystkie zagadnienia z zakresu działalności GOPS oznaczone w poszczególnych pozycjach symbolami, hasłami i kategorią archiwalną. Wykaz ten służy do oznaczania, rejestracji i przechowywania akt.
2.Wykaz ten oparty jest na systemie klasyfikacji dziesiętnej i dzieli całość wytwarzanej dokumentacji na dziesięć klas pierwszego rzędu.
3.W ramach tych klas wprowadza się podział akt na klasy drugiego rzędu (hasła bardziej szczegółowe) oznaczone symbolami dwucyfrowymi powstającymi przez dodanie do symbolu klasy pierwszego rzędu jednej z cyfr od 0 do 9. Obejmują one hasła bardziej szczegółowe, które z kolei dzielą się na hasła trzeciego i czwartego rzędu w zależności od potrzeb.
4.Klasy końcowe w poszczególnych grupach spraw (hasłach) odpowiadają rzeczowym teczkom aktowym oznaczonym tym samym znakiem akt co klasy końcowe w wykazie.
5.Jednolity rzeczowy wykaz akt ustala kategorię akt dla komórki macierzystej w jednostce organizacyjnej.
6.Dopuszcza się możliwość dokonania w wykazie akt zmian, polegających na przekształceniu ustalonych lub dodaniu nowych symboli i haseł wraz z ich klasyfikacją archiwalną. Zmiany mogą być wprowadzone wyłącznie w uzgodnieniu z Kierownikiem jednostki organizacyjnej, oraz po uzyskaniu akceptacji Archiwum Państwowego w Olsztynie.
7. Oprócz haseł jednolity rzeczowy wykaz akt zawiera oznaczenie kategorii archiwalnej akt:
dokumentacja oznaczona kategorią A stanowi materiały archiwalne (akt o wartości historycznej), które po 25 latach od ich wytworzenia przekazuje się do właściwego terytorialnie archiwum państwowego
dokumentacja oznaczona kategorią B i cyframi arabskimi stanowi dokumentację niearchiwalną, określającymi liczbę lat przechowywania, po upływie tego okresu podlega brakowaniu, po wcześniejszym uzyskaniu zgody Archiwum Państwowego Olsztynie.
dokumentacja oznaczona kategorią Bc stanowi dokumentację posiadającą krótkotrwałe znaczenie praktyczne, która po pełnym wykorzystaniu może być brakowana w komórce organizacyjnej GOPS bez przekazywania do archiwum zakładowego, lecz pod kontrolą archiwisty zakładowego i w trybie uzgodnionym z archiwum państwowym
dokumentacja oznaczona kategorią BE stanowi dokumentację która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega ekspertyzie ze względu na jej charakter, treść i znaczenie. Ekspertyzę przeprowadza właściwe archiwum państwowe, które może dokonać zmiany kategorii tej dokumentacji, kwalifikując ją do materiałów archiwalnych
8.Okres przechowywania dokumentacji niearchiwalnej (kategorii B) liczy się w pełnych latach kalendarzowych, poczynając od 1 stycznia roku następnego po utracie przez tą dokumentację praktycznego znaczenia dla potrzeb GOPS oraz dla celów kontrolnych.
9.Akta zakwalifikowane w wykazie akt do jednego symbolu (hasła klasyfikacyjnego) można gromadzić w porządku tematycznym, chronologicznym, alfabetycznym, terytorialnym lub innym ułatwiającym kompletowanie i wykorzystanie akt w bieżącej pracy komórek organizacyjnych .
ROZDZIAŁ IV
PODZIAŁ PRAC KANCELARYJNYCH
1.Prace kancelaryjne w GOPS wykonują:
sekretariat Kierownika jednostki organizacyjnej
referenci spraw w komórkach organizacyjnych
2.Do zakresu czynności sekretariatu należy:
przyjmowanie i rozdzielanie korespondencji
ewidencjonowanie wpływów i przesyłek wartościowych
wysyłanie pism
udzielanie informacji interesantom i kierowanie ich do właściwych komórek organizacyjnych
nadawanie i przyjmowanie faksów
powielanie pism.
3.Zakres pracy poszczególnych referentów określają zakresy czynności stanowisk pracy, ustalone przez Kierownika jednostki organizacyjnej.
ROZDZIAŁ V
WPŁYW I OBIEG KORESPONDENCJI W JEDNOSTCE ORGANIZACYJNEJ
1.Korespondencję przeznaczoną dla GOPS odbiera od listonosza wyznaczony do tego celu pracownik.
Pisma wnoszone przez interesantów przyjmuje sekretariat.
2.Upoważniony pracownik sekretariatu otwiera wszystkie przesyłki z wyjątkiem:
dokumentacji niejawnej;
przesyłek adresowanych imiennie do Kierownika jednostki organizacyjnej lub pracowników.
Przesyłki te, jak i inne zastrzeżone przez Kierownika jednostki organizacyjnej, sekretariat przekazuje adresatom bez otwierania.
3.Po otwarciu i wyjęciu zawartości przesyłki należy sprawdzić czy:
nie zawiera ona pisma mylnie skierowanego;
znajdują się w niej wszystkie pisma, których symbole uwidoczniono na kopercie;
zgadza się ilość załączników z ilością podaną w piśmie.
Brak załączników lub przesłanie samych załączników bez pisma zasadniczego odnotowuje się na danym piśmie lub załączniku.
4.Sekretariat obowiązany jest dołączyć koperty z nienaruszonym znaczkiem pocztowym do korespondencji:
dla których załatwienie zachodzi potrzeba ustalenia daty stempla pocztowego;
w którym brak jest nazwiska lub adresu nadawcy lub daty pisma;
załączników nadesłanych bez pisma przewodniego;
przy których stwierdzono uszkodzenie koperty;
mylnie skierowanych;
w razie niezgodności zapisów na kopertach z ich zawartością.
5.Na pismach wpływających, sekretariat odciska stempel wpływu w górnym lewym rogu pierwszej strony (w razie braku tam miejsca na innym wolnym miejscu) z datą otrzymania pisma. Na korespondencji doręczonej bez otwierania kopert stempel wpływu odciska się na przedniej stronie koperty.
6.Stempel wpływu umieszcza się na pismach wpływających do GOPS, natomiast nie stawia się na drukach nie wymagających merytorycznego załatwienia.
7.Pieczątki wpływu nie umieszcza się na dokumentach osobistych, załącznikach, czasopismach, prospektach, i innych drukach nie wymagających merytorycznego załatwienia.
8. Przesyłki adresowane do innej instytucji sekretariat zwraca bezzwłocznie na pocztę.
9. Kierownik GOPS przegląda korespondencję a następnie pisze dyspozycje.
10.Korespondencję przejrzaną i zwróconą przez Kierownika GOPS pracownik sekretariatu dzieli zgodnie z dyspozycjami na:
podlegającą załatwieniu przez pracowników działów.
11.Odbiór i otwieranie przesyłek niejawnych regulują odrębne przepisy
12. Pracownicy wydziałów przeglądają korespondencję:
mającą dyspozycję Kierownika GOPS
adresowaną do nich imiennie
zawierającą ponaglenie i interwencje
wymagającą osobistego przyjęcia do wiadomości, zajęcia stanowiska lub wydania wstępnych poleceń , dotyczących sposobu ich załatwienia.
13. Jeżeli korespondencja dotyczy spraw wchodzących w zakres działania pracownika danego działu, przekazuje się je pracownikowi, do którego należy załatwienie sprawy w podstawowym zakresie.
ROZDZIAŁ VI
REJESTROWANIE SPRAW, ZNAKOWANIE SPRAW I ZAKŁADANIE TECZEK
1.Rejestrowanie pism i znakowanie pism prowadzi sekretariat.
2.Zarejestrowanie pisma polega na wpisaniu jej do dziennika korespondencji.
3.Każde pismo dotyczące tej samej sprawy ma inny numer wynikający z kolejnego numeru w dzienniku korespondencyjnym.
4.Znak pisma w takim przypadku będzie składał się z kolejnego numeru w dzienniku podawczym i łamany przez dwie ostatnie cyfry roku np.; 1714\09
5.Akta spraw nie załatwionych ostatecznie w ciągu danego roku załatwia się w roku następnym.
6. Do przechowywania akt spraw załatwionych zakłada się w komórkach teczki aktowe.
7.Każda teczka powinna zawierać następujące elementy opisu:
na środku u góry - nazwę jednostki organizacyjnej;
w lewym górnym rogu- symbol hasła według wykazu akt;
w prawym górnym rogu - kategorię archiwalną akt;
na środku- tytuł akt, to jest pełne hasło z rzeczowego wykazu akt uzupełnione o rodzaj materiałów zawartych w teczce;
pod tytułem - daty skrajne założenia pierwszej i ostatniej sprawy;
numeru tomu, jeżeli teczka podzielona jest na tomy.
8. Nie podlegają rejestracji:
publikacje (czasopisma, wydawnictwa, ogłoszenia, prospekty itp.)
potwierdzenia odbioru, które dołącza się do akt właściwej sprawy;
zaproszenia, życzenia i inne pisma o podobnym charakterze.
9. W przypadku przechowywania akt w segregatorach należy umieścić na ich grzbietach oznaczenia wymienione w poz.11.
10. Przechowywanie akt luzem w biurkach lub szafach jest niedopuszczalne.
ROZDZIAŁ VII
ZAŁATWIANIE SPRAW
1.Wpływajaca do jednostki organizacyjnej sprawa powinna być w zasadzie załatwiona niezwłocznie, przy zachowaniu terminów określonych dla różnych jej rodzajów w innych aktach prawnych.
Jeżeli sprawa nie może być załatwiona w terminie należy powiadomić niezwłocznie stronę o terminie załatwienia sprawy.
2.Sprawy mogą być załatwiane w formie ustnej lub pisemnej. W każdym przypadku należy stosować formę najbardziej celową i najprostszą.
3.W przypadku ustnego załatwienia sprawy sporządza się -jeżeli zachodzi tego potrzeba - notatkę o sposobie załatwienia sprawy.
4.Przy pisemnym załatwieniu sprawy należy przestrzegać następujących zasad:
każdą sprawę załatwia się oddzielnym pismem;
w odpowiedziach podaje się datę i znak sprawy, której odpowiedź dotyczy;
adresy pisze się w pierwszym przypadku;
każde pismo oznacza się własnym znakiem sprawy zgodnym z prowadzonym spisem spraw;
pod treścią, po lewej stronie podaje się ilość załączników oraz adresatów - jeżeli treść pisma ma być przesłana do wiadomości innym zainteresowanym;
podpis wraz z określeniem stanowiska osoby podpisującej;
w razie potrzeby umieścić cechę ,,pilność” sprawy (bardzo pilne) i zamieścić pod adresem.
5. Kopia pisma załatwiającego powinna ponadto zawierać:
parafkę referenta i datę sporządzenia pisma (z lewej strony pod treścią pisma)
termin wznowienia sprawy lub oznaczenie dołączenia jej do akt pod treścią pisma w lewej dolnej części arkusza.
6.W sprawach pilnych stosuje się porozumienie telekomunikacyjne.
7. Załatwianie odręczne polega na pisemnym załatwieniu sprawy bez pozostawienia kopii pisma w komórce organizacyjnej, bądź też na sporządzeniu notatki na wpływie otrzymanym do załatwienia, informując o sposobie załatwienia sprawy.
8.Odręcznie należy załatwiać pisma, które ze względu na treść nie wymagają pozostawienia odpisu załatwienia sprawy w aktach jednostki organizacyjnej wysyłającej, tj. pisma o charakterze informacyjnym, żądanie nadesłania akt, wyjaśnień, ponaglenia itp.
9.W załatwieniach odręcznych, w których nie stosuje się gotowych formularzy, tekst odręcznego załatwienia zamieszcza się bezpośrednio pod tekstem, lub na odwrocie nadesłanego pisma, względnie , gdy nie ma miejsca na nadesłanym piśmie, na oddzielnej kartce papieru dołączonej do danego pisma.
10.Załatwienie pisemne stosuje się przy załatwieniu spraw wymagających poważniejszego opracowania, gdy sprawy wymagają uzgodnień, uzupełnień itp. lub gdy sprawy ze względu na swoją treść wymagają pozostawienia kopii załatwienia sprawy w aktach jednostki organizacyjnej.
11. Załatwienie pisemne polega na sporządzeniu przez referenta projektu pisma załatwiającego sprawę, podpisaniu go przez zatwierdzającego i sporządzeniu czystopisu w formie wydruku komputerowego. Czystopis podpisany przez zatwierdzającego wysyła się do adresata, natomiast jego kopię pozostawia się w aktach jednostki organizacyjnej.
12. Czynności związane z wysyłaniem korespondencji realizuje pracownik sekretariatu.
13.Czynności w tym zakresie polegają na :
sprawdzeniu czy pismo podpisane jest przez upoważnioną osobę, oznaczone znakiem
sprawy i datą oraz czy dołączone są wszystkie załączniki
zaewidencjonowaniu sprawy w kontrolnym spisie pism wychodzących
umieszczeniu na piśmie pieczątki nagłówkowej
zaadresowaniu przesyłek listowych i przekazaniu korespondencji na pocztę.
Korespondencja miejscowa może być przekazywana adresatom bezpośrednio za pokwitowaniem w książce doręczeń. Korespondencję wysyła się listami poleconymi, zwykłymi i za zwrotnym potwierdzeniem odbioru. Brak dyspozycji oznacza, że pismo ma być wysłane jako przesyłka zwykła. Telegramy, faksy, wysyła się natychmiast po ich otrzymaniu.
ROZDZIAŁ VIII
TERMNIY ZAŁATWIANIA PISM
1.Sprawy pod względem kolejności załatwienia dzielą się na:
pilne, które powinny być załatwione niezwłocznie,
terminowe, które powinny być załatwione z takim wyliczeniem, aby adresat otrzymał odpowiedź w ustalonym terminie,
zwykłe, które powinny być załatwione najpóźniej w ciągu 14 dni licząc od dnia otrzymania sprawy do załatwienia.
2.Sprawy, które można załatwić od ręki, należy załatwić w miarę możliwości w dniu otrzymania.
ROZDZIAŁ IX
ADRESOWANIE PISM
1.Adres pisze się w pierwszym przypadku. Adres powinien zawierać w brzmieniu całkowitą nazwę i siedzibę adresata.
2.Pisma imienne adresuje się zamieszczając przed imieniem wyraz Pan/i i przysługujący adresatowi tytuł (stopień ) naukowy lub zawodowy.
ROZDZIAŁ X
PODPISYWANIE PISM
1.Uprawnienia w zakresie podpisywania pism określa regulamin organizacyjny jednostki organizacyjnej.
2.Na pismach posiadających charakter dokumentów, zaświadczeń, decyzji, orzeczeń, umów, poleceń wypłat oraz na pismach niejawnych nie można umieszczać faks i e-mail.
ROZDZIAŁ XI
POSTĘPOWANIE Z AKTAMI OSTATECZNIE ZAŁATWIONYMI, PRZEKAZYWANIE ICH DO ARCHIWUM ZAKŁADOWEGO
1.Akta sprawy ostatecznie załatwionych przechowuje się w komórkach organizacyjnych GOPS przez okres 1 roku.
2.Wszystkie akta po upływie okresu przechowywania ich w komórce organizacyjnej, należy przekazać kompletnymi rocznikami do archiwum zakładowego w stanie uporządkowanym.
Przez uporządkowanie należy rozumieć:
takie ułożenie akt wewnątrz teczek, aby sprawy następowały po sobie według liczb porządkowych spisów spraw (rejestrów), poczynając od najwcześniejszej sprawy z dołączonym na wierzchu spisem spraw, w obrębie sprawy pisma układa się chronologicznie, poczynając od pisma rozpoczynającego sprawę,
usunięcie z akt kategorii A wtórników i części metalowych, ponumerowanie ołówkiem w górnych rogach wszystkich zapisanych stron oraz przesznurowanie akt,
ułożenie teczek, ksiąg, rejestrów itp. według haseł klasyfikacyjnych jednolitego rzeczowego wykazu akt,
opisanie teczek na ich zewnętrznej stronie,
na środku u góry - pełnej nazwy jednostki organizacyjnej,
poniżej nazwy jednostki - pełnej nazwy komórki organizacyjnej, która dokumentację wytworzyła,
w prawym górnym rogu - kategorii archiwalnej z podaniem okresu przechowywania w przypadku akt kategorii B,
w lewym górnym rogu - znak akt, tj. symbolu komórki organizacyjnej i symbolu klasyfikacyjnego z wykazu akt,
na środku okładki - tytuł, tj. hasła klasyfikacyjnego z wykazu akt ewentualnie z dodatkowymi informacjami dotyczącymi dokumentacji zgromadzonej w teczce,
poniżej tytułu - rocznej daty (dat skrajnych) wytworzenia dokumentacji,
w przypadku akt kategorii A - poniżej daty - ilość stron znajdujących się w teczce,
prawy lub lewy dolny róg pozostawia się wolny z przeznaczeniem na wpisanie sygnatury archiwalnej jednostki.
3.Komórki organizacyjne przekazują akta na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego, który sporządza się oddzielnie dla akt kategorii A oraz oddzielnie dla pozostałej dokumentacji kategorii B. Spisy dla akt kategorii A sporządza się w czterech egzemplarzach których jeden przekazuje się archiwum państwowemu, kategorii B w trzech egzemplarzach). Spisy zdawczo-odbiorcze podpisują: referent przekazujący akta i pracownik prowadzący archiwum zakładowe.
4.Grubość przekazywanych teczek nie powinna przekraczać 3cm, w przypadku większych ilości należy tworzyć tomy.
5.Akta spraw ostatecznie załatwionych, które ze względu na swój przedmiot będą nadal potrzebne w komórce organizacyjnej, po przekazaniu ich do archiwum i zarejestrowaniu, można wypożyczyć.
ROZDZIAŁ XII
WYKORZYSTANIE INFORMATYKI W CZYNNOŚCIACH
KANCELARYJNYCH
1.Dopuszcza się szerokie wykorzystanie informatyki w Ośrodku, pod warunkiem ochrony przechowywanych danych w zbiorach danych, zwłaszcza osobowych, jeżeli ich gromadzenie dopuszcza ustawa.
2.Zaleca się wykorzystanie informatyki w celu:
przyjmowania i wysyłania korespondencji za pośrednictwem poczty elektronicznej, z zastrzeżeniem informacji niejawnych,
przesyłania korespondencji i innych wiadomości wewnątrz-ośrodkową pocztą elektroniczną,
udostępniania upoważnionym pracownikom:
zakupionego oprogramowania aplikacyjnego, a w szczególności: edytorów tekstów, arkuszy kalkulacyjnych, baz danych, oprogramowania antywirusowego,
zakupionych baz danych, a w szczególności: prawnych, baz adresowych, baz danych statystycznych,
utworzonych w Ośrodku baz danych, a w szczególności: ewidencja prawa miejscowego, ewidencja zarządzeń Kierownika, baz adresowych, baz danych o regionie.
tworzenia, przekształcania i przechowywania niezbędnych dokumentów,
monitorowania obiegu dokumentów wewnątrz Ośrodka,
umieszczania na wykupionych stronach Internetu stale aktualizowanej informacji o Ośrodku, kadrze kierowniczej i kompetencjach,
informowania interesantów o procedurach wymaganych przy załatwianiu wybranych typów spraw.
3.Zaleca się powierzenie kierowania procesem informatyzacji w Ośrodku osobie z odpowiednim wykształceniem, zatrudnionej w komórce organizacyjnej właściwej do spraw organizacji Ośrodka.
4. Dane przechowywane w pamięci komputerów zabezpiecza się przez:
dopuszczenie do dostępu wyłącznie upoważnionych pracowników,
odpowiednie archiwizowanie zbiorów na nośnikach informatycznych.
5.Dostęp do zbiorów danych zawartych w komputerach ogranicza się przez:
system haseł identyfikujących pracownika,
system haseł ograniczających dostęp do wybranych obszarów danych osobom nie posiadającym odpowiednich uprawnień,
oprogramowanie stosowane w GOPS co 30dni wymusza zmianę haseł dostępu do baz danych.
6.Dane gromadzone w pamięciach komputerów powinny być zabezpieczone przed ich utratą przez:
przechowywanie w chronionym i odpowiednio zabezpieczonym miejscu nośników informatycznych zakupionego oprogramowania: operacyjnego, narzędziowego, aplikacyjnego
7.W przypadku gromadzenia danych osobowych do ich zabezpieczenia należy stosować przepisy o ochronie danych osobowych.
ROZDZIAŁ XIII
POSTĘPOWANIE Z DOKUMENTACJĄ W RAZIE LIKWIDACJI LUB REORGANIZACJI JEDNOSKI ORGANIZACYJNEJ BĄDŹ KOMRÓKI ORGANIZACYJNEJ
1.W razie likwidacji lub reorganizacji jednostki organizacyjnej bądź komórki organizacyjnej, instytucją dziedziczącą akta jest sukcesor. Sukcesor może odziedziczyć akta spraw ostatecznie załatwionych i nie kontynuowanych (sukcesja martwa lub bierna) lub akta spraw kontynuowanych (sukcesja czynna -żywa).
2.W przypadku likwidacji komórki organizacyjnej obowiązuje zabezpieczenie dokumentacji powstałej w toku jej działalności.
3.W przypadku przejęcia części lub całej komórki organizacyjnej przez inną komórkę organizacyjną należy jej przekazać (na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego) akta spraw niezakończonych, kopię tego spisu należy przekazać do archiwum zakładowego. Akta spraw zakończonych przejmuje archiwum zakładowe.
4.W przypadku likwidacji jednostki organizacyjnej postępowanie z dokumentacją tej jednostki określa rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 16 września 2002r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz.U.Nr 167, poz.1375), które w §11 brzmi:
a) materiały archiwalne przekazuje się do właściwego archiwum państwowego, z tym że materiały archiwalne, dla których nie upłynął 25-letni okres od ich wytworzenia, a które są niezbędne do działalności organu lub jednostki organizacyjnej przejmującej zadania i funkcje organu lub jednostki organizacyjnej, której działalność ustała, przekazuje się temu organowi lub jednostce;
b) dokumentację niearchiwalną przekazuje się organowi lub jednostce organizacyjnej przejmującej zadania i funkcje organu lub jednostki organizacyjnej, której działalność ustała;
c) w przypadku braku następcy prawnego, dokumentację niearchiwalną wytworzoną i zgromadzoną przez organ państwowy lub państwową jednostkę organizacyjną, której okres przechowywania nie upłynął, przekazuje się rzeczowo właściwemu organowi administracji rządowej;
d) dokumentację niearchiwalną, wytworzoną i zgromadzoną przez pozostałe jednostki, o których mowa w art.5 ust.1 ustawy, przekazuje się odpłatnie na przechowywanie instytucjom zawodowo trudniącym się przechowywaniem dokumentacji lub Stowarzyszeniu Archiwistów Polskich. W takim przypadku likwidator zapewnia w planie likwidacji odpowiednie środki finansowe. Umowa przechowania powinna być zawarta do końca okresy przechowywania dokumentacji.
ROZDZIAŁ XIV
USTALENIA KOŃCOWE
1.Inne czynności związane z obsługą kancelaryjną i obiegiem akt nie uregulowane niniejszą instrukcją określa Kierownik GOPS.
2.Nadzór ogólny nad prawidłowym wykonywanie przez pracowników czynności kancelaryjnych należy do obowiązków Kierownika GOPS.
16