Procedury obslugi ladunkow w sy Nieznany

Wyższa Szkoła Logistyki. Materiały Studiów Podyplomowych Logistyka dla nauczycieli. Poznań 2009.

Monika Szostek „Procedury obsługi ładunków w systemach logistycznych”

Materiały dydaktyczne dla nauczycieli

Procedury obsługi ładunków

w systemach logistycznych

Autor:

Monika Szostek

Niniejszy materiał dydaktyczny został opracowany w ramach pracy dyplomowej

na Studiach podyplomowych “Logistyka dla nauczycieli” w Wyższej Szkole Logistyki.

Materiał dydaktyczny przeznaczony jest dla nauczycieli współpracujących z Wyższą Szkołą Logistyki

i może być wykorzystywany wyłącznie w sposób niekomercyjny do celów dydaktycznych.

POZNAŃ 2009

Spis treści

1. Formy nawiązania współpracy z klientem ........................................................................... 3

1.1. Procedura nawiązania kontaktu z potencjalnym klientem ................................................ 3

1.2. Procedura zapytania ofertowego ....................................................................................... 7

2. Realizacja zlecenia spedycyjnego .......................................................................................... 9

2.1.Procedura postępowania przy realizacji zlecenia ............................................................... 9

2.2. Procedura realizacji zleceń spedycyjnych ....................................................................... 11

2.3. Procedura realizacji procesu przewozowego .................................................................. 12

2.4. Procedura odpowiedzialności spedytora i przewoźnika .................................................. 15

3. Procedury realizacji zleceń spedycyjnych .......................................................................... 18

3.1. Procedura realizacji zlecenia przesyłek drobnicowych w imporcie ............................... 21

3.2. Procedura realizacji zlecenia przesyłek drobnicowych w eksporcie.............................. 29

3.3 Procedura realizacji zleceń spedycji całopojazdowej ...................................................... 37

3.4. Procedura nadzorowania wyrobu dostarczonego przez klienta ...................................... 39

4. Pocedury organizowania przewozów ................................................................................. 42

4.1. Procedura przyjęcia zlecenia do realizacji i organizowanie transportu. ......................... 42

4.2. Przykłady procedur realizacji i wykonania przewozów .................................................. 45

Bibliografia: .............................................................................................................................. 54

Wyższa Szkoła Logistyki. Materiały Studiów Podyplomowych Logistyka dla nauczycieli. Poznań 2009.

Monika Szostek „Procedury obsługi ładunków w systemach logistycznych”

1. Formy nawiązania współpracy z klientem

1.1. Procedura nawiązania kontaktu z potencjalnym klientem

Głównym celem przedsiębiorstwa spedycyjnego jest reprezentowanie potencjalnych

klientów, którzy zgłaszają zapotrzebowanie na usługi spedycyjne. Właściwa obsługa klienta

zajmuje obecnie najważniejsze miejsce wśród zagadnień logistycznych

. W dobie dużej

konkurencji na rynku spedycyjnym ważne jest pozyskanie klienta i właściwa współpraca

z nim. Często przedsiębiorstwa te mają wypracowane metody pozyskiwania i obsługi zleceń

klienta.

W zależności od wielkości firmy za nawiązanie współpracy może być odpowiedzialna

konkretna osoba lub wyodrębniony w jednostce zespół ludzi.

Zarówno przedsiębiorstwa spedycyjne jak i klienci maja szerokie możliwości wzajemnych

kontaktów i uzgadniania warunków współpracy. W warunkach dużej konkurencji firmy nie

czekają, aż klient sam zgłosi się ze zleceniem, lecz poszukują i wyłapują potencjalnych

klientów z rynku, zachęcając go do współpracy.

Procedura postępowania związana z pozyskaniem klienta, przygotowanie na jego potrzeby

oferty aż do momentu zawarcia umowy i jej realizacji jest bardzo podobna we wszystkich

tego rodzaju podmiotach. Schemat takiego postępowania przedstawia rysunek 1.

Jest to na pewno proces złożony, wymagający dużego zaangażowania pracowników. Wymaga

wielokrotnych kontaktów i negocjacji z klientem, znajomości potencjału firmy oraz

poszukiwania alternatywnych rozwiązań w celu wypracowania warunków współpracy

prowadzących do zawarcia umowy. Nie z każdym potencjalnym klientem firma jest w stanie

podpisać umowę. Pomimo wielokrotnych negocjacji i dostosowywania oferty do jego potrzeb

firma nie jest w stanie sprostać wymaganiom lub klient nie jest w stanie zaakceptować

warunków współpracy. Jeżeli jednak wzajemne kontakty zakończą się sukcesem, zostaje

podpisana umowa. Wraz z podpisaniem umowy rozpoczyna się etap realizacji zlecenia

spedycyjnego, zgodnie z procedurą zamieszczoną na rysunku 3.

Częstą praktyką przedsiębiorstw chcących pozyskać klientów są oferty wystosowane

do szerokiego grona potencjalnych klientów w postaci katalogów lub cenników

D. Kempny, Logistyczna obsługa klienta, PWE, Warszawa 2001, s. 9.

Wyższa Szkoła Logistyki. Materiały Studiów Podyplomowych Logistyka dla nauczycieli. Poznań 2009.

Monika Szostek „Procedury obsługi ładunków w systemach logistycznych”

zamieszczonych w prasie lub Internecie

. W obrocie między przedsiębiorstwami oferta

ma charakter wiążący. Oferty nie można odwołać, jeśli nie wynika to z jej treści lub określono

w niej termin przyjęcia.

Zgodnie z art. 661 § 1 k.c., oferta, złożona w postaci elektronicznej wiąże

składającego, jeżeli druga strona niezwłocznie potwierdzi jej otrzymanie. W stosunkach

między przedsiębiorcami oferta może być odwołana przed zawarciem umowy, jeżeli

oświadczenie o odwołaniu zostało złożone drugiej stronie przed wysłaniem przez nią

oświadczenia o przyjęciu oferty.

Oferta może być również zindywidualizowana.

Wyższa Szkoła Logistyki. Materiały Studiów Podyplomowych Logistyka dla nauczycieli. Poznań 2009.

Monika Szostek „Procedury obsługi ładunków w systemach logistycznych”

Uczestnicy procesu

Pracownicy działu handlowo-
spedycyjnego (O)

Pracownicy działu handlowo-
spedycyjnego (O)
Pracownicy działu dystrybucji
krajowej (W)

Pracownicy działu handlowo-
spedycyjnego (O)
Pracownicy działu dystrybucji
krajowej (W)
Pracownicy działu magazynowania
(W)

Pracownicy działu handlowo-
spedycyjnego (O)

Pracownicy działu handlowo-
spedycyjnego (O)

Pracownicy działu handlowo-
spedycyjnego (O)
Pracownicy działu dystrybucji
krajowej (O/W)

Pracownicy działu handlowo-
spedycyjnego (O)
Pracownicy działu dystrybucji
krajowej (W)
Pracownicy działu magazynowania
(W)

Opis postępowania-dokumentacja

Sposoby wymiany
informacji

prasa, internet, targi, e-mail, fax,
poczta, kontakt osobisty, katalogi
branżowe, informacje od
współpracowników, informacja od
dostawców,

kontakt osobisty,
telefon,
e-mail

prasa, internet, targi, e-mail, fax,
poczta, kontakt osobisty, katalogi
branżowe, informacje od
współpracowników, informacja od
dostawców,

kontakt osobisty,

telefon,

e-mail

tak

oferta

Przekazanie oferty klientowi

ledzenie informacji o

potencjalnych klientach

Nawiązanie kontaktu z potencjalnym klientem

Wyznaczenie osoby do kontaktu z klientem

Rozpoznanie potrzeb klienta

nie

Przygotowanie oferty

Czy usługa może być
zrealizowana? (sprawdzenie
możliwości)

Kontakt z klientem, negocjowanie

warunków współpracy

nie

Zakończenie
procesu

tak

oferta

Czy oferta została
zakceptowana przez klienta?

Czy osiągnięto

porozumienie ?

Formalne okreslenie warunków współpracy

Zawarcie umowy

korespondencja

tak

Wyższa Szkoła Logistyki. Materiały Studiów Podyplomowych Logistyka dla nauczycieli. Poznań 2009.

Monika Szostek „Procedury obsługi ładunków w systemach logistycznych”

Pracownicy działu
handlowo-spedycyjnego (O)
Pracownicy działu dystrybucji krajowej (W)
Pracownicy działu magazynowania (W)

Legenda: (O) – obsługa; (W) – współpraca

Rysunek 1. Przykład procedury nawiązywania współpracy z klientem.

ródło: Opracowanie własne na podstawie materiałów źródłowych przedsiębiorstw.

Przygotowanie oferty

tak

nie

Koniec

Czy rozwiązanie

alternatywne

zaakceptowane przez

klienta?

tak

Akceptacja oferty

Przygotowanie do realizacji

Ponowna analiza

potrzeb

klienta i kontrola
możliwości zrealizowania
usługi.

Czy usługa może być

zrealizowana?

nie

Poinformowanie

klienta o braku

możliwości

zrealizowania

usługizgodnej z jego

oczekiwaniami,
przedstawiwnie

alternatywnego

rozwiązania

oferta

Wyższa Szkoła Logistyki. Materiały Studiów Podyplomowych Logistyka dla nauczycieli. Poznań 2009.

Monika Szostek „Procedury obsługi ładunków w systemach logistycznych”

1.2. Procedura zapytania ofertowego

Nie tylko przedsiębiorstwa spedycyjne w poszukiwaniu klientów występują

z inicjatywą, klienci także mają szerokie możliwości poszukiwania odpowiednich

kontrahentów i uzgadniania warunków współpracy. Jedną z form jest zapytanie ofertowe

klienta, które ma charakter rozpoznawczy i nie jest wiążące dla stron

W dobie Internetu

zainteresowani klienci mogą zadawać pytania ofertowe przy wykorzystaniu formatki

udostępnionej na stronie usługodawcy. Oczywiście zapytanie ofertowe może przyjąć każdą

inną formę, gdyż nie jest ono dokumentem.

Efektem zapytania ofertowego jest przygotowanie oferty. Oczywiście oferta powinna

uwzględniać zarówno oczekiwania klienta jak i potencjalne możliwości firmy. Dalsze

postępowanie jest już analogiczne jak przy innych formach pozyskiwania klientów (Rys. 1 -

od etapu przygotowania oferty).

I. Dembińska-Cyran,M. Gubała, Podstawy zarządzania transportem w przykładach, Wydanie II, ILIM 2005,

s. 232

Wyższa Szkoła Logistyki. Materiały Studiów Podyplomowych Logistyka dla nauczycieli. Poznań 2009.

Monika Szostek „Procedury obsługi ładunków w systemach logistycznych”

Uczestnicy procesu

Opis postępowania

Sposoby
wymiany
informacji

Pracownicy działu
handlowo-
spedycyjnego O
Pracownicy działu
dystrybucji krajowej
W/O
Pracownicy działu
magazynowania W/O

Pracownicy działu
handlowo-
spedycyjnego O
Pracownicy działu
dystrybucji krajowej
W/O
Pracownicy działu
magazynowaniaW/O

telefon
faks
poczta
e-mail
kontakt
osobisty

telefon
faks
poczta
e-mail
kontakt
osobisty

telefon
faks
poczta
e-mail
kontakt
osobisty

nie

tak

Zapytanie

ofertowe

Czy jest to przetarg lub zapytanie

dotyczące regularnej

współpracy?

Oferta przygotowana przez

specjalistę ds.

sprzedaży

/handlowca

(dział handlowo-spedycyjny)

Oferta przygotowana przez
dział dystrybucji krajowej

Czy zapytanie dotyczy przewozu

przesyłki

drobnicowej w kraju?

Przyjęcie zapytania ofertowego

Oferta przygotowana

przez spedytora (dział

handlowo-spedycyjny)

tak

nie

Dalsze postepowanie jak procedurze”nawiązania

współpracy z klientami” od

kroku „Przygotowanie

oferty”

Rysunek 2 Przykład procedury obsługi zapytań ofertowych.

ródło: Opracowanie własne na podstawie materiałów źródłowych przedsiębiorstwa.

Legenda: - odpowiedzialny; W - współpraca

Wyższa Szkoła Logistyki. Materiały Studiów Podyplomowych Logistyka dla nauczycieli. Poznań 2009.

Monika Szostek „Procedury obsługi ładunków w systemach logistycznych”

2. Realizacja zlecenia spedycyjnego

2.1.Procedura postępowania przy realizacji zlecenia

Realizacja zlecenia spedycyjnego to szereg następujących po sobie czynności,

realizownych według określonego schematu. Pomimo różnych ładunków będących

przedmiotem obsługi oraz różnych firm zajmujących się spedycją, postępowanie jest bardzo

zbliżone, jeśli nie takie same. Inne dokumenty będą towarzyszyć realizacji na przykład

zlecenia spedycji towarów niebezpiecznych lub towarów łatwopsujących się i zwierząt, cykl

realizacji może się wydłużyć i trzeba zastosować odmienne przepisy regulujące te przewozy,

aczkolwiek podstawowy fundament postępowania się nie zmieni. Ogólny schemat

postępowania przy realizacji zlecenia spedycyjnego prezentuje rysunek 3.

Istotna cecha całego procesu jest wymiana informacji między uczestnikami nie tylko

procesu transportowego, ale i handlowego oraz przepływ dokumentacji towarzyszący całemu

procesowi. Zamawiający usługi przemieszczania jest, potencjalnie rzecz ujmując,

producentem lub gestorem handlowym masy towarowej. Nie jest, więc z reguły znawcą

uwarunkowań funkcjonalnych transportu. Niezbędne staje się zaistnienie specjalisty

prowadzącego działalność gospodarczą, polegającą na reprezentowaniu celów i korzyści

zlecającego przemieszczanie towarów

Firmy spedycyjne oferują profesjonalne usługi od momentu doradztwa poprzez

przygotowanie i konsolidację ładunków, kompletację odpowiednich dokumentów

do efektywnego dostarczenia przesyłki odbiorcy. Każdy kolejny etap postępowania, wymaga

bieżącej kontroli zgodności postępowania ze zleceniem oraz prawidłowości zapisów

sporządzanych dokumentów.

W Polsce działalność spedycyjna została uregulowana w Kodeksie Cywilny. Jeżeli

przepisy szczegółowe nie stanowią inaczej, to do umowy spedycji stosuje się przepisy

Kodeksu Cywilnego, dotyczące umowy zlecenia

. Ponadto prawa i obowiązki stron umowy

spedycji regulują wypracowane przez Polska Izbę Spedycji i Logistyki – Ogólne Polskie

Warunki Spedycji (OPWS).

Umowę spedycji uważa się za zawartą w chwili otrzymania przez spedytora zlecenia

chyba, że spedytor bez zwłoki zawiadomi dającego zlecenie o odmowie jego przyjęcia

W. Rydzkowski, K. Wojewódzka-Król, Transport, Wyd. PWN, Warszawa 1997r. s. 249.

Art. 794 § 1 k.c.

Ogólne Polskie Warunki Spedycji, Opracowane przez PISiL (uchwała nr 35 Rady z dnia 11.10.2002)

Aprobowane uchwałą Prezydium KIG dnia 23.04.2003 nr 59/15/2003, § 6.

Wyższa Szkoła Logistyki. Materiały Studiów Podyplomowych Logistyka dla nauczycieli. Poznań 2009.

Monika Szostek „Procedury obsługi ładunków w systemach logistycznych”

Zlecenie powinno zawierać zakres zleconej usługi, wszystkie niezbędne informacje

o przesyłce i jej właściwościach, znaki i numery poszczególnych sztuk, ich liczbę, ciężar,

wymiary, kubaturę oraz wszelkie inne dane oraz dokumenty potrzebne do wykonania

zlecenia.

Dla zabezpieczenia interesów stron zlecenie powinno być wystawione i potwierdzone

w formie pisemnej( elektronicznej). Spedytor po otrzymaniu zlecenia spedycyjnego sporządza

szczegółową instrukcję wysyłkową, której kopię przesyła zleceniodawcy.

Instrukcja wysyłkowa jest to dokument wystawianym przez spedytora, w którym

przekazuje on zleceniodawcy - eksporterowi informacje potrzebne do odpowiedniego

przygotowania towaru do wysyłki i wysłania go we właściwy sposób i w określonym czasie.

Eksporter ma obowiązek stosowania się do wskazówek zawartych w instrukcji

wysyłkowej pod rygorem ewentualnych dodatkowych kosztów wynikłych na skutek

niewykonania poleceń spedytora.

Spedytor ma prawo powierzyć wykonanie poszczególnych czynności zawodowo

trudniącym się takimi czynnościami osobom trzecim, wybranym przez siebie z zachowaniem

należytej staranności w ich wyborze.

Zasadnicze czynności spedytora wynikające z OPWS:

sporządza dokumenty wymagane w transporcie oraz podejmuje wobec osób

trzecich kroki niezbędne dla terminowego uzyskania takich dokumentów

udziela zleceniodawcy informacji i porad dotyczących realizacji zlecenia.

udziela zleceniodawcy lub osobom przez niego wskazanym instrukcji

wysyłkowych potrzebnych do wykonania przewozu ładunku.

w razie stwierdzenia uszkodzenia lub braku w przesyłce, spedytor zabezpiecza

ładunek i powiadamia o tym zleceniodawcę.

ma obowiązek wysyłania dokumentów i zawiadomień za potwierdzeniem.

bez pisemnego polecenia zleceniodawcy, nie ma obowiązku ubezpieczenia

przesyłki.

Wyższa Szkoła Logistyki. Materiały Studiów Podyplomowych Logistyka dla nauczycieli. Poznań 2009.

Monika Szostek „Procedury obsługi ładunków w systemach logistycznych”

2.2. Procedura realizacji zleceń spedycyjnych

Uczestnicy procesu

Procedura postępowania

Sposoby wymiany informacji

Pracownicy działu

handlowo–spedycyjnego

O/W

Pracownicy działu

handlowo–spedycyjnego

O/W

Pracownicy działu

handlowo–spedycyjnego

O/W

Pracownicy działu

handlowo–spedycyjnego

O/W

Pracownicy działu
handlowo–spedycyjnego
O/W

Pracownicy działu
handlowo–spedycyjnego
O/W

Pracownicy działu
handlowo–spedycyjnego
O/W

Pracownicy działu
handlowo –spedycyjnego
O/W

Pracownicy działu
handlowo –spedycyjnego
O/W

Pracownicy działu
handlowo –spedycyjnego
O/W
Dział administracji W

Dział administracji O

Telefon
Fax
Poczta
e-mail

kontakt osobisty
telefon
e-mail
fax

baza danych
nośnik elektroniczny
internet
giełdy ofert
transportowych

kontakt osobisty
telefon
e-mail
fax

kontakt osobisty
telefon
e-mail
fax

kontakt osobisty
telefon
e-mail
poczta

kontakt osobisty
telefon
e-mail
fax

Rysunek 3. Procedura realizacji zlecenia spedycyjnego.

ródło: Opracowanie własne na podstawie materiałów źródłowych przedsiębiorstw.

Ustalenie z klientem/działem

handlowym warunków

realizacji zlecenia

Oferta,
umowa

nie

Zlecenie
spedycyjne

Baza
danych

Zlecenie

transportowe

Weryfikacja otrzymanego

zlecenia: zgodność z ofertą,

(dane, fracht, terminy)

Bieżąca kontrola realizowanej

usługi i ewentualne

działanie

korygujące

Czy do faktury dla klienta

niezbędne są

dokumenty od

dostawcy/przewoźnika

Czy faktura zgodna

ustaleniami ? Czy dokumenty są

kompletne.

Wystawienie faktury VAT

Przekazanie faktury VAT

klientowi

tak

Wyjaśnienie

sprawy z dostawcą

nie

Przyjęcie od dostawców dokumentów do

rozliczenia usługi oraz ich weryfikacja

pod kątem merytorycznym

Sporządzenie i przekazanie

zlecenia transportowego

dla

dostawcy

Wybór dostawcy

tak

Przyjęcie zlecenia spedycyjnego od klienta

nie

tak

Faktura, list przewozowy,

inne dokumenty

wskazane w zleceniu

transportowym

Wyższa Szkoła Logistyki. Materiały Studiów Podyplomowych Logistyka dla nauczycieli. Poznań 2009.

Monika Szostek „Procedury obsługi ładunków w systemach logistycznych”

2.3. Procedura realizacji procesu przewozowego

Spedytor może sam dokonać przewozu, staje się w tym wypadku przewoźnikiem

W związku z realizacją zlecenia klienta, firmy często korzystają z outsourcingu.

Outsourcing to przekazanie części działalności przedsiębiorstwa w ręce innego

wyspecjalizowanego przedsiębiorstwa, aby obniżyć koszty własnej działalności

. Zakup usług

transportowych może mieć charakter kontraktowy, gdy firma rezygnuje z funkcji

transportowych i przekazuje ich wykonanie wyspecjalizowanemu podmiotowi, bądź doraźny,

gdy baza transportowa nie może obsłużyć wszystkich zleceń. Zakup usług transportowych

można ująć w pewną procedurę postępowania, którą prezentuje rysunek 4.

Realizacja przewozu wymaga zawarcia umowy przewozu pomiędzy spedytorem

a przewoźnikiem, który będzie realizował przewóz. Umowa przewozu może być zawarta

w każdej formie. Celem dokonania przewozu, nadawca powinien wystawić zlecenie

transportowe, które również może mieć dowolna formę. Najczęściej jednak stosuje się formę

pisemną zabezpieczającą interesy stron, gdyż ułatwia postępowanie dowodowe podczas

egzekwowania umowy o przewóz

. Umowa o przewóz ma charakter umowy konsensualnej

i pozostawia przewoźnikom swobodę w zakresie ustalania wzorów dokumentów

przewozowych

. Zlecenie transportowe powinno zawierać informacje na temat przedmiotu

usługi oraz rodzaju przesyłki, wymaganego pojazdu, terminu załadunku, miejsca załadunku

i wyładunku oraz stawki za transport i sposobu zapłaty. Zlecenie transportowe najczęściej jest

dostępne w wersji elektronicznej na stronach internetowych firm transportowych.

Kluczowym dokumentem przewozowym występującym we wszystkich

gałęziach transportu i uregulowanym w Kodeksie Cywilnym a także Ustawie Prawo

Przewozowe jest w obrocie krajowym list przewozowy. W obrocie międzynarodowym

regulowanym przez konwencję CMR będzie to międzynarodowy list przewozowy.

Konwencja CMR nie określa wzoru dokumentu listu przewozowego. W praktyce

powszechnie stosuje się wzór listu przewozowego opracowany przez Międzynarodową Unię

Transportu Drogowego IRU

. Wysyłający powinien wystawić list przewozowy zawierający

dane dotyczące adresu zleceniodawcy i odbiorcy, miejsca przeznaczenia, oznaczenie

przesyłki według rodzaju, ilości oraz sposobu opakowania, jak również wartości rzeczy

W. Górski, K. Wesołowski, Komentarz do przepisów o umowie przewozu i spedycji, Gdańsk 2006, s. 37

M. Stajniak, M. Hajduk, M. Foltyński, A. Krupa, Transport i Spedycja, Biblioteka Logistyka, Poznań 2007,

s.155.

I. Dembińska-Cyran, M. Gubała, Podstawy zarządzania…, s.232

Ustawa Prawo Przewozowe z dnia 15 listopada 1984r. Dz. U. Nr 50, poz. 601 z dnia 21 czerwca 2000r.

D. Starkowski, K. Bieńczak, W. Zwierzycki, Samochodowy Transport Krajowy i Międzynarodowy, Tom II,

163.

Wyższa Szkoła Logistyki. Materiały Studiów Podyplomowych Logistyka dla nauczycieli. Poznań 2009.

Monika Szostek „Procedury obsługi ładunków w systemach logistycznych”

szczególnie cennych

. Potwierdzony przez przewoźnika list przewozowy jest dowodem

zawarcia umowy przewozu, którym może być także przekaz elektroniczny, wydruk

komputerowy lub inny dokument zawierający dane.

W. Górski, K. Wesołowski, Komentarz do przepisów…, s.22.

Wyższa Szkoła Logistyki. Materiały Studiów Podyplomowych Logistyka dla nauczycieli. Poznań 2009.

Monika Szostek „Procedury obsługi ładunków w systemach logistycznych”

Uczestnicy procesu

Klient (W/O)
Dz. handlowo-spedycyjny (O)
Dz. Dystrybucji Krajowej (O)

Dz. handlowo-spedycyjny(O)
Dz. Dystrybucji Krajowej(O)
Dostawca (W)

Dz. handlowo-spedycyjny(O)
Dz. Dystrybucji Krajowej (O)
Dostawca (I)

Dz. handlowo-spedycyjny(O)
Dz. Dystrybucji Krajowej(O)
Dostawca (O)

Dz. handlowo-spedycyjny
(O/Z)
Dz. Dystrybucji Krajowej
(O/Z)
Dostawca (W)

Dz. handlowo-spedycyjny(I)

Procedura postępowania

Dokumentacja

Ustalenie warunków
realizacji usług
transportowych

Sporządzenie zlecenia

transportowego dla dostawcy

Zlecenie transportowe

klienta

Zlecenie transportowe

dla dostawcy

Przekazanie zlecenie dostawcy

Zlecenie transportowe

dla dostawcy

Rozliczenie zrealizowanej

usługi przez dostawcę.

Przekazanie faktury VAT i

załączników

CMR, faktura VAT

oraz dokumenty

wskazane w zleceniu

transportowym

Weryfikacja faktury

pod względem

merytorycznym. Faktura

zgodna ze zrealizowaną

usługą?

Przekazanie

dokumentacji do działu

administracji

tak

Wyjaśnienie

sprawy z

dostawcą

CMR, faktura VAT

oraz dokumenty

wskazane w zleceniu

transportowym,
specyfikacja do

faktury

, p

, e

t o

, f

nie

Rysunek 4. Przykład procedury zakupu usług transportowych

ródło: Opracowanie własne na podstawie materiałów źródłowych przedsiębiorstwa

O – odpowiedzialność za realizacje
W- Współpraca
I – Do poinformowania
Z - Zatwierdzenie

Wyższa Szkoła Logistyki. Materiały Studiów Podyplomowych Logistyka dla nauczycieli. Poznań 2009.

Monika Szostek „Procedury obsługi ładunków w systemach logistycznych”

2.4. Procedura odpowiedzialności spedytora i przewoźnika

Spedytor

ponosi

odpowiedzialność

szkodę

wynikłą

niewykonania

lub nienależytego wykonania obowiązków wynikających z umowy spedycji chyba,

e udowodni, że nie mógł zapobiec szkodzie pomimo dołożenia należytej staranności

Spedytor jest również odpowiedzialny za przewoźników i dalszych spedytorów, którymi się

posługuje przy wykonaniu zlecenia chyba, że nie ponosi winy w wyborze

. Gdy spedytor

sam dokonuje przewozu, jego odpowiedzialność jako przewoźnika jest oparta na zasadzie

ryzyka, związanego z działalnością transportową

Zleceniodawca ma prawo wnoszenia reklamacji do spedytora z tytułu zleconych usług

spedycyjnych. Reklamacja jest wstępnym pozasądowym trybem wystąpienia wobec

usługobiorcy. Spedytor powinien udzielić odpowiedzi na zgłoszona reklamację w ciągu

14 dni od daty jej otrzymania

Obowiązkiem przewoźnika jest dostarczenie przyjętej do przewozu przesyłki

do miejsca przeznaczenia oraz wydanie jej osobie wskazanej przez wysyłającego jako

odbiorca. Jeżeli przed wydaniem przesyłki okaże się doznała ona ubytku lub uszkodzenia,

przewoźnik powinien ustalić protokolarnie stan przesyłki oraz okoliczności powstania

szkody. Przewoźnik wykonuje te czynności także na żądanie uprawnionego, jeżeli twierdzi

on, że przesyłka jest naruszona

Przewoźnik ponosi odpowiedzialność za utratę, ubytek lub uszkodzenie przesyłki

powstałe od przyjęcia jej do przewozu, aż do jej wydania oraz za opóźnienie w przewozie

przesyłki

Przepisy

Ustawy

nie

regulują

całościowo

wszystkich

przypadków

odpowiedzialności z tytułu nie wykonania lub nienależytego wykonania umowy,

lecz ograniczają się jedynie do sytuacji najbardziej typowych i to zaistniałych już

po rozpoczęciu przewozu

Spedytor ma obowiązek podjęcia wszelkich czynności wyjaśniających mających

na celu umożliwienie zleceniodawcy dochodzenie roszczeń od osób biorących udział

w wykonaniu zlecenia, chociaż za ich działanie lub zaniechanie działań nie ponosi

odpowiedzialności. Reklamacje można zasadniczo podzielić na ilościowe i jakościowe. Dział

logistyki jako zarządzający magazynem i dystrybucja, przejmuje najczęściej pełną

OPWS § 35

Art.471. k.c.

W. Górski, K. Wesołowski, Komentarz do przepisów…, s.48.

OPWS § 33

Ustawa Prawo Przewozowe, Art.74 ust.1

Ustawa Prawo Przewozowe Art. 65 ust.1

W. Górski, K. Wesołowski, Komentarz do przepisów…, s.139.

Wyższa Szkoła Logistyki. Materiały Studiów Podyplomowych Logistyka dla nauczycieli. Poznań 2009.

Monika Szostek „Procedury obsługi ładunków w systemach logistycznych”

odpowiedzialność za reklamacje ilościowe. W przypadku stwierdzenia niezgodności

u klienta należy zbadać zasadność reklamacji i zaproponować mu sposób jej rozwiązania.

Jeśli natomiast wysunięto zarzuty, co do jakości produktu, to stanowisko powinien zająć

wykwalifikowany kontroler jakości, który może ocenić zasadność reklamacji

Firmy spedycyjne mają zazwyczaj wypracowane procedury postępowania

z reklamacjami klientów. W zależności od charakteru reklamacji, osób lub podmiotów

odpowiedzialnych, postępowanie reklamacyjne ma nieco odmienny charakter. W pierwszej

kolejności badana jest zasadność reklamacji. Jeśli okaże się zasadna, firma identyfikuje

oczekiwania klienta i ustala odpowiedzialnych za wynikłe nieprawidłowości podczas

realizacji usługi. Ustalenie odpowiedzialności decyduje o formie i trybie zadośćuczynienia za

powstałe szkody.

Logistyka w biznesie, red. M. Ciesielski, PWE, Warszawa 2006r., s.43.

Wyższa Szkoła Logistyki. Materiały Studiów Podyplomowych Logistyka dla nauczycieli. Poznań 2009.

Monika Szostek „Procedury obsługi ładunków w systemach logistycznych”

Uczestnicy procesu

Wszyscy pracownicy

Pracownicy
wyznaczeni przez
kierowników działów

Pracownicy
wyznaczeni przez
kierowników działów

Pracownik
wyznaczony do
rozwiązania reklamacji
Klient – współpraca

Pracownik
wyznaczony do
rozwiązania reklamacji

Pracownik
wyznaczony do
rozwiązania reklamacji
Kierownik działu

Procedura postępowania

Skierowanie klienta do właściwej

osoby/działu

Przyjęcie i rejestracja reklamacji

KRIU, rejestr reklamacji

Dokumenty towarzyszące

reklamacji

nie

tak

Weryfikacja reklamacji pod kątem

zgodności

Czy

reklamacja jest zasadna?

Kontakt z klientem celem przedstawienia

powodów odrzucenia reklamacji.

Czy za reklamacje odpowiedzialny

jest dostawca?

Identyfikacja oczekiwań klienta z
tytułu reklamacji. Czy klient żąda
rekompensaty finansowej?

W zależności od charakteru reklamacji. Skali poniesionych przez klienta strat
oraz strony odpowiedzialnej za szkody podejmowana jest decyzja dotycząca
dalszego postępowania reklamacyjnego.

Zapewnienie klienta o podjęciu działań

korygujących (zgadnie z KRIU)

Czy za reklamację
odpowiedzialny jest
operator

logistyczny

nie

tak

nie

tak

Poniesienie odpowiedzialności przez

dostawcę/ubezpieczyciela dostawcy

Czy kwota szkody jest

mniejsza niż

franszyza

redukcyjna

ubezpieczyciela operatora

Czy towar jest objęty

polisą ubezpieczenia

mienia w

transporcie?

tak

nie

Pokrycie szkody ze

rodków własnych

operatora

logistycznego

Przekazanie sprawy do

odpowiedniego

ubezpieczyciela

Dokumenty

towarzyszące

reklamacji

Przekazanie klientowi odpowiedniej informacji o trybie

rozpatrzenia reklamacji (zgadnie z KRIU)

Analiza przyczyn powstania nieprawidłowości podczas realizacji usługi i

podjęcie ewentualnych działań korygujących

tak

nie

tak

Rysunek 5. Procedura postępowania przy reklamacjach klientów.

ródło: Opracowanie własne na podstawie materiałów źródłowych przedsiębiorstwa.

Wyższa Szkoła Logistyki. Materiały Studiów Podyplomowych Logistyka dla nauczycieli. Poznań 2009.

Monika Szostek „Procedury obsługi ładunków w systemach logistycznych”

3. Procedury realizacji zleceń spedycyjnych

Usługi oferowane przez przedsiębiorstwa spedycji międzynarodowej odegrały bardzo

istotną rolę w rozwoju międzynarodowej wymiany towarowej i stworzyły podstawy

dla działających dziś wyspecjalizowanych operatorów logistycznych, funkcjonujących jako

przedsiębiorstwa o rozbudowanej strukturze, w której spedycja jest jedną z podstawowych

grup oferowanych usług. Obok działalności spedycyjnej, operatorzy oferują swoim klientom

także magazynowanie i obsługę zapasów, transportowanie i obsługę ładunków, różnego

rodzaju usługi marketingowe, usługi finansowe związane z realizacją kontraktów. Firmy tego

typu w większości dysponują znaczącym potencjałem transportowym i magazynowym,

posiadają własne sortownie, przeładowanie, składy i różnego rodzaju inną infrastrukturę dla

szeroko rozumianej obsługi logistycznej towarów.

Zarówno w Polsce, jak i w całej Europie, wyspecjalizowani operatorzy logistyczni

dominują na rynku spedycji i logistyki, przejmując większość dokonujących się na nim

obrotów. Jednocześnie spada rola małych przedsiębiorstw transportowych i spedycyjnych,

oferujących ograniczony zakres usług

Na przykładzie firmy działającej na wielu płaszczyznach tej branży, oferującej usługi

transportu spedycji drogowej, lotniczej i morskiej oraz usługi logistyczne, oparte zostały

dalsze szczegółowe procedury postępowania z realizacją zleceń spedycyjnych. Dla potrzeb

pracy zmienione zostały nazwy firm, które stanowią Grupę współpracujących dywizji.

Kluczowe obszary działalności Grupy rozdzielone są pomiędzy – firmę „ALFA” (spedycja

drogowa), firmę „BETA”(usługi logistyczne) i firmę „Gamma” (spedycja lotnicza i morska).

Firma „ALFA” jest specjalistą w zakresie międzynarodowej spedycji i transportu

drogowego. Obsługuje przesyłki wszelkiego rodzaju: od drobnicowych po całopojazdowe,

a także ładunki ponadgabarytowe i towary niebezpieczne. Dzięki globalnemu zasięgowi

korzysta z jednolitych standardów i obsługi handlowo-operacyjnej w języku odbiorcy.

Współpraca z innymi spółkami Grupy pozwala zaproponować niezwykle elastyczne,

dedykowane rozwiązania logistyczne, łączące różne rodzaje transportu i usługi dodatkowe.

Firma „BETA” oferuje zarówno dedykowane, jak i standardowe rozwiązania.

Zarządza łańcuchem dostaw, integrując wszystkich jego uczestników i zapewniając

niezakłócony przepływ informacji. Zakres usług obejmuje całość procesu logistycznego

na wszystkich poziomach planowania. Integralną częścią rozwiązań są operacje magazynowe,

zarządzanie zapasami i dystrybucja.

Wyższa Szkoła Logistyki. Materiały Studiów Podyplomowych Logistyka dla nauczycieli. Poznań 2009.

Monika Szostek „Procedury obsługi ładunków w systemach logistycznych”

Terminologia

Pracownik Działu Spedycji Krajowej – pracownik firmy „BETA” uprawniony do

realizacji zleceń międzynarodowych przesyłek drobnicowych zlecanych przez firmę „ALFA”;

Pracownik magazynowy - pracownik Firmy „BETA” uprawniony do obsługi

terminalowej przesyłek drobnicowych zlecanych przez firmę „ALFA”;

Pracownik Działu Spedycji Drobnicowej – pracownik firmy „ALFA” uprawniony

do obsługi przesyłek drobnicowych w ruchu międzynarodowym;

Terminal – magazyn należący do firmy „BETA” lub współpracującego z firmą

„BATA” partnera;

Fastinstruction – elektroniczna instrukcja zlecenia dostawy/podjęcia w systemie CL

transferowana do TMS;

Hubinstruction – elektroniczna instrukcja zlecenia na rozładunek i załadunek

w systemie CL;

CL - system operacyjny firmy” ALFA”, z którego dane automatycznie

są przenoszone do systemu TMS;

TMS – system operacyjny firmy „BETA”;

Usługa/przesyłka niezgodna - usługa/przesyłka, która na danym etapie jej realizacji

nie spełnia uzgodnionych ze zleceniodawcą wymagań (niemożność dotrzymania terminu

realizacji, błędnie nadana przesyłka, brak dokumentów towarzyszących, niemożność

zapewnienia wymaganych warunków przechowywania, przesyłka mająca cechy uszkodzenia

opakowania lub towaru, nieoznaczona lub źle oznaczona, nie opakowana lub opakowana w

sposób niewystarczający do jej zabezpieczenia, zawierająca braki lub nadwyżki towarowe,

etc...);

Przeładunek - rozładunek i załadunek przesyłki z ewentualnym czasowym jej

składowaniem w magazynie, gdzie dostawa do odbiorcy nie jest organizowana

i realizowana przez firmę „BETA”

Przesyłka - ładunek przewożony z jednego miejsca nadania do innego miejsca

odbioru oznaczona unikalnym nr w systemie CL, która w późniejszym etapie przewozu może

zostać podzielona na podprzesyłki;

Podprzesyłka - wydzielony ładunek z przesyłki na skutek fizycznego jej podziału,

któremu nadano nowy nr w systemie CL, a która w dalszym procesie transportowym staje się

przesyłką;

Wyższa Szkoła Logistyki. Materiały Studiów Podyplomowych Logistyka dla nauczycieli. Poznań 2009.

Monika Szostek „Procedury obsługi ładunków w systemach logistycznych”

Przewóz drobnicowy – występuje, gdy klient płaci za faktyczną lub obliczeniową

wagę towaru, a zastosowany do przewozu pojazd jest dobierany przez spedytora i jego

wielkość nie ma wpływu na stawkę przewozową

Przewóz całopojazdowy - ma miejsce wówczas, gdy zleceniodawca płaci za zdolność

załadowczą(pojemność) zamówionego samochodu, bez względu na ilość i objętość towaru,

jaki załaduje, czyli wynajmuje cały pojazd

E. Załoga, D. Milewski, Spedycja. Procesy i usługi, Wydawnictwo US, Szczecin 2004, s. 62.

Tamże, s. 62.

Wyższa Szkoła Logistyki. Materiały Studiów Podyplomowych Logistyka dla nauczycieli. Poznań 2009.

Monika Szostek „Procedury obsługi ładunków w systemach logistycznych”

3.1.

Procedura

realizacji

zlecenia

przesyłek

drobnicowych

w imporcie

3.1.1 Odbiór przesyłek

Pracownik Działu Spedycji Drobnicowej przekazuje zlecenie odbioru przesyłki

do odpowiedniego partnera zagranicznego w czasie umożliwiającym terminowy odbiór,

z uwzględnieniem danych koniecznych do jego zorganizowania:

nadawca (nazwa, adres, telefon i osoba kontaktowa)

miejsce odbioru

odbiorca (nazwa, adres)

opis przesyłki;

Opis Przesyłki jako minimum powinien zawierać niżej podane informacje:

nazwa towaru, z uwzględnieniem specyficznych wymagań np. klasa ADR, numer UN,

grupa pakowania w przypadku towarów niebezpiecznych lub innych specyficznych

cech towaru, np. spożywczy);

ilość i rodzaj opakowań;

waga;

wymiary, jeśli są znane;

zastrzeżenia na temat możliwości piętrzenia;

termin gotowości do odbioru;

informacje o wartości towaru, jeśli przesyłka ubezpieczona ubezpieczeniem CARGO;

inne instrukcje zleceniodawcy dotyczące odbioru lub obsługi;

Pracownik Działu Spedycji Drobnicowej, w przypadku odbiorów przesyłek z

minięciem

terminalu,

przekazuje

zlecenie

odbioru

Działu

Spedycji

Całopojazdowej/partnera (w zależności od tego, kto realizuje transport terminal-terminal) lub

bezpośrednio do przewoźnika (dotyczy sytuacji, gdy partner lub Dział Spedycji Drobnicowej

nie może zrealizować usługi), zgodnie z Instrukcją Realizacji Zleceń Spedycji

Całopojazdowej.

D. Pracownik Działu Spedycji Drobnicowej nadzoruje realizację usługi. Przyjmuje

raporty lub informacje od partnera/Działu Spedycji Całopojazdowej/przewoźnika na temat

szczegółów odbioru i jeśli są one niezgodne ze zleceniem postępuje wg procedury

„Nadzorowanie wyrobu/usługi niezgodnej"

Wyższa Szkoła Logistyki. Materiały Studiów Podyplomowych Logistyka dla nauczycieli. Poznań 2009.

Monika Szostek „Procedury obsługi ładunków w systemach logistycznych”

3.1.2 Organizacja transportu Terminal - Terminal

Transport liniowy w relacji terminal - terminal, może być organizowany przez

Partnera zagranicznego lub Dział Spedycji Całopojazdowej (na podstawie pisemnej

informacji/zlecenia z Działu Spedycji Drobnicowej lub od partnera zagranicznego) lub

bezpośrednio

przez

przewoźnika

podstawie

zlecenia

Pracownika

Spedycji

Drobnicowej (zgodnie z instrukcją Realizacji Zleceń Spedycji Całopojazdowej.

Informacje niezbędne do organizacji przewozu powinny zawierać:

termin gotowości towaru drobnicowego w terminalu nadawczym,

planowaną ilość i wagę,

specyficzne cechy ładunku ze względu na wartość lub szczególne wymogi

przewozu (np. klasa ADR, numer UN, grupa pakowania, towary spożywcze,

wartościowe, ubezpieczone CARGO),

wymagany termin dostawy do terminalu odbiorczego,

Pracownik Działu Spedycji Drobnicowej nadzoruje realizację transportu

terminal-terminal,

przyjmując

partnera

zagranicznego/Działu

Spedycji

Całopojazdowej/przewoźnika (zależnie od tego ko organizuje przewóz terminal-terminal)

informacje o wszelkich zakłóceniach w terminowości transportu. W przypadku zakłóceń

postępuje wg procedury „Nadzorowanie wyrobu/usługi niezgodnej".

Pracownik Działu Spedycji Drobnicowej przygotowuje dane dotyczące

transportu w systemie CL:

w przypadku automatycznego transferu danych weryfikuje poprawność

otrzymanych danych;

w przypadku otrzymania awizacji w formie papierowej (lista przesyłek)

weryfikuje poprawność danych oraz zakłada przesyłki i transport w systemie CL

3.1.3 Rozładunek w terminalu

Pracownik Działu Spedycji Drobnicowej przed rozładunkiem przekazuje

Pracownikowi magazynowemu następujące dokumenty:

a) listę rozładunkową na papierze samokopiującym, zawierającąnastępujące

informacje naniesione przez pracownika spedycji przyposzczególnych przesyłkach:

DYS - przesyłka gotowa do dystrybucji

Wyższa Szkoła Logistyki. Materiały Studiów Podyplomowych Logistyka dla nauczycieli. Poznań 2009.

Monika Szostek „Procedury obsługi ładunków w systemach logistycznych”

MK - rozładunek i odstawienie do magazynu krajowego;

MC - rozładunek do magazynu celnego (po otrzymaniu pozwolenia z UC);

SC - rozładunek do składu celnego (po otrzymaniu pozwolenia z UC);

ZS - przesyłka zostaje na samochodzie;

ROZ - przesyłka rozładowana przed przyjazdem do terminalu

b) Kopię „Instrukcji pisemnej dla kierowcy" w przypadku przeładunku towarów

niebezpiecznych.

c) Informację o numerze telefonu do kierowcy

UWAGA I: W przypadku przesyłek, które pozostają na samochodzie

międzynarodowym pracownik Działu Spedycji Drobnicowej zobowiązany jest do przekazania

tej informacji w formie pisemnej na liście rozładunkowej - pracownikowi magazynowemu

UWAGA II: W przypadku, gdy pod przesyłkę główną podpięte są podprzesyłki

(w systemie CL) Pracownik Działu Spedycji Drobnicowej przekazuje pracownikowi

magazynowemu pełne oraz dokładne instrukcje i informacje, dokumenty towarzyszące, które

umożliwią, jednoznaczny podział przesyłki głównej na podprzesyłki.

Pracownik magazynowy podaje kierowcy numer bramy rozładunkowej oraz

opcjonalnie godzinę podstawienia pod dok, pod który ma podstawić się samochód

przeznaczony do rozładunku.

Pracownik

magazynowy

podstawie

dokumentów

otrzymanych

od pracownika Działu Spedycji Drobnicowej (patrz pkt A), dokonuje przyjęcia przesyłek na

terminal wg zasad obsługi magazynowej przesyłek. Fakt zgodności stanu rzeczywistego

z dokumentami rozładunkowymi lub stwierdzenia niezgodności, potwierdza w liście

przewozowym CMR (podpis, pieczątka i data) a następnie przekazuje dokumenty do Działu

Spedycji Drobnicowej.

Pracownik magazynowy w przypadku stwierdzenia podczas rozładunku

niezgodności (uszkodzenie towaru, braki/nadwyżki towarowe, uszkodzenie opakowania,

inne), sporządza protokół niezgodności, który powinien być podpisany przez kierowcę oraz

Wyższa Szkoła Logistyki. Materiały Studiów Podyplomowych Logistyka dla nauczycieli. Poznań 2009.

Monika Szostek „Procedury obsługi ładunków w systemach logistycznych”

pracownika magazynowego. Sporządzenie protokołu odnotowuje we wszystkich kopiach

CMR z uwzględnieniem numeru i daty protokołu

Po zakończeniu rozładunku Pracownik magazynowy przekazuje pracownikowi

Działu Spedycji Drobnicowej listę rozładunkową wraz z wpisanymi obmiarami przesyłek/

uformowanych podprzesyłek, protokołami oraz innymi dokumentami towarzyszącymi

przesyłkom.

Pracownik Działu Spedycji Drobnicowej na podstawie zapisów na liście

rozładunkowej i CMR:

wysyła raport z rozładunku do terminalu nadawczego partnera zagranicznego

weryfikuje dane z listy rozładunkowej w systemie CL (obmiary jednostek

ładunkowych, rodzaje jednostek ładunkowych);

dla pojazdów rozładowanych do godziny 14:00 obmiary przesyłek powinny być

zawsze wprowadzone do CL (skorygowane) przez Pracownika Działu Spedycji

Drobnicowej przed wykonaniem kolejnej instrukcji;

dla pojazdów rozładowanych po godzinie 14 pracownik Działu Spedycji Drobnicowej

może wykonywać kolejne instrukcje bez korygowania danych w CL,

w tym przypadku kopia poprawionych dokumentów (lista rozładunkowa wraz

z poprawionymi wymiarami, rodzajami opakowań itp.) musi trafić do Pracownika

Działu Spedycji Drobnicowej najpóźniej w dniu następnym w celu uzupełnienia

danych w systemie CL;

w przypadku przesyłek, które zostały spaletyzowane w terminalu wpisuje w CL

w pole DOC REMARKS informacje o ilości uformowanych palet;

w przypadku stwierdzenia podczas rozładunku niezgodności weryfikuje otrzymane

informacje (CMR i protokół) oraz wszczyna działania zgodne z procedurą

„Nadzorowanie wyrobu/usługi niezgodnej" ;

Wyższa Szkoła Logistyki. Materiały Studiów Podyplomowych Logistyka dla nauczycieli. Poznań 2009.

Monika Szostek „Procedury obsługi ładunków w systemach logistycznych”

Przesyłki niezgodne, zgodnie z procedura obsługi usługi niezgodnej nr xxx są

wstrzymane przez terminal do momentu zwolnienia przez Pracownika Działu Spedycji

Drobnicowej. W przypadku decyzji klienta o zwolnieniu przesyłki Pracownik Działu

Spedycji Drobnicowej sporządza zapis w kopii protokołu i zwalnia przesyłkę wpisując

w pole DOC REMARKS: „dopuszczono".

3.1.4 Przeładunek przesyłki

W przypadku konieczności dokonania przeładunku przesyłki z pojazdu firmy „ALFA”

na inny pojazd firmy „ALFA” ( z czasowym składowaniem w magazynie ) Pracownik Działu

Spedycji Drobnicowej zobowiązany jest do:

a) wykonania instrukcji HUBINSTRUCTION w formie elektronicznej (instrukcja

HUB z literą H )

b) Przekazanie

pracownikowi

magazynowemu

wydruku

potwierdzającego

wykonanie HUBINSTRUCTION w systemie CL

c) Przekazanie pracownikowi magazynowemu dokumentu na odbiór własny

przesyłki ( dokument wydrukowany z systemu CL, program DOCGEN, layout

PUPMAN)

3.1.5 Odbiór własny

W przypadku, gdy przesyłka została rozładowana w magazynie i następnie zaistnieje

konieczność jej wydania jako „odbioru własnego” pracownik Działu Spedycji Drobnicowej

zobowiązany jest do :

a) wykonania instrukcji HUBINSTRUCTION w formie elektronicznej (Instrukcja HUB

z literą H ),

b) przekazanie pracownikowi magazynowemu wydruku potwierdzającego wykonanie

HUBINSTTRUCTION w systemie CL,

c) przekazanie pracownikowi magazynowemu dokumentu na odbiór własny przesyłki

( dokument wydrukowany z systemu CL , program DOCGEN , layout PUPMAN ),

3.1.6 Dostawa przesyłki

Pracownik Działu Spedycji Drobnicowej weryfikuje dane w CL i organizuje

dostawę do odbiorcy wg niżej podanych zasad postępowania:

Wyższa Szkoła Logistyki. Materiały Studiów Podyplomowych Logistyka dla nauczycieli. Poznań 2009.

Monika Szostek „Procedury obsługi ładunków w systemach logistycznych”

a) w

rzypadkach

tego

wymagających

awizuje

nadejście

przesyłki

u odbiorcy/zleceniodawcy,

b) weryfikuje poprawność ustaleń z danymi zawartymi w systemie CL (np. adres

dostawy, godziny dostawy),

c) zleca dostawę do odpowiedniego departamentu Działu Spedycji Krajowej za pomocą

FASTINSTRUCTION np., UODYS/D;

UWAGA I - w przypadku przesyłek celnych uzupełnia FASTINSTRUCTION

o symbol PC np. UODYS/D/PC oraz jako miejsce dostawy wprowadza nazwę i adres agencji

celnej lub w przypadku procedury uproszczonej adres podmiotu zobowiązanego.

UWAGA II - w przypadku dostaw awizowanych w określonych oknach czasowych

bezwzględnie wymagane jest wypełnienie wszystkich pól Pick-up i Del. Podając wymagane

daty i zakres godzinowy okna czasowego

d) w przypadku towarów niebezpiecznych, uzupełnia dane w polu DOC. REMARKS

dane dotyczące klasy ADR, nr UN i grupy pakowania (jeśli nie zostały wpisane przez

partnera),

e) w

przypadku

towarów

podlegających

szczególnym

wymogom

przewozu

(np. artykuły spożywcze, wartościowe ( np. art. alkoholowe o wysokiej wartości)

wpisuje informacje w CL DOC REMARKS ),

f) uzupełnia dane o nazwisko i numer telefonu kontaktowego do osoby odpowiedzialnej

u odbiorcy

g) przekazuje Pracownikowi Działu Spedycji Krajowej w koszulce samoprzylepnej,

dokumenty towarzyszące przesyłce wraz z Dowodem Dostawy. Oryginały

ewentualnych dokumentów celnych oraz pisemnych instrukcji ADR dla kierowcy,

które muszą być przypięte bezpośrednio do koszulek (nie zapakowane do środka),

h) Dowód Dostawy stanowi wierzchnią stronę przekazywanej dokumentacji

(w koszulce samoprzylepnej) i musi być tak umieszczony, aby kod kreskowy wraz

numerem przesyłki był wyraźnie widoczny.

Wyższa Szkoła Logistyki. Materiały Studiów Podyplomowych Logistyka dla nauczycieli. Poznań 2009.

Monika Szostek „Procedury obsługi ładunków w systemach logistycznych”

UWAGA I: przed przekazaniem FASTINSTRUCTION „przesyłki niezgodne” mogą

zostać dopuszczone przez Pracownika Działu Spedycji Drobnicowej na podstawie uzgodnień

z klientem lub decyzji własnej (zapis „dopuszczono" w DOC REMARKS).

Pracownik Działu Spedycji Drobnicowej przesyła FASTINSTRUCTION do

lokalnego Działu Spedycji Krajowej wg. poniższych zasad:

do godziny 16.00 - dostawa w dniu następnym;

do godziny 10.00 - dostawa w tym samym dniu (dla kodów pocztowych od 00 do 05

oraz 96-500, 96-300)

C. W razie anulowania przez Dział Spedycji Drobnicowej zlecenia w formie pisemnej

(np.email) na wywóz przesyłki z terminala Pracownik Działu Spedycji Krajowej zobowiązany

jest do usunięcia przesyłki z obu systemów jednocześnie (dotyczy CL oraz TMS);

D. Pracownik Działu Spedycji Drobnicowej otrzymuje w formie pisemnej informację

od Działu Spedycji Krajowej o wszelkich zakłóceniach w terminowości dostaw, powstaniu

niezgodności w trakcie transportu lub przeładunków oraz innych problemach związanych

z dostawą w formie raportów dziennych:

W przypadku niedostarczenia przesyłki zgodnie ze zleceniem, z winy Działu Spedycji

Krajowej, dostawa jest realizowana w dniu następnym. Koszty dodatkowej dostawy

pokrywa Dział Spedycji Krajowej;

W przypadku niedostarczenia przesyłki zgodnie ze zleceniem (np. błędny adres

dostawy, brak odbiorcy) z winy Działu Spedycji Drobnicowej pracownik Działu

Spedycji Krajowej w porozumieniu z pracownikiem Działu Spedycji Drobnicowej

ustala inny termin dostawy. Dodatkowe koszty ponosi Dział Spedycji Drobnicowej;

W przypadku powstaniu niezgodności w trakcie transportu (zwrotu towaru

przez odbiorcę lub odmowy jego przyjęcia) na podstawie raportu dziennego

Pracownik Działu Spedycji Drobnicowej zobowiązany jest w przeciągu 24h od dostawy, do

podjęcia decyzji o losie przesyłki;

Przesyłki międzynarodowe w imporcie, powinny znajdować się tylko na

jednym transporcie międzynarodowym. W razie stwierdzenia przez Pracownika Działu

Wyższa Szkoła Logistyki. Materiały Studiów Podyplomowych Logistyka dla nauczycieli. Poznań 2009.

Monika Szostek „Procedury obsługi ładunków w systemach logistycznych”

Spedycji Krajowej wynikłych nieprawidłowości, Pracownik Działu Spedycji Drobnicowej po

otrzymaniu powyższej informacji powinien natychmiast dokonać odpowiednich korekt na

przesyłce w systemie;

3.1.7 Rozliczenie usługi

Pracownik Działu Spedycji Drobnicowej kompletuje następujące dokumenty:

listę ładunkową

zlecenia od klientów, ewentualne potwierdzenia zleceń, kopie kart zapytań ofertowych

ewentualną korespondencję,

kopie CMR oraz ewentualnych protokołów

kopie faktur sprzedaży

kopie faktur kosztowych

opisuje transport na zakładce w segregatorze: numer transportu, datę załadunku, trasę

przejazdu, informację kto organizował trasę terminal-terminal (Dział Spedycji

Całopojazdowej, partner)

Po zakończeniu realizacji usługi Pracownik Działu Spedycji Drobnicowej, zgodnie

ze Stanowiskową Kartą Pracy:

• wystawia faktury na zleceniodawcę zgodnie ze zleceniem/ofertą/umową;

• wystawia faktury na partnera wg obowiązującej umowy/ustaleń o współpracy

• przyjmuje faktury od partnera i weryfikuje z obowiązującą umową/ustaleniami

o współpracy oraz przedstawia Kierownikowi Działu do zatwierdzenia.

• Sprawdza poprawność rozliczeń wewnętrznych

Wyższa Szkoła Logistyki. Materiały Studiów Podyplomowych Logistyka dla nauczycieli. Poznań 2009.

Monika Szostek „Procedury obsługi ładunków w systemach logistycznych”

3.2.

Procedura

realizacji

zlecenia

przesyłek

drobnicowych

w eksporcie

3.2.1. Rejestracja zlecenia w CL

Pracownik Działu Spedycji Drobnicowej zakłada przesyłkę w CL, wpisując dane

koniecznie do zorganizowania odbioru:

dane nadawcy

dane miejsca podjęcia

dane odbiorcy

adres dostawy (terminal z którego nastąpi załadunek samochodu eksportowego)

numer transportu

nazwisko i numer telefonu do osoby odpowiedzialnej u załadowcy

opis przesyłki;

Opis przesyłki jako minimum powinien zawierać poniższe dane:

nazwa towaru

ilość i rodzaj opakowań

waga

wymiary przesyłki w ( w oknie DIM )

zastrzeżenie na temat piętrowania

terminowość gotowości odbioru

datę dostawy do HUB-u załadunkowego

w przypadku towarów niebezpiecznych, uzupełnia w DOC REMARKS dane

dotyczące klasy ADR , nr UN i grupy pakowania;

w przypadku towarów podlegających szczególnym wymogom przewozu lub towarów

wartościowych (np. art. alkoholowe, spożywcze ) wpisuje informacje w CL (w pole

DOC REMARKS);

inne instrukcje zleceniodawcy dotyczące odbioru lub obsługi wpisane w CL

(pole DOC REMARKS)

3.2.2 Zlecenie usługi Działowi Spedycji Krajowej

Pracownik Działu Spedycji Drobnicowej zleca odbiór do odpowiedniego

terminala z którego docelowo będzie odbywał się załadunek samochodu eksportowego

np. jeżeli załadunek samochodu eksportowego odbywa się w terminalu poznańskim,

Wyższa Szkoła Logistyki. Materiały Studiów Podyplomowych Logistyka dla nauczycieli. Poznań 2009.

Monika Szostek „Procedury obsługi ładunków w systemach logistycznych”

spedytor wykonuje FASTINSTRUCTION do Departamentu Spedycji Krajowej

Oddział Poznań - UPDYS bez względu na miejsce podjęcia przesyłki (UPDYS/P/);

W przypadku zmiany docelowego terminala eksportowego Pracownik Działu

Spedycji Drobnicowej zobowiązany jest do przekazania pisemnej zmiany dyspozycji dla

Pracownika Działu Spedycji Krajowej;

UWAGA I - w przypadku przesyłek celnych uzupełnia FASTINSTRUCTION

o symbol PC np. UODYS/P/PC oraz w DOC REMARKS nazwę i adres agencji celnej.

UWAGA II - w przypadku odbiorów awizowanych w określonych oknach czasowych

bezwzględnie wymagane jest wypełnienie wszystkich pól Pic-up i Del. Podając wymagane

daty i zakres godzinowy okna czasowego

Pracownik Działu Spedycji Drobnicowej przesyła FASTINSTRUTION

wg poniższych zasad:

- do godziny 16.00 odbiór w dniu następnym;

- do godziny 10.00 odbiór w tym samym dniu w promieniu do 50 km od terminala. W

razie anulowania zlecenia na dowóz przesyłki do terminala Pracownik Działu Spedycji

Krajowej zobowiązany jest do usunięcia przesyłki z obu systemów jednocześnie (dotyczy CL

oraz TMS);

Dział Spedycji Krajowej po otrzymaniu zlecenia podjęcia drukuje z systemu

CL Dowód Odbioru;

Pracownik Działu Spedycji Drobnicowej otrzymuje w formie pisemnej

informację od Działu Spedycji Krajowej o wszelkich zakłóceniach w terminowości podjęć,

powstaniu niezgodności w trakcie transportu lub przeładunków oraz innych problemach

związanych z podjęciem w formie raportów dziennych:

W przypadku nieodebrania przesyłki zgodnie ze zleceniem, z winy Działu Spedycji

Krajowej, podjęcie jest realizowane w dniu następnym. Koszty dodatkowej odbioru

pokrywa Dział Spedycji Krajowej;

W przypadku nieodebrania przesyłki zgodnie ze zleceniem (np. błędny adres podjęcia,

brak nadawcy) z winy Działu Spedycji Międzynarodowej pracownik Działu Spedycji

Wyższa Szkoła Logistyki. Materiały Studiów Podyplomowych Logistyka dla nauczycieli. Poznań 2009.

Monika Szostek „Procedury obsługi ładunków w systemach logistycznych”

Krajowej w porozumieniu z pracownikiem Działu Spedycji Drobnicowej ustala inny

termin odbioru. Dodatkowe koszty ponosi Dział Spedycji Drobnicowej;

3.2.3 Obsługa terminalowa przesyłek

Po dostarczeniu przesyłki do terminala nadawczego Pracownik magazynu

dokonuje obmiaru przesyłek,

Wymiary przesyłek są weryfikowane i wprowadzane do CL (program DIM) przez

Pracownika magazynowego w terminalu, w którym ma miejsce załadunek samochodu

eksportowego.

UWAGA I - Jeżeli towar został spaletyzowany w terminalu lub ilość jednostek

ładunkowych faktycznie przyjętych różni się od ilości jednostek wpisanych w CL, korekty

ilości w systemie CL wprowadza Pracownik Działu Spedycji Drobnicowej;

Po rozładunku w terminalu Pracownik Działu Spedycji Drobnicowej otrzymuje od

Pracownika

Działu

Spedycji

Krajowej

potwierdzone

dowody

podjęć

wraz

z ewentualnymi dokumentami celnymi i protokołami rozbieżności z rozładunku i koryguje

dane dotyczące przesyłki w CL, jeśli konieczne (pole DEL zmienia na faktycznego odbiorcę)

W przypadku przyjęcia na magazyn przesyłki niezgodnej postępuje wg procedury

„Nadzorowanie wyrobu/usługi niezgodnej"

W przypadku decyzji klienta o zwolnieniu przesyłki, Pracownik Działu

Spedycji Drobnicowej sporządza zapis w kopii protokołu i zwalnia przesyłkę wpisując

w CL, w pole DOC REMARKS: „dopuszczono".

3.2.4. Obsługa terminalowa przesyłek w przypadku dostaw własnych do terminala nadawczego

W przypadku dostawy przesyłki do terminalu innym środkiem transportu niż firmy

„Beta”, Pracownik Działu Spedycji Drobnicowej zobowiązany jest do

Wykonania instrukcji HUBINSTRUCTION w formie elektronicznej w systemie CL

(Instrukcja HUB z literą H )

Przekazanie pracownikowi magazynowemu

wydruku

potwierdzającego

wykonanie HUBINSTTRUCTION w systemie CL

Wyższa Szkoła Logistyki. Materiały Studiów Podyplomowych Logistyka dla nauczycieli. Poznań 2009.

Monika Szostek „Procedury obsługi ładunków w systemach logistycznych”

3.2.5. Organizacja transportu Terminal - Terminal.

Transport liniowy terminal - terminal partnera, może być realizowany przez

Partnera zagranicznego, Dział Spedycji Całopojazdowej (na podstawie pisemnej

informacji/zlecenia z Działu Spedycji Drobnicowej lub bezpośrednio przez przewoźnika,

na podstawie zlecenia Pracownika Działu Spedycji Drobnicowej (zgodnie z instrukcją

Realizacji Zleceń Spedycji Całopojazdowej ).

Informacje niezbędne do organizacji przewozu powinny zawierać:

termin gotowości towaru drobnicowego w terminalu nadawczym,

planowaną ilość i wagę,

specyficzne cechy ładunku ze względu na wartość lub szczególne wymogi przewozu

(np. klasa ADR, numer UN, grupa pakowania, towary spożywcze, wartościowe,

np. alkohol, elektronika, ubezpieczone CARGO),

wymagany termin dostawy do terminalu odbiorczego.

Pracownik Działu Spedycji Drobnicowej uzyskuje od partnera lub Działu Spedycji

Całopojazdowej zwrotne informacje o numerze rejestracyjnym ciągnika/naczepy oraz

dane kierowcy.

3.2.6. Załadunek przesyłek w terminalu nadawczym.

A. Pracownik Działu Spedycji Drobnicowej organizuje załadunek przesyłek

w Terminalu nadawczym (eksportowym) wykonując poniższe działania:

a) sprawdza dokumentację samochodu i kierowcy: zgodność danych kierowcy

i samochodu z informacją od partnera lub Działu Spedycji Całopojazdowej;

b) przygotowuje

dokumentację

dotyczącą

przesyłek

(instrukcje

postępowania

w przypadku towarów niebezpiecznych, dokumenty celne w przypadku przesyłek

celnych, faktury klientów, specyfikacje itd.);

c) uzgadnia z klientem lub podejmuje decyzję w sprawie przesyłek niezgodnych

(zapis w protokole określającym niezgodność oraz wpis „dopuszczono" w CL

w przypadku decyzji o dalszej realizacji usługi);

d) drukuje listę ładunkową na papierze samokopiującym w trzech kopiach, umieszcza

w niej informację o przesyłkach, które mają być załadowane w terminalu (wraz z

adnotacją o zakazie sztaplowania przesyłek, jeśli takie występują) i przekazuje ją wraz

z wydrukiem potwierdzającym HUBINSTRUCTION do Pracownika magazynowego;

Wyższa Szkoła Logistyki. Materiały Studiów Podyplomowych Logistyka dla nauczycieli. Poznań 2009.

Monika Szostek „Procedury obsługi ładunków w systemach logistycznych”

e) w przypadku towarów celnych wyprowadzanych ze składu lub magazynu celnego

przekazuje

Pracownika

magazynowego

oryginał

dokumentu

wydania

z magazynu/składu celnego (wzór dokumentu zatwierdzony przez Urząd Celny);

f) w przypadku przesyłek celnych pracownik Działu Spedycji Drobnicowej przekazuje

dokumenty celne pracownikowi magazynowemu;

g) w przypadku wyprowadzania przesyłek (jednostek ładunkowych) nie nadających się

do sztaplowania w transporcie Pracownik Działu Spedycji Drobnicowej powinien

nanieść te informacje na liście załadunkowej;

B. Pracownik magazynowy dokonuje załadunku, potwierdza dokumenty przewozowe

(lista załadunkowa i CMR) oraz przekazuje kierowcy dokumenty towarzyszące

przesyłce;

W przypadku niezgodności stanu faktycznego z dokumentami załadunkowymi

np. fizyczny brak towaru - pracownik magazynowy nanosi korekty na dokumentach

przewozowych i dokonuje załadunku wg stanu faktycznego podpisuje dokument

CMR;

W przypadku braku możliwości załadowania wszystkich przesyłek na wskazany

pojazd pracownik magazynowy w uzgodnieniu z pracownikiem Działu Spedycji

Drobnicowej dokonuje korekty na dokumentach przewozowych i dokonuje załadunku

wg stanu faktycznego podpisuje dokument CMR;

Przekazuje dokumenty do Działu Spedycji Krajowej skąd pobierane są przez

Pracownika Działu Spedycji Drobnicowej;

Pracownik Działu Spedycji Drobnicowej na podstawie dokumentów z załadunku (lista

ładunkowa, protokołów, kopia CMR), dokonuje zmian danych w CL;.

Po wyjeździe samochodu z terminalu pracownik Działu Spedycji Drobnicowej

nadzoruje realizację transportu terminal-terminal: przyjmuje informacje od partnera

zagranicznego, Działu Spedycji Całopojazdowej lub przewoźnika (zależnie od tego,

kto organizuje przewóz terminal-terminal) o wszelkich zakłóceniach podczas

transportu. W przypadku zakłóceń postępuje wg procedury „Nadzorowanie

wyrobu/usługi niezgodnej" nrP-8.3-1.

Wyższa Szkoła Logistyki. Materiały Studiów Podyplomowych Logistyka dla nauczycieli. Poznań 2009.

Monika Szostek „Procedury obsługi ładunków w systemach logistycznych”

3.2.7. Dostawa przesyłek

Pracownik Działu Spedycji Drobnicowej przekazuje awizację do terminalu

odbiorczego o transporcie i przesyłkach za pomocą transferu w CL (EDI) lub przesłanej

faksem/mailem listy ładunkowej. Awizacja może być dokonana przed załadunkiem

samochodu, jednak w przypadku wszelkich zmian podczas załadunku, musi być

zaktualizowana na podstawie informacji z magazynu.

Pracownik Działu Spedycji Drobnicowej przyjmuje informacje od partnera

zagranicznego (Działu Spedycji Całopojazdowej/przewoźnika) o wszelkich zakłóceniach

w terminowości lub obsłudze dostaw. W przypadku zakłóceń postępuje wg procedury

„Nadzorowanie wyrobu/usługi niezgodnej".

3.2.8. Rozliczenie usługi

Pracownik Działu Spedycji Drobnicowej kompletuje następujące dokumenty:

• listę ładunkową

• zlecenia od klientów, ewentualne potwierdzenia zleceń, kopie kart zapytań

ofertowych

• ewentualną korespondencję

• kopie CMR oraz ewentualnych protokołów

• kopie faktur sprzedaży

• kopie faktur kosztowych

• opisuje transport na zakładce w segregatorze: numer transportu, datę załadunku, trasę

przejazdu, informację kto organizował trasę terminal-terminal (Dział Spedycji

Całopojazdowej, partner/przewoźnik)

Po zakończeniu realizacji usługi pracownik Działu Spedycji Drobnicowej:

a) wystawia faktury na zleceniodawcę zgodnie ze zleceniem/ofertą/umową

b) wystawia faktury na partnera wg obowiązującej umowy/ustaleń o współpracy

c) wysyła

lub

nadzoruje

wysłanie

zleceniodawcy

dokumentu

potwierdzającego dostawę. W zależności od wymagań klienta może to być:

potwierdzony za zgodność dokument dostawy, oryginał dokumentu dostawy,

oświadczenie spedytora itd.

d) przyjmuje faktury od partnera i weryfikuje z obowiązującą umową/ustaleniami

o współpracy oraz przedstawia Kierownikowi Działu do zatwierdzenia.

e) sprawdza poprawność rozliczeń wewnętrznych

Wyższa Szkoła Logistyki. Materiały Studiów Podyplomowych Logistyka dla nauczycieli. Poznań 2009.

Monika Szostek „Procedury obsługi ładunków w systemach logistycznych”

Uwaga: W celu zachowania poprawności rozliczeń wewnętrznych, Pracownik Działu

Spedycji Drobnicowej zobowiązany jest do alokacji przesyłek na właściwe transporty w

systemie CL , najpóźniej do godziny 12.00 drugiego dnia roboczego w tygodniu

następującym po realizacji zlecenia.

3.2.9. Raportowanie realizacji usług dystrybucji

Wyznaczony pracownik Działu Spedycji Krajowej każdego dnia do godziny 10.00

przesyła, zgodnie z listą kontaktową pracowników Działu Spedycji Drobnicowej, dzienne

raporty z realizacji dystrybucji przesyłek drobnicowych ze wszystkich rejonów działania

spedycji krajowej, zbiorczy raport przesyłek zwracanych lub nie odebranych przez odbiorcę

dzień

poprzedni

oraz

godziny

15.30

raport

przesyłek

zagrożonych

w realizacji w danym dniu;

Raporty dzienne powinny zawierać informacje o:

• ilości zleconych przez Działy Spedycji Drobnicowej przesyłek do dystrybucji,

• wszelkich niezgodnościach przy dostawie lub podjęciu przesyłek wraz z podaniem

numeru przesyłki z CL;

• przyczynach wystąpienia niezgodności i ich wyjaśnieniu (ewentualnie przyczynach

zwrotu przesyłki.

Raporty przesyłek zagrożonych powinny zawierać informacje o numerze przesyłki

z CL oraz przyczynę potencjalnego zagrożenia niedotrzymania terminowości

dostawy/podjęcia;

Na podstawie otrzymanych informacji pracownik Działu Spedycji Drobnicowej

zobowiązany jest do:

• zweryfikowania informacji zawartych w raporcie

• sprawdzenia przyczyn wystąpienia nieprawidłowości

• kontaktu

klientem

lub

partnerem

zagranicznym

celu

wyjaśnienia

nieprawidłowości;

• w przypadku odmowy przyjęcia przesyłki (jednej ze stron Klient/partner)

zobowiązany jest do uzyskania pisemnej instrukcji dalszego postępowania

z przesyłką

Wyższa Szkoła Logistyki. Materiały Studiów Podyplomowych Logistyka dla nauczycieli. Poznań 2009.

Monika Szostek „Procedury obsługi ładunków w systemach logistycznych”

• na podstawie informacji uzyskanej od klienta lub partnera, poinformować

w udokumentowany sposób Pracownika Działu Spedycji Krajowej o dalszym

sposobie postępowania z przesyłką;

Kierownik Działu Spedycji Drobnicowej zobowiązany jest do okresowego

monitorowania raportów pod kątem poprawności wykonywanych dyspozycji

Kierownicy Działów Spedycji Drobnicowej odpowiedzialni są za ciągłą

aktualizację listy kontaktowej (PL_SPEDDYSTR);

Wyższa Szkoła Logistyki. Materiały Studiów Podyplomowych Logistyka dla nauczycieli. Poznań 2009.

Monika Szostek „Procedury obsługi ładunków w systemach logistycznych”

3.3 Procedura realizacji zleceń spedycji całopojazdowej

Celem instrukcji jest określenie i ujednolicenie zasad realizacji zleceń

całopojazdowych i częściowych przez Pracowników Działów Spedycji Całopojazdowej,

Instrukcja ma zastosowanie przy realizacji zleceń przesyłek całopojazdowych

i częściowych przez Pracowników Działów Spedycji Całopojazdowej,

W Oddziałach, w których nie zostały wyodrębnione działy spedycji całopojazdowej

i drobnicowej, niniejsza procedura dotyczy pracowników wykonujących czynności spedytora

całopojazdowego i spedytora drobnicowego.

Po przyjęciu zlecenia do realizacji zgodnie z procedurą „Przeglądu zleceń” Pracownik

Działu Spedycji Całopojazdowej (pracownik realizujący zlecenie):

1. Planuje trasę odbiorów i dostaw dla ładunków częściowych w oparciu o posiadane

adresy załadunków i dostaw;

2. Dokonuje wyboru przewoźnika spełniającego warunki zlecenia zgodnie z procedurą

„Wybór i weryfikacja przewoźników i uzgadnia z nim możliwości realizacji

transportu”;

3. Rejestruje przesyłkę i transport w programie CL (lub otrzymuje dane transferem

w CL w przypadku przesyłek zakładanych przez partnerów dysponujących CL):

4. Wystawia zlecenie transportowe na standardowym druku zlecenia firmy „Alfa”,

uwzględniając szczególne wymagania dotyczące realizacji transportu, zgodnie

ze zleceniem;

5. Wysyła

zlecenie

przewoźnika

faksem

lub

pocztą

elektroniczną.

Dla przewoźników kontraktowych (jeśli tak uzgodniono) zlecenie może być

przekazywane za pomocą wiadomości SMS lub ustnie. Niezbędne jest jednak

dokonywanie zapisów w dokumentacji transportu o przekazywanych instrukcjach;

6. Uzyskuje od przewoźnika zwrotne potwierdzenie przyjęcia zlecenia (zwrotny faks

zlecenia firmy „Alfa” z podpisem lub pieczątką przewoźnika lub telefoniczne

potwierdzenie przyjęcia zlecenia potwierdzone zapisem pracownika realizującego

zlecenie na zleceniu);

7. Nadzoruje realizację usługi przez przewoźnika zgodnie z procedurą „Nadzorowanie

realizacji usług”, na poszczególnych jej etapach: załadunek, przewóz, rozładunek

Wyższa Szkoła Logistyki. Materiały Studiów Podyplomowych Logistyka dla nauczycieli. Poznań 2009.

Monika Szostek „Procedury obsługi ładunków w systemach logistycznych”

8. Przyjmuje informacje od przewoźnika o wszelkich niezgodnościach, mających

wpływ na prawidłową realizację usługi i przekazuj informacje swojemu

zleceniodawcy. Dalsze postępowanie zgodnie z procedurą „Nadzorowanie wyrobu

/usługi niezgodnej”;

9. Po zrealizowaniu zlecenia przyjmuje dokumenty i faktury od przewoźnika,

weryfikuje z obowiązującą umową/zleceniem i przedstawia Kierownikowi Działu do

akceptacji;

10. Rozlicza transport ze Zleceniodawcą:

- wystawia fakturę lub

- występuje do Kontrolera Finansowego (e-mail) o obciążenie wewnętrzne

za wykonaną usługę poprzez transfer w CL (gdy zleceniodawcą jest inny

Dział/Oddział firmy „Alfa” w Polsce) lub

- opisuje Fakturę przewoźnika w koszt Zleceniodawcy wewnętrznego zgodnie

ze zleceniem/umową/uzgodnieniem lub

- wystawia fakturę wewnętrzną.

11. Wysyła do zleceniodawcy, jeśli wymagane, dokumenty potwierdzające

(CMR, list przewozowy, dowód dostawy). W zależności od wymagań klienta

dokumenty te mogą być wysłane w oryginale lub jako potwierdzone za zgodność kopie;

12. Dokonuje oceny realizacji zlecenia przez przewoźnika zgodnie z procedurą

wyboru i weryfikacji przewoźników;

13. Kompletuje dokumenty i informacje dotyczące transportu:

• numer transportu,

• kopia zlecenia dla przewoźnika (jeśli w formie pisemnej),

• zlecenia od klientów lub potwierdzenia zleceń,

• ewentualna korespondencja dotycząca transportu,

• CMR oraz protokoły (jeśli występowały),

• kopie faktur sprzedaży,

• kopie faktur kosztowych,

• zamknięcie rozliczeń z transportu (wydruk TR32 z CL lub zestawienie przesyłek

z określonymi przychodami i kosztami dla poszczególnych przesyłek i transportu)

z podpisem Spedytora o zaakceptowaniu wszystkich rozliczeń.

Wyższa Szkoła Logistyki. Materiały Studiów Podyplomowych Logistyka dla nauczycieli. Poznań 2009.

Monika Szostek „Procedury obsługi ładunków w systemach logistycznych”

3.4. Procedura nadzorowania wyrobu dostarczonego przez klienta

Celem procedury jest opisanie zasad postępowania, których stosowanie pozwoli

na zabezpieczenie przed uszkodzeniem wyrobu dostarczonego przez Klienta.

Przedmiotem procedury są zasady i tryb postępowania związane ze sprawdzaniem,

przechowywaniem i obsługą wyrobu dostarczonego przez klienta.

Procedura niniejsza jest stosowana przez działy użytkujące wyrób dostarczony

przez klienta.

Wyrób dostarczony przez Klienta -jest to własność klienta, która wg poczynionych

z nim uzgodnień będzie wykorzystana przy realizacji usług dla niego, np. opakowania

zwrotne wielokrotnego użytku ( paleto-skrzynie, pojemniki siatkowe, palety, kartony,

oprzyrządowanie,

etykiety,

instrukcje

obsługi,

programy

komputerowe,

rodki

za/wyładunkowe, etc ).

3.4.1. Przyjęcie wyrobu dostarczonego przez klienta.

A. Wszystkie wyroby dostarczone przez klienta przed włączeniem ich w realizację

usługi dla niego muszą zostać poddane kontroli odbiorczej celem upewnienia się, że wyrób

jest dokładnie tym, jaki powinien zostać dostarczony oraz wykrycia ewentualnych uszkodzeń

lub innych niezgodności. Kontrola ta powinna być dokonana podczas przyjmowania wyrobu

od Klienta. W przypadku stwierdzenia uszkodzeń lub innych niezgodności:

• Osoba przyjmująca zobowiązana jest odnotować ten fakt w dokumentach przyjęcia,

z podaniem rodzaju i zakresu uszkodzeń z jednoczesnym bezzwłocznym

poinformowaniem klienta. Należy sporządzić zapis tego faktu wg zasad nadzoru nad

zapisami. Forma zapisu dowolna (papierowa, elektroniczna). Czas przechowywania

zapisu - 3 lata od wygaśnięcia umowy z klientem. Miejsce przechowywania - dział

przyjmujący wyrób klienta mający być włączony w realizację usługi.

• do czasu otrzymania od klienta pisemnych instrukcji dalszego postępowania wyrób

nie może być zastosowany w dalszej realizacji usług;

B. W przypadku braku uszkodzeń lub innych wad wyrób dostarczony przez klienta

jest przyjęty zgodnie z obowiązującymi zasadami postępowania z jednoczesnym jego

zaewidencjonowaniem i potwierdzeniem zgodności wyrobu w dokumentacji;

Jeżeli wymaga tego rodzaj wyrobu dostarczonego przez klienta lub jego

przeznaczenie, Klient powinien dostarczyć pisemne instrukcje jego obsługi lub dokonać

Wyższa Szkoła Logistyki. Materiały Studiów Podyplomowych Logistyka dla nauczycieli. Poznań 2009.

Monika Szostek „Procedury obsługi ładunków w systemach logistycznych”

przeszkolenia w zakresie obsługi. Fakt przeszkolenia powinien być potwierdzony stosownym

zapisem.

Forma

zapisu

dowolna

(papierowa,

elektroniczna).

Czas przechowywania zapisu - 3 lata od wygaśnięcia umowy z klientem. Miejsce

przechowywania - dział przyjmujący wyrób klienta mający być włączony w realizację usługi

3.4.2 Obsługa wyrobu dostarczonego przez klienta

W zależności od rodzaju i przeznaczenia wyrobu dostarczonego przez klienta

do czasu jego wykorzystania, jest on przechowywany zgodnie z pisemnymi instrukcjami

klienta, w sposób uniemożliwiający uszkodzenie lub zaginięcie wyrobu. W trakcie

przechowywania stan wyrobu jest poddawany okresowej kontroli przez kierownika działu

odpowiedzialnego za przechowywanie lub osoby przez niego wyznaczonej. Wynik kontroli

musi być zapisany w dokumentacji związanej z wyrobem. Forma zapisu dowolna (papierowa,

elektroniczna). Czas przechowywania zapisu - 3 lata od wygaśnięcia umowy

z klientem. Miejsce przechowywania - dział przyjmujący wyrób Klienta dział użytkujący

wyrób klienta w realizacji usługi.

W trakcie stosowania wyrobu klienta jest on wykorzystywany zgodnie z jego

przeznaczeniem i otrzymanymi instrukcjami obsługi.

3.4.3 Uszkodzenia/zaginięcia wyrobu dostarczonego przez klienta powstałe w trakcie

jego użytkowania/składowania

Jeżeli w trakcie w/w czynności zostanie zaobserwowane uszkodzenie/zaginięcie

wyrobu osoba odpowiedzialna za jego użytkowanie zobowiązana jest odnotować powyższy

fakt w dokumentacji z nim związanej oraz poinformować klienta o zdarzeniu. Należy

sporządzić zapis tego faktu. Forma zapisu dowolna (papierowa, elektroniczna). Czas

przechowywania zapisu - 3 lata od wygaśnięcia umowy z klientem. Miejsce przechowywania

- dział użytkujący wyrób klienta w realizacji usługi.

Do czasu otrzymania pisemnych instrukcji postępowania wyrób powinien być

wycofany z użytkowania i zabezpieczony na czas określenia dalszego z nim postępowania

celem zabezpieczenia przed wystąpieniem dalszych uszkodzeń.

Po usunięciu uszkodzeń/wymianie wyrobu dostarczonego przez klienta, przed

ponownym jego przyjęciem jest on poddawany kontroli i dalszym czynnościom zgodnie

z powyższym trybem.

Wyższa Szkoła Logistyki. Materiały Studiów Podyplomowych Logistyka dla nauczycieli. Poznań 2009.

Monika Szostek „Procedury obsługi ładunków w systemach logistycznych”

3.4.4 Odpowiedzialność za realizację procedury

Pracownik użytkujący wyrób klienta odpowiedzialny jest za:

• kontrolę stanu wyrobu podczas jego przyjęcia do dalszej obsługi;

• odnotowanie i zgłoszenie przełożonemu uszkodzeń/zaginięć wyrobu dostarczonego;

• zastosowanie/wykorzystanie wyrobu dostarczonego zgodnie z jego przeznaczeniem

i instrukcją obsługi;

Kierownik działu wykorzystującego wyrób klienta odpowiedzialny jest za:

• Nadzór nad realizacja niniejszej procedury,

• Ustalenie z klientem zasad wykorzystywania/zastosowania wyrobu podczas jego

dalszej usługi,

• Informowanie klienta o uszkodzeniach/zaginięciach wyrobu dostarczonego,

• Prowadzenie

ewidencji

wyrobów

dostarczonych

oraz

wyrobów

uszkodzonych/zagubionych,

• Prowadzenie i przechowywanie wymaganych zapisów.

Wyższa Szkoła Logistyki. Materiały Studiów Podyplomowych Logistyka dla nauczycieli. Poznań 2009.

Monika Szostek „Procedury obsługi ładunków w systemach logistycznych”

4. Pocedury organizowania przewozów

4.1. Procedura przyjęcia zlecenia do realizacji i organizowanie

transportu.

W przedsiębiorstwie przyjmowaniem zamówień od klientów firmy oraz ich realizacją

zajmują się zazwyczaj pracownicy działu sprzedaży, którzy ustalają, jaki towar,

w jakiej ilości i na kiedy powinien zostać dostarczony do odbiorcy. Zamówienia

wprowadzane są do systemu komputerowego, którym posługuje się firma - Axapty.

Pracownicy działu SOOH przyjmując zamówienia od klientów ustalają jednocześnie miejsca

docelowe dostawy wyrobów. Nie zawsze bowiem, dane adresowe klienta zgadzają się z

miejscem rozładunku towarów.

Gotowe zamówienie zostaje przesłane pracownikom działu Logistyka – Magazyn -

Wyrobów Gotowych- Spedycje w postaci tzw. list pobrania (dyspozycji transportowych).

Są to dokumenty zawierające informację o tym, jaki towar, w jakiej ilości i gdzie ma być

dostarczony. Dyspozycje posiadają kolejne numery, którymi oznaczone są poszczególne

rodki transportowe - samochody. Zazwyczaj dyspozycja zawiera więcej niż jedno miejsce

rozładunku wyrobów, ale nie więcej niż 5. Samochody duże, czyli o objętości załadunku

60 m

- posiadają maksymalnie trzy miejsca rozładunku. Natomiast cztery lub pięć miejsc

rozładunku posiadają tzw. małe auta o objętości załadunku 30 m

Trasa pojazdu polega na tym, że samochód posiada kilka miejsc rozładunku, w tym samym

mieście lub w miastach położonych w bardzo niedalekiej odległości od siebie. Na każdy

dzień tygodnia ustalona jest trasa do konkretnego miasta np:

• poniedziałek - Łódź; Iława-Ostróda-Olsztyn,

• wtorek – Szczecin; Gdańsk-Sopot-Kartuzy,

• środa – Kołobrzeg; Poznań,

• czwartek – Szczecin; Elbląg-Braniewo-Lidzbark-Olsztyn,

• piątek – Wrocław.

Miejsca rozładunku łączone są przez pracowników działu SOOH w taki sposób, aby

miejscowości, do których powinien dotrzeć zamówiony towar, były położone

w niewielkiej odległości od siebie. Łączenie miejsc dostaw wyrobów pozwala

na efektywniejsze wykorzystanie środków transportowych oraz zmniejszenie kosztów

transportu.

Wyższa Szkoła Logistyki. Materiały Studiów Podyplomowych Logistyka dla nauczycieli. Poznań 2009.

Monika Szostek „Procedury obsługi ładunków w systemach logistycznych”

Dokładne informacje, odnośnie dostaw znajdują się także w programie komputerowym TMS

stworzonym specjalnie do celów użytkowych przedsiębiorstwa. TMS jest bazą danych

zawierającą m. in. dane o:

• dacie przyjęcia zamówienia od klienta (czyli wstawienia listy pobrania),

• osobie przyjmującej zamówienie,

• wielkości potrzebnego środka transportu (samochód duży lub mały),

• czasie i miejscach dostawy,

• numerze środka transportu.

Pracownicy zajmujący się organizacją transportu, po otrzymaniu pełnej dyspozycji

transportowej

dokonują

rezerwacji

potrzebnego

produktu

systemie

Qguar.

Jest to modułowy system, wyznaczający nowe standardy w obsłudze łańcucha logistycznego

magazynowanych towarów. Jego główne zadanie to zarządzanie przepływem towaru przez

magazyn przedsiębiorstwa. Qguar wspomaga procesy magazynowe począwszy od momentu

zejścia towaru z produkcji lub wejścia towaru na teren magazynu, aż po jego wydanie.

Kolejne moduły odzwierciedlają poszczególne ogniwa łańcucha logistycznego, przez który

przechodzą magazynowane towary. Modułowa budowa systemu, pozwala na łatwe jego

konfigurowanie i dostosowanie do sposobu pracy magazynu, jak również umożliwia

przypisanie użytkownikom praw do realizacji określonych zadań. Qguar pozwala na prace na

komputerach osobistych bez konieczności wdrażania dużych systemów komputerowych.

Kolejnym etapem jest analiza miejsca rozładunków, pracownicy informują

odpowiednią spedycję o zapotrzebowaniu na środek transportu (o wyborze spedycji decyduje

województwo, w którym znajduje się ostatnie miejsce rozładunku), ustalając jednocześnie

godzinę podstawienia samochodu pod załadunek. Ilość dyspozycji, a jednocześnie

samochodów ładowanych dziennie jest zróżnicowana i zależy od ilości zamówień klienta,

a także od pory roku ze względu na specyfikację wyrobów przedsiębiorstwa. Wszystkie

zlecenia podawane są „w ciemno”, co oznacza, że informacje o zamówionym towarze i jego

miejscach dostarczenia docierają do osób organizujących transport już w dniu

poprzedzającym załadunek. W każdym tygodniu określony jest limit możliwości załadunku

samochodów dużych oraz małych. Nie zawsze limit ten jest wykorzystany. Spedytor

potwierdza przyjęcie zlecenia podając dane osobowe przewoźnika (imię i nazwisko, numer

telefonu, numer dowodu osobistego oraz numer naczepy samochodu), który wykona usługę

i dostarczy towar w odpowiednie miejsce i w odpowiednim czasie. Informacje o planowanej

godzinie załadunku, imię i nazwisko przewoźnika oraz numer, którym oznaczony jest jego

rodek transportowy, zawarte w programie TMS dostępne są dla osób zajmujących się

Wyższa Szkoła Logistyki. Materiały Studiów Podyplomowych Logistyka dla nauczycieli. Poznań 2009.

Monika Szostek „Procedury obsługi ładunków w systemach logistycznych”

wpuszczaniem samochodów na plac załadunkowy. Zadaniem tych osób jest odnotowanie

godziny podstawienia danego środka transportu, godziny wjazdu na plac załadunkowy oraz

wyjazdu i ewentualnych spóźnień.

Każde

zgłoszenie

zostanie

ostatecznie

potwierdzone

wystawieniem

listu

przewozowego, wręczonego kierowcy przy wyjeździe z siedziby firmy. Dokument ten jest

wystawiany przez pracowników zajmujących się organizacją transportu, używany w tym celu

jest program o nazwie Kontra, stworzony specjalnie w tym celu dla firmy. List przewozowy

zawiera trasę, ilość miejsc rozładunku, termin załadunku, oraz ilość kilometrów. Do

obowiązków tych pracowników należy też prowadzenie i rejestracja rozliczeń spedycyjnych

(faktury).

Dyspozycje transportowe, wystawiają także pracownicy składów fabrycznych, które posiada

przedsiębiorstwo. W tym przypadku pierwszym miejscem rozładunku jest zazwyczaj skład

fabryczny, gdyż przewożone wyroby zostają rozładowane w składzie, skąd transportowane są

dalej do klienta lub odbierane przez niego osobiście. Następnie dyspozycje przekazywane są

pracownikom magazynu, zajmującym się koordynacją załadunku towarów na środki

transportu zewnętrznego, wystawieniem pozostałych dokumentów transportowych (WZ)

i wydaniem ich kierowcy.

Każdego dnia sporządzany jest raport dzienny obsługi samochodów.

Wyższa Szkoła Logistyki. Materiały Studiów Podyplomowych Logistyka dla nauczycieli. Poznań 2009.

Monika Szostek „Procedury obsługi ładunków w systemach logistycznych”

4.2. Przykłady procedur realizacji i wykonania przewozów

Informacja
wejściowa

Proces

Realizacja zamówienia

Zamknięcie sprzedaży

KONIEC

Rysunek: Proces

realizacji zamówienia

Rysunek: Sprawdzenie

dostępności towarów w

magazynie

Rysunek :

Wprowadzenie

zamówienia

Sprawdzenie dostępności towarów

na magazynie

Wprowadzanie zamówienia do

AXAPTY

START

Rysunek 6. Proces przyjmowania zamówień do realizacji

ródło: Opracowanie własne na podstawie materiałów źródłowych przedsiębiorstwa.

Wyższa Szkoła Logistyki. Materiały Studiów Podyplomowych Logistyka dla nauczycieli. Poznań 2009.

Monika Szostek „Procedury obsługi ładunków w systemach logistycznych”

Informacja
wyjsciowa

Informacja
wyjściowa

Odpowiedzialny

Ekonomista ds.

sprzedaży

Ekonomista ds.

sprzedaży

Ekonomista ds.

sprzedaży

Ekonomista ds.

sprzedaży

Ekonomista ds.

sprzedaży

konomista ds.

sprzedaży

Ekonomista ds.

sprzedaży

Ekonomista ds.

sprzedaży

Odbiorca

Klient zewn.

Kierownik

Klient

zewnętrzny

Klient

zewnętrzny

Klient

zewnętrzny

Specjalista ds.

planowania

Specjalista ds.

planowania

Sekcja

Rachunkowości

Finansowej

Spec. ds. oceny

ryzyka handl. i

anal. sprzedaży

Spec. ds.

planowania

tak

Założenie kartoteki i ustalenie limitu

Podział zamówień

Opracowanie linii zamówienia

Zamówienie

KONIEC

Fax/Sfinks

Rozmowa

telefoniczna z

klientem

Rejestr

Oferta

Fax/Sfinks

Czy nowy klient?

Wprowadzenie linii zamówienia

Rys.: Proces
sprawdzania
dostępności na

Baza

AXAPTA

Wprowadzanie terminu dostawy

Nadanie formy płatności

Odbieranie/Rejestracja zamówień

START

Limit

kredytowy

Baza

AXAPTA

Instrukcja DS/1

Rys.: Proces realizacji

zamówienia

nie

Czy warunki specjalne?

tak

nie

Umowa/Oferta

Fax/Sfinks

Rozmowa

telefoniczna z

klientem, instrukcja

SOK/1

Określenie rekordu”Warunki

specjalne”

Rysunek 7. Proces wprowadzenia zamówienia do AXAPTY

ródło: Opracowanie własne na podstawie materiałów źródłowych przedsiębiorstwa.

Wyższa Szkoła Logistyki. Materiały Studiów Podyplomowych Logistyka dla nauczycieli. Poznań 2009.

Monika Szostek „Procedury obsługi ładunków w systemach logistycznych”

Informacja
wejściowa

Proces

Informacja
wyjściowa

Odpowiedzialny Odbiorca

Ekonomista ds. sprzedaży

Specjalista

ds.

Planowania

Specjalista

ds.

Planowania

Klient

zewnętrzny

Specjalista

ds.

planowania

START

Rezerwacja produktów

Czy udało się

zarezerwować towar?

nie

Rysunek 8. Proces sprawdzania dostępności towaru w magazynie

ródło: Opracowanie własne na podstawie materiałów źródłowych przedsiębiorstwa.

Kontakt z LP na temat braku

wyrobów

Poinformowanie klienta o

dostępności wyrobów

Potwierdzenie aktualności

zamówienia

Redukowanie linii

zamówienia

STOP

Baza AXAPTA

Instrukcja SOK/1

Baza AXAPTA

Rozmowa

telefoniczna

Dokument

Potwierdzenia

zamówienia

Rysunek: proces

realizacji

zamówienia

Wydruk z

AXAPTA

Czy klient jest

zdecydowany?

tak

nie

Czy klient czeka na towar?

Potwierdzenie zamówienia

STOP

Dalsze postępowanie

Rysunek: proces realizacji

zamówienia

nie

tak

Wyższa Szkoła Logistyki. Materiały Studiów Podyplomowych Logistyka dla nauczycieli. Poznań 2009.

Monika Szostek „Procedury obsługi ładunków w systemach logistycznych”

Informacja
wejściowa

Proces

Informacja
wyjściowa

Odpowiedzialny

Odbiorca

Ekonomista

ds.sprzedaży

Magazynier

Ekonomista

ds.sprzedaży

Ekonomista

ds.sprzedaży

Ekonomista

ds.sprzedaży

Magazynier

Klient

zewnętrzny

Sekcja

Rachunkowośc

i Finansowej

Klient

zewnętrzny

Klient

zewnętrzny

Klient

zewnętrzny

START

Wystawienie listy pobrania

Rysunek 9. Proces realizacji zamówienia

ródło: Opracowanie własne na podstawie materiałów źródłowych przedsiębiorstwa.

Załadunek towaru

Wystawienie

dokumentu WZ

Wystawienie faktury

Wysyłka faktury do

klienta

Archiwizacja

dokumentów

STOP

Lista

pobrania

Limit

kredytowy

Zamówienie w

AXAPTA

Mapa nr IV-

2/4.4

„WZ”

Faktura VAT

Instrukcja obiegu

dokumentów (w

Zarządzeniu

DG7/2002)

„WZ”

Instrukcja FN/1

„Zarządzanie

należnościami”

Faktura

VAT

Fax/

Poczta

Kopia faktury

Zamówie

nie

„WZ”

Wyższa Szkoła Logistyki. Materiały Studiów Podyplomowych Logistyka dla nauczycieli. Poznań 2009.

Monika Szostek „Procedury obsługi ładunków w systemach logistycznych”

Specjalista ds.

eksportu

Specjalista ds.

eksportu

Specjalista ds.

eksportu

Specjalista ds.

eksportu

Specjalista ds.

eksportu

Specjalista ds.

eksportu

Magazynier

Specjalista ds.

eksportu

Specjalista ds.

eksportu

Agencja celna

lub spec. ds.

celnych

Specjalista ds.

eksportu

Specjalista ds.

eksportu

Specjalista ds.

reklamacji

Specjalista ds.

rachunkowości

Klient

Kierownik

działu SE

Kierownik

działu SE

Kierownik

działu SE

Kierownik

działu SE

Zewnętrzna

firma

transportowa

Magazynier

Specjalista ds.

eksportu

Agencja celna,

klient

Agencja celna

lub sekcja LZ

Specjalista ds.

eksportu

Klient

Specjalista ds.

eksportu

Specjalista ds.

rachunkowości

Złożenie zamówienia przez klienta

Sprawdzenie dostępności wyrobów

Rysunek 10. Proces przyjmowania i realizacji zamówień eksportowych

ródło: Opracowanie własne na podstawie materiałów źródłowych przedsiębiorstwa.

Rezerwacja wyrobów i/lub zlecenie

produkcji/zakupu

Zlecenie transportu i/lub przekazanie daty odbioru

towaru

Zlecenie A.C. wystawienia dokumentów ekip.

(dotyczy krajów spoza UE)

Poinformowanie klienta o zrealizowaniu

zamówienia

Księgowanie dokumentów

KONIEC

Kontrakt cenowy

WAX, umowa

handlowa

AXAPTA, warunki

specjalne

Rezerwacja

AXAPTA

Zamówienie

AXAPTA

Kopie faktur i

specyfikacji

Informacja

telefoniczna-

potwierdzenie

odprawy

Potwierdzenie

dostepności

Rezerwacja

zamówienia

AXAPTA

Faktury, specyfikacje

przeliczenia walutowe

CMR,SAD,TIR1,

wadectw. poch.

EUR1

Wax, fax, mail,

telefon

Informacja do

klienta

Zaksięgowane

dokumenty

AXAPTA

WavinXchange

Potwierdzenie zamówienia/linii zamówienia

Wysłanie dyspozycji załadunkowej na magazyn

Rys.:Ustalenie

przyczyn i obsługa

reklamacji

Faktura i specyfikaca

(Wax, list pol., fax

)

Dokument WZ

CMR,SAD

Wysłanie dokumentu stwierdzającego faktyczny

załadunek towaru na środek transp.

Wystawienie dokumentów eksportowych

Odprawa celna

(dotyczy krajów spoza UE)

Rejestracja reklamacji od klienta i ich obsługa

Dokonanie płatności przez klienta

Zamówienie

(fax,mail)-

AXAPTA

Zlecenie

transportowe

fax/mail do klienta

Dokument

dostawy

Przelew

bankowy na

konto firmy

Lista pobrania

Potwierdzenie

dostępności

Zamówienie

(Wax,fax,mail)

Dokument dostawy

Kopia faktury i

specyfikacji

Dokumenty celne

Faktura,

Informacja wejściowa

Proces

Odpowiedzialn

Odbiorca

Informacja wyjściowa

Wyższa Szkoła Logistyki. Materiały Studiów Podyplomowych Logistyka dla nauczycieli. Poznań 2009.

Monika Szostek „Procedury obsługi ładunków w systemach logistycznych”

Informacja
wejściowa

Proces

Informacja
wyjściowa

Odpowiedzialny

Odbiorca

Ekonomista ds.

sprzedaży

Ekonomista ds.

rozliczeń

Ekonomista ds.

rozliczeń

Ekonomista ds.

rozliczeń

Ekonomista ds.

rozliczeń

Ekonomista ds.

rozliczeń

Ekonomista ds.

rozliczeń

Magazynier; spedycja

Magazynier; Robotnicy

magazynowi

Firmy spedycyjne

Kierownik Sekcji

Magazynów Wyrobów

Gotowych;

Kierownik Logistyki.

Ekonomista ds.

sprzedaży

Spedycja

Magazynier

Specjalista ds.

Reklamacji

START

Rysunek 11. Proces planowania i koordynacji załadunku

ródło: Opracowanie własne na podstawie materiałów źródłowych przedsiębiorstwa.

Określenie godziny

rozpoczęcia załadunków

Wystawienie zleceń

załadunkowych

Kontrola czasu

podstawienia samochodu

i załadunku

Organizowanie powrotów z

reklamacjami oraz dostaw

towar (krajowych)

KONIEC

Informacja -

SOOH

Dokument

załadunkowy

Dokument

załadunkowy

„WZ

”

List

przewozowy

do firm

spedycyjnych

Zlecenie

telefoniczne

Zlecenie do

spedycji

Przyjmowanie i

realizacja

zamówień

Segregacja dokumentów

załadunkowych

Wystawienie dokumentu

załadunkowego

Dokument WZ,

WZR lub e-mail

Baza Reklamacje

Zewnętrzne

Ilość zleceń na
dzień następny

Godzina

wjazdu/wyjazd

u na plac

magazynowy

Wyższa Szkoła Logistyki. Materiały Studiów Podyplomowych Logistyka dla nauczycieli. Poznań 2009.

Monika Szostek „Procedury obsługi ładunków w systemach logistycznych”

Informacja
wejściowa

Proces

Informacja

wyjściowa

Odpowiedzialny

Odbiorca

Ekonomista ds. rozliczeń

Magazynier

Robotnicy magazynowi

Magazynier

Ekonomista ds. rozliczeń

Magazynier

Magazynier
/Kierowca

Ekonomista ds. rozliczeń

Magazynier

Robotnicy
Magazynowi

Magazynier

Ekonomista
Ds.
Sprzedaży

Kierowca

Kierowca

Ekonomista
Ds.
Sprzedaży

Kierownik sekcji
Magazynu
Wyrobów
Gotowych;
Kierownik
Logistyki;
Specjalista
Ds.
rachunkowości

START

Rysunek 12. Proces załadunku i dystrybucji wyrobów na środkach transportu zewnętrznego

ródło: Opracowanie własne na podstawie materiałów źródłowych przedsiębiorstwa.

Załadunek na środkach

transportu

Informacja o wydawanych

ilościach asortymentów

Wydawanie dokumentów

załadunkowych

Dostarczenie dokumentów

załadunkowych do SOOH

Prowadzenie i rejestracja

rozliczeń spedycyjnych

(faktury)

KONIEC

Rys.: Planowanie

i koordynacja

załadunków

Instrukcja GL/6

Dokument

załadunkowy

Dokumenty

załadunkowe

Godzina

wjazdu/wyjazdu

Dokumentacja

załadunkowa

(WZ,WZR,DZ,RW)-

Qquar

Potwierdzenie

ułożenia, mocowania i

zgodności załadunku

List przewozowy

.Deklaracja zgodności

na życzenie klienta

Dokumentacja

załadunkowa

(WZ,WZR,DZ,RW)-

Qguar

Rejestr załadunków-

zeszyt

Rejestr załadunków

F;/mow/spedycja

Zlecenie Z

SOOH

Przekazanie dokumentu do

kompletacji na magazyny

Wydawanie zleceń

załadunkowych

Planowanie i koordynacja

załadunków

Dokument

załadunkowy

Zakończenie

załadunku, WZ

Korekta dokumentu

załadunkowego

Dokumenty

załadunkowe

Wyższa Szkoła Logistyki. Materiały Studiów Podyplomowych Logistyka dla nauczycieli. Poznań 2009.

Monika Szostek „Procedury obsługi ładunków w systemach logistycznych”

Informacja
wejściowa

Proces

Informacja
wyjściowa

Odpowie-

dzialny

Odbiorca

Klient

zewnętrzny

Hurtownia

Specjalista d.

reklamacji

Specjalista d.

reklamacji

Kierownicy

Działów

Kierownik

Dyrektor

sprzedaży

Specjalista ds.

reklamacji

Specjalista ds.

reklamacji

Specjalista ds.

reklamacji

Specjalista ds.

reklamacji

Hurtownia

Specjalista

ds.

reklamacji

Specjalista

ds.

reklamacji

Specjalista

ds.

reklamacji

Specjalista

ds.

reklamacji

Magazynier

Klient

zewnętrzny

Dyrektor

Kierownicy

Sprawdzenie zasadności i przyczyn reklamacji

Decyzja kierownika o uznaniu reklamacji

Czy reklamacja dotyczy wyrobów firmy

nie

Rysunek 13. Proces obsługi reklamacji

ródło: Opracowanie własne na podstawie materiałów źródłowych przedsiębiorstwa.

Zaewidencjonowanie reklamacji

KONIEC

Wartość reklamacji
poniżej 3000 PLN

Fax/list

Program do obsługi
reklamacji

Rozmowa

Przekazanie informacji

Przyjęcie i zarejestrowanie reklamacji

Opinia na temat
zasadności i przyczyn
reklamacji

Program do obsługi
reklamacji

Wstępna ocena przyczyn reklamacji.
Wyznaczenie

sposobu jej

wyznaczenia.

Zgłoszenie reklamacji

START

Baza dokumentów

drukowych

Opinia na temat
zasadności i przyczyn
reklamacji

fax

Wartość reklamacji
powyżej 3000 PLN

Czy reklamacja uznana

tak

nie

tak

Decyzja Dyrektora Sprzedaży o uznaniu

reklamacji

Wysyłka towaru, naprawa lub zwrot

kosztów

Okresowa analiza reklamacji

Pisemna odpowiedz do klienta

Opinia na temat
zasadności i przyczyn
reklamacji

Program do obsługi
reklamacji

Informacja w postaci
miesięcznego raportu

Ewidencja liczby
reklamacji

Ewidencja kosztów
reklamacji

List/fax

WZ - R

Wyższa Szkoła Logistyki. Materiały Studiów Podyplomowych Logistyka dla nauczycieli. Poznań 2009.

Monika Szostek „Procedury obsługi ładunków w systemach logistycznych”

Proces

Informacja

wyjściowa

Odpowiedzialny

Odbiorca

Specjalista

ds. reklamacji

Specjalista

ds. reklamacji

Kierownicy

działów

Zespół

Kierownicy

działów

Specjalista

ds. reklamacji

Klient

zewnętrzny

Specjalista ds.

Reklamacji

Czy można na terenie spółki

jednoznacznie ustalić przyczyny

reklamacji?

tak

Rysunek 14. Proces ustalania przyczyn reklamacji w transporcie

ródło: Opracowanie własne na podstawie materiałów źródłowych przedsiębiorstw.

Opinia o reklamacji

(w zależności od rodzaju)

Wyjazd zespołu do klienta

KONIEC

Opinia
odpowiedniego
wydziału/dokument
acja drukowana

Program do obsługi
reklamacji

Ustalenie rodzaju reklamacji i

przekazanie do opinii

Opinia zespołu

START

STOP

Decyzja
kierownika
Działu

Marketingu

Opinia o reklamacji

nie

Wyższa Szkoła Logistyki. Materiały Studiów Podyplomowych Logistyka dla nauczycieli. Poznań 2009.

Monika Szostek „Procedury obsługi ładunków w systemach logistycznych”

Bibliografia:

Christopher M., Peck H., Logistyka marketingowa, Polskie Wydawnictwo

Ekonomiczne, Warszawa 2005.

Ciesielski M., Logistyka w biznesie, Polskie Wydawnictwo Ekonomiczne, Warszawa

2006.

Dembińska-Cyran I, M. Gubała, Podstawy zarządzania transportem w przykładach,

Wydanie II, ILIM 2005

4. Górski W., Wesołowski K., Komentarz do przepisów o umowie przewozu i spedycji,

Gdańsk 2006.

Kempny D., Logistyczna obsługa klienta, Polskie Wydawnictwo Ekonomiczne,

Warszawa 2001.

Ogólne Polskie Warunki Spedycji Opracowane przez PISiL (uchwała nr 35 Rady

z dnia 11.10.2002), Aprobowane uchwałą Prezydium KIG dnia 23.04.2003 nr

59/15/2003.

Rydzkowski W., Wojewódzka-Król K., Transport, Wydawnictwo Naukowe PWN,

Warszawa2007.

Stajniak M., Hajduk M., Foltyński M., Krupa A., Transport i Spedycja, Biblioteka

Logistyka, Poznań 2007.

Starkowski D., Bieńczak K., Zwierzycki W., Samochodowy Transport Krajowy i

Międzynarodowy, Tom II.

10.

Ustawa Prawo Przewozowe z dnia 15 listopada 1984r. Dz. U. Nr 50, poz. 601

z dnia 21 czerwca 2000r.

11. Ustawa z dnia 14 lutego 2003 r. o zmianie ustawy Kodeks Cywilny oraz niektórych

innych ustaw

12.

Załoga E., Milewski D., Spedycja. Procesy i usługi, Wydawnictwo US, Szczecin 2004

Wyszukiwarka

Podobne podstrony:
Instrukcja obslugi Uchwyt samoc Nieznany
instrukcja obslugi iveco daily Nieznany
procedury medyczne id 393347 Nieznany
Budowa i obsluga domowych sieci Nieznany
3 Wybrane funkcje i procedury obsługi ekranu
Pracownik obslugi placowej 4313 Nieznany
Instrukcja Obslugi Modemu Kablo Nieznany
Procedury i funkcje trybu grafi Nieznany
Obsluga elektromechanicznego ha Nieznany
Procedura udzielania pomocy psy Nieznany
Nr 4 - Procedura obsługi spektrofotometru w ćwiczeniu 5, Chemia,,,, Fizykochemiczne metody analiz
Instrukcja obslugi Nokia Treasu Nieznany
Odtwarzalnosc i powtarzanosc sy Nieznany
09 Instalowanie programowych sy Nieznany
Instrukcje obsluga wyjatkow id Nieznany
407 D1AM04K1 Procedura ladowania Akumulatory rozruchowe Nieznany
Co?ktycznie bylo na Prawie sy Nieznany

więcej podobnych podstron