8002824332

Stypendia w dziekanacie

Rozdział V Stypendia w dziekanacie

W tym rozdziale opisano czynności związane z obsługa stypendiów, jakie wykonuje się w jednostce przyznającej stypendia swoim studentom.

V.1. Okres stypendialny

Oto podstawowy formularz służący do obsługi stypendiów w dziekanacie:

B3 fi¹®!⁸ E<tycla zapylanie gioa fiekom £oia otna Eomoc

Hfg a i .......... ’+'x^ i

Przyjęto zasadę, że w jednym miesiącu kalendarzowym, w jednej jednostce przyznającej stypendia, może być zdefiniowany tylko jeden okres stypendialny. Dane dotyczące okresu i stypendiów przypisanych studentom podlegają modyfikacji do momentu zatwierdzenia okresu. Powinien to być moment np. przekazania podpisanych list stypendialnych do Kwestury i BSS.

Po zakończeniu wypłat w kasie, należy zaznaczyć osoby, które nie odebrały należnych kwot, a następnie zamknąć okres. Po tej czynności można przepisać bieżący okres stypendialny na nowy.

UWAGA! Po zatwierdzeniu i zamknięciu okresu nie wolno dokonywać żadnych zmian w bieżącym okresie stypendialnym! System USOS, a w szczególności moduł Stypendia działa, jak system naczyń połączonych. Wszelkie zmiany dokonane w jednostkach znajdują odbicie w częściach dla Kwestury i dla BSS. Zatem informacja o nadanym przez jednostkę stanie okresu widoczna jest w obu tych komórkach. Dla Kwestuiy stan zatwierdzony oznacza, że może przystąpić do generowania pliku przelewów stypendiów. Stan zamknięty jest sygnałem dla obydwu komórek, że mogą przygotowywać wszelkiego rodzaju sprawozdawczość centralną za dany okres.

V.1.1. Znaczenie poszczególnych flag

Flaga Zatwierdzony - oznacza, że listy stypendialne zostały już w danej jednostce wydrukowane, podpisane i przekazane do BSS. Bieżący okres stypendialny zatwierdza osoba z uprawnieniami stypendialnymi w tej jednostce (pracownik dziekanatu lub student z Komisji Stypendialnej). Zatwierdzenie okresu uniemożliwia zmianę kwoty stypendium, sposób realizacji wypłaty i dopisanie nowej osoby do listy w tym miesiącu. Zatwierdzenie okresu powoduje, że dane stypendialne tej jednostki z bieżącego miesiąca stają się widoczne w Kwesturze. Jest to sygnał dla Kwestury, że można sprawdzać dane i zrobić przelew. Zatem jeśli okres nie zostanie