Piotr Machałowski

Paweł Zdanio

Systemy informatyczne stosowane w logistyce

Celem każdego prawidłowo funkcjonującego przedsiębiorstwa jest osią­gnięcie jak największego zysku. Dowolna inwestycja w organizacji gospodar­czej powinna przede wszystkim być narzędziem tworzenia przewagi konkuren­cyjnej poprzez podnoszenie sprawności operacyjnej i strategicznej. Można to osiągnąć między innymi poprzez informatyzację zarządzania, czyli wykorzysta­nie technologii informatycznych w podsystemach informacyjnych i decyzyjnych funkcjonujących w przedsiębiorstwie.

Informatyzacja firmy jest inwestycją niezwykle trudną zarówno z punk­tu widzenia wysokości ponoszonych nakładów, jak i pod względem złożoności samego przedsięwzięcia. Aby przeprowadzona była skutecznie i efektywnie menedżer musi pokonać trudności obiektywne i subiektywne:

- finansowe - zadbać o zapewnienie wystarczających środków pieniężnych

na pokrycie związanych z nią wydatków;

- technologiczno - sprzętowe - zastosowanie systemu informatycznego wymaga użycia nowoczesnych metod telekomunikacyjnych (np. Internet, łączność satelitarna) oraz sprzętu informatycznego takiego jak komputer lub też peryferia jak np. czytniki optyczne dla wprowadzenia dużych ilości danych, skanery, drukarki;

- organizacyjne - stworzyć w pierwszej fazie partnerską współpracę mię­dzy „użytkownikami" a „wdrożeniowcami", a w czasie eksploatacji po­między kierownictwem wszystkich szczebli zarządzania a działem infor­matyki;

- psychologiczne - ludzie zatrudnieni w firmie bronią się przed nowościa­mi, gdyż są świadomi, że jedni awansują, a drudzy stracą pracę. Zastosowania technologii teleinformatycznych są różnorodne i we współ­czesnym świecie trudno byłoby znaleźć dziedzinę, w której nie można z pożytkiem zastosować urządzeń informatycznych. Z punktu widzenia menedżera najbardziej interesujące są te zastosowania które pozwalają w istotny sposób poprawić efek­tywność, skuteczność, jakość realizacji funkcji zarządzania. Instrumenty informatyczne są wykorzystywane do:

- gromadzenia, analizowania, przechowywania i udostępnienia danych dla uczestników łańcucha logistycznego;

- przesyłania informacji bez użycia papieru (EDI);

- sterowania procesami technologicznymi;

- przetwarzania danych administracyjno - ekonomicznych;

- projektowania inżynierskiego;

- produkowania wyrobów;

- sterowania przepływem surowców, półproduktów, wyrobów gotowych w łańcuch logistycznym;

- automatycznego gromadzenia danych wykorzystując np. kody kreskowe czy elektroniczne oznakowanie produktu;

- prowadzenia gospodarki magazynowej i innych.

Pojęcia podstawowe z logistyki

Logistyka - jako pojęcie związane z gospodarką ma trzy znaczenia:

1) działania służące przepływom rzeczy i informacji (przepły­wy surowców, materiałów w toku, wyrobów gotowych i to­warów oraz związanych z nimi informacji);

2) dziedzina zarządzania (zarządzanie związane z przepływami rzeczy i informacji);

3) wiedza o wymienionych wyżej przepływach i związanym z nimi zarządzaniu.

Łańcuch dostaw obejmuje zintegrowany proces planowania, zaopatrze­nia, produkcji, dostaw i zwrotów od dostawcy do odbiorcy spójnie ze strategią oraz przepływami materiałów, informacji i pracy.

System logistyczny przedsiębiorstwa obejmuje takie procesy logi­styczne jak: zakupy, zarządzanie zapasami, magazynowanie, pakowanie, trans­port. Integrację i koordynację procesów zachodzących w systemie logistycznym przedsiębiorstwa uzyskać można jedynie poprzez zintegrowane zarządzanie wszystkimi procesami logistycznymi zachodzącymi w ramach podsystemów logistycznych: zaopatrzenia produkcji, sprzedaży i serwisu.

Zaopatrzenie to proces pozyskiwania towarów od dostawców ze­wnętrznych lub wewnętrznych.

Produkcja to:

- tworzenie lub powiększanie użyteczności dóbr ekonomicznych za po­mocą czynników produkcji (siły roboczej, ziemi, kapitału);

- świadczenie usług;

- przekształcanie surowców i komponentów w wyroby środkami tech­nicznymi.

Dystrybucja to ogół czynności zapewniających klientowi dostępność dóbr w wymaganej jakości, ilości, miejscu i terminie.

Magazynowanie to zespół czynności związanych z czasowym przyj­mowaniem, składowaniem, przechowywaniem, kompletowaniem, przemiesz­czaniem, konserwacją ewidencjowaniem, kontrolowaniem i wydawaniem dóbr materialnych (zapasów).

Transport to zespól czynności związanych z przemieszczaniem osób i dóbr materialnych przy użyciu odpowiednich środków.

System informacyjny a system zarządzania

W logistyce najczęściej stosowanymi pojęciami informatyki są pojęcia: system informacyjny, systemu informatyczny przedsiębiorstwa, system informa­tyczny zarządzania, logistyczny system informacyjny, logistyczny systemem informatyczny.

System informacyjny - dwa spojrzenia:

- jest to zbiór wszystkich elementów (i relacji między nimi) odgrywają­cych rolę w procesie przepływu informacji w organizacji.

- możemy określić jako wielopoziomową strukturę, która pozwala użyt­kownikowi tego systemu na transformację określonych informacji wejścia na pożądane informacje wyjścia za pomocą odpowiednich procedur i modeli.

System informatyczny jest to skomputeryzowana część systemu infor­macyjnego, a zatem jest to zbiór wszystkich elementów (relacji między nimi) odgrywających rolę w procesie przepływu informacji w organizacji wykorzystu­jących przy tym techniczne środki przetwarzania informacji. Trzymając się ściśle definicji powinniśmy do systemu informatycznego zaliczyć:

- sprzęt - hardware jest to sprzęt techniczny, dzięki któremu informacje są

odbierane, analizowane i przesyłane (procesor, pamięć, urządzenia wejścia np. klawiatura, czytniki, oraz urządzenia wyjścia np. monitory, drukarki);

- oprogramowanie - software jest to zbiór programów i instrukcji napisa­nych w specjalnym języku (lub rozkazów maszynowych), który określa ciąg czynności komputera konieczny do realizacji postawionego mu zadania;

- bazę danych - specjalnie zorganizowany zbiór wzajemnie powiązanych danych, są one pamiętane w taki sposób, że są niezależne od programów, z któ­rych korzystają. Baza danych zaspokaja potrzeby informacyjne jednego lub wie­lu użytkowników. Dane są tak zorganizowane, że korzystanie z nich jest nieza­leżne od oprogramowania jak i od dysponowanego sprzętu. Powszechnie uważa się, że dopiero od czasu powstania baz danych możemy mówić o pełnym zasto­sowaniu systemów informatycznych w gospodarce;

- telekomunikację jako organizację, sprzęt oraz oprogramowanie umożli­wiające wspólną pracę dwóch lub wielu komputerów (oddalonych od siebie nawet kilka tysięcy kilometrów), a w pewnych sytuacjach pozwalające na pracę jednego komputera z terminalem. Dzięki telekomunikacji możliwe jest połącze­nie komputerów w sieci lokalne (LAN) i rozległe (WAN);

- ludzi, którzy stanowią najważniejsze ogniwo systemu informatycznego bowiem oni projektują, wdrażają, eksploatują i konserwują system;

- organizację, która powoduje, że system informatyczny postrzegamy nie jako odrębne elementy, ale jako system.

System informatyczny zarządzania jest to ta część systemu informa­cyjnego przedsiębiorstwa, w której ramach generowanie i gromadzenie danych źródłowych, ich przetwarzanie i analiza oraz prezentowanie informacji odbywa się przy wykorzystaniu metod, technik, technologii i narzędzi (komputerów). Miejsce systemu informatycznego zarządzania w firmie przedstawia rysunek:

Logistyczny system informacyjny i informatyczny

Rzetelną analizę ciągle nowych problemów i prawidłowo podjętą decy­zję opartą na wartościowych, odpowiednio zinterpretowanych informacjach zapewnia w przedsiębiorstwie logistyczny system informacyjny (LSI) który definiujemy jako „zbiór wzajemnie ze sobą powiązanych elementów: ludzi, sprzętu i procedur, zapewniający organom zarządzania logistyką przedsiębior­stwa odpowiednich informacji niezbędnych do planowania, realizacji i kontro­lowania działalności logistycznej".

Przepływ informacji ma dwa równoległe strumienie. Jeden wewnętrzny in­tegruje wszystkie procesy gospodarcze wewnątrz przedsiębiorstwa w tym także w systemie logistycznym, drugi tworzy powiązania z innymi współpracującymi przedsiębiorstwami, z innymi systemami informacyjnymi oraz z całym otoczeniem.

Ta część logistycznego systemu informacyjnego opartego i zbudowane­go o nowoczesne technologie informatyczne nosi nazwę logistycznego systemu informatycznego.

Logistyczny system informatyczny opiera się na szeroko pojętej infrastrukturze teleinformatycznej, która jest podstawą stosowania dalszych rozwiązań technicznych takich jak: EDI, Al, GPS itp. oraz różnych systemów informatycznych wspomagających zarządzanie.

Popularną techniką wymiany dokumentów jest EDI (Electronic Data Inter-change). EDI pozwala osiągnąć korzyści dzięki usprawnieniu obsługi klientów, gospodarki materiałowej przez krótsze terminy dostaw, obniżenie poziomu zapa­sów, trafne i precyzyjne prognozy zbytu, usprawnieniu możliwości stosowania stra­tegii JiT (dokładnie na czas) oraz stosowaniu strategii marketingowych.

Analizy, decyzje i sterowanie

Objaśnienia:

MRPI - planowanie potrzeb materiałowych;

MRPII - planowanie zasobów produkcyjnych;

ERP - rozwinięcie MRPII o funkcje ekonomiczno-planistyczne;

ERM - system informatyczny wspomagający zarządzanie relacjami w e-biznesie;

SCM - system zarządzania łańcuchem dostaw;

ECR - system efektywnej obsługi klienta;

CRM - system zarządzania relacjami z klientami;

Al - automatyczna identyfikacja towarów;

EDI - technika wymiany dokumentów;

GPS - system nawigacyjny.

MRP - System planowania potrzeb materiałowych

System planowania potrzeb materiałowych MRP jest zintegrowanym zamkniętym systemem planowania strategicznego służącym do zarządzania materiałami do produkcji. Celem systemu MRP jest:

- zapewnienie wystarczającej ilości materiałów, części i produktów na potrzeby planowanej produkcji lub dostawy do klienta;

- utrzymywanie minimalnego poziomu zapasów;

- planowanie produkcji, dostaw i zakupów.

Do głównych elementów systemu MRP należy:

- główny harmonogram produkcji (MPS - master production schedule);

- zestawienie elementów tworzących strukturę wyrobu (BOM - bill of materiale);

- zestawienie stanu zapasów (IMF - inventory master file);

- główny harmonogram produkcji (MPS - master production schedule);

- zestawienie elementów tworzących strukturę wyrobu (BOM - bill of materiale);

- zestawienie stanu zapasów (IMF - inventory master file). Ogólną zasadę systemu MRP przedstawia

MRPII - System planowania zasobów produkcyjnych

System MRPII (Manufacturing Resorce Planning) jest rozwinięciem sys­temu MRP. Łączy on proces planowania, sterowania i wytwarzania. Ponadto do procesów tych włączono poza komórkami bezpośrednio związanymi z produk­cją także komórki z innych działów funkcjonalnych przedsiębiorstwa łącząc je w zintegrowaną całość.

Wdrożenie systemu MRP II umożliwia lepszą obsługę klientów poprzez ograniczenie przypadków niedoboru lub wyczerpania zapasów, sprawniejszą realizację dostaw i większą wrażliwość na zmiany popytu. A ponadto zmniej­szenie kosztów zapasów i przestojów linii produkcyjnej oraz zwiększenie ela­styczności planowania.

ERP - System zarządzania zasobami przedsiębiorstwa

Konieczność planowania i kontroli procesów produkcyjnych w powią­zaniu z dostawcami i odbiorcami wpłynęła na konieczność stworzenia nowego modelu systemów informatycznych - ERP (Enterprise Resources Planning, czyli planowanie zasobów przedsiębiorstwa). Aplikacje ERP są adresowane przede wszystkim do firm produkcyjnych, zapewniając optymalizację zasobów i proce­sów wewnętrznych przedsiębiorstwa.

ERP umożliwił też rozszerzenie zakresu sterowania łańcuchem dostaw poza przedsiębiorstwem i na kontrolowanie powiązań rynkowych. Funkcje inte­gracyjne systemów klasy ERP dotyczą następujących głównych warstw procesu integracyjnego:

- integracji procesów biznesowych - zarządzanie procesem, modelowa­nie procesów i przepływu danych;

- integracji systemów informatycznych - zautomatyzowanie przepływu oraz mapowanie danych i funkcji pomiędzy systemami;

- integracji platform systemowych - integracja infrastruktury technolo­gicznej, czyli systemów pracujących w odmiennych architekturach sprzętowych, sieciowych i operacyjnych.

CRM - System zarządzania relacjami z klientem

Klasyczny marketing skupia się bardziej na sztuce pozyskania nowych klientów niż na działaniach związanych z utrzymywaniem dotychczasowych. Na początku lat dziewięćdziesiątych w warunkach zwiększającej się konkurencji dostrzeżono konieczność kreowania i implementacji nowej orientacji w działa­niach marketingowo-logistycznych, polegającej na ścisłej więzi z klientem. Wią­zanie klienta jest koncepcją zarządzania, obejmującą wszelkie instrumenty, jakie przedsiębiorstwo ma do dyspozycji, dążąc do pozytywnego kształtowania spo­sobu zachowania się klienta wobec firmy w teraźniejszości, jak i w przyszłości, tak aby jego stosunek wobec firmy długotrwale ustabilizować i jeżeli to możli­we poszerzyć.

SCM - System zarządzania łańcuchem dostaw

System zarządzania łańcuchem dostaw SCM (Supply Chain Manage­ment) pozwala na opracowanie przejrzystych zasad kooperacji między organi­zmami uczestniczącymi w procesie produkcji i dystrybucji towarów. Wydajność całości przedsiębiorstwa nie jest rozpatrywana jedynie z punktu widzenia glo­balnej różnicy przychodów i kosztów. Optymalizowana jest również efektyw­ność wytwarzania i dystrybucji każdego produktu, ewentualnie kanału dystrybu­cji produktu lub zaopatrzenia w materiały.

System informacyjny

System informatyczny

System zarządzania

Przedsiębiorstwo

LSI

EDI

Sieci teleinformatyczne

Przepływ dóbr fizycznych w łańcuchu logistycznym

prz

MRP II

ERP

ERM

SCM

Produkcja

MRP I

CRM

Dostawcy

ECR

Klient

Transport Magazynowanie

Dystrybucja

Zaopatrzenie

Marketing i Sprzedaż

Gromadzenie i recycling zużytych dóbr

EDI

Just-in-time

AI

EDI

GPS

Banki danych

i serwis sieci teleinf.

AI

Wyniki badań

marketingowych

EDI AI

Szybka

odpowiedź

AI EDI

Sieci teleinfo.

---