4087491017

współudział w realizacji obowiązków wynikających z ustawy o dostępie do informacji publicznej;²⁴

Do powyższych zadań należy jeszcze dodać kreowanie pozytywnego wizerunku urzędu w mediach, a co za tym idzie również wśród publiczności, gdyż większość informacji na temat działalności urzędów obywatele czerpią z przekazów medialnych, których forma i treść wpływa na opinie społeczności lokalnej na temat danej instytucji. Jak również zbieranie informacji zwrotnych.

W celu realizacji wyżej wymienionych zadań rzecznicy mogą żądać informacji od kierowników komórek organizacyjnych urzędu oraz od kierowników jednostek podporządkowanych lub nadzorowany przez dany organ administracji.²⁵

Podstawowymi narzędziami realizacji nałożonych na rzecznika prasowego zadań są pisemne formy współpracy z mediami.²⁶ W literaturze można się spotkać z około 30 rodzajami komunikatów pisemnych i graficznych używanych do kontaktu z dziennikarzami. Podstawowymi są:

komunikat informacyjny (brief announcement) to forma krótkiej, skondensowanej informacji na temat konkretnego nieskomplikowanego wydarzenia, która nie powinna przekraczać 20 wierszy maszynopisu; informacja prasowa (press release) to najbardziej popularny i jednocześnie najskuteczniejszy sposób na przekazanie mediom konkretnych informacji. Notatka powinna zawierać krótki tekst informacyjny opatrzony nagłówkiem, nie przekraczający 1 strony maszynopisu. Redakcje traktują ją jako surowy materiał do obrobienia (wzór zobacz rys. 2);

opracowanie prasowe (background release) szersze opracowanie nie przeznaczone do druku, a raczej zapoznania dziennikarza z daną tematyką; oświadczenie prasowe (press statment) to tekst oficjalny pozbawiony komentarzy, opatrzony jedynie danymi autora i miejsca wygłoszenia. Przekazywany także zainteresowanym instytucjom;

²⁴ Art. 1. ust 2, 3 Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie organizacji i zadań rzeczników prasowych w urzędach organów administracji rządowej z dnia 08.01.2002 r., Dz. U. 2002 nr 4 poz. 36

⁵    Art. 1. ust. 4 Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie organizacji i zadań rzeczników prasowy ch w urzędach organów administracji rządowej z dnia 08.01.2002 r„ Dz. U. 2002 nr 4 poz. 36

⁶    K. Wójcik, op. cit., s. 505- 522, zob. również s. 523- 546

18