Planowanie, istota i etapy planowania

Plany - wyznaczają cele i kierunki działania organizacji ustalają: co? kto? kiedy? jak? gdzie? czym? będzie wykonywał.

Kierownicy najwyższych szczebli poświęcają większość czasu przeznaczonego na planowanie dalszej przyszłości i strategii całej organizacji.

Kierownicy niższych szczebli zajmują się planowaniem dotyczącym głównie ich komórek oraz krótszym okresem.

Różnice w zadaniach planistycznych wynikają również z wielkości i celów organizacji.

Ważnym elementem politycznym jest podejmowanie decyzji czyli wybór odpowiedniego działania oraz estetyczność organizacji dla skutecznego wprowadzenia zmian.

Pojęcie planowania:

Sformalizowany proces podejmowania decyzji w którym wypracowuj się obraz przyszłego stanu przedsiębiorstwa i określenie sposoby jego osiągnięcia. Jego efektem końcowym są wybory i programy działań zmierzające o zapewnienia realizacji tych wyborów.

PLAN - co? kto? kiedy? kim? czym? ile? jak?

1) czynniki otoczenia zewnętrznego:

• organizacja nadrzędna

• organizacje konkurencyjne (przeciwnik)

• otoczenie polityczne naturalne, makroekonomiczne, kulturowe, ekologiczne

• organizacje współdziałające

2) czynniki otoczenia wewnętrznego:

• zasady, metody działania i kultura organizacji

• cele organizacji

• dokumenty normatywne

• stan i jakość zasobów organizacji

• podległe jednostki organizacyjne

Podstawowe etapy planowania:

1) ustalenie celów lub celu umożliwiające skuteczną koncentracje zasobów organizacji

2) poszukiwanie i analiza organizacji. Określenie istniejącej sytuacji - jakie odlegle są cele organizacji jakie są zasoby do ich realizacji

3) ustalenie, co sprzyja, a co przeszkadza w realizacji celów - przewidywanie przeszłych sytuacji, problemów, okazji

4) opracowanie różnych wariantów działania, przewidywanie skutków ich realizacji, uszeregowanie wariantów oraz wybór najodpowiedniejszego

5) szczegółowe wdrażanie planu

Informacje wejściowe

⇓ ⇓ ⇓

Informacje z otoczenia zewnętrznego

Cele organizacji

Informacja z otoczenia wewnętrznego

⇓ ⇓ ⇓

PROCES PLANOWANIA

⇓

ustalenie celów

⇓

poszukiwanie i analiza informacji

⇓

przewidywanie zmian w otoczeniu

⇓

ustalenie wariantów działania

⇓

przewidywanie skutków realizacji wariantów

⇓

porównanie skutków

⇓

podjęcie decyzji

⇓

szczegółowe opracowanie planu

⇓

WDROŻENIE PLANU

Rodzaje planów:

1) plany strategiczne - prowadzą do osiągnięcia określonych celów - do spełnienia misji

2) plany operacyjne - określają sposoby wcielenia w życie planów strategicznych. Dzielą się one na:

a) plany jednorazowe - określają szczególne działania które prawdopodobnie nie będą powtarzane rodzaje planów jednorazowych:

• programy - obejmują duży zbiór działań, określają główne etapy osiągnięcia celu, jednostkę odpowiedzialną za każdy etap i termin wykonywania każdego etapu

• projekty - są cząstkami programów mają ograniczony zakres i zawierają ważne dyrektywy dotyczące czasu

b) plany trwale obowiązujące - dotyczą działań które powtarzają się i można nimi

pokierować za pomocą jednej decyzji lub ich zbioru:

• wytyczne polityki - są ogólna wskazówką przy pojmowaniu decyzji, wyznaczają ich granice, wykluczają decyzje zabronione

• procedury - zawierają zbiór szczegółowych instrukcji dotyczących sposobu wykonania serii czynności często lub systematycznie

• reguły - mówią o konieczności określonego działania, mnożenie reguł może niekorzystnie wpłynąć na pracowników

Cechy dobrego planu:

• plany powinny być ambitne ale wykonalne

• plany powinny być racjonalne

• plany powinny być elastyczne

• plany powinny być spójne

• plany powinny być operatywne

• plany powinny być kompletne

• plany powinny być terminowe

• plany powinny być celowe

• plany powinny być komunikatywne

• plany powinny być odpowiednio długookresowe

• plany powinny być odpowiednio szczegółowe

• plany powinny być sprawne

Rodzaje planów ze względu na podział rzeczowy:

• plan całościowy

• plan kompleksowy - planowanie w powiązanych ze sobą działach

• plan odcinkowy

Przeszkody w skutecznym planowaniu - niechęć do ustalenia celów i jej przyczyn:

• niechęć do rezygnacji z wybranych celów oraz innych pożądanych możliwości

• lęk przed niepowodzeniem, niechęć do podejmowania koniecznego ryzyka

• brak znajomości organizacji

• brak znajomości otoczenia

• brak pewności siebie

• świadomość słabości do proponowanych zmian

Formy przezwyciężania niechęci do ustalania celów:

• włączenie pracowników do planowania

• doskonalenie kadr, dostarczenie pracownikom pełniejszych informacji o planach

• nawiązanie nieformalnych kontaktów między pracownikami

• propagowanie skutecznego i zrozumiałego stylu planowania

• ustalenie i wykonanie realistycznych celów

• docenianie skutecznej realizacji celów

• minimalizowanie ewentualnych zaburzeń

---