Współczesna biurowość 06/07.12.2014
System dziennikowy i bez dziennikowy egzamin
Na przełomie 19 i 20 wieku zaczęto stosować szereg pomocy kancelaryjnych.
Sygnatura kancelaryjna dla sprawy w obrębie sprawy miała różne numery,
Zad: reforma kielmalzega na czym polegala / irena radke/ robótka
System bez dziennikowy
Wprowadzono uchwałą rady ministrów z 1931 r.
Def- funkcję dotychczas stosowanego dziennika podawczego zastąpiły spisy spraw, prowadzone dla poszczególnych teczek, zgodnie z nowym systemem sprawę rejestruje się tylko raz na podstawie pisma wszczynającego, następne pisma w sprawie nie są rejestrowane, jednak w pieczące wpływu lub w znaku akt pisma wysyłanego wpisuje się znak sprawy,
Symbol komórki organizacyjnej |
Numer klasyfikacyjny w sprawie akt |
Nr sprawy ze spisu spraw |
rok |
To znak teczki (znak akt) |
To znak teczki (znak akt) |
|
|
Kolejna cechą systemu jest to, że pierwszy raz w dziejach urzędu już w czasie zakładania akt spraw kwalifikowano je od odpowiedniej kategorii, (czyli A lub B), Nowością systemu było także to , że znak teczki akt do której pismo po jego załatwieniu należało dołączyć wchodził w znak pisma (sprawy). Spisy spraw powinny być prowadzone oddzielnie i przechowywane w odrębnej teczce, do właściwych teczek akt należało je dołączyć po zamknięciu sprawy, w systemie kancelarii bez dziennikowej odgrywa wykaz akt, (pozwala na rejestracje sprawy, pozwala na zatytułowanie jednostki kancelaryjne, do układania jednostek, do odszukiwania akt) cechą tego systemu było zlikwidowanie registratur, czynności wykonywane przez registratorów było wykonywane przez referentów.
Wykaz akt- zbiór usystematyzowanych haseł rzeczowych, według których rejestruje się dokumentacje, po drugie łączymy w sprawy i jednostki fizyczne, określamy kat archiwalną, układamy akta, (wpierw u referenta potem w archiwum), wyszukiwać akta,
Funkcja wykazu akt: rejestrowanie sprawy, znak sprawy, kwalifikują akta, klasyfikacja akt (podział na grupy rzeczowe dokumentacji), wyznaczają system akt,
Dokumentacja typowa: każde dokumenty związane z zarzadzaniem, funkcjonowaniem, akta osobowe, finanse jednostki, środki rzeczowe,
1859 pierwszy wykaz przykładowych akt typowych
1963 obowiązywało około 21 lat, później obowiązujący 1984, obecny z 2002,
0,1,2,3 - dokumentacja typowa w wykazie akt
4,5,6,7,8,9 - dokumentacja specjalna
Pełnią funkcje kwalifikatora czyli wyznaczają :
Sposób oznaczania kategorii archiwalnych dokumentacji
Symbol A oznaczamy kategorię archiwalną dokumentacji stanowiącej materiał archiwalny
Symbol B oznacza kategorię archiwalną dokumentacji niearchiwalnych z tym ze
B z cyfra arabska, oznacza kategorie dokumentacji, o czasowym znaczeniu praktycznym, które po upływie określonego okresu przechowywania, podlega brakowaniu, okres przechowywania liczy się w pełnych latach kalendarzowych, poczynając od dnia 1 stycznia roku następnego od daty jej utworzeniu po utracie przez dokumentację praktycznego znaczenia dla potrzeb danego organu lub jednostki organizacyjnej oraz dla celów kontrolnych
Bc dokumentacja mająca krótkotrwałe znaczenie praktyczne, która po pełnym jej wykorzystaniu jest przekazywane na makulaturę,
BE z dodaniem cyfry arabskiej oznacza dokumentację, która po okresie przechowywania (np. BE10 po 10 latach) poddawana jest ekspertyzie przez archiwum państwowe. Może ono dokonać zmiany kategorii tej dokumentacji włącznie z uznaniem dokumentacji za materiały archiwalne
Co charakteryzuje dobry wykaz akt: Stabilność, poprawność merytoryczna, poprawność formalna, kompletność
Znak sprawy : symbol literowy komórki organizacyjnej, symbol liczbowy. Kolejny numer ze spisu spraw, cztery ostatnie cyfry roku OR.0012.15.2011
$5 ust 6 instrukcji stanowi iż można wydzielić określone sprawy z danej klasy w osobne zbiory, wówczas do znaku dodajemy numer OR.0012.15.2.2014
Opis teczki; kat archiwalna, jednostka , tytuł teczki, nazwa jednostki, daty skrajne, znak akt, sygn. Archiwalna,
Spis spraw:
Oddzielnie dla każdej jednostki kancelaryjnej,
Współczesne archiwa bieżące 07.12.2014
Foliacja - numerowanie kart
Przejmowanie dokumentacji z komórek organizacyjnych do archiwum zakładowych:
Tylko dokumentacja uporządkowana, tylko sprawy zakończone, czy jest spis spraw poprawnie wypełniony, tworzenie spisu zdawczo odbiorczego-, wszystkie teczki powinny znaleźć się na spisie,
Spisy zdawczo- odbiorcze tworzą referenci/ oddzielne spisy dla kat a (4 identyczne egzemplarze spisu) i kat b (3 identyczne egzemplarze spisy). Archiwista, sprawdza poprawność wykonania spisów zdawczo odbiorczych, jeżeli nie ma zastrzeżeń to przyjmuje dokumentacje do archiwum zakładowego, tworzy protokoły zdawczo odbiorcze, od momentu przejęcia jest odpowiedzialny za przyjętą dokumentacje
Wykaz spisów
Po tym następuje nadanie sygnatury archiwalnej przez archiwistę, nr spisu zdawczo- odbiorczego przez nr teczki w spisie
Spisy zdawczo-odbiorcze maja kat A
Spisy i wykaz umieszczamy w teczkach w archiwum
1 egz. Wysyłamy do archiwum państwowego
2 egz. Zwrócony do komórki organizacyjnej która akta przekazała
3 egz. Wkładamy do teczki zbiorczej w której przechowywane są wszystkie spisy w kolejności ich napływów
4 egz. Wkładamy do teczki dla każde właściwej komórki organizacyjnej
W przypadku kat b nic nie wysyłamy do archiwum
Udostępnianie akt w archiwum zakładowym
Z dokumentacji można korzystać w archiwum zakładowym w pomieszczeniu, można prosić o udostępnienie do komórek, jak również sporadyczne wypożyczenie,
W celu: urzędowym , służbowych, naukowo badawczych,
Odbywa się na podstawie karty udostępniania
Na terenie jednostki: kartę wypełnia osoba, która chce z akt skorzystać, a podpisuje kierownik komórki organizacyjnej, gdy akta są wypożyczane na zewnątrz kartę wypełnia archiwista zakładowy a podpisuje ja kierownik jednostki organizacyjnej, w tym przypadku potrzebna jest zgoda kierownika jednostki,
W przypadku zagubienia lub zniszczenia akt nalży sporządzić protokół uszkodzenia lub zaginięcia akt w dwóch egzemplarzach, podpsuje osoba wypożyczająca akta i jej bezpośredni przełożony, jeden egz. Wkłada sie na miejsce zaginionych lub zniszczonych, a drugi wkład sie w teczkę zagubione z oznaczeniem kat A
Współczesna biurowość 06.12.2014
Kryterium selekcji akt: wartość informacji w aktach, selekcja akt,
Dokumentacja - to informacja utrwalona na nośniku
Systemy Kancelaryjne: określa sposób rejestracji pisma, łączenia pism w sprawy, łączenia spraw w teczki, także określa sposób układania spisu w jednostkach kancelaryjnych oraz przechowywania akt podręcznych
Dziennikowy
- upowszechnił się na terenie polski w okresie zaborów, prowadziły go państwa zaborcze
- wprowadzono dziennik podawczy rejestrowano w nim wszystkie pisma wpływające jak również wszystkie pisma wychodzące z urzędu
- dziennik podawczy nie miał wpływu na łączenie pism w akta spraw gdzie sposób narastania akt spraw wyglądał inaczej, na terenie każdego z trzech zaborów
PRUSY - akta spraw pokrewnych lub jednorodnych klasyfikowano do 1 teczki i następnie szyto w legislaturze, teczki (poszyty) zakładano według planu registratury, akta mogły narastać przez okres kilku albo nawet kilkunastu lat.
ROSJA (zeszyty) - podobne zasady jak w Prusach ale, poszyty zamykano w obrębie roku przy łączeniu akt spraw nie stosowano planów registratury lecz sporządzano spisy teczek
AUSTRIA - pisma nie były łączone według pokrewieństwa treści, lecz chronologicznie zgodnie z dziennikiem podawczym. Zarówno pisma wpływające jak i wysyłane z urzędu, łączono razem w wiązkach w porządku chronologicznym zgodnie z dziennikiem. Dotarcie do poszczególnych spraw było możliwe za pomocą.