2.5 ORGANIZACJA UROCZYSTOŚCI PUBLICZNEJ

Uroczystością publiczną są wszelkiego typu zgromadzenia społeczeństwa z udziałem przedstawicieli władz państwowych czy samorządowych w celu wspólnego uczczenia wydarzenia o dużym znaczeniu bądź to dla całego narodu, bądź dla społeczności lokalnej, grupy zawodowej czy korporacji.

W zależności od sytuacji mogą one pochodzić z:

• ceremoniału liturgicznego

• ceremoniału wojskowego

• ceremoniału korporacyjnego.

Na przykład w przebiegu uroczystości inauguracji nowego budynku publicznego stosuje się bardzo często poświęcenie go przez biskupa. Uroczystości upamiętniające wydarzenia historycz­ne, w których przewiduje się składanie wieńców przed pomnikiem, wymagają asysty wojskowej. Obchody takich świąt korporacyjnych jak górnicza Barbórka są oparte na wielowiekowym ceremoniale stworzo­nym przez bractwa i gwarectwa.

Organizacja uroczystości publicznej wymaga:

• ustalenia celu, który zamierza się poprzez nią osiągnąć;

• przygotowania jej scena­riusza;

• oprawy ceremonialnej, wizualnej i medialnej;

• ustalenia szczebla uczestnictwa władz;

• stworzenia właściwych warunków bez­pieczeństwa;

• wyznaczenia odpowiedzialnych za jej przygotowanie i realizację.

Na każdym etapie przygotowań o ich powodzeniu decyduje sprawna koordynacja prac pomiędzy wybranymi do jej realizacji insty­tucjami. Dlatego przy organizacji każdej uroczystości publicznej należy:

• wskazać instytucję lub komórkę organizacyjną odpowiadającą za jej przebieg;

• opracować jej szczegółowy scenariusz;

• wyznaczyć osobę prowadzącą, którą należałoby nazwać mistrzem ceremonii, choć zbyt namaszczone brzmienie tego terminu skłania do zastąpienia go okre­śleniem „prowadzący", „prezenter" czy „zapowiadający".

Oprawa ceremonialna uroczystości publicznej wymaga przede wszystkim ustalenia zasad uczestnictwa w niej osobistości najwyż­szego szczebla. Oznacza to:

• właściwą kolejność ich przybywania na uroczystość;

• powitania i wskazania przygotowanych dla nich miejsc;

• ewentualnie kolejność zabierania przez nie głosu.

O tej kolejności decyduje precedencja (czyli starszeństwo urzędu i długość jego spra­wowania). Protokół dyplomatyczny reguluje je wprawdzie jedynie w odniesieniu do kontaktów z przedstawicielami państw obcych, jednak jego podsta­wowe reguły mogą mieć zastosowanie także do organizacji uroczys­tości krajowych.

Należy zatem przyjąć, że zaproszone osobistości przybywają na uroczystość w porządku odwrotnym do wysokości ich rang, czyli im wyższa ranga, tym późniejsze przybycie. W konsekwencji stosowania tej zasady najważniejszy gość przybywa ostatni, aby nie czekać na rozpoczęcie uroczystości, co jest formą podkreślenia szacunku dla sprawowanego przezeń urzędu.

Ważni goście powinni być witani przez przedstawiciela organizatorów przy wejściu do budynku lub na teren, na którym ma odbywać się uroczystość, i prowadzeni przez niego do przygotowanych dla nich miejsc. Najważniejszego gościa oczekuje zaś osobiście główny organizator lub zapraszający i prowadzi go ku jego miejscu. W chwili wejścia najważniejszego gościa na salę wszyscy zgromadzeni wstają na znak szacunku i siadają dopiero wtedy, gdy zajmie on swoje miejsce.

Miejsca wyznacza się w zależności od ważności pozycji osób, ich udziału w organizacji uroczystości i przewidywanym zabieraniu przez nie głosu. Dla głównych organizatorów i mówców wyznacza się miejsca za prostokątnym stołem prezydialnym ustawionym zazwyczaj na podium naprzeciw rzędów krzeseł zajętych przez publiczność. W tym kontekście zauważmy, że zasada pierwszeństwa prawej strony dla wyznaczenia ważności miejsca w prezydium oznacza kierunek prawej ręki osoby zasiadającej w prezydium, a więc lewej dla publiczności.

Najważniejsza osoba, która jest głównym organizatorem i przewodniczy obradom, zasiada pośrodku, kolejne według porządku po jej prawej i lewej ręce, a następnie po prawej ręce siedzącego po prawej i po lewej siedzącego po lewej.

Jeśli do prezydium zaprasza się osobę zajmującą jedno z najwyższych stanowisk w państwie, przewodniczący obradom ustę­puje jej swe centralne miejsce i zasiada po jej lewej ręce.

Często za prezydium lub mównicą ustawia się flagę państwową. Powinna ona znajdować się po prawej ręce przewodniczącego obrad lub mówcy.

Pozostałych zaproszonych gości rozsadza się w pierwszych rzędach krzeseł przeznaczonych dla publiczności. Bardzo często sto­suje się zasadę, że miejsca w pierwszych trzech rzędach krzeseł oznacza się jako zarezerwowane lub nawet opatruje je kartkami imiennymi. Przydatne jest wówczas przygotowanie schematu miejsc na widowni, oznaczenie ich nazwiskami i posługiwanie się nim przy do­prowadzaniu i rozsadzaniu gości.

Krzesła można rozstawiać na dwa zasadnicze sposoby.

Pierw­szym z nich jest ich ciągły rząd. W takiej sytuacji najważniejsza osoba zajmuje miejsce pośrodku pierwszego rzędu, a kolejne odpowiednio po jej prawej i lewej ręce.

Po prawej znajdą się zatem osoby odpo­wiadające numerom parzystym na liście ważności, po lewej - numerom nieparzystym. O wyznaczeniu kolejności miejsc decyduje precedencja, czyli starszeństwo piastowanego stanowiska.

Analogicznie - w drugim rzędzie najważniejsze miejsce będzie znajdować się pośrodku, bez­pośrednio za głównym zaproszonym. Trzeba uwzględnić przy tym, że wobec najważniejszych osób w państwie stosuje się szczególne wy­mogi bezpieczeństwa i miejsce bezpośrednio za nimi zajmuje wówczas oficer ochrony.

13	11	9	7	5	3	1	2	4	6	8	10	12	14
26	24	22	20	18	16	15	17	19	21	23	25	27	29

Drugim sposobem rozstawienia krzeseł jest przedzielenie rzę­dów pośrodku centralnym przejściem, które ułatwia zajmowanie miejsc, aczkolwiek zmniejsza ich liczbę.

Rozsadzenie zaproszonych w tym przypadku będzie zupełnie inne. Najważniejsza osoba zajmie pierwsze miejsce na prawo od przejścia, podczas gdy kolejna osoba, druga pod względem ważności, otrzyma symetryczne miejsce po lewej stronie przejścia. Następne osoby będą zajmować miejsca kolejno po prawej ręce głównego gościa i po lewej następnego. W przeciwieństwie do poprzedniego sposobu rozsadzenia, po prawej znajdą się osoby odpowiadające numerom nieparzystym na liście precedencji, po lewej - numerom parzystym.

12	10	8	6	4	2		1	3	5	7	9	11	13
24	22	20	18	16	14		13	15	17	19	21	23	25

2.6. Zasady zabierania głosu podczas uroczystości

1. Pierwszeństwo zabrania głosu przypada gospodarzowi, który wita zgromadzonych i zaproszonych gości. Należy ograniczyć liczbę osób wymienianych z nazwiska i funkcji do najważniejszych gości, a nawet wyłącznie do głównego zaproszonego. Przemówienie powitalne powinno być krótkie, gdyż gospodarz nie powinien skupiać na sobie uwagi zebranych, a jedynie przedstawić cel uroczystości i jej planowany przebieg.

2. Głos przekazuje się kolejnym mówcom zgodnie ze starszeń­stwem piastowanych przez nich stanowisk. Zwyczaj stosowany w Polsce każe, by pierwsza po gospodarzu wystąpiła najważniejsza osobistość. Jej przemówienie jest pod względem formy odpowiedzią na powitanie, a pod względem treści nadaje ono ton wszystkim następnym wypowiedziom.

3. Tylko jedna osoba może się wypowiadać w imieniu tej samej instytucji lub organizacji. Jest jej kwestią wewnętrzną, kto zostanie wyznaczony do wygłoszenia przemówienia, ale będzie to jedna osoba -nie ze względu na oszczędność czasu, lecz na jednoznaczność stano­wiska, które zajmuje instytucja w danej sprawie.

4. Jeśli należy uwzględnić dodatkowego mówcę reprezentu­jącego instytucję organizującą uroczystość, właściwiej będzie powierzyć mu rolę prowadzącego
   i zapowiadającego kolejność przemówień.

według: T. Orłowwski, Portokół dyplomatyczny, Warszawa 2005

1

---