Dokumentacja finansowo – ekonomiczna

W skład dokumentacji finansowo – ekonomicznej wchodzą dokumenty zawarte w rachunkowości finansowo – księgowej oraz rachunkowości zarządczej

Rachunkowość finansowo – księgowa

• prowadzona „na zewnątrz” (np. dla urzędu skarbowego, urzędu statystycznego)

• sprawozdawczość miesięczna, kwartalna lub roczna

• dotyczy przeszłości

  1. dokumenty stwierdzające dokonanie sprzedaży (faktury, faktury VAT, paragony fiskalne, rachunki)

  2. umowy zlecenia, umowy o dzieło

  3. dokument finansowy zawierający m.in. wynagrodzenia dla pracowników

  4. dokumentacja pożytków osiąganych przez wspólnoty mieszkaniowe

  5. zestawienie wpłat z tytułu zaliczki na opłaty

  6. oświadczenie o liczbie osób zamieszkałych w danym lokalu w celu podziału kosztów

  7. uchwała wspólnoty mieszkaniowej w sprawie uchwalenia rocznego planu finansowego

  8. wyciągi z rachunków bankowych poszczególnych kont właścicieli lub wspólnoty mieszkaniowej

  9. dokumentacja dotycząca kosztów ubezpieczeń

  10. wycena gruntów i zabudowań (operat szacunkowy)

  11. ewidencja i analiza kosztów utrzymania i użytkowania obiektu

  12. ewidencja i analiza dochodów

1. Rachunkowość zarządcza (tzw. menedżerska)

• między zarządcą a właścicielem

• brak księgowości

• wykorzystywana do planowania kontroli i oceny działań w organizacji oraz do zapewnienia właściwej odpowiedzialności za jej zasoby

• dotyczy teraźniejszości i przyszłości

Budżet nieruchomości jest narzędziem niezbędnym do pracy każdego zarządcy. W przypadku wspólnot budżet taki nazywany jest planem gospodarczym. Jest spisany w kategoriach finansowych „roboczy” plan działania zmierzający do osiągnięcia założonych celów. Może być również miernikiem efektywności zarządzania nieruchomością. Z punktu widzenia czasu można mówić o budżetach:

• długoterminowych (kilkuletnie, kilkunastoletnie)

• średnioterminowych (roczne, kilkuletnie)

• krótkoterminowych (miesięczne, kwartalne, półroczne, roczne)

  1. Podstawowym rodzajem budżetu jest roczny budżet operacyjny. Budżet taki jest sporządzany na okres 12 miesięcy, najczęściej dla roku kalendarzowego lub dla każdego innego okresu 12-miesięcznego. Taki budżet powinien zawierać wszystkie wpływy i wydatki dla danej nieruchomości w ujęciu miesięcznym i rocznym. W układzie tabelarycznym takiego budżetu trzeba przewidzieć odrębne dla wielkości planowanych, faktycznych i odchyleń wielkości faktycznych od planowanych.

  2. Budżet przepływów pieniężnych - określa konkretnie ile gotówki uzyskamy z nieruchomości i ile pieniędzy będziemy potrzebować na pokrycie wszystkich wydatków w poszczególnych miesiącach. Budżet ten jest przygotowywany po sporządzeniu budżetu operacyjnego i w oparciu o ten budżet. Różnica pomiędzy budżetem przepływów a operacyjnym leży w uwzględnianiu wydatków nieoperacyjnych, czyli obsługi zadłużenia (rat kapitałowych i odsetek) oraz wydatków inwestycyjnych (wydatków na remonty kapitalne, modernizacje itp.), informacji o których dostarcza budżet kapitałowy.

  3. Budżet kapitałowy – przygotowuje się go wówczas, gdy musimy dokonać w obiekcie dużych napraw, modernizacji, zamontowania dodatkowego wyposażenia itp. W budżecie tym należy określić roczne wielkości potrzebnych wydatków na remonty kapitalne i rezerwy na ten cel. Budżet remontowy pomaga ustalić m.in. wysokość zaliczek na fundusz remontowy.

  4. Budżet pro forma – raport obrazujący planowaną na dany okres różnicę między przychodami i kosztami uzyskania tych przychodów. Taki budżet ustalany jest dla projektowanych inwestycji w nieruchomości lub nowych budynków będących częściowo w remoncie bądź przebudowywanych.

Dokumentacja finansowo – ekonomiczna pozwala zarządcy na badanie konkurencyjności i atrakcyjności danej nieruchomości na lokalnym rynku. Ocena zarządzanej nieruchomości na tle innych jest najważniejszym punktem przy analizie konkurencyjności, ponieważ ocenia skutki ekonomiczne różnic. Dlatego zarządzający bada na zasadzie porównania:

• stan fizyczny nieruchomości

• stopień jej wykorzystania

• koszty eksploatacji

• dochody uzyskiwane

• wartość nieruchomości

We wszystkich tych aspektach zarządca stara się znaleźć przyczyny konkretnego stanu i ewentualne środki zaradcze.

Sprawozdawczość zarządcy prowadzona jest w ramach rachunkowości, która dostarcza informacji finansowych o jednostce gospodarującej podmiotom zewnętrznym (np. Urzędom Skarbowym w celu naliczenia podatków) i właścicielowi nieruchomości. Forma i zakres prowadzonej rachunkowości zależy od formy prawnej jednostki i określone jest przez przepisy prawne.

Zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych reguluje ustawa o rachunkowości¹. Zgodnie z ta ustawa obowiązek prowadzenia ksiąg nie zależy od przedmiotu działalności, formy prawnej jednostki, prowadzenia przez nią działalności gospodarczej, lub nie zarobkowej.

Uproszczona ewidencja może być prowadzona w postaci:

• podatkowej księgi przychodów i rozchodów, dla wymiaru podatku dochodowego,

• ewidencji przychodów, dla wymiaru zryczałtowanego podatku dochodowego

Prowadzona rachunkowość i sporządzane w jej ramach sprawozdania powinny dostarczyć informacji dotyczących:

• realizacji zadań gospodarczych zarządcą wynikających z planu finansowo—gospodarczego;

• stanie składników majątkowych, zmian w nich zachodzących;

• zobowiązań i należności związanych z gospodarką nieruchomością;

• wydatkach i nakładach związanych z nieruchomością i źródłach ich finansowania,

• wynikach finansowych zarządu nieruchomością;

• rozliczeń z tytułu zobowiązań publicznoprawnych.

Dostarczenie takich informacji wymaga prowadzenia rachunkowości i sporządzania sprawozdań w określony przez przepisy ustawy sposób.

Podstawowe sprawozdania finansowe, do sporządzenia których zobowiązani są zarządcy to:

• bilans – statyczne ujęcie jego zasobów majątkowych obejmujących rzeczowe oraz pieniężne składniki oraz źródeł finansowania tych zasobów (kapitałów własnych i obcych). Bilans sporządzany jest na określony dzień, na zakończenie roku obrotowego najczęściej na 31 grudnia.

• rachunek wyników – informuje o stopniu realizacji podstawowego celu działalności gospodarczej, czyli o wysokości wyników finansowych osiągniętych w okresie sprawozdawczym. Rachunek zysków i strat jest zestawieniem przychodów i kosztów, zysków i strat nadzwyczajnych oraz obowiązkowych obciążeń wyniku finansowego.

• informacja dodatkowa która powinna obejmować nie objęte bilansem i rachunkiem wyników informacje i wyjaśnienia niezbędne do oceny gospodarki finansowej jednostki, a w szczególności²:

1. objaśnienia stosowanych metod wyceny aktywów i pasywów oraz przyczyn ewentualnych ich zmian w stosunku do roku poprzedniego,

2. uzupełniające dane o aktywach i pasywach,

3. informacje o strukturze zrealizowanych przychodów ze wskazaniem ich źródeł, w tym przychodów określonych statutem,

4. informacje o strukturze kosztów stanowiących świadczenia pieniężne i niepieniężne określone statutem oraz o strukturze kosztów administracyjnych,

5. dane o źródłach zwiększenia i sposobie wykorzystania funduszu statutowego,

6. dane dotyczące udzielonych gwarancji, poręczeń i innych zobowiązań związanych z działalnością statutową,

7. informacje o tendencjach zmian w przychodach i kosztach oraz składnikach majątku i źródłach ich finansowana.

Wspólnoty mieszkaniowe mogą prowadzić księgi rachunkowe i sporządzać roczne sprawozdania finansowe w uproszczony sposób. Prowadzenie ksiąg rachunkowych, powinno zapewnić uzyskanie danych niezbędnych do sporządzenia rocznego sprawozdania finansowego, oraz ustalenie:

1. wielkości przychodów w postaci należnych opłat od właścicieli lokali na pokrycie kosztów zarządu nieruchomością wspólną oraz innych przychodów,

2. wielkości kosztów zarządu nieruchomością wspólną, a w szczególności wydatków na remonty i bieżącą konserwację, opłat za dostawę energii elektrycznej i cieplnej, gazu i wody w części dotyczącej nieruchomości wspólnej, opłat za antenę zbiorczą i windę, wydatków z tytułu ubezpieczenia, podatków i innych opłat publicznoprawnych (z wyjątkiem pokrywanych przez właścicieli poszczególnych lokali), wydatków na utrzymanie porządku i czystości, wynagrodzeń członków zarządu lub zarządcy oraz innych opłat,

3. stanu rozrachunków (należności i zobowiązań),

4. przychodów, rozchodów oraz stanu środków pieniężnych.

Faktura - dokument sprzedaży, rodzaj rachunku zawierającego szczegółowe dane o transakcji:

• dane identyfikujące dokument: numer, data wystawienia

• strony kupna-sprzedaży: sprzedawca i nabywca

• specyfikacja przedmiotu transakcji: nazwa towaru lub usługi, ilość, cena, wartość

• dane do rozliczenia obowiązujących podatków

• podsumowanie: cyframi i słownie

• informacja o uzgodnionych terminach i formie zapłaty

• informacje dodatkowe: sposób odbioru, miejsce dostawy i inne

• podpisy uczestników transakcji (obecnie w Polsce wymagane wyłącznie w przypadku faktury VAT RR, wystawianej w transakcjach z rolnikami ryczałtowymi).

• Faktura VAT - szczególny rodzaj faktury wystawianej przez płatników podatku VAT, podlegający osobnym przepisom.

• Zgodnie z obowiązującym w Polsce prawem, faktura taka powinna zawierać przynajmniej:

• nazwy i adresy sprzedawcy i nabywcy oraz ich numery NIP

• datę dokonania sprzedaży oraz datę wystawienia dokumentu

• napis Faktura VAT oraz numer kolejny faktury

• nazwę towaru lub usługi (przedmiotu transakcji)

• jednostkę miary i ilość sprzedanych towarów lub rodzaj wykonanych usług

• cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto)

• wartość towarów lub wykonanych usług, których dotyczy sprzedaż, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto)

• stawki podatku

• sumę wartości sprzedaży netto towarów lub wykonanych usług z podziałem na poszczególne stawki podatku, zwolnionych z podatku oraz niepodlegających opodatkowaniu

• kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku

• wartość sprzedaży towarów lub wykonanych usług wraz z kwotą podatku (wartość sprzedaży brutto), z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku, zwolnionych z podatku lub niepodlegających opodatkowaniu

• kwotę należności ogółem wraz z należnym podatkiem (brutto), wyrażoną cyframi

• Faktura powinna być wystawiona przynajmniej w dwóch egzemplarzach. Obecnie nie obowiązuje już rozróżnienie na "oryginał" i "kopię" faktury.

• Tradycyjnie faktura wystawiana jest na papierze, jednak w pewnych okolicznościach dopuszczona jest postać elektroniczna (e-faktura).

Plan finansowy – podstawa gospodarki finansowej zakładu budżetowego. Obejmuje on przychody i wydatki stanowiące koszty działalności oraz stan środków obrotowych i rozliczenia z budżetem, zatwierdzony przez kierownika zakładu.

Saldo – stan konta księgowego w rachunkowości przedsiębiorstw wykazywany w danym dniu jako różnica między sumami zapisów strony "Wn" (Winien) i strony "Ma" konta. Saldo konta księgowego pozwala ustalić stan składnika ewidencjonowanego na tym koncie (np. stan zapasów magazynowych, stan gotówki w kasie, salda rozrachunków z kontrahentami). W zależności od rodzaju konta, saldo może występować po stronie "Winien" lub "Ma" (niektóre konta dopuszczają występowanie salda tylko po jednej stronie, np. konta ewidencjonujące koszty działalności podstawowej, środki trwałe, umorzenie środków trwałych).

---

1. Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. Nr 121, poz. 591, z późn. zm.);↩

2. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 18 sierpnia 1998 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości....., op.cit.,↩