1. Wykaz dokumentów wg zasad wcześniej omawianych.
2. Wykaz osób uprawnionych do akceptacji dokumentów i wydania dyspozycji wraz ze wzorami podpisów (może to być kilka wykazów dla poszczególnych zakładów, rodzajów działalności lub wg innego podziału, traktowanych jak druki ścisłego zarachowania w celu ograniczenia dostępu do wzorów podpisów).
3. Wzory podpisów osób upoważnionych do kontroli dokumentów z uwagami jak wyżej.
4. Wykaz dokumentów księgowych nie wymagających podpisu (bądź oddzielna rubryka w wykazie dokumentów).
5. Sposób oznaczania dowodów i egzemplarzy nie księgowanych oraz likwidacji dowodów i egzemplarzy zbędnych, kasowania, dowodów zrealizowanych.
REGULAMIN W MAŁYCH FIRMACH
W małych firmach kontrola wewnętrzna, której istotnym elementem jest instytucja, bardzo szybko osiąga swoje granice. Jedna bowiem z fundamentalnych zasad systemu - podział funkcji - nie może znaleźć zastosowania.
Nie rozwijając tematu kontroli wewnętrznej trzeba zauważyć, że w małych firmach przeważająca część kontroli wewnętrznej obciąża kierownika tej firmy i on ją faktycznie sprawuje dzięki znajomości środowiska i pracowników oraz ich aktywności operacyjnej i kierowniczej.
Obieg dokumentów musi uwzględnić powyższą sytuację. Oznacza to, że dokumenty dotyczące istotnych operacji będą kierowane do akceptacji przez kierownika firmy.
Obieg dokumentów będzie skrócony i dostosowany do liczebności komórek organizacyjnych i ich obsady.
WDRAŻANIE REGULAMINU
Często popełnianym błędem jest nie zorganizowanie prac wdrożeniowych, lecz ograniczenie się do wydania zarządzenia wprowadzającego instrukcję w życie i do rozesłania jej do kierowników służb i zakładów.
Jeżeli zamierza się mieć pożytek z instrukcji, należy opracować plan organizacyjny wdrożenia oraz ustanowić osoby odpowiedzialne za wdrożenie zapewnienie ciągłości funkcjonowania. Plan powinien obejmować:
- sporządzenie rozdzielników instrukcji oraz wycinków przeznaczonych do służb, które z różnych względów nie powinny dysponować całą instrukcją;
- przygotowania wytycznych w sprawie wydawania (za pokwitowaniem) instrukcji; jej wycinków i zawiadomień o zmianach;
- przygotowanie zarządzenia kierownika jednostki o wprowadzeniu instrukcji w życie, z terminem pozwalającym na przyswojenie do wdrożenia;
- przeszkolenia osób mających stosować instrukcję;
- zapewnienie nadzoru nad czynnościami wdrożenia instrukcji.
ZAPEWNIENIE CIĄGŁOŚCI DZIAŁANIA
Jednym z warunków, od których spełnienia biegły rewident w badanej firmie uzależnia zaufanie do kontroli wewnętrznej, jest jej działanie bez przerw, Oznacza to, że nie można zaniechać określonej w instrukcji kontroli dokumentów na jakkolwiek stanowisku pracy nawet przez najkrótszy okres.
Zapewnienie ciągłości działania instrukcji wymaga różnego rodzaju działań, a w szczególności:
1) Ustanowienia koordynatora odpowiedzialnego za czuwanie nad przestrzeganiem instrukcji i za jej aktualizowanie.
2) Zobowiązania kierowników służb i zakładów do nadzoru bieżącego nad działaniem instrukcji.....
WYKORZYSTANIE PRAC NAD INSTRUKCJĄ DO INNYCH CELÓW
Prace nad instrukcją mogą być wykorzystane także do wykonania innych czynności organizacyjnych.
Dotyczy to zwłaszcza stworzenia systemu i określenia obowiązków poszczególnych komórek w zakresie dostarczania informacji statystycznych i analitycznych wykorzystywanych w procesie zarządzania, do doskonalenia regulaminu organizacyjnego itp.
INSTRUKCJA SPORZĄDZANIA, KONTROLI, I OBIEGU DOWODÓW KSIĘGOWYCH
CZĘŚĆ A - OÓLNA
ROZDZIAŁ I
1. Objaśnienia użytych w instrukcji wyrażeń i skrótów.
W tym miejscu przedstawia się definicje wyrażeń i skrótów nazw (np. aktów prawnych, jednostek organizacyjnych), pojęć (np. komórka organizacyjna, stanowisko pracy), symboli (używanych w instrukcji zamiast nazw komórek organizacyjnych) itp. Można także odesłać do innego aktu prawnego (np. regulaminu organizacyjnego), jeżeli w nim są zdefiniowane pojęcia używane w niniejszej instrukcji......
Określa ona także czynności wykorzystywane przez poszczególne komórki organizacyjne i stanowiska pracy w związku z:
1) przyjmowaniem dowodów,
2) wystawianiem dowodów
3) opracowaniem ......
ROZDZIAŁ II
DOWÓD KSIĘGOWY
3. Dowodem księgowym jest:
Dowodem księgowym jest każdy dokument stwierdzający powstanie, przebiegu lub skutek zleconych lub dokonanych operacji gospodarczych oraz zawierających zlecenie dokonania zapisów księgowych nie wyrażających bezpośrednio operacji gospodarczych: jego istotą jest to, że zawiera on utrwalone na piśmie stwierdzenie zaistnienia zdarzeń będących przedmiotem pomiaru w rachunkowości lub związanych z tym przedmiotem.
4. Za prawidłowy uważa się dowód księgowy:
- wg ustawy o rachunkowości
5..........
ROZDZIAŁ III
OGÓLNE ZASADY WYSTAWIANIA, PRZYJMOWANIA I KONTROLI POSZCZEGÓLNYCH RODZAJÓW DOWODÓW
8. Dowody księgowe własne są wystawiane (emitowane) przez:
- upoważnionych do tego pracowników właściwych komórek organizacyjnych wskazanych w załączniku nr... do instrukcji.
9. Pracownik wystawiający dowód opatruje go:
- numerem kolejnym dla danego rodzaju dowodu,
- datą wystawienia,
- swoim podpisem.
Numeracji formularzy dowodów określonych w załączniku nr... jako druki ścisłego zarachowania dokonuje:
1) kasowych - Dział ............
2) inwentaryzacyjny - ..........
3).......................................
4).........................................
............................................
11. Do przyjmowania wpływających do jednostki zewnętrznych dowodów księgowych są upoważnieni:
a) faktur - Dział....................
b) .........................................
c) .........................................
x) pozostałych dowodów - sekretariat (y)................................
12. W celu właściwego przygotowania dowodu do księgowania stosuje się:
stempel o następującej treści: (podać treść stempla o przyjęciu dostawy lub usługi sprawdzeniu pod względem merytorycznym i formalno- rachunkowym oraz zatwierdzaniu).
ROZDZIAŁ IV
ZASADY OBROTU I PRZEBIEGU OPERACJI
14. Przedstawić zwięźle zasady obrotu i przebiegu operacji gospodarczych w firmie w podstawowych dziedzinach działalności:
- kasowych,
- zakupu,
- sprzedaży, zapasów,
- majątku wyłączonego z obrotu,
- płac i świadczeń socjalnych,
- innych zagadnień występujących w firmie.
Chodzi o konkretne rozwiązania w firmie, a nie o ogólne zasady. Jeżeli problemy te zostały wystarczająco przedstawione ( z uwzględnieniem powiązań z \dokumentacją księgową) na przykład w zakładowym planie kont, można rozdział ten ograniczyć do spraw nie uregulowanych.
ROZDZIAŁ V
POSTANOWIENIA SZCZEGÓLNE I KOŃCOWE
Rozdział ten jest przeznaczony do zamieszczenia regulacji niezbędnych, a nie ujętych w poprzednich rozdziałach.
Dotyczyć to może np.:
- wykorzystania instrukcji w podległych zakładach sporządzających sprawozdania finansowe,
- sposobu traktowania placówek zagranicznych w świetle zasad instrukcji (dowody zewnętrzne czy wewnętrzne) itd.
Jeżeli nie reguluje tego zarządzenie wprowadzające instrukcję powinny w tym miejscu znaleźć się przepisy przejściowe i końcowe:
- data wejścia.......
CZEŚĆ B - SZCZEÓŁOWA A
W zależności od przyjętej koncepcji części B instrukcji może posiadać różną formę:
Mogą to być np.:
1) Schematy blokowe przedstawiające graficznie sporządzanie (przyjęcia z zewnątrz), obieg i kontrolę dowodów dla każdego rodzaju działalności oddzielnie, wraz z opisem czynności wykorzystanych przez poszczególne komórki organizacyjne (stanowiska pracy) w czasie tego obiegu oraz - oddzielnie - wykaz czynności dla każdego stanowiska pracy: albo
2) dokonany opis dotyczących czynności związanych ze sporządzaniem (przypisem) i obiegiem dowodów obsługujących dany rodzaj operacji wg kolejnych komórek organizacyjnych (stanowisk pracy), a oddzielnie - graficznie przedstawiony obieg dowodów, lub też
3) karty dla......
ZASADY (POLITYKA) PROWADZENIA RACHUNKOWOŚCI
1. Miejsce prowadzenia ksiąg rachunkowych.
2. Określenie roku obrotowego.
3. Technika prowadzenia ksiąg rachunkowych.
4. Zasady.....
OBOWIĄZUJĄCE METODY WYCENY AKTYWÓW I PASYWÓW ORAZ USTALENIA WYNIKU FINANSOWEGO
1. Obowiązujące zasady wyceny aktywów i pasywów.
2. Ustalenie wyniku finansowego.
SPOSÓB PROWADZENIA KSIĄG RACHUNKOWYCH
1. Zakładowy plan kont.
2. Wykaz ksiąg rachunkowych
- zespół 0 majątek trwały
- zespół 1 środki pieniężne i rachunki bankowe
- zespół 2 ......
- zespół 3 materiały i towary
-zespół 4 koszty wg rodzajów i ich rozliczanie
- zespół 6 produkty
- zespół 7 .....
SYSTEM OCHRONY DANYCH W JEDNOSTCE
1. Ochrona zbiorów ksiąg rachunkowych.
2. Przechowywanie zbiorów.
3. Udostępnienie danych i dokumentów.
PODSTAWY PRAWNE I ORGANIZACJA RACHUNKOWOŚCI 8 maja 2010