Witek EJ Tech biur str 101

bez czytania tekstu, dokonuje się rozdziału pism do załatwienia. Po dwukropku właściwe określenie sprawy podaje się:

•    małą literą,

•    w mianowniku.

•    nie stawiając po nim kropki, ponieważ określenie sprawy- stanowi tytuł pisma, a po tytułach kropek się nic stawia,

•    wyróżniając je przez: podkreślenie, tłusty druk lub kursywę, nie wyróżnia się przy tym wyrazu Sprawa:,

•    najczęściej stosowanym i zarazem najlepszym określeniem sprawy jest nazw a danego pisma, np.:

Sprawa: reklamacja Sprawa: podanie o pracę

Sprawa: -omówienie

Jeśli pismo ma charakter listu (np. list motywacyjny, intencyjny), zamiast określenia sprawy stosuje się zwrot grzecznościowy- rozpoczynający list, np.:

Szanowny Panie Prezesie Szanowna Pani Dyrektor Szanowna Pani Szanowny Panie Szanowni Państwo

Wtedy treść listu powinna rozpocząć się w odległości 1-2 interlinii poniżej tego zwrotu. Jeśli po takim zwrocie:

•    postawi się przecinek - treść pisma należy rozpocząć poniżej małą literą,

•    nie postawi się mc - treść również zaczyna się poniżej, ale w ielką literą.

Dla podkreślenia osobistego charakteru pisma zaleca się odręczne pisanie zwrotów grzecznościowych.

6. Treść pisma - rozpoczyna się w- odległości 1-2 interlinii poniżej określenia sprawy. Przed przystąpieniem do sporządzania pisma należy zawsze dokonać wyboru formatu papieru. Dokonując tego wyboru, trzeba pamiętać, aby pismo zajmowało całą powierzchnię pomiędzy marginesami. Powinno więc zaczynać się bezpośrednio pod górnym, a kończyć nad dolnym marginesem. Treść pisma powinna być wyrów-nana zarówno do lewego, jak i prawego marginesu. Dlatego podczas pisania na komputerowych edytorach tekstów należy włączyć justowanie tekstu, czyli jednoczesne wyrównywanie tekstu do lewego i prawego marginesu. Należy też używać prostych czcionek, np. Times New Roman. Arial, Courier i wielkości liter 10-12 punktów przy pisaniu treści oraz 14-16. pisząc tytuły. W korespondencji biurowej nic wolno pozostawiać na końcu wiersza spójników, przyimków lub myślników. Spraw-ia to trudności szczególnie podczas redagowania pism na komputerze. Komputerowy edytor tekstów automatycznie przenosi niemieszczące się wyrazy do następnego wiersza i często pozostawia na końcu wiersza spójnik, przyimek lub myślnik- Aby wyeliminować ten błąd. należy zastosować zamiast zwykłej tzw. twardą spację. Powoduje ona, że edytor traktuje rozdzielone nią dwa wyrazy jako jeden i w całości przenosi go do następnego wiersza. Twardą spację wstawia się. naciskając jednocześnie klawisze Ctrl ^ Shift ^-spacja. Dużym ułatwieniem dla redagujących pisma na komputerze jest oferow ana przez edytory tekstów-opcja automatycznego dzielenia wyrazów. Automatyczne dzielenie pozwala na lepsze rozłożenie wyrazów- w wierszu. Wyrównuje w ten sposób Odstępy między wyrazami we wszystkich wierszach tekstu. Redagując treść pisma, należy pamiętać o tym, aby myśli

101