BAZY DANYCH PROWADZONE PRZEZ ARCHIWA
PAŃSTWOWE.

1. WSTĘP.

Wraz z narastającym zasobem archiwalnym, znajdującym się w archiwach państwowych

niewystarczająca stawała się ewidencja w postaci papierowej. Dostęp do niej stawał się

ograniczony. W związku z szybkim postępem technicznym zaczęto myśleć o wprowadzeniu

ewidencji elektronicznej. Ewidencja taka w prosty i wygodny sposób ułatwiłaby korzystanie z

zasobu pracownikom archiwów jak i obywatelom, którzy coraz częściej korzystają z zasobów

archiwalnych.

2. DEFINICJA BAZY DANYCH.

Baza danych to zbiór danych, który jest zapisany zgodnie z określonymi regułami. W

węższym znaczeniu to dane cyfrowe gromadzone zgodnie z zasadami, jakie są przyjęte dla

danego programu komputerowego, który przeznaczony jest do gromadzenia i przetwarzania

tych danych. Program taki nazywany jest systemem zarządzania bazą danych (z ang.,

database management system, DBMS).

Programy do obsługi tych baz operują głównie na danych tekstowych i liczbowych, ale

większość współczesnych systemów umożliwia przechowywanie danych cyfrowych różnego

rodzaju np. grafika muzyka dane o nieokreślonej strukturze.

3. KRÓTKA HISTORIA.

W 1970 roku Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych powołała zespół naukowo

badawczy „Informatyka i archiwa”. Pracami tego zespołu do 1998 roku kierował prof. dr

Stanisław Nawrocki z AP w Poznaniu.

Do jego głównych zadań zespołu należała:



Ocena dotychczasowych pomocy archiwalnych i możliwość ich zmodernizowania



Praktyczne próby unowocześnienia informacji



Przygotowanie automatyzacji informacji w archiwach



Zagadnienia teoretyczne i ogólne związane z automatyzacją informacji archiwalnej

Pierwsze próby praktycznego przetwarzania danych w archiwach państwowych odbyły

się w 1984 r. Polegały one na przetwarzanie kartoteki zespołów oraz przetwarzanie informacji

o archiwach zakładowych (program AZAK). W dalszych latach wraz z rozwojem techniki w

archiwach pojawiały się pierwsze komputery osobiste, które były wykorzystywane dla celów

archiwalnych. Dopiero w 1990 roku powstały pierwsze bazy danych.

W latach 1994-1996 Międzynarodowa Rada Archiwów wprowadziła międzynarodowy

standard opisu archiwaliów (ISAD-G) a także międzynarodowy standard opisu ciał

zbiorowych i twórców zespołów ISAAR.

Pierwsza polska prezentacja archiwalna na stronach internetowych odbyła się w 1996

roku. A dopiero w roku 2000 ukazał się w Internecie System Ewidencji Zespołów

Archiwalnych (SEZAM).

4. BAZY DANYCH ZNAJDUJĄCE SIĘ W NDAP.

Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych prowadzi stronę internetową

(www.archiwa.gov.pl) . Na tej stronie znajduje się szeroki zakres informacji zawierających

aktualności, kronikę wydarzeń, wykaz publikacji NDAP, bieżące informacje o prowadzonych

inwestycjach zagadnienia prawne fora i portale poświecone archiwistyce. Oprócz tych danych

znajdujących się na stronie internetowej NDAP odrębny link poświęcony jest bazom danych.

4.1 BAZY DANYCH DOTYCZĄCE ZESPOŁÓW ARCHIWALNYCH.

Obecnie w NDAP funkcjonują dwie bazy dotyczące zespołów archiwalnych i są to:

SEZAM to pierwsza baza komputerowa, jaka została utworzona przez NDAP w 2001 jej

wprowadzenie miało na celu:

 Ujednolicenie opisu zasobu archiwalnego na poziomie zespołu (zbioru);

 Usprawnienie wyszukiwania informacji o zasobie archiwalnym w jednym archiwum

oraz we wszystkich archiwach państwowych;

 Ustalenie zespołów rozbitych między kilka archiwów w celu późniejszego ich scalenia

fizycznego lub ewidencyjnego;

 Eliminowanie różnych nazw stosowanych do takich samych typów zespołów i

zbiorów

 Ujednolicenie nazewnictwa;

 Usprawnienie i pomoc w planowaniu opracowania zasobu;

 Usprawnienie i przyspieszenie sporządzania środków ewidencyjnych materiałów

archiwalnych;

 Pomoc w zarządzaniu zasobem i sporządzaniu sprawozdań.

Baza SEZAM obejmuje swoim zasięgiem dane dotyczące zasobu archiwalnego, jaki znajduje

się w 32 archiwach państwowych a także 23 współpracujące z nimi instytucje krajowe i

polonijne. Są to:

 Archiwum Polskiej Akademii Nauk w Warszawie i Oddziału w Poznaniu,

 Archiwum Nauki Polskiej Akademii Nauk i Polskiej

 Akademii Umiejętności w Krakowie,

 Muzeum Narodowego w Warszawie, Archiwum

 Uniwersytetu Mikołaja Kopernika w Toruniu,

 Archiwum Uniwersytetu Kardynała Stefana Wyszyńskiego w Warszawie,

 Archiwum Uniwersytetu Łódzkiego,

 Biblioteki Uniwersyteckiej w Warszawie,

 Muzeum Pierwszych Piastów na Lednicy,

 Kobyłczańskim Muzeum Oręża i Techniki Użytkowej,

 Stowarzyszenia Archiwum „Solidarności”,

 Zarządu Oddziału Związku Sybiraków w Łodzi,

 Fundacji Tygodnika Powszechnego w Krakowie, Głównej Biblioteki Lekarskiej im.

Stanisława Konopki w Warszawie,

 Żydowskiego Instytutu Historycznego im. Emanuela Ringelbluma,

 Centralnego Archiwum Wojskowego im. mjr Bolesława Waligóry (akta wytworzone

do 1939 r.),

 Konwentu Bonifratrów w Krakowie,

 Instytutu Józefa Piłsudskiego w Nowym Jorku,

 Polskiego Instytutu Naukowego w Nowym Jorku,

 Instytutu Józefa Piłsudskiego w Londynie,

 Stowarzyszenia Weteranów Armii Polskiej w Ameryce,

 Centralnego Archiwum Polonii w Orchard Lake i Polskiego Ośrodka Społeczno-

Kulturalnego oraz Biblioteki Polskiej w Londynie.

Baza danych ZoSIA (Zintegrowany System Informacji Archiwalnej), który powstał w

wyniku prac zespołu, jaki powołał ówczesny NDAP pan Sławomir Radoń w 2007 roku.

Projekt ten jest realizowany przez Narodowe Archiwum Cyfrowe. Obecnie system ten został

wdrożony w archiwach państwowych:

 Archiwum Państwowe w Lublinie wraz z oddziałami w Kraśniku, Radzyniu

Podlaskim i Chełmie;

 Archiwum Państwowe w Poznaniu wraz z oddziałami w Koninie, Pile, Gnieźnie;

 Archiwum Akt Nowych w Warszawie;

 Archiwum m. st Warszawy;

 Narodowe Archiwum Cyfrowe;

A także w innych instytucjach:

 Muzeum Narodowe w Krakowie;

 Państwowe Muzeum na Majdanku;

 Muzeum Zamoyskich w Kozłówce;

 Uniwersytet Jagielloński;

 Muzeum Zabawek i Zabawy w Kielcach

 Instytut Historii i Archiwistyki Uniwersytetu Mikołaja Kopernika w Toruniu

 Instytut Historii i Stosunków Międzynarodowych Instytutu Szczecińskiego

 Instytut Historyczny Uniwersytetu Warszawskiego

 Fundacja Kultury i Dziedzictwa Ormian Polskich

 Centralne Muzeum Jeńców Wojennych w Łaminowicach-Opolu

System ten umożliwia prowadzenie ewidencji materiałów archiwalnych tworzenie pomocy

archiwalnych a także prowadzenie kwerend.

Opis zespołów w obydwu bazach łączy elementy, jakie są wymagane przez polskie przepisy

archiwalne oraz przez międzynarodowy standard opisu archiwalnego ISAD (G) . Baza danych

zawiera następujące informacje o zasobie na poziomie zespołu:

 Nazwę zespołu

 Klasyfikacje twórców

 Daty krańcowe dokumentacji

 Rozmiar w j.a. i m.b. materiałów archiwalnych (kat A) i dokumentacji nierchiwalnej

(kat B)

 Stan opracowania



Rodzaj karty zespołu



Istniejące pomoce archiwalne



Miejsce przechowywania

Opis niektórych zespołów jest poszerzony o takie informacje jak:

 Dzieje twórcy

 Charakterystykę zawartości

 Informacje o języku dokumentacji i warunkach udostępniania

 Inwentarz sporządzony w postaci elektronicznej

 Wstęp do inwentarza

Obecnie dąży się do tego, aby dane zawarte w bazie danych SEZAM zostały przeniesione do

bazy danych ZoSIA.

4.2.INWENTARZE.

Cały system zawiera ściśle ze sobą połączone informacje z baz, które grupują dane o

materiałach archiwalnych z różnych dziedzin dotyczy to zarówno dokumentacji aktowej

technicznej jak i kartograficznej. Ogólnie w systemie znajduje się 19700 inwentarzy

zespołów, co stanowi w przybliżeniu 22% wszystkich zespołów przechowywanych w

archiwach państwowych. System ten obejmuje takie bazy danych jak:

A). Inwentarze Zespołów Archiwalnych (IZA) – obejmuje on inwentarze zespołów z

archiwów państwowych i ich oddziałów a także z Muzeum Pierwszych Piastów na Lednicy,

Archiwum Uniwersytetu Mikołaja Kopernika w Toruniu, Stowarzyszenia Archiwum

„Solidarności”, Zarządu Oddziału Związku Sybiraków w Łodzi, Instytutu Józefa Piłsudskiego

w Nowym Jorku i Polskiego Instytutu Naukowego w Nowym Jorku.

Baza danych IZA ma na celu:

 Zebranie danych o zasobie na poziomie jednostki archiwalnej w formie

umożliwiającej włączenie ich do komputerowego systemu informacyjnego,

 Drukowanie inwentarza książkowego,

 Drukowanie inwentarza skarbowego;

 Usprawnienie wyszukiwania informacji zawartej w tytule i opisie jednostki

archiwalnej:

 Usprawnienie wyszukiwania informacji za pomocą haseł indeksowych,

 Usprawnienie systematyzacji złożonych zespołów archiwalnych,

B) Inwentarze dokumentów wytworzonych do końca XVIII wieku (SCRINIUM) – dane z

Archiwum Państwowego w Katowicach i jego Oddziału w Raciborzu, Archiwum

Państwowego w Krakowie, Archiwum Państwowego w Przemyślu, Archiwum Państwowego

w Toruniu, Archiwum Państwowego we Wrocławiu oraz jego oddziałów w Kamieńcu

Ząbkowickim i Lubaniu. Wprowadzenie SCRINIUM miało na celu:

- usprawnienie wyszukiwania informacji o dokumentach staropolskich przechowywanych w

jednym archiwum oraz we wszystkich archiwach państwowych;

- usprawnienie i pomoc w planowaniu opracowania dokumentacji staropolskiej;

- umożliwienie opracowywania różnego rodzaju dokumentacji archiwalnej – ksiąg, akt,

pieczęci

C). Inwentarze dokumentacji technicznej (baza KITA - Komputerowa Informacja

Techniczna) – dane z Archiwum Państwowego w Bydgoszczy, Archiwum Państwowego w

Piotrkowie Trybunalskim Oddział w Tomaszowie Mazowieckim, Archiwum Państwowego w

Siedlcach.

D). Inwentarze dokumentacji kartograficznej (MAPY) – dane z Archiwum Państwowego w

Białymstoku, Archiwum Państwowego w Bydgoszczy, Archiwum Państwowego w

Katowicach i jego Oddziału w Żywcu, Archiwum Państwowego w Koszalinie Oddział w

Słupsku, Archiwum Państwowego w Krakowie, Archiwum Państwowego w Rzeszowie,

Archiwum Państwowego w Szczecinie oraz Archiwum Państwowego we Wrocławiu.

E). Inwentarze elektroniczne dokumentacji aktowej przygotowane lokalnie w 3 archiwach:

Archiwum Głównym Akt Dawnych, Archiwum Akt Nowych oraz Archiwum Państwowym w

Krakowie.

Każdy dokument znajdujący się w takiej bazie danych składa się z opisu jednostki

archiwalnej, w której powinny się znaleźć takie elementy jak:

 Numer archiwum

 Numer zespołu

 Sygnatura jednostki

 Tytuł

 Daty krańcowe dokumentacji

 Postać

 Rodzaj pisma

 Liczba kart lub stron

 Format sygnatury dawne i uwagi

 W niektórych opisach znajdują się hasła indeksowe (geograficzne, osobowe,

rzeczowe)

4.3.PROGRAM

REJESTRACJI

AKT

METRYKALNYCH

I

STANU

CYWILNEGO PRADZIAD.

Baza danych PRADZIAD została utworzona w celu rejestracji akt metrykalnych i

stanu

cywilnego przechowywanych w archiwach państwowych i najczęściej

wykorzystywanych do poszukiwań genealogicznych. Będzie ona również służyła, jako

podstawa do publikowania przewodników tematycznych. Baza ta zawiera informacje

dotyczące ksiąg metrykalnych i stanu cywilnego, jakie przechowywane są we wszystkich

archiwach państwowych,

Książnicy Pomorskiej im. Stanisława Staszica w Szczecinie,

Archiwum Archidiecezjalnym w Łodzi, Archiwum Archidiecezjalnym w Poznaniu,

Archiwum Diecezjalnym w Płocku, Archiwum Diecezjalnym w Drohiczynie (tylko z dawnej

diecezji pińskiej), Archiwum Archidiecezjalnym w Szczecinie, Archiwum Diecezjalnym

Warszawsko-Praskim,

Archiwum

Diecezjalnym

we

Włocławku,

Archiwum

Archidiecezjalnym we Wrocławiu, Fundacji Kultury i Dziedzictwa Ormian Polskich oraz o

księgach metrykalnych wyznania mojżeszowego i rzymskokatolickiego przechowywanych w

Urzędzie Stanu Cywilnego m. st. Warszawy – Archiwum (tzw. archiwum zabużańskie – stan

na 2006 r. Te ostatnie akta nie są udostępniane do wglądu użytkownikom, z wyłączeniem

przypadków, o których mowa w Prawie o aktach stanu cywilnego - Dz. U. 04.161.1688).

Baza ta jednak nie zawiera spisu nazwisk, jakie występują w poszczególnych księgach, lecz

dotyczy samych ksiąg.

Zawarte w niej dane zostały uporządkowane w określony sposób i zawierają następujące

informacje:

 Przynależność administracyjna (dotyczy miejscowości, które znajdują się na terenie

Polski gminy i województwa zgodnie z podziałami terytorialnymi z okresów 1975-

1998 oraz od 1999; w odniesieniu do miejscowości już nieistniejących lub

znajdujących się obecnie poza granicami Polski - przynależność administracyjna z

okresu, w którym powstały akta: w przypadku terenów, które przed 1939 r. należały

do Polski, a obecnie leżą na Ukrainie i Litwie - powiaty i województwa, w przypadku

terenów, które były częścią Rzeszy Niemieckiej, a obecnie leżą w Niemczech i Rosji -

rejencje i powiaty)

 Wyznanie/obrządek (adwentyści, anglikanie, baptyści, chrystusowi katolicy,

chrześcijańsko-katolickie,

dysydenci,

ewangelickie,

ewangelicko-augsburskie,

ewangelicko-reformowane, ewangeliczni chrześcijanie, filipońskie, greckokatolickie,

husyckie,

jednowiercy,

katolicko-apostolskie,

mahometańskie, mariawickie,

mennonickie, mieszane, mojżeszowe, nieokreślone, ormiańskie, polsko-narodowe,

prawosławne, rzymskokatolickie, staroluterańskie staroobrzędowe oraz urząd stanu

cywilnego)

 Wezwanie (w zasadzie tylko wtedy, gdy w danej miejscowości było kilka parafii tego

samego wyznania)

 Rodzaj aktu stanu cywilnego (podstawowe serie: urodzenia, małżeństwa i zgony oraz

akta zbiorowe, akta znania, alegata, bierzmowania, chrzty, egzaminy przedślubne, I

Komunia Święta, inne, katechumeni, komunikujący, koncesje, konfirmacje,

konwertyci, księga rodzin, mieszane, pochówki, protokoły przedślubne, rozwody,

sakrament chorych, spis dusz, spowiadający się, urodzenia, wstąpienia do obrządku,

wypominki, wystąpienia z obrządku, zapowiedzi, zgony)

 Daty - krańcowe daty roczne dokumentacji

 Mikrofilmy - krańcowe daty roczne ksiąg, które posiadają mikrofilmy użytkowe

przechowywane w archiwum przechowującym dokumentację

 Informacja o dostępności akt

 Miejsce przechowywania materiałów - nazwa i numer archiwum państwowego lub

oddziału archiwum państwowego

 Nazwa i numer zespołu

 Uwagi

4.4.BAZA DANYCH EWIDENCJE LUDNOŚCI W ARCHIWALIACH ELA

Baza ELA zawiera informacje dotyczące o spisach ludności sporządzanych na różne

potrzeby i w różnych celach mogą one mieć postać (ewidencji, wykazów, kartotek itp.) .

Znajdują się one w materiałach archiwalnych, które przechowywane są w archiwach

państwowych. Materiały te zostały zebrane w bazie wg określonego schematu:

 Opis materiałów archiwalnych - rodzaj (nazwa oryginalna) spisu, jego daty krańcowe,

symbole klasyfikacyjne spisów (klasyfikacja została wykonana przez autorów bazy

danych i nie pochodzi z przekazu źródłowego):



areszt aresztanci, więźniowie, poszukiwani, śledzeni, indagowani, agenci,

szpiedzy, egzekucje, wywiezieni do obozów



aut autochtoni



cudz cudzoziemcy



czas mieszkańcy tymczasowi, ludność niestała



dd wychowankowie domów dziecka



dow dowody tożsamości, paszporty



duch duchowni



gosp gospodarstwa domowe lub rodzinne



in inni - np. przyjęci do prawa miejskiego, wywożeni na roboty, właściciele

gospodarstw



jen jeńcy



kl więźniowie obozów koncentracyjnych



lst ludność stała



meld księgi meldunkowe, rejestry meldunkowe



metr akta metrykalne, akta stanu cywilnego



mkd mężczyźni, kobiety, dzieci, młodzież



nar np. Żydzi, Cyganie, osoby o nieokreślonej przynależności państwowej



part członkowie partii



pob poborowi, rekruci, rezerwiści, landwerzyści



pod podatnicy



pos posłowie, deputowani, radni



rep repatrianci



ruch ruch ludności - przybywający i wyjeżdżający, przesiedleńcy, uchodźcy,

osadnicy



sp spis powszechny



skor skorowidze do ksiąg - ludności stałej i niestałej, meldunkowych



ucz uczniowie, wychowankowie szkół, absolwenci



volk volkslisty



wojsk wojskowi, powstańcy



wyb spisy wyborców



wyzn grupy wyznaniowe



zaw grupy zawodowe - urzędnicy, czeladnicy, rzemieślnicy itp.

 Opis obszaru, którego spis dotyczy - nazwa geograficzna miasta, osady lub jednostki

administracyjnej (nie mniejszej niż gmina/gromada), nazwa obszaru, którego dotyczy

spis, np.: powiat, wieś itp., nazwa województwa, w której znajdowała się opisywana

miejscowość lub obszar (według podziału z lat 1975-1998);

 Miejsce przechowywania materiałów - nazwa i numer archiwum państwowego lub

oddziału archiwum państwowego, nazwa i numer zespołu, w którym występują spisy

ludności, ogólna liczba jednostek archiwalnych spisu, numery sygnatur

poszczególnych spisów ludności.

5. PODSUMOWANIE.

Bazy danych w istotny sposób zmieniły podejście do zagadnień związanych z

zarządzaniem materiałami archiwalnymi. Dzięki tym bazom pracownicy archiwów mają

większą możliwość do korzystania z danych zarówno w swoim archiwum jak i archiwach

znajdujących się na terenie kraju. Na pewno są one pomocne w wyszukiwaniu konkretnych

dokumentów a także skraca się czas wyszukiwania.

Wraz ze wzrostem świadomości społecznej ludzie zaczęli coraz bardziej interesować się

przeszłością swojego regionu, w którym żyją. Większość z nich zaczęła poszukiwać swoich

przodków oraz informacji o nich. W przypadku bardzo pomocne przy poszukiwaniach

okazały się bazy danych ELA oraz PRADZIAD.

6. LITERATURA.

http://www.archiwa.gov.pl/pl/bazy-danych/320-ksigi-metrykalne-i-stanu-cywilnego-

pradziad.html

http://www.archiwa.gov.pl/pl/bazy-danych/321-ewidencja-ludnoci-w-archiwaliach-ela.html

http://www.archiwa.gov.pl/pl/bazy-danych/325-inwentarze-zespoow-archiwalnych-iza.html

http://www.archiwa.gov.pl/pl/archiwa-pastwowe.html

http://www.nac.gov.pl/pl/ZoSIA

http://pl.wikipedia.org/wiki/ZoSIA

Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych I Z A Inwentarze Zespołów Archiwalnych

Wersja 6.01 Podręcznik użytkownika Warszawa 2007

Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych Program rejestracji akt metrykalnych i stanu

cywilnego (PRADZIAD) wersja 3.2 podręcznik użytkownika WARSZAWA 2005

System Ewidencji Zasobu Archiwalnego SEZAM Wersja 6.2 Podręcznik użytkownika

Warszawa 2007

Dr Andrzej Biernat Nowoczesność w polskich archiwach Referat na konferencję: Współpraca

bibliotek publicznych, muzeów i archiwów w projekcie budowy sieci informacyjnej instytucji

kultury w Polsce Stare Jabłonki 11października 2002 r.

.