Rachunkowość stanowi pewien rodzaj ewidencji gospodarczej (rejestracji) zjawisk i procesów gospodarczych, sytuacji majątkowej i wyników działalności jednostek, wyrażonej w formie pieniężnej (wartościowo). Przedmiotem rachunkowości są więc zjawiska i procesy gospodarcze zachodzące w jednostce, np. podjęcie gotówki z banku do kasy na wypłatę wynagrodzeń.
Można wyróżnić następujące części składowe rachunkowości:
księgowość - księgi rachunkowe odzwierciedlające zjawiska i procesy gospodarcze w jednostkach,
kalkulacja - wyznaczanie kosztu jednostkowego produktu (usługi) będącego elementem ceny jednostkowej na podstawie danych księgowych,
sprawozdawczość finansowa - sporządzana na podstawie ksiąg rachunkowych, zawierająca zbiór danych liczbowych ilustrujących stan majątkowy i sytuację finansową w jednostkach.
Rachunkowość spełnia określone funkcje, do których należą:
funkcja informacyjna - dostarczanie informacji do podejmowania różnorodnych decyzji (np. ile zakupić materiałów do produkcji, aby utrzymać jej ciągłość),
funkcja kontrolna - tworzenie podstaw liczbowych do dokonywania kontroli wewnętrznej i zewnętrznej jednostek gospodarczych (interpretacja danych liczbowych),
funkcja sprawozdawczo-analityczna, która polega na sporządzaniu zestawień liczbowych (sprawozdań) przekazywanych urzędom skarbowym, jednostkom i organom nadrzędnym, urzędom statystyki państwowej, publikowanych przez spółki kapitałowe na potrzeby akcjonariuszy, udziałowców, kontrahentów, itp.; informacje pochodzące z rachunkowości są przedmiotem analizy sytuacji i wyników finansowych działalności jednostki,
funkcja dowodowa, znajdująca wyraz w prowadzeniu rachunkowości i archiwizowaniu jej urządzeń w sposób umożliwiający przedstawienie dokumentów, ksiąg rachunkowych i sprawozdań finansowych na żądanie sądów, organów ścigania przestępstw, urzędów i kontroli skarbowej, jako wiarygodnych dowodów w postępowaniach sądowych: gospodarczych, podatkowych i karnych.
Nadrzędne zasady rachunkowości:
zasada kontynuacji działalności - zakłada się, że w dającej się przewidzieć przyszłości jednostka będzie prowadzić swoją działalność w niezmienionym istotnie zakresie; przyjmuje się zatem, że jednostka prowadząca w danym roku obrotowym normalną działalność, w roku następnym nie ograniczy istotnie swojej aktywności gospodarczej, nie ulegnie likwidacji, nie sprzeda zakładów, działów produkcyjnych, itp.
zasada memoriału - należy ujmować w księgach rachunkowych i zaliczać do wyniku finansowego wszystkie dotyczące danego roku obrotowego osiągnięte przychody oraz koszty związane z tymi przychodami, niezależnie od terminu wpływu należności i zapłaty zobowiązań; aby umożliwić otrzymanie dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i ujęcie ich w księgach roku obrotowego, termin sporządzenia rocznego sprawozdania finansowego ustalono na 3 miesiące po zakończeniu roku obrotowego,
zasada ostrożności - nakłada na jednostkę obowiązek właściwej wyceny majątku, źródeł jego finansowania i wyniku finansowego; aktywa i pasywa zatem mogą być wycenione według:
ceny zakupu (cena ustalona przez kontrahenta zawarta w dokumencie potwierdzającym zakup np. fakturze),
ceny nabycia (cena zakupu powiększona o koszty związane z zakupem np. transport, ubezpieczenie),
wartości godziwej (wartość odpowiadająca cenie rynkowej ustalonej między dwoma zainteresowanymi, dobrze poinformowanymi i niepowiązanymi między sobą kontrahentami).
zasada współmierności - dla zapewnienia współmierności przychodów i związanych z nimi kosztów do aktywów lub pasywów danego okresu sprawozdawczego zaliczane będą koszty lub przychody dotyczące przyszłych okresów oraz przypadające na ten okres sprawozdawczy koszty, które jeszcze nie zostały poniesione,
Z nadrzędnych zasad rachunkowości można wyodrębnić zasady szczegółowe, do których należą m.in.:
zasada ciągłości - przyjęte zasady (politykę) rachunkowości należy stosować w sposób ciągły, dokonując w kolejnych latach obrotowych jednakowego grupowania operacji gospodarczych, wyceny aktywów i pasywów tak aby za kolejne lata informacje z nich wynikające były porównywalne; wykazane w księgach rachunkowych na dzień ich zamknięcia stany aktywów i pasywów należy ująć w tej samej wysokości, w otwartych na następny rok obrotowy księgach rachunkowych,
zasada istotności - nakazuje takie zorganizowanie ewidencji, aby zapewniła ona wyodrębnienie tych wszystkich operacji gospodarczych, które mają istotne znaczenie dla oceny sytuacji majątkowej, finansowej i wyniku finansowego jednostki oraz dla podejmowania decyzji.
Działalność jednostki w zakresie zaopatrzenia, produkcji i zbytu wywołują zdarzenia gospodarcze powodujące zmiany w jej aktywach, kapitale własnym i zobowiązaniach (np. zakup maszyn, materiałów, wypłata wynagrodzeń pracownikom produkcji, zaciągnięcie kredytu, wysłanie zamówienia do dostawcy, zawarcie umowy o pracę z nowym pracownikiem, ustalenie norm zużycia materiałów).
Udokumentowane zdarzenia gospodarcze podlegające ewidencji księgowej nazywane są operacjami gospodarczymi. A więc udokumentowane zdarzenia gospodarcze wyrażone wartościowo, wywołujące zmiany w aktywach i pasywach jednostki oraz w wyniku finansowym, to operacje gospodarcze.
Wszystkie operacje gospodarcze są zdarzeniami gospodarczymi, ale nie wszystkie zdarzenia gospodarcze są operacjami gospodarczymi.
Podstawowymi cechami operacji gospodarczych są:
ścisły związek z działalnością jednostki,
jednoznacznie określony termin ich wystąpienia (dzień, miesiąc, rok),
konieczność ich udokumentowania,
masowość i powtarzalność występowania - wartościowe ujęcie,
wywoływanie zmian w aktywach i pasywach (równocześnie dwie zmiany, równe co do wielkości).
Ponadto można dokonać klasyfikacji kierunkowej operacji gospodarczych, uwzględniając wewnętrzny lub zewnętrzny charakter operacji gospodarczych:
operacja wewnętrzna - dotyczy tylko jednego podmiotu gospodarczego (np. zużycie materiałów biurowych przez komórki administracyjne jednostki gospodarczej),
operacja zewnętrzna - ma miejsce wówczas, gdy zmiany zachodzą w stanie aktywów i pasywów co najmniej dwóch podmiotów wskutek występujących między nimi kontaktów gospodarczych (np. wydanie odbiorcy sprzedanych produktów gotowych - zmniejszenie stanu produktów w magazynie producenta, a zwiększenie zapasów u kupującego).
Inny podział operacji gospodarczych:
operacja pojedyncze (prosta) - odpowiada odrębnym procesom gospodarczym o jednolitej strukturze,
operacja złożona - połączenie pojedynczych operacji w celu zmniejszenia liczby zapisów księgowych.
Na skutek działalności gospodarczej jednostki występuje w niej ruch okrężny środków, powodujący określone zmiany w strukturze aktywów i pasywów. Charakter tych zmian zależy od rodzaju operacji gospodarczych, które można podzielić na operacje:
wynikowe - obejmują procesy gospodarcze, których efektem jest osiąganie przychodu bądź zysku lub ponoszenie kosztu bądź straty (np. na skutek zalania wodą uległy zniszczeniu materiały w magazynie - zmniejszenie zapasów materiałów, powstanie straty w wysokości wartości zniszczonych materiałów),
bilansowe - powodują zmiany wyłącznie w pozycjach aktywów i pasywów; w wyniku tych operacji jednostka gospodarcza nie osiąga żadnego wyniku, gdyż operacja bilansowa nie prowadzi do powstania ani zysku, ani straty, lecz przyczynia się jedynie do zmian stanu składników majątku; każda operacja bilansowa wpływa zawsze na dwa składniki bilansu w takiej samej wysokości.
Bilans odzwierciedla stan środków gospodarczych i źródeł ich finansowania w ujęciu statycznym. W praktyce stan ten ulega ciągłym zmianom na skutek działalności gospodarczej, która powoduje ruch okrężny środków. W zależności od tego, które składniki bilansu się zmieniają i w jaki sposób, rozróżnia się następujące typy operacji bilansowych:
Operacje I typu wywołują zmiany wyłącznie w aktywach bilansu. Wzrost jednego składnika aktywów powoduje zmniejszenie drugiego składnika aktywów o tą samą kwotę. W wyniku tego suma bilansowa pozostaje bez zmiany, a równowaga bilansowa nie jest naruszona (np. zakupiono za gotówkę materiały).
Operacje II typu wywierają wpływ tylko na stan składników pasywów. Zwiększenie jednej pozycji pasywów wywołuje równocześnie zmniejszenie innej pozycji pasywów o tę samą kwotę. Zapewnia to zachowanie równowagi bilansowej. Suma bilansowa nie zmienia się (np. zaciągnięto kredyt bankowy, którym spłacono zobowiązania wobec dostawców).
Operacje III typu powodują zwiększenie składnika aktywów i pasywów o tę samą kwotę. Dotyczą więc zarówno aktywów, jak i pasywów, a są związane z przejęciem przez jednostkę gospodarczą nowych składników majątku. Suma bilansowa wzrasta o wartość dokonanej operacji. Mimo to równowaga bilansowa nie zostaje naruszona (np. przyjęto do magazynu materiały, za które zapłata nastąpi w terminie późniejszym).
Operacje IV typu wypływają na równoczesne zmniejszenie pozycji w aktywach i pasywach o tę samą kwotę, co powoduje także zmniejszenie sumy bilansowej. Do tego typu zalicza się wszystkie operacje wywołujące odpływ składników majątku z jednostek gospodarczych i zmniejszenie zobowiązań. Równowaga bilansowa zostaje zachowana (np. uregulowano przelewem bankowym zobowiązania wobec dostawców).
Istota dokumentacji księgowej polega na utrwalaniu na piśmie wyników obserwacji i pomiaru procesów gospodarczych, które są przedmiotem ewidencji księgowej. Dokumentacja księgowa składa się zatem z odpowiednio sporządzonych dokumentów, wyrażających przebieg lub skutek wykonanych operacji gospodarczych.
Od jakości dokumentów, tj. od ich prawidłowości i wiarygodności, zależy również i jakość informacji dostarczonych przez rachunkowość. Dlatego też dokumentacji księgowej przypisuje się tak wielkie znaczenie. Dokumenty księgowe są nie tylko podstawą zapisów księgowych, lecz także spełniają ważne zadanie w razie wystąpienia sporu z innymi przedsiębiorstwami, instytucjami lub osobami, a ponadto stanowią ważne narzędzie w zakresie ochrony majątku (rozliczenie osób materialnie odpowiedzialnych). Dokumenty księgowe odgrywają także istotną rolę jako podstawa dokonywanej co roku kontroli sprawozdania finansowego oraz jako źródło analizy ekonomicznej.
Aby dokumentacja księgowa stanowiła wiarygodny dowód przeprowadzenia operacji gospodarczych, musi spełniać ściśle sprecyzowane wymagania. Są one określone w obowiązujących przepisach (Ustawa o rachunkowości), zgodnie z którymi za prawidłowy uznaje się dokument (dowód księgowy):
stwierdzający fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem,
zawierający co najmniej następujące dane:
określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,
określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,
opis operacji oraz jej wartości, a jeżeli to możliwe - określenie także w jednostkach naturalnych,
datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inna datą - również datę sporządzenia dowodu,
podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki majątkowe,
stwierdzenie faktu sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca księgowania oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), wraz z podpisem osoby odpowiedzialnej za te wskazania.
Do przykładowych dokumentów księgowych można zaliczyć: KP (kasa przyjmie), KW (kasa wypłaci), WB (wyciąg bankowy), RK (raport kasowy), PK (polecenie księgowania), Fa VAT (faktura VAT), Wz (wydanie zewnętrzne), Pz (przyjęcie zewnętrzne), RW (rozchód wewnętrzny).
Wobec dużej różnorodności dokumentów istnieje konieczność przeprowadzenia odpowiedniej ich klasyfikacji. Klasyfikacji dokumentów, będących dowodami księgowymi, można dokonać według różnych kryteriów. Ze względu na jednostkę wystawiającą dowody księgowe dzieli się je na:
dowody obce - dowody sporządzane przez obce jednostki i przekazane tej jednostce gospodarczej, w której staną się przedmiotem ewidencji, np. faktury dostawców za zakupione materiały,
dowody własne - dowody sporządzone przez tą jednostkę, w której podlegają zaewidencjonowaniu bez względu na ich przeznaczenie, np. faktury wystawiane dla odbiorców za sprzedane towary.
Ze względu na przeznaczenie dowody księgowe dzieli się na:
dowody zewnętrzne - wystawiane przez daną jednostkę z przeznaczeniem dla swych kontrahentów i im przekazywane, np. faktury dla odbiorców:
dowody wystawiane dla kontrahentów krajowych, mających siedzibę na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej,
dowody wystawiane dla kontrahentów spoza Wspólnoty Europejskiej (np. Japonii, Stanów Zjednoczonych, Egiptu),
dowody wystawiane dla kontrahentów mających siedzibę w innym kraju Wspólnoty Europejskiej (np. w Niemczech, Francji, Czechach) - są to przede wszystkim dowody na nabycie i dostawy wewnątrzwspólnotowe,
dowody wewnętrzne - wystawiane przez daną jednostkę na własne potrzeby, np. karty pracy, dowody wydania materiałów).
Dowody księgowe można też podzielić ze względu na etapy sporządzania, można więc wyróżnić:
dowody źródłowe (pierwotne) - stanowią pierwsze pisemne stwierdzenie faktu dokonania operacji gospodarczej, np. dowody wpłaty i wypłaty gotówki,
dowody wtórne - sporządzane na podstawie kilku dowodów źródłowych, np. raport kasowy.
Duże znaczenie, jakie przypisuje się dowodom księgowym, znajduje pełne odzwierciedlenie w obowiązujących zasadach ich wystawiania, opracowywania, kontroli
i przechowywania.
Zgodnie z tymi zasadami dowody księgowe powinny być wystawiane w sposób staranny, czytelny i trwały. Podpisy na dowodach księgowych składa się odręcznie. Dowód księgowy powinien być sporządzany w języku polskim. Może on być wystawiony w języku obcym, jeżeli dotyczy operacji gospodarczej z kontrahentem zagranicznym lub gdy podmiot gospodarczy uzyskał zezwolenie na prowadzenie ksiąg rachunkowych w języku obcym. Treść dowodów powinna być pełna i zrozumiała. Dopuszczalne jest stosowanie ogólnie przyjętych skrótów.
Treść i wszelkie dane liczbowe dowodów księgowych nie mogą być zamazywane, przerabiane, wycierane, wyskrobywane lub usuwane innymi środkami. Błędy w dowodach księgowych można poprawiać wyłącznie przez skreślenie niewłaściwie napisanego tekstu lub liczby w sposób pozwalający odczytać tekst lub liczbę pierwotną i wpisanie tekstu lub liczby właściwej. Poprawka powinna być zaopatrzona w podpis lub skrót podpisu osoby upoważnionej do dokonywania zmian. Zasady te stosuje się wyłącznie do dowodów księgowych, dla których nie istnieje (ustalony odrębnymi przepisami) zakaz dokonywania poprawek. Natomiast zasad tych nie stosuje się do dowodów obcych, które mogą być poprawione tylko przez wystawienie dowodu korygującego.
Dowody księgowe, przed ich zaewidencjonowaniem, muszą być odpowiednio opracowane. Na opracowanie dowodów składają się czynności:
sprawdzenie dokumentów (pod względem formalnym, rachunkowym i merytorycznym),
dekretowanie dokumentów,
segregowanie i numeracja dokumentów.
Kontrola formalna i merytoryczna polega na stwierdzeniu, czy dokument zawiera wszystkie wymagane cechy oraz czy w danych liczbowych nie występują błędy arytmetyczne. Kontrola merytoryczna obejmuje badanie prawidłowości danych zawartych w dokumentach oraz stwierdzenie, czy wyrażona w dokumentach operacja gospodarcza była zgodna z obowiązującymi przepisami. Fakt dokonania kontroli dokumentu musi być odpowiednio uwidoczniony. W adnotacji na ten temat należy umieścić datę oraz podpis osoby sprawdzającej dokument.
Następną czynnością związaną z opracowywaniem dokumentów jest dekretowanie (tzw. kwalifikowanie), które polega na ustaleniu i oznaczeniu na dokumencie sposobu jego ewidencji w odpowiednich urządzeniach księgowych, czyli na podaniu tzw. korespondencji kont, oraz na zaakceptowaniu dokumentu do księgowania.
Segregowanie dowodów polega na ułożeniu ich albo według grup rodzajowych (np. dokumenty kasowe, bankowe, materiałowe), albo według urządzeń księgowych. Podział dokumentów na właściwe grupy ma duże znaczenie dla sprawnego przebiegu prac księgowych.
Przez obieg dokumentów należy rozumieć przechodzenie ich przez różne komórki organizacyjne od momentu wpływu tych dokumentów do jednostki gospodarczej (dotyczy to dowodów obcych) lub od momentu ich sporządzenia (dotyczy dowodów własnych), aż do momentu ich zarejestrowania i złożenia w archiwum. Obieg dowodów powinien byś sprawny, a droga obiegu możliwie jak najkrótsza.
Sposób dokonywania zapisów chronologicznych i systematycznych zależy od stosowanej formy księgowości (formy techniki księgowości). Przez pojęcie to rozumie się sposób prowadzenia ogółu urządzeń księgowych. Termin ten określa się zarówno zewnętrzną postać urządzeń, wzajemne powiązania między poszczególnymi urządzeniami ewidencyjnymi, jak i sposób ich prowadzenia.
Spośród różnych form księgowości stosowanych przed prowadzeniem ksiąg rachunkowych przy użyciu komputerów na uwagę zasługuje omówienie formy tabelarycznej, przebitkowej i rejestrowej.
Jest oczywiste, że tradycyjne formy księgowości oraz ręczna technika prowadzenia ksiąg rachunkowych mogą być stosowane tylko w bardzo ograniczonym zakresie, przez jednostki, które prowadzą działalność gospodarczą o niewielkiej skali. Obiektywna konieczność stosowania komputerów w rachunkowości jednostek gospodarczych wynika z następujących przesłanek:
stałego wzrostu liczby dokumentów źródłowych przy jednoczesnej potrzebie ograniczenia zatrudnienia w pracach obliczeniowo-ewidencyjnych,
potrzeby przechowywania coraz większych zbiorów danych księgowych, których nie można racjonalnie podzielić między komórki i pracowników rachunkowości,
dążenia do przyspieszenia prac ewidencyjnych, poprawy jakości oraz przejrzystości ewidencji księgowej i informacji finansowej,
celowości tworzenia dodatkowych przekrojów ewidencyjnych, które byłyby nieosiągalne przy technice ręcznej,
przydatności wiązania różnych rodzajów i systemów ewidencji na potrzeby kontroli i podejmowania decyzji.
Jednostka gospodarcza może stosować komputerowy system rachunkowości:
standardowy, zakupiony od innego przedsiębiorstwa, instytutu lub instytucji zajmujących się opracowaniem i upowszechnianiem takich systemów; jest on tańszy, zakres prac przygotowawczych jest ograniczony do czynności adaptacyjnych, a czas wdrożenia jest krótszy,
indywidualny, wykonany przez wyspecjalizowane jednostki na podstawie zawartej umowy lub opracowany we własnym zakresie przez użytkownika systemu; jest lepszy jakościowo i spełnia wszystkie wymagania użytkownika.
Technika komputerowa może być wykorzystywana w różnych rozwiązaniach organizacyjno-technicznych przetwarzania danych księgowych. Jednak w praktyce najczęściej stosuje się systemy finansowo-księgowe, które umożliwiają:
automatyczne ustalanie bilansu otwarcia poszczególnych kont na początek roku,
prowadzenie ewidencji syntetycznej i analitycznej według zakładowego planu kont,
kontrolę formalną przetwarzanych dokumentów co do ich kompletności, bilansowania i zgodności rachunkowej, dokonywaną poprzez wydruk błędnych pozycji, ze wskazaniem numerów dokumentów, które się nie bilansują,
korektę pozycji dokumentów bez potrzeby poprawiania całych dokumentów,
automatyczną analizę kont rozrachunków,
automatyczne rozliczenie kosztów pośrednich produkcji,
automatyczne przeniesienie sald kont wynikowych i ustalenie zysku lub straty bilansowej.
Księgi rachunkowe jednostki obejmują zbiory zapisów księgowych, obrotów i sald, które tworzą:
dziennik,
księga główna,
księgi pomocnicze,
zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej oraz kont ksiąg pomocniczych,
wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz).
Księgi rachunkowe z uwzględnieniem techniki ich prowadzenia powinny być:
trwale oznaczone nazwą jednostki, której dotyczą,
wyraźnie oznaczone rokiem obrotowym, okresem sprawozdawczym i datą sporządzenia,
przechowywane starannie w ustalonej kolejności.
Dziennik zawiera chronologiczne ujęcie zdarzeń gospodarczych, jakie wystąpiły w danym okresie sprawozdawczym.
Konta księgi głównej zawierają zapisy informujące o zdarzeniach gospodarczych w ujęciu systematycznym. W odniesieniu do nich obowiązuje zasada podwójnego zapisu.
Konta ksiąg pomocniczych zawierają zapisy będące uszczegółowieniem i uzupełnieniem zapisów kont księgi głównej. Zapisy na kontach ksiąg pomocniczych uzgadniane są z zapisami na kontach księgi głównej.
Zestawienie obrotów i sald sporządza się na podstawie zapisów na kontach księgi głównej.
Księgi rachunkowe otwiera się:
na dzień rozpoczęcia działalności (dniem tym jest dzień pierwszego zdarzenia wywołującego skutki o charakterze majątkowym lub finansowym),
na początek każdego następnego roku obrotowego,
na dzień zmiany formy prawnej,
na dzień wpisu do rejestru połączenia lub podziału jednostek powodujących powstanie nowej jednostki,
na dzień rozpoczęcia likwidacji lub wszczęcia postępowania upadłościowego - w ciągu 15 dni od dnia zaistnienia tych zdarzeń.
Księgi rachunkowe zamyka się:
na dzień kończący rok obrotowy,
na dzień zakończenia działalności jednostki, zakończenia likwidacji lub postępowania upadłościowego,
na dzień poprzedzający zmianę formy prawnej,
w jednostce przejmowanej - na dzień przejęcia przez inną jednostkę,
na dzień poprzedzający dzień podziału lub połączenia jednostek, jeśli w wyniku połączenia lub podziału powstaje nowa jednostka,
na dzień poprzedzający dzień postawienia jednostki w stan likwidacji lub upadłości,
na inny dzień bilansowy - nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia zaistnienia okoliczności powodujących zamknięcie ksiąg.
W rachunkowości do księgowej ewidencji danych stosuje się specjalne urządzenie, nazywane kontem. Służy ono do odzwierciedlania stanu i zmian określonego składnika aktywów, pasywów lub wyniku (kosztów, przychodów, strat i zysków). Każde konto ma nazwę dostosowaną do istoty ujmowanych na nim składników lub zjawisk gospodarczych. Konto otrzymuje też symbol (najczęściej cyfrowy), który jest zdeterminowany jego miejscem w planie kont. Zapisy na kontach dokonywane są w wyrażeniu pieniężnym.
Budowa konta łączy się z jego podziałem na dwie przeciwstawne strony: stronę „Winien” (łac. „Debet”) i stronę „Ma” (łac. „Credit”). Do oznaczenia stron stosuje się często skróty, a mianowicie: Wn (Dt) i Ma (Ct).
Operacje gospodarcze są rejestrowane (ewidencjonowane) na kontach zgodnie z zasadą podwójnego zapisu. Polega ona na tym, że każdą operację ujmujemy w następujący sposób:
na dwóch odpowiednich (różnych) kontach,
po przeciwnych stronach tych kont,
w tej samej kwocie zgodnie z dowodem (dokumentem), na podstawie którego rejestrujemy operację gospodarczą.
Zasada podwójnego zapisu jest konsekwencja wpływu operacji gospodarczych na bilans, gdzie operacja wywołuje zmiany tylko w aktywach bilansu, tylko w pasywach bilansu, równocześnie w aktywach i pasywach bilansu, gdzie jeden ze składników aktywów wzrastał lub malał i jednocześnie o tę samą kwotę wzrastał lub malał inny składnik pasywów.
W wyniku stosowania zasady podwójnego zapisu konta, na których dokonujemy ewidencji operacji gospodarczych, stają się kontami korespondującymi ze sobą (przeciwstawnymi), a czynność ujęcia operacji zgodnie z tą zasadą nazywamy korespondencją kont.
W rachunkowości składniki majątku jednostki gospodarczej są nazywane aktywami,
a źródła ich finansowania (pochodzenia) są określane mianem pasywów. Bilans zatem stanowi wartościowe zestawienie aktywów i pasywów sporządzone na określony dzień
i w określonej formie.
Prawidłowo sporządzony bilans powinien zawierać:
nazwę i siedzibę jednostki, dla której jest sporządzany, podstawowy przedmiot działalności oraz wskazanie właściwego sądu lub organu prowadzącego rejestr,
słowo bilans,
dzień bilansowy - dzień, na który bilans jest sporządzony (dzień wyceny aktywów
i pasywów),
wyszczególnienie nazw i wartości poszczególnych grup aktywów i pasywów,
ogólną sumę aktywów i pasywów (między którymi zachodzić musi równowaga,
czyli wartość aktywów (A) = wartość pasywów (P) tzw. równowaga bilansowa),
podpisy osób odpowiedzialnych za gospodarkę finansową jednostki, tj. osoby której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych i kierownika jednostki,
datę i miejsce sporządzenia bilansu (datę ukończenia prac nad sporządzeniem bilansu - od dnia bilansowego jednostki mają 3 miesiące na wykonanie prac bilansowych).
Aktywa i pasywa usystematyzowane są w bilansie według odpowiedniej kolejności.
Szeregowanie aktywów następuje na podstawie zasady wzrastającej płynności (możliwości spieniężenia). Bilans rozpoczynają te składniki aktywów, które trudno jest zamienić na gotówkę, a kończą te, które gotówką już są lub występuje łatwość ich spieniężenia.
Szeregowanie pasywów dokonywane jest na podstawie zasady wzrastającej wymagalności w spłacie (określa ona terminy regulowania płatności). Pasywa rozpoczynają kapitały własne, które nie podlegają zwrotowi, poprzez zobowiązania długoterminowe
z okresem spłaty ponad jeden rok, a kończą zobowiązania, których okres spłaty jest natychmiastowy.
Bilans sporządzany jest według ustalonych reguł i zasad, a mianowicie:
wyróżnianie aktywów i pasywów,
ujmowanie składników bilansowych tylko i wyłącznie w wyrażeniu pieniężnym,
sporządzenie na określoną datę (dzień bilansowy),
uwzględnienie tylko tych składników aktywów i pasywów, które były w dyspozycji jednostki w dniu bilansowym,
łączenie pozycji aktywów i pasywów w grupy o zbliżonej treści ekonomiczno-finansowej,
szeregowanie aktywów według kryterium płynności, a pasywów według kryterium wymagalności.
ATKYWA |
PASYWA |
||
A |
Aktywa trwałe |
A |
Kapitał (fundusz) własny |
I II III IV V |
Wartości niematerialne i prawne Rzeczowe aktywa trwałe Należności długoterminowe Inwestycje długoterminowe Długoterminowe rozliczenia |
I II
III IV V VI VII VIII IX |
Kapitał (fundusz) podstawowy Należne wpłaty na kapitał podstawowy (wielkość ujemna) Udziały (akcje) własne (wielkość ujemna) Kapitał (fundusz) zapasowy Kapitał (fundusz) z aktualizacji wyceny Pozostałe kapitały (fundusze) rezerwowe Zysk (strata) z lat ubiegłych Zysk (strata) netto Odpisy z zysku netto w ciągu roku obrotowego (wielkość ujemna) |
B |
Aktywa obrotowe |
B |
Zobowiązania i rezerwy na zobowiązania |
I II III IV |
Zapasy Należności krótkoterminowe Inwestycje krótkoterminowe Krótkoterminowe rozliczenia międzyokresowe |
I II III IV |
Rezerwy na zobowiązania Zobowiązania długoterminowe Zobowiązania krótkoterminowe Rozliczenia międzyokresowe |
AKTYWA RAZEM |
PASYWA RAZEM |
||
AKTYWA wg Ustawy to kontrolowane przez jednostkę zasoby majątkowe o wiarygodnie określonej wartości, powstałe w wyniku przeszłych zdarzeń, które spowodują w przyszłości wpływ do jednostki korzyści ekonomicznych.
W aktywach jednostki wyróżnia się aktywa trwałe i obrotowe.
AKTYWA TRWAŁE - określa się jako aktywa jednostki, które nie są zaliczane do aktywów obrotowych, obejmują one:
wartości niematerialne i prawne,
rzeczowe aktywa trwałe,
należności długoterminowe,
inwestycje długoterminowe,
długoterminowe rozliczenia międzyokresowe.
Wartości niematerialne i prawne - to nabyte przez jednostkę, także na mocy leasingu finansowego, prawa majątkowego nadające się do gospodarczego wykorzystania, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższej niż rok, przeznaczone na potrzeby jednostki, a w szczególności:
autorskie prawa majątkowe, prawa pokrewne, licencje, koncesje,
prawa do wynalazków, patentów, znaków towarowych, wzorów użytkowych oraz zdobniczych,
know - how,
wartość firmy, która stanowi różnicę między ceną nabycia określonej jednostki lub zorganizowanej jej części, a niższą od niej wartością godziwą przejętych aktywów netto (aktywa minus przejęte zobowiązania),
koszty zakończonych prac rozwojowych przez jednostkę na własne potrzeby, poniesione przed podjęciem produkcji lub zastosowaniem technologii pod warunkiem, że produkt lub technologia są ściśle ustalone, a dotyczące ich koszty wiarygodnie określone, że techniczna przydatność prac rozwojowych została stwierdzona i odpowiednio udokumentowana i na tej podstawie jednostka podjęła decyzje o wytwarzaniu tych produktów lub stosowania nowych technologii, a koszty prac rozwojowych zostaną pokryte spodziewanymi przychodami.
Rzeczowe aktywa trwałe - to środki trwałe, środki trwałe w budowie oraz zaliczki na środki trwałe w budowie.
Środki trwałe - to nie stanowiące inwestycji rzeczowe aktywa trwałe i zrównane z nimi, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, kompletne, zdatne do użytku i przeznaczone na potrzeby jednostki.
Zalicza się do nich w szczególności:
nieruchomości, w tym: grunty, prawo wieczystego użytkowania gruntu, budowle i budynki, a także będące odrębną własnością lokale, spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu mieszkalnego oraz spółdzielcze prawo do lokalu użytkowego,
maszyny, urządzenia, środki transportu i inne rzeczy,
ulepszenia w obcych środkach trwałych (poniesione nakłady),
inwentarz żywy.
Środki trwałe w budowie - to zaliczane do aktywów trwałych środki trwałe w okresie ich budowy, montażu lub ulepszenia już istniejącego środka trwałego.
Zaliczki na środki trwałe w budowie - do pozycji tej należy zaliczyć nie tylko zaliczki na środki trwałe w budowie, ale również na środki trwałe zakupione.
Należności długoterminowe - jest to całość lub część należności z innych tytułów niż z tytułu dostaw i usług oraz tytułów zaliczanych do inwestycji długoterminowych, a które stają się wymagalne po upływie 12 miesięcy od dnia bilansowego.
Inwestycje długoterminowe - stanowią aktywa nabyte w celu osiągnięcia korzyści ekonomicznych wynikających z przyrostu wartości tych aktywów, uzyskania z nich przychodów w formie odsetek, udziałów w zyskach lub innych pożytków, w tym również z transakcji handlowej - w okresie dłuższym niż 12 miesięcy od dnia bilansowego.
Do inwestycji długoterminowych zalicza się:
nieruchomości oraz wartości niematerialne i prawne, które nie są użytkowane przez jednostkę, lecz zostały nabyte w celu osiągnięcia korzyści ekonomicznych wynikających z przyrostu ich wartości,
długoterminowe aktywa finansowe obejmujące: udziały lub akcje, inne papiery wartościowe, udzielone pożyczki, inne długoterminowe aktywa finansowe.
Długoterminowe rozliczenia międzyokresowe obejmują:
aktywa z tytułu odroczonego podatku dochodowego, a więc kwoty przewidziane do odliczenia od podatku dochodowego w związku z ujemnymi różnicami przejściowymi, które spowodują w przyszłości zmniejszenie podstawy obliczenia podatku dochodowego oraz straty podatkowej możliwej do odliczenia, ustalonej w myśl zasady ostrożności,
inne rozliczenia międzyokresowe, a więc czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów, w tym finansowych, w części dotyczącej okresu dłuższego niż 12 miesięcy od dnia bilansowego.
AKTYWA OBROTOWE obejmują następujące grupy aktywów:
rzeczowe aktywa obrotowe, do których należą:
materiały nabyte w celu zużycia na własne potrzeby,
wytworzone lub przetworzone przez jednostkę produkty gotowe
produkcja w toku lub półprodukty,
towary nabyte w celu odsprzedaży w stanie nieprzetworzonym przeznaczone do zbycia lub zużycia w ciągu 12 miesięcy od dnia bilansowego lub w ciągu normalnego cyklu operacyjnego właściwego dla danej działalności, jeżeli trwa on dłużej niż 12 miesięcy,
aktywa finansowe, które obejmują:
aktywa pieniężne, tzn. aktywa w formie krajowych środków płatniczych, walut obcych i dewiz, a także inne aktywa finansowe, w tym w szczególności naliczone odsetki od aktywów finansowych,
instrumenty kapitałowe (np. udziały, opcje na akcje własne),
należności krótkoterminowe, a więc:
ogół należności z tytułu dostaw i usług,
całość lub część należności z innych tytułów nie zaliczonych do aktywów finansowych, a które stają się wymagalne w ciągu 12 miesięcy od dnia bilansowego,
rozliczenia międzyokresowe, które trwają nie dłużej niż 12 miesięcy od dnia bilansowego.
PASYWA - obejmują dwie grupy:
kapitał (fundusz) własny,
zobowiązania i rezerwy na zobowiązania.
Kapitał (fundusz) własny - obejmuje:
kapitał (fundusz) podstawowy,
należne wpłaty na kapitał podstawowy (wielkość ujemna),
udziały (akcje) własne (wielkość ujemna),
kapitał (fundusz) zapasowy,
kapitał (fundusz) z aktualizacji wyceny,
pozostałe kapitały (fundusze) rezerwowe,
zysk (strata) z lat ubiegłych,
zysk (strata) netto.
Kapitały własne ujmuje się wg zasad ustalonych przepisami prawa, postanowień statutu lub umowy o utworzeniu jednostki.
Drugą grupę pasywów stanowią zobowiązania i rezerwy na zobowiązania. Ustawa definiuje zobowiązania jako wynikające z przeszłych zdarzeń, obecne o wiarygodnie określonej wielkości świadczenia, które spowodują wykorzystanie już posiadanych lub przyszłych aktywów jednostki. Pojęciem rezerw, wykazywanych w pasywach bilansu, określa się zobowiązania, których termin lub kwota wymagalności nie są pewne.
Grupa B pasywów obejmuje:
rezerwy na zobowiązania, które zgodnie z Ustawą tworzy się na:
pewne i prawdopodobne przyszłe zobowiązania, których kwotę można wiarygodnie oszacować, a w szczególności na straty z operacji gospodarczych w toku, w tym z tytułu udzielonych gwarancji, poręczeń, operacji kredytowych, skutków toczącego się postępowania sądowego,
przyszłe zobowiązania spowodowane restrukturyzacją, jeżeli na podstawie odrębnych przepisów jednostka jest zobowiązana do jej przeprowadzenia; szacowanie wysokości rezerw na restrukturyzację powinno obejmować tylko wydatki związane bezpośrednio z procesem restrukturyzacji, powinny być stale aktualizowane,
rezerwa na odroczony podatek dochodowy tworzona w związku z występowaniem dodatnich różnic przejściowych i powodujących w przyszłości zwiększenie podstawy opodatkowania.
zobowiązania długoterminowe - obejmują te zobowiązania, które stają się wymagalne w okresie dłuższym niż 12 miesięcy od dnia bilansowego z wyłączeniem zobowiązań z tytułu dostaw i usług, które bez względu na termin ich wymagalności wykazywane są zawsze w zobowiązaniach krótkoterminowych,
zobowiązania krótkoterminowe - obejmują ogół zobowiązań z tytułu dostaw i usług oraz pozostałe wymagalne w okresie 12 miesięcy od dnia bilansowego,
rozliczenia międzyokresowe - grupa ta wykazuje bierne rozliczenia międzyokresowe kosztów oraz międzyokresowe rozliczenia przychodów.