105 4

Dokumenty księgowe przechowuje się co najmniej przez okres:

•    księgi rachunkowe - 5 lat,

•    karty wynagrodzeń pracowników - przez okres wymaganego dostępu do tych informacji wynikający z przepisów emerytalnych, rentowych oraz podatkowych, jednak nie krócej niż 5 lat,

•    dowody księgowe dotyczące wieloletnich inwestycji rozpoczętych, pożyczek. kredytów - przez 5 lat od początku roku następnego po roku obrotowym, w którym operacje zostały zakończone,

•    dowody księgowe dotyczące wpływów ze sprzedaży detalicznej - do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy, nie później niż do dnia rozliczenia osób, którym powierzono składniki aktywów objęte sprzedażą detaliczną.

•    dokumentację przyjętego sposobu prowadzenia rachunkowości - przez okres nie krótszy niż 5 lat od upływu jej ważności,

•    dokumenty dotyczące rękojmi i reklamacji - 1 rok po upływie rękojmi lub rozliczenia reklamacji,

•    dokumenty inwentaryzacyjne - 5 lat,

•    pozostałe dokumenty i dowody księgowe - 5 lat.

Zapamiętaj!

□    Dokumentacja księgowa jednostki obejmuje:

-    dowody księgowe (dokumenty księgowe potwierdzające zaistniałe operacje gospodarcze),

-    księgi rachunkowe (dziennik, księga główna, księgi pomocnicze, zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej oraz kont ksiąg pomocniczych, wykaz składników aktywów i pasywów),

-    sprawozdania finansowe (np. bilans).

□    Dowody księgowe (dokumenty księgowe) mogą być zewnętrzne: własne i obce oraz wewnętrzne.

□    Dowody księgowe można sporządzać jako zbiorcze, korygujące, zastępcze, rozliczeniowe.

□    Każdy dow’ód księgowy stanowi podstawę zapisów operacji gospodarczych na kontach. Przed przekazaniem dowodu do księgowania musi on być sprawdzony pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym.

□    Wewnętrzna instrukcja obiegu i kontroli dokumentów określa zasady ich wystawiania, obiegu i kontroli w danej jednostce gospodarczej.

□    Dziennik ujmuje chronologicznie operacje gospodarcze w roku obrotowym.

□    Konta księgi głównej w sposób syntetyczny rejestrują operacje gospodarcze w ciągu roku obrotowego w jednostce.

□    Konta ksiąg pomocniczych uszczegółowiają informacje zawarte na kontach księgi głównej.

□    Uzgadnianie zapisów na kontach ksiąg pomocniczych i kontach księgi głównej następuje poprzez zestawienie obrotów i sald.

105