Nowoczesne biuro to urzeczywistnienie koncepcji rozwiązań dotyczących przestrzeni biurowej traktowanej jako kompleksowa całość.
Równoczesne realizowanie koncepcji oraz zastosowanie odpowiednich materiałów daje efekt w postaci efektownych i efektywnych rozwiązań. Konsekwencją współczesnych trendów wzorniczych dążących do tworzenia otwartych, mobilnych i w pełni skomunikowanych biur jest coraz częstsze stosowanie nowoczesnych, ultralekkich w konstrukcji i wyrazie materiałów, dzięki którym przestrzeń współczesnego biura pozostaje wolna i otwarta. Na pierwszy plan wysuwają się takie materiały jak szkło - zapewniające wizualne powiększenie przestrzeni biura, a co za tym idzie lepszą komunikację personelu. Materiałami doskonale współgrającymi z elementami szkła o różnym kolorze i fakturze są : aluminium we wszelkich wariantach wykończenia oraz płyty meblowe fornirowane i melaminowane o rysunku i barwie naturalnego drewna - a dzięki konsekwentnemu łączeniu tych materiałów otrzymujemy zawsze wnętrza o ciekawej kolorystyce a zależnie od użytych elementów - niezwykle efektowne i szalenie dynamiczne bądź też elegancko statyczne i prestiżowe.
Każda firma wyznaczając swój obszar działania , podświadomie komunikuje swym odbiorcom i partnerom wartości dla niej nadrzędne tj. to , co ma ją pozytywnie wyróżniać spośród setek i tysięcy innych dużych i małych firm współtworzących trudną rzeczywistość wolnorynkowej konkurencji. Przekazowi temu służy wybór rodzaju wyposażenia , stylu i jakości wykonania poszczególnych elementów i sposobu komponowania zamkniętych grup zadaniowych - jeżeli decyduje się wyposażać swoje biuro w elementy zaawansowane technologicznie i o nowatorskim designie - to w prosty sposób komunikuje swemu otoczeniu businessowemu , swym kontrahentom , pracownikom i klientom - następujący przekaz : nasze otoczenie to wyraz naszych działań i celów strategicznych , jesteśmy tak dynamiczni i innowacyjni jak nasze bezpośrednie otoczenie. Jeżeli zaś w kreowaniu swych siedzib decyduje się na produkty nawiązujące stylem , charakterem i rodzajem wykonania do sprawdzonych , klasycznych wzorów , to spójny komunikat brzmi : prestiż , tradycja , wysoka jakość , wysokie wymagania i wysokie oczekiwania , jesteśmy godni zaufania.
Niezależnie od tego, na jaki rodzaj wyposażenia zdecyduje się firma realizująca pomieszczenia swej siedziby istotne jest by były one komplementarne z rodzajem wykonywanej działalności bussinesowej , charakterem pracujących w niej ludzi i zapewniające właściwą komunikację i ergonomię pracy i aby po prostu miały duszę i to nieuchwytne coś , co decyduje że jedno biuro jest takie , że chciałoby się w nim pozostać na bardzo długo a inne chce się natychmiast opuścić.
Człowiek aby się rozwijać i realizować arcytrudne zadania i pokonywać codzienne stresy i problemy, musi funkcjonować w otoczeniu pięknym i starannie przemyślanym, w atmosferze dbałości o każdy choćby najmniejszy element , tam gdzie rodzi się pozytywna atmosfera, a każdy detal wyposażenia odzwierciedla integrację korporacji i pozwala na rozwój jednostki.
OPEN SPACE - to biuro, które umożliwia pracę wielu osób na dużej powierzchni, zaprojektowane z uwzględnieniem obowiązujących standardów określających wielkość powierzchni użytkowej przypadającej na jednego pracownika, a jednocześnie zapewniające każdemu minimum niezbędnej prywatności. Pomieszczenia tego typu mają wiele zalet - komunikacja , przepływ informacji i dokumentów są swobodniejsze i szybsze niż w tradycyjnym modelu biura ,gdzie zachowany został klasyczny podział na pokoje biurowe .
W modelu biura typu Open Space kierownicy działów pracują razem z podwładnymi, stąd organizacje gospodarcze stosujące ten model podziału wnętrza są postrzegane jako demokratyczniejsze. Jednocześnie taki tryb pracy umożliwia szybsze reagowanie na zmiany i bezpośrednią kontrolę, dzięki czemu można eliminować błędy już na etapie ich powstawania.
Podstawowymi problemami , które należy uwzględnić konstruując wnętrza biurowe w podziale typu Open Space są powstające : bałagan i hałas. Rozwiązaniem obu problemów są przewidywane przez producenta , który jako uzupełnienie systemowych stanowisk - biurek, proponuje systemy przestawnych ścianek działowych i paneli tapicerowanych wyodrębniających poszczególne stanowiska pracy. Dzięki ściankom i panelom możliwy jest funkcjonalny i ergonomiczny podział przestrzeni, zgodny z potrzebami , zarówno poszczególnych działów jak i indywidualnych pracowników. Ścianki mogą być wyposażone tory do prowadzenia wiązek teletechnicznych. Parawany , lekkie ścianki i panele pozwalają również na stosunkowo szybkie zmiany aranżacji przestrzeni biurowej, co nie jest możliwe przy stosowaniu klasycznych podziałów wnętrza ścianami czy ściankami G-K , jednocześnie oba rozwiązania mają porównywalne parametry akustyczne wnętrza.
Remedium na bałagan są liczne systemy przechowywania i segregacji dokumentów, które umożliwiają ich archiwizację zarówno w teczkach wiszących typu File jak i w stojących segregatorach. Do pomocniczego przechowywania bieżących dokumentów służą rozmaite przegródki, szufladki, dyspensory, półki i piórniki zintegrowane z systemem ścianek działowych jak i stanowiące wyposażenie mobilnych lub stojących kontenerów , pomocniczych szafek wiszących i stojących z frontami przesuwnymi, żaluzjowymi lub uchylnymi w standardach szeregowych 1 - 4 OH.
Sposoby zabudowania powierzchni typu Open Space wieńczy bogata oferta biurek i blatów pracowniczych - bogata oferta kształtów , wymiarów i kolorów pozwala na zaaranżowanie każdej przestrzeni. Należy jednak brać pod uwagę fakt , że biuro typu Open Space będzie rozwijać się i zmieniać , dlatego najlepiej wybrać system, który stworzy praktycznie nieograniczone możliwości komponowania stanowiska pracy przy użyciu niezbyt dużej liczby modułów. Należy pamiętać również o tym , że trzeba zadbać o wyposażenie wydzielonych przestrzeni typu - pokoje śniadań, meeting point'y , sale konferencyjne i szkoleniowe.
CALL CENTER - to zazwyczaj rodzaj biura pełniący rolę : centrum obsługi klientów, działu zamówień, centrum informacyjnego. Biuro tego typu rządzi się swoimi własnymi, specyficznymi prawami. Podstawowymi narzędziami pracy są komputer i telefon, a większość członków zespołu musi siedzieć przy swoich stanowiskach przez cały czas - stąd czynniki ergonomiczne w przypadku konstruowania Call Center odgrywają niebagatelną rolę.
Najważniejszym czynnikiem są wysokiej jakości, regulowane we wszystkich płaszczyznach - fotele obrotowe oraz coraz częściej regulowane na wysokość blaty robocze ( w nowego typu nowoczesnych biurach blaty sterowane są elektronicznie a za proces regulacji blatu odpowiadają silniki elektryczne ). Te czynniki pozwalają pracownikom na zmiany pozycji ciała podczas długiej męczącej pracy, są również dobrym rozwiązaniem gdy te same stanowiska służą różnym osobom w zmiennym trybie pracy.
Przygotowując zabudowę przestrzeni typu Call Center można zaproponować wieloosobowe stanowiska pracy, gdzie blaty biurek są zintegrowane ze ściankami działowymi i okablowaniem strukturalnym. Takie rozwiązanie pozwala na błyskawiczne wyposażenie biura - jednocześnie jednak system ten jest mało elastyczny przy konieczności przearanżowania lub zmiany przeznaczenia używanych pomieszczeń. Lepszym rozwiązaniem są elementy modułowe systemu meblowego, dzięki którym można tworzyć spójną stylistycznie całość w przypadku gdy Call Center zajmuje część powierzchni pomieszczeń w zabudowie Open Space lub klasycznym podziale na pokoje biurowe.
W punkcie obsługi klienta typu Call Center , gdzie pracuje się niezwykle intensywnie, sprawdzają się tylko meble wysokiej jakości . Niestety zdarza się , że w myśl opacznie pojętej oszczędności biura te wyposaża się najtańszym kosztem, co z kolei przekłada się na opinię o Call Center , które postrzegane są przez pracowników jako miejsca pracy w złych warunkach.
Z punktu widzenia ergonomii , najistotniejszym elementem Call Center jest fotel obrotowy, ponieważ to właśnie w nim spędza się długie godziny i na pewno na nich nie powinno się oszczędzać. Modelowy fotel do Call Center powinien być wyposażony w mechanizm asynchroniczny, gdzie siedzisko i oparcie niezależnie od siebie poruszają się zgodnie z ruchem ciała użytkownika lub jeszcze bardziej pożądany mechanizm Synchro dzięki któremu niezależnie od pozycji użytkownika siedzisko i oparcie pozostają we wzajemnym, dokładnie wyważonym stosunku. Płynne funkcjonowanie wszystkich mechanizmów można dostosować do wagi użytkownika a mechanizm blokować w różnych pozycjach roboczych. Fotel taki powinien mieć siłownik pneumatyczny typu Lift , funkcję Anti Shock , miękkie podłokietniki regulowane 3D ( 3 płaszczyzny regulacji ) , regulacja głębokości i nachylenia siedziska , aktywne oparcie , regulowany zagłówek , regulację podparcia odcinka lędźwiowego oraz samohamowne kółka jezdne podstawy fotela .
HOT DESKING - charakterystyczne dla współczesnej , nowoczesnej koncepcji biuro rozumiane jako miejsce spotkań , przeznaczone z założenia dla pracowników , którzy większość czasu spędzają w terenie. Na przykład charakter pracy handlowców nie wymaga by spędzali oni dużo czasu w biurze. Hot desking umożliwia im dzielenie między sobą niewielkich, mobilnych biurek wyposażonych w jezdne kółka, które w zależności od potrzeb i sytuacji można przesuwać z pokoju cichej pracy do przestrzeni pracy grupowej. Każdy z pracowników firmy ma własną mobilną szafkę, stanowiącą prywatne archiwum, które można swobodnie dołączyć do biurka będącego aktualnym miejscem pracy. Przygotowane do wyposażenia biura tego typu meble muszą mieć wygodne rozwiązania do podłączania przenośnych urządzeń elektronicznych i teleinformatycznych - notebooków , skanerów, drukarek etc.
Dla osób znajdujących się przez większość dnia poza biurem niezwykle istotne stają się miejsca spotkań jako punkty wymiany informacji i nadrabiania towarzyskich zaległości. Istotne staje się więc wygodne i estetyczne zagospodarowanie takich miejsc - quiet room'ów, meeting point'ów , sal konferencyjnych , cafeterii i kantyn pracowniczych , pomieszczeń recepcyjnych i wypoczynkowych . Dobrym rozwiązaniem są pastelowe meble o miękkim rysunku i kształcie , ciepłe oświetlenie oraz wygodne foteliki. Najlepsze zaś są zestawy wygodnych sof i foteli, dzięki którym można szybko zaaranżować nieformalne , bardziej domowe miejsce spotkań.