Oprogramowanie biurowe - 8

Zasady edycji tekstu

Pismo - system znaków służący do utrwalenia języka lub zastąpienia języka mówionego

przez pisany. (Encyklopedia Popularna PWN).

Pismo jest to przekazywanie myśli za pomocą znaków pisarskich.

Dokument - każdy przedmiot materialny wyrażający myśl ludzką, służący do udowodnienia

jakiegoś twierdzenia. (Encyklopedia Popularna PWN).

Zanim przejdziemy do edytorów tekstu, parę słów na temat ogólnych zasad pisania tekstów.

Będzie nam potrzebna definicja akapitu

AKAPIT - merytorycznie - fragment tekstu stanowiący całość pod względem treści, wyod-

rębniony graficznie. Zaś formalnie jest obszar tekstu ograniczony dwoma wciśnięciami kla-

wisza [Enter]. [Enter] kończy poprzedni akapit i zaczyna bieżący. Definicja merytoryczna jest

ważniejsza. Prawidłowa polska nazwa akapitu to werset. Natomiast akapitem w języku pol-

skim nazywamy przesunięcie pierwszego wiersza wersetu. Jak to często ma miej-

sce - Microsoft narzuca własną terminologię, nie licząc się z istniejącą w danym kraju.

Warto też zdawać sobie sprawę, że (wg. T. Hill "Taniec życia") około 90% informacji ludzie

przekazują sobie niewerbalnie, czyli bez słów, a jedynie przez gesty, postaw, mimikę

i z pomocą aury, jaka istnieje wokół każdego z nas (czy zdarzyło ci się od razu nie lubić

kogoś, kogo widzisz pierwszy raz w życiu?).

Nasz urok osobisty odgrywa więc niebagatelną, a często decydującą, rolę w kontaktach

z innymi ludźmi. Są sytuacje, gdy działamy na odległość i nie możemy "oczarować"

rozmówcy. Wtedy właśnie zadanie to musi spełnić elegancja naszego dokumentu - podania

o pracę, pisemnej prośby czy życiorysu.

Pomyśl o tym czytając ten tekst.

Oprogramowanie biurowe - 8

Ogólne zasady pisania tekstów.

1. Na końcu linii tekstu nie może pozostać słowo mniej niż trzy-czteroznakowe. Nie wolno

więc pozostawiać spójników oraz wyrazów typu "lub", "ale" na końcu wiersza tekstu.

Należy przenieść je do następnej linii przez związanie z następnym wyrazem "twardą

spacją" (np. [Crtl]+[Shift]+[spacja]).

2. Nie rozdzielamy między wiersze tekstu imion i nazwisk oraz temu podobnych wyrażeń.

3. W wierszu nie może być mniej niż siedem znaków. Zwłaszcza w ostatnim wierszu

akapitu.

4. Akapit nie może być podzielony między strony tak, aby jedna linia była samotna

na stronie. Edytory z reguły same pilnują takiego sformatowania, ale warto pamiętać

o ustawieniu tej możliwości.

5. Pierwsza strona tekstu nie ma numeru, (pusty nagłówka lub pusta stopka). Zwykle

unikamy jednoczesnego stosowania na stronach tekstu nagłówka i stopki. Ostatnio jednak

staje się popularne umieszczanie autora i tytułu w nagłówku a numerów strony w stopce

(każda kserowana strona zawiera informację o tytule i autorze).

6. Przed znakami typu kropka, przecinek, dwukropek, średnik nie ma spacji. Po nich - musi

wystąpić spacja. Nawias oraz cudzysłów otwierający - przed nimi jest spacja, po nich nie

ma. Zamykające - odwrotnie. Np. Tak (jak zwykle) "zaczęto" poszukiwania. Tam, gdzie

stykają się dwa znaki - decyduje pierwszy z rozpoczynających albo ostatni

z zamykających. Tak, jak to było w zwyczaju, ("odwiecznym"), ruszyli w tan.

7. Znak rozdzielający nie jest myślnikiem. Konstantynopolitańczykowianeczka-Istambu-

lanka (bez spacji!) ale "tak - albo nie" (po obu stronach znaku " - " spacje!).

8. Dzieląc wyrazy między wiersze tekstu zastanawiamy się nad znaczeniem zbitek sylab

(np. szcza-wiowy).

9. W pismach wysyłanych do innych np. firm nie stosujemy wyróżnień ani czcionką (typem

lub krojem) ani dużymi literami (KRZYK!). Wyróżnienie stosujemy w tekstach

do czytania publicznie, notatkach i ogłoszeniach.

Oprogramowanie biurowe - 8

Formatowanie tekstu / znaków

Podstawowym elementem dokumentu jest zwykle tekst. Jego wygląd zależy w dużej mierze

od wyboru odpowiedniej czcionki oraz jej atrybutów - dobrze dobrana czcionka pozwala

podkreślić pewne fragmenty tekstu.

Atrybuty tekstu można ustawić przed rozpoczęciem pisania lub zmienić już po napisaniu

zaznaczając odpowiedni fragment tekstu, którego mają dotyczyć zmiany. Wybrane ustawienia

mogą dotyczyć dowolnego fragmentu tekstu - całego tekstu, jednego akapitu, słowa, a nawet

jednej litery.

Aby zmienić atrybuty czcionki można skorzystać z:

• paska narzędzi Formatowanie

• polecenia menu Format→Czcionka

• menu szybkiego dostępu

• skrótów klawiaturowych

Pasek narzędzi umożliwia wybranie kroju, rozmiaru i stylu czcionki.

To jest okno ustawienia stylu czcionki. to w nim możemy ustawić czy czcionka ma mieć styl:

"NORMALNY", "STANDARDOWY", "NAGŁÓWEK" itd.

W tym oknie możemy zmienić krój czcionki np. ARIAL czy TIMES NEW ROMAN. Krój

czcionki może okazać się bardzo ważny jeżeli chcemy aby dany nagłówek czy pierwsza litera

w akapicie odróżniała się od reszty tekstu, w tym celu szukamy takiej czcionki, która ma

"egzotyczne" kształty.

Oprogramowanie biurowe - 8

Kolejną ważną rzeczą w formatowaniu tekstu jest rozmiar czcionki. Rozmiar czcionki

ustawiamy w oknie znajdującym się na zdjęciu poniżej. Można wybrać podaną wielkość lub

samemu ją wpisać (musi to być liczba całkowita)

W programie Word mamy możliwość pogrubienia, pochylenia (tzw. kursywa) i podkreślenia

wybranego tekstu. Dokonujemy tego używając przycisków przedstawionych na rysunku.

Tekst pogrubiony Ctrl +B

Tekst kursywa Ctrl+I

Tekst podkreślony Ctrl+U

Wszystko razem

W pisanym przez nas tekście jest wyrównanie do danego marginesu strony. Możemy

wyrównać tekst do lewej (Crtl+L) , wyśrodkować (Ctrl+E), wyrównać do prawej (Ctrl+R)

oraz wyjustować (Ctrl+J) (mówiąc potocznie od deski do deski). Przyciski za pomocą,

których dokonujemy tej czynności przedstawione są na rysunku poniżej.

Inne atrybuty czcionki dostępne są z menu

Format→Czcionka lub menu szybkiego dostępu.

W oknie Czcionka mamy do wyboru trzy karty:

Możemy tu wybrać krój, styl i rozmiar czcionki,

jej kolor oraz rodzaj podkreślenia. W części

Efekty możemy również ustalić, czy tekst ma

być przekreślony, ukryty, pisany kapitalikami

lub wersalikami oraz czy ma się znajdować w

indeksie górnym lub dolnym. Czcionka może

mieć również cień i kontur, możemy także

zastosować efekt uwypuklenia lub wgłębienia tekstu.

Oprogramowanie biurowe - 8

W celu utworzenia indeksu górnego lub dolnego można również skorzystać ze skrótów

klawiaturowych:

Indeks górny

Ctrl+Shift+=

Indeks dolny

Ctrl+=

Odstępy między znakami

Można tutaj zmienić standardowe odstępy między znakami wybierając jedną z pozycji pola

Odstęp (rozstrzelone lub zagęszczone) i podając w polu Wielkość na ile mają być one

rozszerzone lub zagęszczone. Można również zmienić standardowe położenie tekstu

tzn. przesunąć go do góry lub w dół wybierając w polu Położenie pozycję podniesione

lub opuszczone i podając wielkość przesunięcia.

Animacja – możemy tu wybrać z listy pola Animacje jeden z efektów animacyjnych

W programie WORD mamy możliwość ustawienia wielkości interlinii. W tym celu

wybieramy w menu "Format" pozycje "Akapit..." tak jak na rysunku.

Następnie wyświetla nam się okno i wybieramy pozycje "Odstępy między wierszami". Jeżeli

wybierzemy pozycje: "Przynajmniej", "Dokładniej" bądź "Wielokrotne", to możemy ustawić

wielkość odstępu w oknie obok.

Oprogramowanie biurowe - 8

1 - Za pomocą tego okna możemy regulować wcięcie z lewej strony dokumentu

2 - Za pomocą tego okna możemy regulować wcięcie tekstu z prawej strony

3 - W tym oknie mamy do wyboru 2 opcje: "Wysunięcie" i "pierwszy wiersz". "Wysunięcie" polega na tym, że

cały tekst oprócz pierwszej linijki jest wcięty. "Pierwsza linijka" polega na tym, że zostaje ona wcięta, a reszta

dokumentu pozostaje bez zmian. 4 - za pomocą tego okna regulujemy wartość wcięcia "pierwszej linijki" lub

"wysunięcia"

5 - W tym oknie regulujemy odstęp linijki poprzedzającej zmianę w interlinii

6 - W tym oknie regulujemy odstęp pierwszej linijki po zakończeniu zmian w interlinii

7 - W tym oknie regulujemy interlinie (kilka opcji do wyboru)

8 - W tym oknie mamy możliwość regulacji interlinii (takiej jaką zechcemy) dla opcji w oknie 7:

"Przynajmniej", "Dokładnie" i "Wielokrotne"

9 - W tym oknie regulujemy wyrównanie do danego brzegu kartki

10 - w tym oknie ustawiamy konspekt (wcięcia linii w głąb kartki, gdy nadajemy jaki podpunkt jest on wcięty,

gdy temu podpunktowi nadajemy podpunkt to jest on jeszcze bardziej wcięty)

Aby ustawić rzeczy przedstawione wyżej dla napisanego już tekstu, to musimy zaznaczyć

obszar tekstu, w którym chcemy dokonać zmian. Jeżeli tekst nie został jeszcze napisany i

wiemy już jak on będzie wyglądał to łatwiej ustawić to wszystko już przed rozpoczęciem

pisania, wtedy nasze ustawienia będą dotyczyć całego tekstu.

Oprogramowanie biurowe - 8

W programie WORD możemy używać tzw. twardej spacji tzn. przenosić z końca wersu

niemile widziane na tym miejscu litery lub wyrazy np. i, a, na, po. Twarda spacja to

kombinacja klawiszy Shift i Enter, należy ustawić kursor przed niechcianym (w danym

wersie) elementem tekstu i wcisnąć kombinację, a tekst zostanie przeniesiony do następnego

wersu.

Nie wolno zapomnieć o akapicie w danej linijce, aby go zrobić należy nacisnąć klawisz Tab

znajdujący się na klawiaturze. Standardowo wielkość takiego akapitu to 1,25 cm. Jeżeli

chcemy umieścić akapit na 5 cm o marginesu to należy kliknąć na linijce poziomej w miejscu

gdzie chcemy mieć akapit tak jak na rysunku.

znacznik wcięcia pierwszego wiersza

znacznik lewego wcięcia

znacznik prawego wcięcia

W programie WORD dostępny jest tzw. suwak, dzięki niemu możemy regulować wysunięcie

(wcięcie) z lewej strony, takie wcięcie dotyczy całego tekstu (zaznaczonego, będą do zmiany

położenia suwaka). Przesuwając tylko górną część suwaka regulujemy wcięcie tylko

pierwszego wersu lub po naciśnięciu "ENTER" kursor ustawi się na miejscu wskazanym

przez górny suwak. Dostępny jest również suwak z prawej strony, za jego pomocą regulujemy

wcięcie z prawej strony.

Oprogramowanie biurowe - 8

Ustawianie tabulatorów

Każdy akapit w nowym dokumencie posiada standardowe tabulatory ustawione co 1,25cm.

Istnieje możliwość zmiany odstępów między standardowymi tabulatorami oraz ustawienia

własnych tabulatorów w zaznaczonych akapitach.

Można to zrobić przy pomocy:

• polecenia menu Format→Tabulatory

• linijki

Aby zmienić istniejące lub dodać nowe punkty tabulacji zaznaczamy akapity, których dotyczą

zmiany i wybieramy polecenie Format→Tabulatory.

W polu położenie domyślne możemy zmienić odstępy między tabulatorami domyślnymi.

Można również wstawić własne punkty tabulacji. W tym celu podajemy położenie naszego

punktu tabulacji w polu Położenie tabulatorów. W polu wyrównanie wybieramy rodzaj

tabulatora. Mamy do dyspozycji pięć rodzajów tabulatorów:

• z wyrównaniem do lewej - wartości występujące w kolumnie będą wyrównane do lewej

• wyśrodkowane - wartości występujące w kolumnie będą wycentrowane względem

tabulatora

• z wyrównaniem do prawej - wartości występujące w kolumnie będą wyrównane do prawej

Oprogramowanie biurowe - 8

• dziesiętne - kropki lub przecinki oddzielające część dziesiętną będą umieszczone jeden pod

drugim

• pasek - punkt tabulacji przybierze postać paska

Wstawienie własnego punktu tabulacji powoduje usunięcie wszystkich domyślnych punktów

tabulacji na lewo od tego punktu.

Dla pierwszych czterech rodzajów tabulatorów można ustawić również znaki wiodące,

tzn. znaki wypełniające przestrzeń zajmowaną przez znak tabulatora, wybierając jedną z opcji

w polu Znaki wiodące.

Wygodnym i bardzo prostym sposobem wstawiania nowych punktów tabulacji jest użycie

linijki. Klikając myszką na przycisk Wyrównanie tabulatora znajdujący się przed linijką

poziomą wybieramy rodzaj tabulatora. Punkt tabulacji wstawiamy klikając myszką

w odpowiednim miejscu linijki.

Aby usunąć punkt tabulacji należy zaznaczyć akapity, z których chcemy go usunąć,

a następnie przeciągnąć myszką wybrany punkt tabulacji poza linijkę. Można również wybrać

polecenie Format→Tabulatory, z listy punktów wybrać punkt tabulacji, który chcemy usunąć,

a następnie kliknąć przycisk Usuń.

Oprogramowanie biurowe - 8

Wstawianie znaków specjalnych

Często w dokumencie oprócz znaków znajdujących się na klawiaturze występują również

inne znaki np.  ⇔  ξ ∅. Można je umieścić w dokumencie korzystając z polecenia

Wstaw→Symbol. Zostaje wówczas wyświetlona tablica symboli, z której możemy wybrać

odpowiedni symbol. Istnieje również możliwość przypisania do często używanych symboli

skrótów klawiszowych, co pozwala na szybki dostęp do symbolu.

Aby utworzyć klawisz skrótu należy wybrać odpowiedni symbol z tablicy symboli,

a następnie wybrać przycisk Klawisz skrótu... i nacisnąć wybraną kombinację klawiszy

(zostanie ona automatycznie wpisana w odpowiednie pole).

Word posiada 4 czcionki, które zamiast liter i cyfr posiadają ciekawe graficzne symbole :

• Webdings

• Wingdings 1

• Wingdings 2

• Wingdings 3

Aby wstawić symbol wywołujemy z menu górnego polecenie Wstaw>Symbol

Okno modalne które się pokarze posada 2 zakładki. W pierwszej zakładce możemy wybrać

czcionkę (z listy powyżej) i klikając podwójnie na elemencie, bądź wybierając element i

naciskając przycisk Wstaw dodajemy symbol w miejscu aktywnego kursora.

Oprogramowanie biurowe - 8

Znaki nie drukowane

Znaki nie drukowane są to znaki organizujące wygląd i wydruk dokumentu np. znak spacji (·),

znak tabulacji (→) czy znacznik końca akapitu (¶). Są to znaki niewidoczne na wydruku,

natomiast podczas edycji dokumentu możemy w zależności od potrzeb włączyć lub wyłączyć

wyświetlanie tych znaków przy pomocy ikony Pokaż/Ukryj ¶ z paska narzędzi.

Tworzenie inicjałów

Akapit może rozpoczynać się inicjałem, czyli literą, wyrazem lub rysunkiem, który obejmuje

kilka wierszy tekstu. Istnieją dwa rodzaje inicjałów: inicjały na marginesie i inicjały

wpuszczone w tekst (dla tekstu kolumnowego można stosować tylko inicjały wpuszczone

w tekst).

Aby utworzyć inicjał podświetlamy literę, słowo lub rysunek, który ma zostać zamieniony

na inicjał. Z menu Format wybieramy polecenie Inicjał.

W polu położenie wybieramy rodzaj inicjału, a w kolejnych polach czcionkę, wysokość

inicjału oraz jego odległość od tekstu.

Jeśli pracujemy w widoku normalnym po utworzeniu inicjału należy przełączyć się na widok

układu strony, ponieważ tylko w tym widoku można zobaczyć, jak będzie wyglądał inicjał.

Oprogramowanie biurowe - 8

Skróty klawiszowe – formatowania tekstu

•

Ctrl

+

Shift

+

F

- uaktywnia pole Czcionka z paska narzędziowego,

•

Ctrl

+

Shift

+

P

- podświetla pole Rozmiar czcionki w pasku narzędzi,

•

Ctrl

+

Shift

+

>

- zwiększa rozmiar o jeden skok (zgodnie z liczbami zapisanymi w

polu Rozmiar czcionki),

•

Ctrl

+

]

- zwiększ rozmiar czcionki o jeden punkt,

•

Ctrl

+

[

- zmniejsza rozmiar czcionki o jeden punkt,

•

Ctrl

+

Shift

+

<

- zmniejsza rozmiar czcionki o jeden punkt,

•

Ctrl

+

=

-zastosuj Indeks dolny do zaznaczonego tekstu,

•

Ctrl

+

Shift

+

=

-zastosuj Indeks górny do zaznaczonego tekstu,

•

Ctrl

+

B

- pogrub zaznaczony tekst,

•

Ctrl

+

I

- pochyl zaznaczony tekst,

•

Ctrl

+

U

- podkreśl zaznaczony tekst,

•

Ctrl

+

J

- justowanie zaznaczonego tekstu

•

Ctrl

+

D

- otwórz okno dialogowe Czcionka

Uwaga! Wyłączenie załączonego skrótu realizujemy stosując ten sam skrót jak przy włączaniu. Podczas

stosowania klawiszy skrótów należy załączać wg kolejności zapisu. Znak plus oznacza, że naciskając klawisz

drugi nie wolno puścić klawisz pierwszy itd.

Skróty obsługujące funkcje formatujące i edycyjne.

•

Ctrl

+

Z

- cofnij ostatnią czynność,

•

Ctrl

+

X

- wytnij zaznaczony element, tekst,

•

Ctrl

+

C

- kopiuj zaznaczony tekst, element,

•

Ctrl

+

V

- wklej skopiowany element, tekst,

•

Ctrl

+

O

- dodaj/usuń odstęp przed bieżącym akapitem,

•

F4

- powtórz ostatnio wykonywaną czynność,

•

Ctrl

+

Shift + N

- zastosuj Styl standardowy,

•

Ctrl

+

M

- zwiększ wcięcie lewostronne,

•

Ctrl

+

Shift + M

- zmniejsz wcięcie lewostronne,

•

Ctrl

+

J

- wyjustuj - wyrównaj do obu marginesów,

•

Ctrl

+

L

- wyrównaj tekst do lewego marginesu

•

Ctrl

+

R

- wyrównaj tekst do prawego marginesu,

•

Ctrl

+

E

- wyśrodkuj tekst do prawego i lewego marginesu,

Oprogramowanie biurowe - 8

•

Ctrl

+

A

- zaznacz cały dokument,

•

Ctrl

+

F

- otwórz okno Znajdź,

•

Ctrl

+

H

- otwórz okno Zamień,

•

Ctrl

+

Enter

- wstaw znak podziału strony.

Skróty do okienek dialogowych.

•

Ctrl

+

P

- drukuj aktualny dokument,

•

Ctrl

+

N

- utwórz nowy dokument,

•

Ctrl

+

O

- otwórz dokument z dysku,

•

Ctrl

+

F2

- włącz podgląd wydruku,

•

Ctrl

+

S

- zapisz aktualny dokument,

•

Shift

+

F12

- zapisz aktualny dokument,

•

F12

- zapisz aktualny dokument pod nową nazwą.

Zaznaczanie tekstu, obiektów.

a) za pomocą klawiszy

Aby zaznaczyć

Należy

zaznaczanie wiersza w

prawo od kursora

•

ustaw kursor na początku wiersza lub lub dowolnym miejscu,

•

wciśnij klawisz Shift i nie zwalniając go naciśnij klawisz END - zaznacza

wiersz cały w prawo od kursora,

zaznaczanie wiersza w

prawo od kursora

•

ustaw kursor na końcu wiersza lub lub dowolnym miejscu,

•

wciśnij klawisz Shift i nie zwalniając go naciśnij klawisz HOME - zaznacza

wiersz cały w prawo od kursora,

•

wciśnij klawisz Shift i nie zwalniając go naciskaj klawisz strzałki z bloku

klawiszy sterowania kursorem - zaznacza pojedyncze znaki w prawo od

kursora.

zaznaczanie

pojedynczych znaków w

prawo od kursora

•

ustaw kursor w miejscu zaznaczania,

•

wciśnij klawisz Shift i nie zwalniając go naciskaj klawisz strzałki (grot

skierowany w prawo) z bloku klawiszy sterowania kursorem - zaznacza

pojedyncze znaki w prawo od kursora.

zaznaczanie

pojedynczych znaków w

w lewo od kursora

•

ustaw kursor w miejscu zaznaczania,

•

wciśnij klawisz Shift i nie zwalniając go naciskaj klawisz strzałki (grot

skierowany w lewo) z bloku klawiszy sterowania kursorem - zaznacza

pojedyncze znaki w lewo od kursora.

Oprogramowanie biurowe - 8

zaznaczanie 12 wierszy

w dół od kursora

•

ustaw kursor na początku wiersza lub lub dowolnym miejscu,

•

wciśnij klawisz Shift i nie zwalniając go naciśnij klawisz PageDown -

zaznacza 12 wierszy w dół.

zaznaczanie 12 wierszy

w górę od kursora

•

staw kursor na początku wiersza lub lub dowolnym miejscu,

•

wciśnij klawisz Shift i nie zwalniając go naciśnij klawisz PageUp - zaznacza

12 wierszy w górę.

zaznaczanie całego

dokumentu

•

naciśnij klawisz CTRL + A

b) za pomoczą myszy.

Aby zaznaczyć

Należy

dowolny fragment tekstu.

•

kliknij myszą na początku żądanego fragmentu tekstu i nie puszczając

klawisza przejechać na koniec żądanego fragmentu.

dowolny fragment tekstu.

•

ustaw kursor tekstowy na początku żądanego fragmentu.

•

wciśnij klawisz Shift i nie zwalniając go kliknij miejsce zakończenia

tekstu do zaznaczenia

wyraz

•

kliknij dwukrotnie na żądany wyraz.

akapit

•

kliknij trzykrotnie na żądanym akapicie.

Uwaga!

Pamiętaj, że za akapit uważa się nie tylko wcięcie tekstu lecz

wiersze wpisane i zakończone klawiszem ENTER

wiersz

•

kliknij na lewym marginesie dokumentu (kursor zmieni swój kształt na

strzałkę) obok żądanego wiersza

cały tekst

•

wciśnij klawisz CTRL i nie zwalniając go

•

kliknij na lewym marginesie dokumentu.