Przedmiot: Pisanie wniosków o dofinansowanie z UE

Ćwiczenie 4

Temat: Pisanie projektu cz. 3 - tworzenie kosztorysu (budżetu) projektu.

Cel ćwiczenia: Celem ćwiczenia jest zapoznanie studentów z kolejnymi etapami tworzenia projektu: sporządzaniem kosztorysu (budżetu) projektu

Wprowadzenie:

Jednym z najważniejszych elementów oceny efektywności finansowej projektu jest kosztorys (budżet) projektu. Powinien być zatem wykonany w sposób rzetelny a wszystkie niezbędne koszty dobrze wyliczone i w nim ujęte.

Przebieg ćwiczenia:

1. Wprowadzenie

2. Zapoznaj się z informacjami wstępnymi o tworzeniu budżetu projektu (załącznik 1).

3. Sporządź wykaz kosztów związanych z zarządzaniem twoim projektem (na podstawie przykładowych danych z zał. 1)

4. Sporządź wykaz kosztów merytorycznych związanych z działaniami podejmowanymi w celu realizacji twojego projektu (na podstawie przykładowych danych z zał. 1)

5. Sporządź zestawienie kosztów na podstawie przykładowego kosztorysu (załącznik 2 i 3) w odpowiedniej tabeli (załącznik 4).

6. Przedstaw wykonane zadania Prowadzącemu ćwiczenie

7. Podsumowanie ćwiczenia

Załącznik 1

Dobry kosztorys powinien spełniać następujące wymagania:

• spójność z projektem

wszystkie koszty, które przewidujemy w budżecie, powinny odzwierciedlać wszystkie działania przewidziane w projekcie. Pamiętać należy o tym, żeby wycenić wszystkie działania, jakie zostały zaplanowane i o tym, żeby nie umieszczać w budżecie żadnych kosztów, które nie odnoszą się bezpośrednio do konkretnych działań zaplanowanych w projekcie.

• odpowiedni do projektu

wszystkie koszty powinny być uzasadnione ze względu na poszczególne działania. Oznacza to, że powinien uwzględniać wszystkie niezbędne zakupy towarów i usług niezbędnych do zrealizowania zadań projektu ujętych w harmonogramie (np. koszty osobowe, zakup materiałów papierniczych, wynajem sali itp.). Nie należy umieszczać w budżecie projektu kosztów, których nie jesteśmy w stanie uzasadnić np. zakup sprzętu komputerowego przy prowadzeniu szkoleń praktycznych z obsługi wózków widłowych.

• realny

kwoty ujęte w budżecie powinny być odzwierciedleniem normalnych cen rynkowych. Jeśli nie wiemy ile co kosztuje najlepiej zebrać tego typu dane od sprzedawcy, czy osoby udzielającej danej usługi. Najlepiej ofertę cenową zebrać od kilku sprzedawców, aby ustalić rozpiętość cen i odpowiednio ukształtować kwotę do budżetu.

• zrozumiały, czytelny

są tu dwa aspekty:

• sposób katalogowania (układania) kosztów np. w kolejności działań albo wg kryteriów kategorii wydatków (koszty osobowe, sprzęt, usługi zewnętrzne)

• wyliczanie pojedynczego wydatku sporządzamy tak, aby jasne było dlaczego tyle kosztuje. Przykład: 30 osób x 6zł x 5 spotkań tj. 180 zł/ spotkanie x 5 spotkań = 900 zł. Taki sposób wyliczenia jednoznacznie wskazuje jak zostały przez nas wyliczone koszty cząstkowe. Ryczałtowe wyliczenie (900zł) bez podania sposobu kalkulacji jest źle widziane przez donatorów.

• Poprawny

W budżecie nie mają prawa pojawić się błędy matematyczne. Do sporządzania budżetów przydatne jest stosowanie arkuszy kalkulacyjnych.

Rodzaje kosztów w projektach:

W projektach występują zawsze dwa rodzaje kosztów:

• Związane z zarządzaniem projektem - to te koszty, które muszą być poniesione aby projekt mógł się realizować. Do tego typu kosztów zaliczane są głownie koszty związane z administracją, czynsz za lokal i rachunki za media, koszty osobowe (kierownika projektu i obsługi księgowej - zajmującej się rozliczeniami projektu i wszystkich innych osób, związanych z administrowaniem projektem).

• Związane z działaniami merytorycznymi: to te koszty, które wynikają ze wszystkich działań podejmowanych w czasie realizacji projektu, koszty te wynikać powinny ze specyfiki podejmowanych w projekcie działań np. koszty zakupu sprzętu, prowadzeniem promocji, związane z uczestnictwem osób (dojazd, noclegi, wyżywienie).

W początkowym okresie tworzenia projektu posługujemy się podziałem na powyższe kategorie, w dalszym zalecane jest aby koszty związane z działaniami merytorycznymi opisywać z podziałem na działania ujęte w harmonogramie.

Przykładowe zestawienie (katalog) kosztów, które związane są z zarządzaniem projektem:

• Koszty osobowe

• Kierownik projektu

• Obsługa księgowa

• Koszty zakupu towarów i usług

• Czynsz za wynajęcie biura

• Rachunki za media (prąd, ogrzewanie, woda, ścieki) - dotyczące biura projektu

• Telefon w biurze projektu

• Toner do ksero

• Tusz do ksero

• Środki czystości w biurze projektu

• itp

Koszty merytoryczne ustalane powinny być w stosunku do katalogu działań merytorycznych wyznaczonego w poprzednim etapie tworzenia projektu np.:

1. konferencja

• druk i wysłanie zaproszeń

• koszt opracowania materiałów konferencyjnych

• złożenie i drukowanie materiałów konferencyjnych

• zatrudnienie osoby prowadzącej konferencję

• wynajęcie sali na konferencję

• wynajęcie (kupno) sprzętu multimedialnego na konferencję (notebooki, rzutniki)

• poczęstunek dla uczestników konferencji

• przerwa kawowa

• obiad

• obsługa sekretariatu konferencji

• obsługa techniczna

• opracowanie materiałów pokonferencyjnych

• rozesłanie materiałów pokonferencyjnych

• itp.

2. szkolenia

• zatrudnienie osoby (osób) do zbadania potrzeb szkoleniowych

• zatrudnienie szkoleniowców

• złożenie i wydrukowanie zaproszeń na szkolenia

• rozesłanie zaproszeń na szkolenia

• wynajęcie sal podczas szkoleń

• poczęstunek

• przerwy kawowe

• obiad

• wydrukowanie materiałów szkoleniowych

• zakupienie materiałów biurowych niezbędnych do prowadzenia szkoleń

• wynajem (zakup) sprzętu multimedialnego

• zatrudnienie osoby (osób) do bieżącej ewaluacji szkoleń (ankieter/zy)

• itp

3. promocja

• opracowanie materiałów promocyjnych zaprojektowanie, złożenie, wydrukowanie)

• dystrybucja materiałów promocyjnych

• itp.

4. ewaluacja projektu

• zatrudnienie osoby do przeprowadzenia ewaluacji projektu

Pamiętajmy o podatkach

Bardzo ważne jest, aby przy kalkulacji budżetu brać pod uwagę wszelkie obciążenia wynikające z podatków. Na przykład, planując koszty wynagrodzeń, należy pamiętać o konieczności zapłacenia podatków oraz składek ubezpieczeniowych. W przypadku osób, które zatrudniane są na umowę o pracę, jesteśmy zobowiązani do pokrycia wszystkich składek na ubezpieczenie społeczne. Chcąc wypłacić osobie zatrudnianej na pełny etat pensję, musimy zaplanować w budżecie pełny koszt wynagrodzenia - płace netto (to, co pracownik dostaje na rękę), koszty pracownika (tzw. płaca brutto - to, co jest wpisane w umowę z pracownikiem) oraz koszty pracodawcy (tzw. brutto brutto) - czyli koszty zatrudnienia ponoszone przez pracodawcę. Dla przykładu - gdy minimalna płaca brutto wynosi 936 zł brutto. Pracownik otrzyma z tego 675,40 zł. Natomiast pełny koszt, który powinniśmy przewidzieć w budżecie to 1 127,97 zł (to suma wszystkich kosztów, jakie ponieść musi pracodawca, aby zatrudnić pracownika za najniższą płacę krajową).

Inaczej wygląda sytuacja w przypadku zatrudniania osób na umowę zlecenie i umowę o dzieło. W zależności od tego, czy są oni studentami, czy są zatrudnieni w innym miejscu, czy są naszymi pracownikami - inne są formy opodatkowania i płatności ubezpieczeń społecznych.

Kwestie wysokości płac w budżecie warto skonsultować ze znajomą księgową lub kadrową. Na pewno pomoże nam ona wyliczyć odpowiednią wielkość obciążeń, jaką powinniśmy zaplanować w budżecie naszego przedsięwzięcia.

Załącznik 2. Przykładowy kosztorys wydatków związanych z obsługą projektu

Załącznik 3 Przykładowy kosztorys wydatków związanych z realizacją projektu

Załącznik 4. Formularz kosztorysu projektu

nazwa kosztu	jednostka	liczba jednostek	cena jednostki	wartość

Pamiętaj!

Jednostka jest adekwatna do rodzaju kosztu:

- w przypadku zatrudniania można stosować jednostki takie jak: miesiąc, dzieło, stawkę godzinową, dobrze jest także podać formę zatrudnienia danej osoby

- czynsze itp. wyrażane są w miesiącach

- materiały biurowe wyraża się w sztukach

Ceny wylicza się wg obowiązujących cen rynkowych dla każdego rodzaju kosztów.

1

---