PRAWO UBEZPIECZEŃ SPOŁECZNYCH

Katarzyna Flisek

OBOWIĄZKI PRACODAWCY, UPRAWNIENIA PRACOWNIKA

Przychody ze stosunku pracy podlegają opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych oraz obowiązkowi składek ubezpieczenia społecznego i zdrowotnego. Z mocy ustaw, obowiązek poboru podatku dochodowego oraz składek ubezpieczeniowych wykonuj ą pracodawcy, określani mianem „płatników".

Zasady opłacania składek na ubezpieczenia społeczne reguluje ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych.

Pracodawca jako płatnik składek jest zobowiązany do:

1. obliczania należnych składek na ubezpieczenia emerytalne, rentowe i chorobowe oraz wypadkowe. Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych,

2. pobrania składek z przychodów ubezpieczonego (czyli pracownika),

3. terminowej wpłaty składek do ZUS,

4. ustalenia prawa, obliczenia oraz wypłaty należnych zasiłków,

5. przesłania do ZUS deklaracji rozliczeniowych oraz informacyjnych,

6. przesłania ubezpieczonym informacji o wypłaconych składkach - ZUS RMUA,

7. przechowywania dokumentacji przekazywanej do ZUS -przez okres 5 lat dokumentacji ubezpieczeniowej, zaś przez okres 10 lat dokumentów rozliczeniowych.

Ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych wyodrębnia cztery ryzyka ubezpieczeniowe:

• emerytalne,

• rentowe,

• chorobowe,

• wypadkowe.

Pracownik, od dnia nawiązania do dnia ustania stosunku pracy podlega obowiązkowemu ubezpieczeniu społecznemu z wszystkich tych tytułów.

Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne wszystkich ryzyk stanowi przychód w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych, osiągnięty przez pracowników u pracodawcy z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy.

Za przychody ze stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności:

- wynagrodzenia zasadnicze,

- wynagrodzenia za godziny nadliczbowe,

- różnego rodzaju dodatki,

- nagrody,

- ekwiwalenty za niewykorzystany urlop.

Ponadto przychodami ze stosunku pracy są świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

W podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne nie uwzględnia się wynagrodzenia za czas choroby oraz zasiłków, jak również wybranych składników wynagrodzenia - szczegółowo tę kwestie reguluje rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (dz.u. Nr 161, póz. 1106 z późn. zm.).

Składki na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych

Płatnicy (w tym pracodawcy), oprócz opłacania składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, zobowiązani są również do naliczania i odprowadzania składek na fundusze pozaubezpieczeniowe - Fundusz Pracy oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych.

Fundusz Pracy

Obowiązek opłacania składek na ten fundusz, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (Dz.U.2004 r. Nr 99, póz. 1001 z późn. zm.) ciąży na:

a) pracodawcy oraz innych jednostkach organizacyjnych, w tym m.in. w odniesieniu do osób:

• pozostających w stosunku pracy lub stosunku służbowym,

• wykonujących pracę nakładczą,

• wykonujących pracę na podstawie umowy agencyjnej lub umowy zlecenia, a także osób z nimi współpracujących,

• wykonujących pracę w okresie odbywania kary pozbawienia wolności lub tymczasowego aresztowania,

• pobierających stypendia sportowe,

• otrzymujących świadczenia socjalne przysługujące na urlopie górniczym, świadczenie górnicze lub górniczy zasiłek socjalny lub wynagrodzenie przysługujące w okresie świadczenia górniczego, stypendium na prze- kwalifikowanie lub kontraktu szkoleniowego, przewidziane w odrębnych przepisach,

b) rolniczych spółdzielniach produkcyjnych i spółdzielniach kółek rolniczych za swoich członków, z wyjątkiem członków, którzy wnieśli wkład gruntowy o powierzchni użytków rolnych powyżej 2 ha przeliczeniowe,

c) innych osobach niż wymienione wyżej, podlegających ubezpieczeniom społecznym lub zaopatrzeniu emerytalnemu, w tym np. osobach prowadzących działalność gospodarczą, osobach wykonujących wolny zawód.

Warto podkreślić, że składki na Fundusz Pracy odprowadza się za wymienione wyżej osoby pod warunkiem, że są one objetę obowiązkowym ubezpieczeniem emerytalnym i rentowym. Ustawodawca określił jednak pewną grupę osób, w stosunku do których, pomimo objęcia ich obowiązkowym ubezpieczeniem emerytalnym i rentowym, nie odprowadza się składek na FP. Są to w szczególności:

- osoby przebywające na urlopach wychowawczych,

- osoby pobierające zasiłek macierzyński,

- duchowni,

- osoby pobierające na podstawie przepisów o pomocy społecznej zasiłki stałe,

- osoby podlegające ubezpieczeniu społecznemu rolników,

- żołnierze niezawodowi pełniący czynną służbę,

- osoby odbywające służbę zastępczą,

- osoby pobierające świadczenie pielęgnacyjne lub dodatek do zasiłku rodzinnego z tytułu samotnego wychowywania dziecka.

Za podstawę obliczenia składki na Fundusz Pracy za daną osobę przyjmuje się podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, z tym że:

1) nie odprowadza się składek za ubezpieczonych, których podstawa wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe w przeliczeniu na miesiąc jest niższa od minimalnego wynagrodzenia (przy czym należy pamiętać, że w odniesieniu do pracowników w pierwszym roku ich pracy jest to kwota co najmniej 80% wysokości minimalnego wynagrodzenia (tj. w 2007 r. 748,80 zł);

2) nie stosuje się ograniczenia górnej rocznej podstawy wymiaru składek.

Jeżeli kwoty podstawy wymiaru składek pochodzą z różnych źródeł, obowiązek opłacania składki na FP powstaje wówczas, gdy łączna kwota stanowiąca podstawę wymiaru składek na obowiązkowe ubezpieczenia emerytalne i rentowe wynosi co najmniej minimalne wynagrodzenie. Ubezpieczony otrzymujący przychody z kilku źródeł powinien złożyć stosowne oświadczenie każdemu pracodawcy.

Stopa procentowa składki na Fundusz Pracy wynosi 2,45% podstawy wymiaru i jest w całości finansowana ze środków płatnika składek.

Należne składki wykazuje się w deklaracji ZUS DRA za każdy miesiąc kalendarzowy i opłaca w terminie opłacania składek na ubezpieczenia społeczne.

Składki na Fundusz Pracy opłaca się za okres trwania obowiązkowych ubezpieczeń emerytalnego i rentowych. Nie opłaca się składek na ten fundusz za osoby podlegające ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym na zasadzie dobrowolności.

Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych

Obowiązek opłacania składek na ten fundusz wynika z ustawy z dnia 29 grudnia 1993 r. o ochronie roszczeń pracowniczych w razie niewypłacalności pracodawcy (t.j. Dz.U. z 2002 r. Nr 9, póz. 85 z późn. zm.) i ciąży na osobach fizycznych lub jednostkach organizacyjnych zatrudniających w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą:

• pracowników,

• osoby wykonujące pracę zarobkową na innej podstawie niż stosunek pracy, jeżeli z tego tytułu podlegają obowiązkowi ubezpieczeń społecznych z wyłączeniem małżonka pracodawcy oraz jego krewnych i powinowatych, których krąg określa art. 5 ust. 4 ustawy.

Przepisy ustawy stosuje się do tych pracodawców, w stosunku do których odrębne przepisy nie wyłączaj ą łącznie możliwości ogłoszenia upadłości i likwidacji.

Do opłacania składek na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych nie są

zobowiązani:

• pracodawcy niewypłacalni, w rozumieniu art. 3 ust. l wymienionej ustawy,

• zakłady pracy chronionej,

• zakłady aktywności zawodowej.

Podstawę wymiaru składek na FGŚP stanowi podstawa wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe bez stosowania ograniczenia górnej rocznej podstawy wymiaru składek.

Stopa procentowa składki na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych wynosi 0,10% podstawy wymiaru.

Składki na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych opłaca się za okres trwania obowiązkowych ubezpieczeń emerytalnego i rentowych. Tym samym nie opłaca się składek na Fundusz za osoby podlegające ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym na zasadzie dobrowolności.

Dokumentacja ZUS i zasady opłacania składek

Płatnicy składek zobowiązani są do składania informacji wymaganych przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych na odpowiednich formularzach. Wzory formularzy oraz kody wykorzystywane przy ich wypełnianiu zostały opublikowane w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 4 grudnia 1998 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących oraz innych dokumentów (Dz.U. Nr 149, póz. 982 z późn. zm.).

Płatnicy, którzy rozliczają składki za więcej niż 5 osób, zobowiązani są przekazywać do ZUS zgłoszenia do ubezpieczeń, imienne raporty miesięczne, deklaracje rozliczeniowe, inne dokumenty oraz korekty tych dokumentów poprzez teletransmisję danych w formie dokumentu elektronicznego z programu informatycznego udostępnionego przez ZUS.

Pozostali płatnicy mogą przekazywać dokumenty w formie dokumentu pisemnego albo w formie wydruku z programu „Płatnik".

Pamiętać jednak należy, że w formie papierowej płatnicy składek są zobowiązani złożyć:

• zgłoszenie płatnika składek (ZUS ZPA lub ZUS ZFA),

• druk zmiany danych identyfikacyjnych płatnika składek (ZUS ZIPA).

Do tych formularzy dokumentów należy dołączyć kopie decyzji urzędu skarbowego o nadaniu numeru NIP i zaświadczenia urzędu statystycznego o nadaniu aktualnego numeru REGON. Druki te należy składać w terenowej jednostce organizacyjnej ZUS właściwej według adresu siedziby płatnika składek.

Przez okres 5 lat (dokumenty ubezpieczeniowe) lub 10 lat (w przypadku dokumentów rozliczeniowych) od dnia przekazania do ZUS płatnik składek zobowiązany jest przechowywać kopie:

• zgłoszeń płatnika składek, deklaracji rozliczeniowych i imiennych raportów miesięcznych oraz dokumentów zmieniających lub korygujących te dokumenty - w formie dokumentu pisemnego lub elektronicznego,

• zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych oraz dokumentów zmieniających lub korygujących te dokumenty - w formie dokumentu pisemnego.

Płatnik składek zobowiązany jest za każdy miesiąc złożyć komplet dokumentów rozliczeniowych, czyli:

• deklarację rozliczeniową ZUS DRA, oraz

• dołączone do niej imienne raporty imienne: ZUS RCA, ZUS RSA i ZUS RZA.

Płatnik rozliczający składki wyłącznie za siebie sporządza i przekazuje tylko deklarację rozliczeniową ZUS DRA.

W deklaracji rozliczeniowej wykazywane są należne składki ze wszystkich tytułów (ubezpieczenie społeczne, ubezpieczenie zdrowotne, FP i FGŚP) i za wszystkich ubezpieczonych. Dokument ten stanowi zbiorcze zestawienie informacji zawartych w imiennych raportach miesięcznych składanych za poszczególne osoby ubezpieczone.

Informacje zawarte w imiennych raportach miesięcznych płatnik składek zobowiązany jest przekazać osobie ubezpieczonej. Można tego dokonać posługując się formularzem ZUS RMUA, jest on jednak jedynie propozycją- każda inna pisemna informacja płatnika zawierająca:

• podstawę wymiaru i zestawienie należnych składek na ubezpieczenie społeczne (w podziale na emerytalne, rentowe, chorobowe i wypadkowe),

• podstawę wymiaru i kwotę składki na ubezpieczenie zdrowotne,

• rodzaje i okresy przerw w opłacaniu składek na ubezpieczenia społeczne,

• dane o wypłaconych zasiłkach i wynagrodzeniach z tytułu niezdolności do pracy,

• datę sporządzenia informacji wraz z podpisem płatnika lub osoby przez niego upoważnionej jest traktowana na równi z wystawieniem przez płatnika formularza ZUS RMUA.

Terminy przekazywania dokumentów rozliczeniowych i opłacania składek

Płatnik składek przesyła w tym samym terminie deklarację rozliczeniową, imienne raporty miesięczne oraz opłaca składki za dany miesiąc nie później niż:

1. do 5 dnia następnego miesiąca -jednostki budżetowe, zakłady budżetowe i gospodarstwa pomocnicze w rozumieniu art. 20 ust. l, art. 24 ust. l i art. 26 ust. l ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz.U. Nr 249, póz. 2104 z póżn. zm.),

2. do 10 dnia następnego miesiąca - osoby fizyczne opłacające składkę wyłącznie za siebie,

3. do 15 dnia następnego miesiąca - pozostali płatnicy,

4. do 15 dnia następnego miesiąca - płatnicy opłacający składki na ubezpieczenie zdrowotne, do których nie maj ą zastosowania przepisy ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.

Zasady opłacania składek

Płatnik zobowiązany jest do opłacania składek odrębnymi wpłatami na wskazane przez ZUS rachunki bankowe w podziale na:

• ubezpieczenia społeczne,

• ubezpieczenie zdrowotne,

• Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych.

Wpłaty te powinny być dokonywane w formie bezgotówkowej, w drodze obciążenia rachunku bankowego płatnika składek.

Obowiązek ten nie dotyczy jednakże osób fizycznych nieprowadzących pozarolniczej działalności gospodarczej w rozumieniu przepisów o działalności gospodarczej lub innych przepisów szczególnych. Do opłacania składek w formie bezgotówkowej nie są więc zobowiązane na przykład: osoby fizyczne nieprowadzące pozarolniczej działalności gospodarczej zatrudniające pracowników (np. pomoc domową), twórcy i artyści, osoby fizyczne nieprowadzące pozarolniczej działalności gospodarczej opłacające składki na własne ubezpieczenia na zasadzie dobrowolności (np. studenci oraz uczestnicy dziennych studiów doktoranckich, niepodlegający ubezpieczeniom z innego tytułu).

Za termin dokonania zapłaty uważa się:

• przy zapłacie gotówką- dzień wpłacenia należności z tytułu składek na rachunek bankowy ZUS w banku lub placówce pocztowej,

• w obrocie bezgotówkowym - dzień obciążenia rachunku bankowego płatnika.

Jeżeli więc płatnik opłaca składki w formie bezgotówkowej, wpłata z tytułu należnych składek może zostać uznana za terminową, jeśli najpóźniej w obowiązującym danego płatnika terminie płatności nastąpiło obciążenie jego rachunku bankowego.

W przypadku gdy płatnik nie przekaże składki w obowiązującym terminie ma on obowiązek uiścić odsetki za zwłokę na zasadach i w wysokości określonych w ustawie z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa. Dodatkowo, w razie nieopłacenia składek lub opłacenia ich w zaniżonej wysokości, ZUS może wymierzyć płatnikowi dodatkową opłatę do wysokości 100% nieopłaconych składek.

Korygowanie dokumentów rozliczeniowych

Płatnik składek ma obowiązek sprawdzenia prawidłowości danych przekazanych do ZUS w imiennym raporcie miesięcznym dotyczącym danego roku kalendarzowego nie później niż do dnia 30 kwietnia następnego roku. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości powinien złożyć dokumenty rozliczeniowe korygujące.

Imienny raport miesięczny korygujący płatnik jest zobowiązany złożyć w terminie 7 dni od stwierdzenia nieprawidłowości we własnym zakresie lub otrzymania zawiadomienia o stwierdzeniu takiej nieprawidłowości przez ZUS.

Płatnik ma obowiązek złożyć również deklarację rozliczeniową korygującą w każdym przypadku, gdy przepisy wymagają złożenia raportów imiennych korygujących. Jedynie w sytuacji gdy korekta dotyczy danych wykazanych wyłącznie w deklaracji rozliczeniowej (np. kwoty składek na Fundusz Pracy), imiennych raportów miesięcznych korygujących nie składa się.

Deklaracja rozliczeniowa korygująca to nowy dokument zawierający skorygowane dane. Raport imienny korygujący ma również formę nowego dokumentu, uwzględniającego zaistniałe zmiany. Należy składać tylko te imienne raporty miesięczne, co do których zaistniała konieczność korekty danych. Natomiast deklaracja rozliczeniowa korygująca powinna zawierać pełne, prawidłowe rozliczenie należnych składek i świadczeń, z uwzględnieniem danych wynikających zarówno z załączonych do niej imiennych raportów miesięcznych korygujących, jak i raportów poprawnych, które nie wymagały korekty. Wszystkie dokumenty rozliczeniowe korygujące w danym komplecie powinny być oznaczone tym samym numerem.

Dokumentacja wynagrodzeń

W skład dokumentacji związanej w wynagradzaniem pracowników wchodzą:

a) karty pracy,

b) karty zarobkowe,

c) karty przychodów,

d) lista płac.

Karta pracy

Karta pracy jest podstawowym dokumentem służącym do udokumentowania i pomiaru wykonywanej pracy. Sposób pomiaru pracy uzależniony jest od specyfiki działalności, charakteru i organizacji pracy, systemu wynagradzania itp.

Najczęściej spotykanym i najprostszym zarazem sposobem jest pomiar czasu pracy w odniesieniu do pracowników, których wynagrodzenie zależy od ustalonego czasu pracy - w godzinach lub dniach i stawki wynagrodzenia odpowiednio za godzinę, dzień, czy miesiąc. Pomiar tak wykonywanej pracy sprowadza się do ewidencji czasu pracy za pomocą np. list obecności.

W karcie pracy mogą znaleźć się również informacje dotyczące ustalenia kwoty wynagrodzenia przysługującego pracownikowi, stąd też może być ona podstawą do sporządzenia listy płac.

Karta wynagrodzeń

Karta wynagrodzeń służy do ustalenia wysokości wynagrodzenia należnego pracownikowi. Powinny znaleźć się na niej informacje dotyczące poszczególnych składników wynagrodzenia, w tym m.in. wysokość wynagrodzenia zasadniczego, wynagrodzenia za nadgodziny, wynagrodzenia za czas choroby itp. Na podstawie tej karty sporządzana jest lista płac.

Karta przychodów pracownika

W oparciu o listę płac sporządza się kartę przychodów pracownika. W karcie tej, oprócz wynagrodzeń otrzymanych ze stosunku pracy, odnotowuje się również dane dotyczące wynagrodzenia z tytułu umów zawartych z własnym pracownikiem na innej podstawie niż stosunek pracy.

Karta przychodów powinna zawierać wszystkie informacje, które są niezbędne do sporządzenia pełnej dokumentacji ubezpieczeniowej i podatkowej. W szczególności powinna ona zawierać:

• kwoty wypłaconego wynagrodzenia z tytułu umowy o pracę,

• kwoty wypłaconego wynagrodzenia z tytułu umowy zlecenia, agencyjnej lub innej umowy rodzącej tytuł do ubezpieczenia,

• składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, składki na ubezpieczenie zdrowotne oraz kwoty pobranego podatku dochodowego,

• dochód pracownika wykazywany narastająco licząc od początku roku kalendarzowego -jest to niezbędne do kontrolowania przekroczenia przez podatnika kolejnego progu skali podatkowej oraz zastosowania właściwej stawki podatku przy obliczaniu zaliczki na podatek dochodowy,

• kwoty wypłaconych zasiłków z ubezpieczenia społecznego i pobranych z tego tytułu podatków,

• sumy wszystkich podstaw wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, wykazywane zarówno w kwocie osiągniętej w danym miesiącu, jak i narastająco od początku roku - taki zapis służy kontrolowaniu obowiązku odprowadzania składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe. Roczna podstawa wymiaru w danym roku kalendarzowym nie może być wyższa od kwoty odpowiadającej 30-krotności prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej za dany rok kalendarzowy. Po przekroczeniu tej kwoty do końca roku kalendarzowego za ubezpieczonego nie odprowadza się składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe,

• sumy składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe finansowanych przez pracodawcę.

Na podstawie indywidualnych, rocznych kart przychodów sporządza się wieloletnie karty przychodów, na których wykazuje się informacje o osiągniętych przychodach i odprowadzonych składkach na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.

Lista płac

Obowiązki spoczywające na pracodawcy jako płatniku składek na ubezpieczenia społeczne oraz płatniku zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych powodują, że zachodzi konieczność wyznaczenia dla każdego pracownika kwot należnego wynagrodzenia za dany miesiąc oraz kwot potrąceń z poszczególnych tytułów. Kwoty te oblicza się i wykazuje w liście płac.

Lista płac stanowi ważny dokument źródłowy, stąd też powinna zawierać:

1. określenie jednostki, przedsiębiorstwa, którego dotyczy (najczęściej w postaci pieczęci jednostki bądź podania danych teleadresowych na wydruku komputerowym np. z programu kadrowo-płacowego),

2. określenie okresu, za jaki jest sporządzana (np. lista płac nr 4/2007 za miesiąc kwiecień 2007 r.),

3. imienną listę pracowników wraz z wykazaniem dla każdej z osób kwoty wynagrodzenia oraz kwot poszczególnych potrąceń,

4. podpis osoby sporządzającej wraz z datą sporządzenia,

5. podpis osoby zatwierdzającej wraz z datą zatwierdzenia.

Tak sporządzona lista płac jest później podstawą:

• do wypełnienia karty przychodów pracownika,

• do sporządzenia raportów i deklaracji wymaganych zgodnie z przepisami ustawy o ubezpieczeniu społecznym (raportów imiennych oraz deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA), a także zeznań podatkowych,

• do obciążenia kosztów działalności jednostki,

• do wypłaty pracownikom należnych wynagrodzeń,

• do ujęcia w ewidencji księgowej poszczególnych kwot.

KURS SPECJALISTÓW PERSONALNYCH

I DZIAŁÓW KADR

13

---