Witek EJ Tech biur str 093

Jedna sprana - jedno pismo - pismo powinno dotyczyć tylko jednej sprawy. Jeśli nadawca chce przekazać adresatowi więcej spraw, powinien sformułować jc w odrębnych pismach, a następnie włożyć do jednej koperty. Takie postępowanie ułatwia adresatowi rozdzielenie spraw do załatwienia między pracowników i tym samym skraca czas ich załatwienia.

Wyróżnianie fragmentów szczególnie ważne części pisma powinny być wyróżnione. Do najczęściej używanych sposobów wyróżniania fragmentów pisma należa.:

• tłusty druk.

• kursywa,

• rozstrzelony druk,

• podkreślenie.

• DUŻE LITERY.

• podkreślenie słowne, np.: Najważniejszym w sprawie jest to, aby..., Głównie należy zwrócić uwagę na fakt....

• wypunktowanie najważniejszych spraw,

• wypośrodkowanie najważniejszych fragmentów pisma,

• zdefiniowanie zastosowanych pojęć,

• | obramowanie!.

Zwracanie się do adresata w korespondencji do jednostek organizacyjnych (przedsiębiorstw, urzędów, instytucji, firm), zwracając się do adresata, używa się sformułowań: Wy, Wasz. Wam ilp., np.:

Odpowiadając na Wasze pismo...

Uprzejmie informujemy Was że...

Zapraszamy Waszego przedstawiciela...

Nawiązując do rozmowy telefonicznej, przeprowadzonej z Waszym pracownikiem... W korespondencji do osób fizycznych używa się natomiast sformułowań Pani. Pan. Państwo, np.:

Odpowiadając na Pana pismo z dnia...

Zapraszamy Panią na posiedzenie komisji, które odbędzie się...

Zwracamy się do Pana z...

Zwroty: Wy. Wam. Wasze. Pan. Pani pisze się zawsze wielką literą, aby w ten sposób okazać szacunek adresatowi. Jednocześnie, jeśli nadawcą pisma jest jednostka organizacyjna (firma), to o sobie w tym piśmie nadawca zawsze pisze w formie my, np. zapraszamy. infonnujemy, prosimy, zawiadamiamy itp. Należy przy tym zwrócić uwagę, iż o sobie nadawca pisze zawsze małą literą, np.:

W związku z pobytem naszego pracownika w Waszym przedsiębiorstwie... Proponujemy, aby dostawa zamówionych towarów odbywała się na nasz koszt i ryzyko.

1.2. Plon treści pismo

Podstawowe znaczenie dla skuteczności pisma ma prawidłowe zredagowanie jego treści pod względem merytorycznym i stylistycznym. W związku z tymi przed przystąpieniem do redagowania pisma należy sporządzić plan treści. Planując treść pisma, należy wziąć pod uwagę wszystkie elementy, z których powinna się ona składać: