Projektowanie tabel w MS ACCESS 2007.
Katedra Zastosowań Informatyki
Tworzenie nowej bazy danych w MS Access 200 7
1. Otwórz MS Access 2007.
2. Pojawi się następująca strona, na której wybierzesz Pusta baza danych, jeżeli projektujesz nową
bazę (czerwona strzałka) lub otwórz już istniejącą bazę danych (zielona strzałka)
3. Po wybraniu Pusta baza danych pojawi się możliwość wprowadzenia nazwy bazy. Wpisz
nazwę pliku (np. Hurtowania) i kliknij Utwórz. Access Przechowuje informacje w pojedynczym
pliku z rozszerzeniem accdb (np. Hurtownia.accdb).
4.
Tworzenie tabeli w istniejącej bazie danych
Tabelę można utworzyć przez utworzenie nowej bazy danych, wstawienie tabeli d o
istniejącej bazy danych lub zaimportowanie albo połączenie tabeli z innego źródła danych —
skoroszytu programu Microsoft Office Excel 2007, dokumentu programu Microsoft Office Word
2007, pliku tekstowego lub innej bazy danych. Do utworzonej nowej, pustej bazy danych jes t
Tworzenie nowej tabeli
Na karcie Tworzenie w grupie Tabele kliknij przycisk Tabela.
Prosta baza danych, na przykład lista kontaktów, może korzystać z jednej tabeli, jednak
5. Widok okna otwartej bazy danych Hurtownia w MS Access 2007 pokazano na poniższym
rysunku.
Tworzenie tabel w MS Access
często w bazach danych jest używanych wiele tabel. Podczas tworzenia bazy danych na komputerze
jest tworzony nowy plik, który działa jako kontener na obiekty bazy danych, takie jak tabele.
automatycznie wstawiana nowa, pusta tabela. Następnie można wprowadzić dane, aby rozpocząć
definiowanie pól.
Do bazy danych zostanie wstawiona nowa tabela i otwarta w widoku arkusza danych.
2.
Wybierz odpowiedni sposób tworzenia nowo powstałej tabeli (Widok arkusza danych, Wido k
projektu, Widok tabeli przestawnej, Widok wykresu przestawnego).
3/11
1.
Tworzenie tabeli w Widoku projektu
Opcja Widok projektu przełącza użytkownika w fazę projektowania tabeli .
W karcie Narzędzia główne w grupie Widok wybierz Widok projektu (należy wykonać tą czynność
po wcześniejszym zaznaczeniu tabeli).
Poniższy rysunek przedstawia tabelę w widoku projektu.
4/11
1.
Symbol
>
<
!
[kolor]
Tytuł
Wybrane symbole wykorzystywane przy definiowaniu formatów niestandardowych
Opis symbolu
Wprowadzony tekst wypisywany jest dużymi literami.
Wprowadzony tekst wypisywany jest małymi literami.
Właściwość
Wybrane właściwości pól – krótka charakterystyka
Opis
Wymuszanie wyrównania do lewej (domyślnie jest wyrównanie do prawej).
Ogranicza wartość danych typu tekstowego i liczbowego. Istotne jest, aby ustalić rozmiar pola na
możliwie najmniejszą wartość.
Rozmiar pola
Format
2 .
Dodaj pola:
a )
ustaw się kursorem w pierwszym od góry wolnym wierszu w kolumnie Nazwa pola,
b )
wprowadź nazwę pola,
w kolumnie typ danych wybierz odpowiedni typa danych (krótka charakterystyka dostępnych typów
danych podana została w poniższej tabeli).
Typy danych pól w MS Access – krótka charakterystyka
d )
dla danego pola określ właściwości (każdy typ danych ma określone parametry).
Definiuje sposób wyświetlania danych. Przy stosowaniu formatów dla danych typu: liczba, tekst,
data/godzina, walutowy oraz tak/nie, można skorzystać z istniejących już formatów (np.: liczba
całkowita krótka, data długa, euro, wł/wył itp.) lub zdefiniować własny niestandardowy format
wyświetlania. Przykłady symboli wykorzystywanych przy definiowaniu własnych formatów
zestawiono w tabeli 3.
Wartość
domyślna
Pozwala określić automatycznie wprowadzaną wartość przy dodawaniu nowego rekordu, na przykła d
funkcja Date() wyświetla bieżącą datę.
Wyświetlanie danych w kolorze określonym w nawiasie. Dostępne kolory: czarny, niebieski, zielony,
błękitny, czerwony, amarantowy, żółty, biały.
Pokazuje symbol dolara w danej pozycji
Definiuje jakie i w jakim formacie dane będą wprowadzane do pola tabeli. Najczęściej stosuje się maski
Maska
wprowadzania przy polach typu: telefon, kod pocztowy. Przy definiowaniu maski można skorzystać z kreatora lub
zdefiniować niestandardową maskę wprowadzania. Przykłady symboli wykorzystywanych w definiowaniu
masek przedstawia tabela 4.
$
0
Określa nazwę pola tabeli wyświetlaną w widoku arkusza danych.
Oznacza dowolną cyfrę, jeżeli na tej pozycji nie występuje cyfra, to pokazuje wartość zero. Symbol może być
wykorzystywany przy wyświetlaniu zer wiodących lub zer po przecinku w ułamku dziesiętnym.
Oznacza dowolną cyfrę bez znaku, jeżeli na tej pozycji nie występuje cyfra, to wyświetla puste miejsce.
Określa sposób wyświetlania nazwy miesiąca: m oznacza 1, mm oznacza 01, mmm oznacza Sty, mmm m
oznacza Styczeń.
#
M
Wymagane
Jeżeli wartość ustawiona jest na tak, wówczas przy dodawaniu nowego rekordu wymusza na użytko-
wniku wprowadzenie wartości w polu, jeżeli na nie - pole to może zostać puste.
Określa sposób wyświetlania nazwy dnia: d oznacza 1, dd: 01, ddd: Pon, dddd: Poniedziałek.
Określa sposób wyświetlania roku: yy oznacza 08, yyyy oznacza 2008.
h symbolizuje godziny, n minuty, s sekundy.
D
Y
h, n, s
Typ dan ych
Tekst
Nota
Typ przechowywanych danych
Znaki alfanumeryczne (tekst lub kombinacja tekstu i liczb). Prze-chowuje do 255 znaków.
Znaki alfanumeryczne. Stosuje się w przypadku długich tekstów lub opisów. Przechowuje do 65536
znaków.
Li cz ba
Data/Godzina
Walutowy
Autonumerowanie
Dane liczbowe, z wyjątkiem danych walutowych.
Data oraz czas.
Wartości walutowe. Zapobiega zaokrąglaniu wartości podczas obliczeń .
Unikatowe sekwencje (o przyroście 1) lub liczby losowe wsta -wiane automatycznie przy
dodawaniu nowego rekordu. Najczę-ściej stosowany dla pola klucza podstawowego.
Tak/Nie
Obiekt OLE
Wartości logiczne. Przechowuje tylko jedną z wartości Tak/Nie, Wł/Wył lub Prawda/Fałsz.
Typ stosowany do obiektów OLE (zdjęcia, rysunki, dźwięki, pliki filmowe, dokumenty MS
Word, arkusze kalkulacyjne lub inne pliki binarne).
Hiperłacze
Kreator
Łącze do zasobu internetowego. Hiperłącze może być ścieżką UNC lub ścieżką URL.
Tworzy pole, w którym wyświetlane są dane np. z innej tabeli lub z listy wartości przy użyciu
odnośników
pola kombi.
5/11
c)
Symbol
#
0
9
L
?
A
a
&
C
\
Dowolny znak lub spacja, musi być wpisany
Dowolna cyfra bez znaku, nie musi być wprowadzona
Opis symbolu
Dowolny znak lub spacja, nie musi być wpisany
Dowolna litera, która musi być wpisana
Oznacza, że następny znak w masce należy traktować dosłownie i ma zostać wyświetlony
Wybrane symbole używane przy definiowaniu niestandardowych masek wprowadzania
Dowolna cyfra bez znaku, puste miejsce zmienione zostaje na spację
Dowolna cyfra, która musi być wpisana
Dowolna litera, która nie musi być wpisana
Znak alfanumeryczny, który musi być wpisany
Znak alfanumeryczny, który nie musi być wpisany
Zdefiniuj klucz podstawowy
Zaznacz pole zawierające wartości unikatowe. Aby zaznaczyć pole kl iknij na pierwszą kolumnę przy
nazwie pola.
Wybierz z karty Projekt polecenie Klucz podstawowy
4 .
Zapisz tabelę i określ nazwę. Tabelę można zapisać w momencie zamykania lub poleceniem Zapis z
wybierając
przycisk Microsoft Office
6/11
3.
a)
b)
.
Tworzenie tabeli w Widoku arkusza danych
Tworzenie tabeli w Widoku arkusza danych przełącza do widoku tabeli w postaci arkusza danych .
Utwórz tabelę wybierając w karcie Tworzenie opcję Tabela.
Określ nazwy kolumn (pól). Aby zmienić nazwę należy dwukrotnie kliknąć myszką na nazwę kolumny i
wprowadzić nową nazwę.
Określ właściwości poszczególnych pól w oknie Widok projektu (zobacz tworzenie tabeli w Widoku
projektu).
Tworzenie tabeli za pomocą Szablonu tabel
Podczas tworzenia tabeli Kontakty, Zadania, Problemy, Wydarzenia lub Majątek może być
przydatne skorzystanie z szablonów tabel przygotowanych dla tych tematów i dołączonych do
programu Office Access 2007. Szablony tabel są zgodne z listami programu Microsoft Windows
SharePoint Services 3.0 o tych samych nazwach.
1.
Na karcie Tworzenie w grupie Tabele kliknij przycisk Szablony tabel, a następnie wybierz z
listy jeden z dostępnych szablonów.
Zostanie wstawiona nowa tabela oparta na wybranym szablonie.
7/11
1.
2.
3.
5.
, a następnie kliknij polecenie Otwórz.
Kliknij przycisk Microsoft Office
Za pomocą odpowiedniego polecenia na karcie Tworzenie można także zaimportować lu b
połączyć listę programu SharePoint.
Tworzenie tabeli na podstawie listy programu SharePoint
Postępuj zgodnie z instrukcjami wyświetlanymi w oknach dialogowych.
Tworzenie nowej tabeli przez zaimportowanie lub połączenie danych zewnętrznych
1 .
Aby skorzystać z istniejącej bazy danych, kliknij polecenie Otwórz w menu Plik.
Tabelę można utworzyć przez zaimportowanie lub połączenie informacji przechowywanych
W oknie dialogowym Otwieranie wybierz i otwórz bazę danych.
W bazie danych można utworzyć tabelę importującą dane z listy programu SharePoint lub
połączoną z taką listą. Lista może istnieć wcześniej (wtedy można z niej zaimportować dane lu b
dodać łącze do niej), ale można też utworzyć nową listę niestandardową bądź opartą na wstępnie
W oknie dialogowym Otwieranie wybierz i otwórz bazę danych.
Aby utworzyć nową bazę danych, w menu Plik kliknij polecenie Nowy.
w innym miejscu. Można na przykład zaimportować lub połączyć informacje z arkusza programu
W polu Nazwa pliku wprowadź nazwę pliku. Aby zmienić lokalizację, kliknij ikonę
fo lderu.
Kliknij przycisk Utwórz.
Excel, listy programu SharePoint, pliku XML, innej bazy danych programu Access, folder u
programu Microsoft Office Outlook 2007 i wielu innych źródeł. Podczas importowania informacji
jest tworzona ich kopia w nowej tabeli w bieżącej bazie danych. W przypadku łączenia z informa-
Importowanie lub łączenie w celu utworzenia tabeli
cjami w bieżącej bazie danych jest tworzona tabela połączona reprezentująca działające połączenie
z informacjami przechowywanymi w innym miejscu. Zmiana danych w tabeli połączonej powoduje
również zmianę w źródle (z kilkoma wyjątkami opisanymi poniżej). Zmiana informacji w źródle
wykonana za pomocą
innego programu
jest widoczna w tabeli połączonej. W
niektórych
przypadkach nie można zmieniać źródła danych przy użyciu tabeli połączonej. Dotyczy to przede
wszystkim sytuacji, w których źródłem danych jest arkusz programu Excel.
Zostanie otwarta nowa baza danych (zostanie utworzona nowa tabela o nazwie
Tabela1 i otwarta w widoku arkusza danych).
Na karcie Dane zewnętrzne w grupie Importowanie kliknij jedno z dostępnych źróde ł
danych.
6 .
Program Access utworzy nową tabelę i wyświetli ją w okienku nawigacji.
zdefiniowanym szablonie. Wstępnie zdefiniowane szablony dostępne w programie Office Access
2007 to między innymi Kontakty, Zadania, Problemy i Wydarzenia.
Najpierw otwórz bazę danych, w której chcesz utworzyć tabelę.
Na karcie Tworzenie w grupie Tabele kliknij przycisk Listy programu SharePoint .
8/11
2 .
3.
4.
1 .
2 .
3.
3 .
4 .
5.
3.
4.
Łączenie z istniejącą listą
Następnie wykonaj jedną z poniższych czynności:
Tworzenie listy na podstawie szablonu
Kliknij polecenie Kontakty, Zadania, Problemy lub Wydarzenia.
W oknie dialogowym Tworzenie nowej listy wprowadź adres URL witryny program u
SharePoint, na której ma się znajdować lista. Wprowadź też nazwę i opis nowej listy programu
SharePoint.
Aby tabela połączona została otwarta po utworzeniu, zaznacz pole wyboru Otwórz listę po
zakończeniu (jest ono zaznaczone domyślnie). Jeśli ma być inaczej, wyczyść to pole wyboru.
Kliknij przycisk OK.
Tworzenie nowej listy niestandardowej
Kliknij kartę Niestandardowy.
W oknie dialogowym Tworzenie nowej listy wprowadź adres URL witryny program u
SharePoint, na której ma się znajdować lista. Wprowadź też nazwę i opis nowej listy programu
SharePoint.
Aby tabela połączona została otwarta po utworzeniu, zaznacz pole wyboru Otwórz listę po
zakończeniu (jest ono zaznaczone domyślnie). Jeśli ma być inaczej, wyczyść to pole wyboru.
Kliknij przycisk OK.
Kliknij polecenie Istniejąca lista programu SharePoint.
W oknie dialogowym Pobieranie danych zewnętrznych wprowadź adres URL witryny
programu SharePoint zawierającej listę.
Tworzenie połączeń (relacji) między tabelami.
W relacyjnych bazach danych tabele połączone są ze sobą za pomocą relacji. Wyróżniamy trzy rodzaje
relacji: jeden do jednego, jeden do wielu, wiele do wielu.
Importowanie danych z istniejącej listy
1 .
Kliknij polecenie Istniejąca lista programu SharePoint.
W oknie dialogowym Pobieranie danych zewnętrznych wprowadź adres URL witryny
programu SharePoint zawierającej listę.
Kliknij opcję Importuj dane źródłowe do nowej tabeli w bieżącej bazie danych.
Kliknij opcję Połącz ze źródłem danych, tworząc tabelę połączoną.
Kliknij przycisk Dalej.
4 .
Kliknij przycisk Dalej.
Zaznacz pola wyboru obok list programu SharePoint, z którymi chcesz ustanowić połączenie.
Zaznacz pole wyboru obok list programu SharePoint, które chcesz zaimportować.
Kliknij przycisk OK.
6 .
Kliknij przycisk OK.
9/11
1 .
2.
3.
1 .
2.
3.
4.
2.
5 .
6.
1 .
2.
Etapy tworzenia relacji:
1 .
Wybierz kartę Arkusz danych a na niej opcję Relację. Pojawi się wówczas następujące okno, które
będzie zawierało wykaz wszystkich utworzonych tabel.
Zaznacz tabelę i dodaj do okna Relacji za pomocą przycisku Dodaj.
Powtarzaj punkt 2, aby dodać wszystkie tabele, które chcemy połączyć. Wynikiem będzie zbiór tabel w
oknie Relacje jak widać na poniższym rysunku.
Utwórz relację między poszczególnymi tabelami:
a )
przeciągnij pole z tabeli głównej i upuścić je na odpowiednim polu tabeli powiązanej. Pamiętaj, że
odpowiadające sobie pola muszą być tego samego typu, niekoniecznie tej samej nazwy (wyjątkiem jes t
pole typu Autonumerowanie – musi mu odpowiadać pole typu liczbowego, gdzie atrybut Rozmiar
pola jest określony jako liczba całkowita długa).
b )
W oknie Edytowanie Relacji zaznacz opcję Wymuszaj więzy integralności (rysunek poniżej). Jeżeli
opcja jest włączona, program będzie wymuszał zgodność danych w powiązanych tabelach. Ni e
będzie np. możliwe wystawianie faktur dla odbiorcy, którego danych nie ma w bazie. Włączenie opcji :
10/11
2 .
3.
4.
Kaskadowe uaktualnienie powiązanych pól (rysunek poniżej) oraz opcji Kaskadowe usuwanie
powiązanych pól (rysunek poniżej) spowoduje, że podczas usuwania rekordów lub zmiany wartości
pola w tabeli podstawowej program MS Access wprowadzi niezbędne zmiany w tabelach pokrewnych.
Okno dialogowe Edytowanie relacji
11/11