Rozliczenie reklamacji wyrobów gotowych

Jesteśmy firmą produkcyjną. Jak ująć w księgach zwroty i reklamacje wyrobów gotowych na skutek różnych uszkodzeń? Czy można wyrób gotowy, który był już sprzedany, przyjąć z powrotem na produkcję lub do magazynu (półproduktów lub wyrobów gotowych)? Klientowi w zamian wydajemy nowy produkt, a w sytuacji, gdy występuje tylko zwrot reklamowanego wyrobu wystawiamy fakturę korygującą.

Reklamacja z tytułu dostaw i usług polega na zwróceniu się do dostawcy, producenta, czy też wykonawcy usługi z żądaniem uregulowania sprawy zgodnie z warunkami umowy kupna-sprzedaży. Nabywca może zgłosić reklamację w związku z ujawnionymi wadami towarów oraz niedokładnościami w dostawie, w fakturze (rachunku), w wykonaniu usługi itp.

W sytuacji gdy rzecz sprzedana ma wady, kupujący może:

a) odstąpić od umowy lub

b) żądać usunięcia usterek, wymiany rzeczy na wolną od usterek, obniżenia ceny.

Jeżeli kupujący odstępuje od umowy z powodu wady rzeczy sprzedanej, to strony powinny sobie nawzajem zwrócić otrzymane świadczenia według przepisów o odstąpieniu od umowy wzajemnej. Zasadniczo kupujący zobowiązany jest do zwrotu zakupionej rzeczy, natomiast obowiązek sprzedawcy obejmuje zwrot ceny otrzymanej tytułem zawartej umowy.

1. Wymiana uszkodzonych wyrobów na wolne od wad w związku z reklamacją nabywcy

W sytuacji gdy nabywca żąda wymiany rzeczy na taką samą wolną od wad, a sprzedawca wydaje mu rzecz bez dodatkowych opłat czy opustów, operację tę dokumentuje się tylko dowodami magazynowymi (magazyn przyjmie i magazyn wyda). Jeżeli natomiast nastąpi uzgodnienie dostarczenia zamiast rzeczy wadliwej - innej (np. podobnego rodzaju), zasadniczo przyjmuje się, że następuje to w wyniku zawarcia ugody lub "nowej" umowy sprzedaży z potrąceniem ceny zapłaconej w wykonaniu pierwszej umowy sprzedaży. W tym przypadku, jeżeli wystąpi jakakolwiek różnica w cenie (dostawca dopłaca lub sprzedawca zwraca określoną kwotę), sprzedawca wystawia fakturę korygującą.

W księgach rachunkowych ewidencję zwróconych (reklamowanych) wyrobów lub towarów jednostka prowadzi odpowiednio na koncie 60 lub 33.

Wymiana reklamowanego wyrobu lub towaru na wolny od wad nie powoduje zmian wartości sprzedanych wyrobów lub towarów. Operację tę ujmuje się w księgach rachunkowych, zapisem: Wn konto 33 lub 60, Ma konto 33 lub 60.

Jednostka może w ewidencji szczegółowej do konta 60 i 33 wyodrębnić wyroby i towary reklamowane, wówczas przyjęcie do magazynu zareklamowanego wyrobu lub towaru ujmuje się zapisem:
 

- Wn konto 60-1 "Produkty gotowe i półprodukty z reklamacji"          lub 33-1 "Towary z reklamacji",       - Ma konto 60-0 "Produkty gotowe i półprodukty" lub 33-0 "Towary".

Przykład

I. Założenia:

1. Jednostka sprzedała nabywcy 100 szt. wyrobów gotowych po: 25 zł/szt. Wyroby te były objęte ewidencją podczas składowania w cenach ewidencyjnych ustalonych na poziomie cen sprzedaży netto.

2. Odchylenia kredytowe od cen ewidencyjnych produktów sprzedanych: 500 zł.

3. Nabywca zgłosił reklamację. Przedmiotem reklamacji było 40 szt. wyrobów gotowych, które nabywca zwrócił sprzedawcy. W zamian za zwrócone wyroby otrzymał takie same wolne od wad.

4. Zgodnie z ZPK zwrócone reklamowane wyroby, są przyjmowane do magazynu.

II. Dekretacja:
 

Opis operacji	Kwota	Konto
				Wn	Ma
1. Faktura VAT wystawiona nabywcy:    a) wartość wyrobów gotowych według cen        sprzedaży netto: (100 szt. x 25 zł/szt.) =	2.500 zł		70-0
b) VAT należny według stawki 22%: (2.500 zł x 22%) =	550 zł		22-2
c) ogółem należności od nabywcy	3.050 zł	20
2. Rozchód sprzedanych produktów i przeksięgowanie odchyleń od cen ewidencyjnych - w części przypadającej na te produkty:    a) wartość wyrobów gotowych według cen         ewidencyjnych: (100 szt. x 25 zł/szt.) =	2.500 zł	70-1	60-0
b) odchylenia od cen ewidencyjnych w części        przypadającej na produkty sprzedane	500 zł	62	70-1
3. Reklamacja i jej rozliczenie*:    a) wartość zwróconych przez nabywcę wyrobów        według cen ewidencyjnych: (40 szt. x 25 zł/szt.) =	1.000 zł	60-1
b) wartość wydanych w zamian wyrobów wolnych       od wad według cen ewidencyjnych: (40 szt. x 25 zł/szt.) =	1.000 zł		60-0

* Jeżeli pomiędzy dniem sprzedaży a dniem reklamacji (wydaniem w zamian nowego wyrobu) nastąpiła zmiana ceny, wówczas operację 3a i 3b wycenia się według nowej, zmienionej ceny.

III. Księgowania:

Jak postąpić w sytuacji, gdy zareklamowany wyrób przekazano bezpośrednio (z pominięciem magazynu) na produkcję, a w zamian wydano nowy, taki sam?

W sytuacji gdy nabywca otrzymuje wyrób taki sam wolny od wad, a zwrócony jednostce wyrób zostaje bezpośrednio przekazany na produkcję z pominięciem magazynu, operację tę można ująć w księgach rachunkowych, zapisem: Wn konto 50, Ma konto 60.

2. Zwrot reklamowanego wyrobu i odstąpienie nabywcy od umowy sprzedaży

Jeżeli nabywca odstępuje od umowy i zwraca sprzedawcy wyrób lub towar, jednostka wystawia fakturę korygującą do faktury VAT dokumentującej sprzedaż. Ponadto niezależnie od faktury korygującej zwrot reklamowanych wyrobów gotowych lub towarów powinien być potwierdzony dowodem dokumentującym ich przyjęcie do magazynu. W tym przypadku równolegle do korekty przychodów ze sprzedaży następuje korekta kosztów o wartość zwróconych jednostce wyrobów - według kosztu ich wytworzenia.

Ewidencja operacji może przebiegać następująco:
 

1. Faktura korygująca wystawiona do faktury sprzedaży:

a) zmniejszenie należności od odbiorcy - wartość ogółem (brutto)

- Ma konto 20 "Rozrachunki z odbiorcami" (w analityce: Konto imienne),

b) zmniejszenie zobowiązania z tytułu VAT

- Wn konto 22-2 "Rozrachunki z urzędem skarbowym z tytułu VAT należnego",

c) zmniejszenie przychodów ze sprzedaży produktów lub towarów

- Wn konto 70-0 "Sprzedaż produktów" lub 73-0 "Sprzedaż towarów".

2. Korekta kosztów o wartość zwróconych wyrobów lub towarów według kosztu wytworzenia lub cen zakupu (nabycia), przyjętych na stan magazynu na podstawie dowodu magazynowego:

- Wn konto 60-0 "Produkty gotowe i półprodukty" lub 33 "Towary",       - Ma konto 70-1 "Koszt sprzedanych produktów" lub          73-1 "Wartość sprzedanych towarów w cenach zakupu (nabycia)".

Przykład

I. Założenia:

1. Jednostka sprzedała nabywcy 1.000 szt. wyrobów gotowych po: 12 zł/szt. Wyroby te były objęte ewidencją podczas składowania w cenach ewidencyjnych ustalonych na poziomie cen sprzedaży netto.

2. Odchylenia kredytowe od cen ewidencyjnych produktów sprzedanych: 1.500 zł.

3. Nabywca zgłosił reklamację. Przedmiotem reklamacji było 50 szt. wyrobów gotowych, które nabywca zwrócił sprzedawcy.

4. Sprzedawca wystawił fakturę korygującą.

5. Zgodnie z ZPK zwrócone reklamowane wyroby są przyjmowane do magazynu.

II. Dekretacja:
 

Opis operacji	Kwota	Konto
				Wn	Ma
1. Faktura VAT wystawiona nabywcy:    a) wartość wyrobów gotowych według cen sprzedaży        netto: (1.000 szt. x 12 zł/szt.) =	12.000 zł		70-0
b) VAT należny według stawki 22%: (12.000 zł x 22%) =	2.640 zł		22-2
c) ogółem należności od nabywcy	14.640 zł	20
2. Rozchód sprzedanych produktów i przeksięgowanie odchyleń od cen ewidencyjnych - w części przypadającej na te produkty:    a) wartość wyrobów gotowych według cen        ewidencyjnych: (1.000 szt. x 12 zł/szt.) =	12.000 zł	70-1	60-0
b) odchylenia od cen ewidencyjnych w części        przypadającej na produkty sprzedane	1.500 zł	62	70-1
3. Reklamacja i jej rozliczenie:    a) przyjęcie do magazynu wyrobów gotowych objętych        reklamacją - wartość według cen ewidencyjnych:        (50 szt. x 12 zł/szt.) =	600 zł	60-1	70-1
b) odchylenia od cen ewidencyjnych produktów        objętych reklamacją	75 zł	70-1	62
4. Faktura korygująca:    a) wartość reklamowanych wyrobów gotowych        według cen sprzedaży netto: (50 szt. x 12 zł/szt.) =	600 zł	70-0
b) VAT należny (zmniejszenie): (600 zł x 22%) =	132 zł	22-2
c) razem korekta należności od nabywcy	732 zł		20

III. Księgowania:

3. Przekazanie reklamowanego wyrobu z własnego sklepu do magazynu wyrobów gotowych

Mamy sklepy detaliczne, do których przekazujemy własne wyroby gotowe. W sklepie wyroby te stają się towarami. Jak zaksięgować zareklamowany towar (przyjęty do magazynu sklepu) przekazywany później do magazynu wyrobów gotowych? Przekazanie wyrobów do sklepu księgujemy za pośrednictwem kont obrotów wewnętrznych i w sytuacji zwrotu wystąpi zawyżenie obrotów. Jak zaksięgować ten zwrot?

Przekazanie wyrobów gotowych do własnych placówek handlu detalicznego powoduje wyjście z zamkniętego kręgu kosztów w postaci kosztów wytworzenia tych produktów. Z kolei sytuacja odwrotna (tj. gdy towar ze sklepu przekazywany jest do magazynu wyrobów gotowych) powoduje wejście do zamkniętego kręgu kosztów. W takich przypadkach, jeżeli jednostka sporządza rachunek zysków i strat w wersji porównawczej, celowe jest rejestrowanie operacji na koncie 79-0 i 79-1. Oznacza to, że jednostka zwracając towar do magazynu wyrobów gotowych również musi zastosować konta obrotów wewnętrznych.

Przykład

I. Założenia:

Jednostka produkcyjna przekazała z magazynu wyrobów do własnego sklepu 10 szt. produktów o wartości według kosztu wytworzenia: 240 zł/szt. Ewidencja produktów w księgach rachunkowych jest prowadzona w cenach przyjętych do ewidencji zapasów, ustalonych na poziomie cen sprzedaży netto (300 zł/szt.), co stanowi łącznie kwotę: (10 szt. × 300 zł/szt.) = 3.000 zł. W ramach reklamacji sklep zwrócił 2 szt. do magazynu wyrobów. Dla uproszczenia pominięto kwestię sprzedaży i zwrotu towaru przez nabywcę. Jednostka sporządza porównawczy rachunek zysków i strat.

II. Dekretacja:
 

Opis operacji	Kwota	Konto
				Wn	Ma
1. Wartość wyrobów gotowych w cenach ewidencyjnych:    a) uznanie magazynu wyrobów: (10 szt. x 300 zł/szt.) =	3.000 zł	79-1	60-0
b) obciążenie sklepu, który przyjął dostawę	3.000 zł	33	79-0
2. Odchylenia kredytowe od cen ewidencyjnych wyrobów gotowych objętych dostawą wewnętrzną: (3.000 zł - 2.400 zł) = 600 zł    a) wyksięgowanie odchyleń od cen ewidencyjnych        wyrobów gotowych	600 zł	62	79-1
b) zarachowanie odchyleń z poz. 2a na odchylenia od        cen ewidencyjnych z tytułu marży w detalu	600 zł	79-0	34
3. Zwrot towaru do magazynu wyrobów gotowych:    a) uznanie sklepu - wartość towaru według jego ceny        ewidencyjnej	600 zł	79-0	33
b) obciążenie magazynu	600 zł	60-1	79-1
c) wyksięgowanie odchyleń od cen ewidencyjnych        z tytułu marży w detalu	120 zł	34	79-0
d) zarachowanie odchyleń od cen ewidencyjnych        wyrobów gotowych	120 zł	79-1	62

III. Księgowania:

---