103 3

8.2. Przygotowanie dokumentów do księgowania

Każdy dowód przed przekazaniem go do księgowania powinien być sprawdzony pod względem:

1)    merytorycznym,

2)    formalnym,

3)    rachunkowym.

Kontrola merytoryczna (rzeczowa) to sprawdzenie prawidłowości, rzetelności, celowości i zgodności z przepisami prawa operacji gospodarczej wyrażonej w dowodzie oraz sprawdzenie, czy dowód został wystawiony przez właściwą komórkę, osobę.

Kontrola formalna to stwierdzenie czy dowód sporządzony został w sposób technicznie poprawny i zawiera wszystkie elementy dowodu prawidłowo wystawionego zgodnie z ustawą o rachunkowości.

Kontrola rachunkowa to sprawdzenie, czy dane liczbowe zawarte w- dowodzie nie zawierają błędów arytmetycznych.

Po dokonanej kontroli na każdym dowodzie wpisuje się dekret ację czyli wskazuje sposób zaksięgowania operacji gospodarczej z podaniem kont i stron tych kont na których operacja będzie zarejestrowana np. na fakturze VAT za zakupione materiały za gotów'kę będzie zamieszczona następująca dekretacja: Dt - Materiały, Ct - Kasa. Szczegółowe informacje o podatku VAT zawarte są w podręczniku „Rachunkowość część 1 i 11".

Faktura VAT jest podstawowym dowodem dotyczącym zakupu. Podobnie jak każdy dowód musi być czytelnie wypełniona i nie powinna zawierać żadnych skreśleń. Faktura z reguły wystawiana jest w dwóch, czasem w trzech egzemplarzach: oryginał i kopia.

Faktury wystawiają zarejestrowani podatnicy posiadający numer identyfikacji podatkowej lub posługujący się numerem tymczasowym. Wystawca zatrzymuje u siebie kopię dowodu, a oryginał otrzymuje kontrahent zakupujący dobro bądź usługę.

8.3. Przechowywanie dokumentów

Dowody księgowe własne (wewnętrzne i zewnętrzne) sporządzają upoważnione do tego osoby (pracownicy) według zasad określonych wewnętrzną instrukcją obiegu i kontroli dokumentów (regulamin).