Oprogramowanie biurowe - 8
Zasady edycji tekstu
Pismo - system znaków słuŜący do utrwalenia języka lub zastąpienia języka mówionego
przez pisany. (Encyklopedia Popularna PWN).
Pismo jest to przekazywanie myśli za pomocą znaków pisarskich.
Dokument - kaŜdy przedmiot materialny wyraŜający myśl ludzką, słuŜący do udowodnienia
jakiegoś twierdzenia. (Encyklopedia Popularna PWN).
Zanim przejdziemy do edytorów tekstu, parę słów na temat ogólnych zasad pisania tekstów.
Będzie nam potrzebna definicja akapitu
AKAPIT - merytorycznie - fragment tekstu stanowiący całość pod względem treści, wyod-
rębniony graficznie. Zaś formalnie jest obszar tekstu ograniczony dwoma wciśnięciami kla-
wisza [Enter]. [Enter] kończy poprzedni akapit i zaczyna bieŜący. Definicja merytoryczna jest
waŜniejsza. Prawidłowa polska nazwa akapitu to werset. Natomiast akapitem w języku pol-
skim nazywamy przesunięcie pierwszego wiersza wersetu. Jak to często ma miej-
sce - Microsoft narzuca własną terminologię, nie licząc się z istniejącą w danym kraju.
Warto teŜ zdawać sobie sprawę, Ŝe (wg. T. Hill "Taniec Ŝycia") około 90% informacji ludzie
przekazują sobie niewerbalnie, czyli bez słów, a jedynie przez gesty, postaw, mimikę
i z pomocą aury, jaka istnieje wokół kaŜdego z nas (czy zdarzyło ci się od razu nie lubić
kogoś, kogo widzisz pierwszy raz w Ŝyciu?).
Nasz urok osobisty odgrywa więc niebagatelną, a często decydującą, rolę w kontaktach
z innymi ludźmi. Są sytuacje, gdy działamy na odległość i nie moŜemy "oczarować"
rozmówcy. Wtedy właśnie zadanie to musi spełnić elegancja naszego dokumentu - podania
o pracę, pisemnej prośby czy Ŝyciorysu.
Pomyśl o tym czytając ten tekst.
Oprogramowanie biurowe - 8
Ogólne zasady pisania tekstów.
1. Na końcu linii tekstu nie moŜe pozostać słowo mniej niŜ trzy-czteroznakowe. Nie wolno
więc pozostawiać spójników oraz wyrazów typu "lub", "ale" na końcu wiersza tekstu.
NaleŜy przenieść je do następnej linii przez związanie z następnym wyrazem "twardą
spacją" (np. [Crtl]+[Shift]+[spacja]).
2. Nie rozdzielamy między wiersze tekstu imion i nazwisk oraz temu podobnych wyraŜeń.
3. W wierszu nie moŜe być mniej niŜ siedem znaków. Zwłaszcza w ostatnim wierszu
akapitu.
4. Akapit nie moŜe być podzielony między strony tak, aby jedna linia była samotna
na stronie. Edytory z reguły same pilnują takiego sformatowania, ale warto pamiętać
o ustawieniu tej moŜliwości.
5. Pierwsza strona tekstu nie ma numeru, (pusty nagłówka lub pusta stopka). Zwykle
unikamy jednoczesnego stosowania na stronach tekstu nagłówka i stopki. Ostatnio jednak
staje się popularne umieszczanie autora i tytułu w nagłówku a numerów strony w stopce
(kaŜda kserowana strona zawiera informację o tytule i autorze).
6. Przed znakami typu kropka, przecinek, dwukropek, średnik nie ma spacji. Po nich - musi
wystąpić spacja. Nawias oraz cudzysłów otwierający - przed nimi jest spacja, po nich nie
ma. Zamykające - odwrotnie. Np. Tak (jak zwykle) "zaczęto" poszukiwania. Tam, gdzie
stykają się dwa znaki - decyduje pierwszy z rozpoczynających albo ostatni
z zamykających. Tak, jak to było w zwyczaju, ("odwiecznym"), ruszyli w tan.
7. Znak rozdzielający nie jest myślnikiem. Konstantynopolitańczykowianeczka-Istambu-
lanka (bez spacji!) ale "tak - albo nie" (po obu stronach znaku " - " spacje!).
8. Dzieląc wyrazy między wiersze tekstu zastanawiamy się nad znaczeniem zbitek sylab
(np. szcza-wiowy).
9. W pismach wysyłanych do innych np. firm nie stosujemy wyróŜnień ani czcionką (typem
lub krojem) ani duŜymi literami (KRZYK!). WyróŜnienie stosujemy w tekstach
do czytania publicznie, notatkach i ogłoszeniach.
Oprogramowanie biurowe - 8
Formatowanie tekstu / znaków
Podstawowym elementem dokumentu jest zwykle tekst. Jego wygląd zaleŜy w duŜej mierze
od wyboru odpowiedniej czcionki oraz jej atrybutów - dobrze dobrana czcionka pozwala
podkreślić pewne fragmenty tekstu.
Atrybuty tekstu moŜna ustawić przed rozpoczęciem pisania lub zmienić juŜ po napisaniu
zaznaczając odpowiedni fragment tekstu, którego mają dotyczyć zmiany. Wybrane ustawienia
mogą dotyczyć dowolnego fragmentu tekstu - całego tekstu, jednego akapitu, słowa, a nawet
jednej litery.
Aby zmienić atrybuty czcionki moŜna skorzystać z:
• paska narzędzi Formatowanie
• polecenia menu Format→Czcionka
• menu szybkiego dostępu
• skrótów klawiaturowych
Pasek narzędzi umoŜliwia wybranie kroju, rozmiaru i stylu czcionki.
To jest okno ustawienia stylu czcionki. to w nim moŜemy ustawić czy czcionka ma mieć styl:
"NORMALNY", "STANDARDOWY", "NAGŁÓWEK" itd.
W tym oknie moŜemy zmienić krój czcionki np. ARIAL czy TIMES NEW ROMAN. Krój
czcionki moŜe okazać się bardzo waŜny jeŜeli chcemy aby dany nagłówek czy pierwsza litera
w akapicie odróŜniała się od reszty tekstu, w tym celu szukamy takiej czcionki, która ma
"egzotyczne" kształty.
Oprogramowanie biurowe - 8
Kolejną waŜną rzeczą w formatowaniu tekstu jest rozmiar czcionki. Rozmiar czcionki
ustawiamy w oknie znajdującym się na zdjęciu poniŜej. MoŜna wybrać podaną wielkość lub
samemu ją wpisać (musi to być liczba całkowita)
W programie Word mamy moŜliwość pogrubienia, pochylenia (tzw. kursywa) i podkreślenia
wybranego tekstu. Dokonujemy tego uŜywając przycisków przedstawionych na rysunku.
Tekst pogrubiony Ctrl +B
Tekst kursywa Ctrl+I
Tekst podkreślony Ctrl+U
Wszystko razem
W pisanym przez nas tekście jest wyrównanie do danego marginesu strony. MoŜemy
wyrównać tekst do lewej (Crtl+L) , wyśrodkować (Ctrl+E), wyrównać do prawej (Ctrl+R)
oraz wyjustować (Ctrl+J) (mówiąc potocznie od deski do deski). Przyciski za pomocą,
których dokonujemy tej czynności przedstawione są na rysunku poniŜej.
Inne atrybuty czcionki dostępne są z menu
Format→Czcionka lub menu szybkiego dostępu.
W oknie Czcionka mamy do wyboru trzy karty:
MoŜemy tu wybrać krój, styl i rozmiar czcionki,
jej kolor oraz rodzaj podkreślenia. W części
Efekty moŜemy równieŜ ustalić, czy tekst ma
być przekreślony, ukryty, pisany kapitalikami
lub wersalikami oraz czy ma się znajdować w
indeksie górnym lub dolnym. Czcionka moŜe
mieć równieŜ cień i kontur, moŜemy takŜe
zastosować efekt uwypuklenia lub wgłębienia tekstu.
Oprogramowanie biurowe - 8
W celu utworzenia indeksu górnego lub dolnego moŜna równieŜ skorzystać ze skrótów
klawiaturowych:
Indeks górny
Ctrl+Shift+=
Indeks dolny
Ctrl+=
Odstępy między znakami
MoŜna tutaj zmienić standardowe odstępy między znakami wybierając jedną z pozycji pola
Odstęp (rozstrzelone lub zagęszczone) i podając w polu Wielkość na ile mają być one
rozszerzone lub zagęszczone. MoŜna równieŜ zmienić standardowe połoŜenie tekstu
tzn. przesunąć go do góry lub w dół wybierając w polu PołoŜenie pozycję podniesione
lub opuszczone i podając wielkość przesunięcia.
Animacja – moŜemy tu wybrać z listy pola Animacje jeden z efektów animacyjnych
W programie WORD mamy moŜliwość ustawienia wielkości interlinii. W tym celu
wybieramy w menu "Format" pozycje "Akapit..." tak jak na rysunku.
Następnie wyświetla nam się okno i wybieramy pozycje "Odstępy między wierszami". JeŜeli
wybierzemy pozycje: "Przynajmniej", "Dokładniej" bądź "Wielokrotne", to moŜemy ustawić
wielkość odstępu w oknie obok.
Oprogramowanie biurowe - 8
1 - Za pomocą tego okna moŜemy regulować wcięcie z lewej strony dokumentu
2 - Za pomocą tego okna moŜemy regulować wcięcie tekstu z prawej strony
3 - W tym oknie mamy do wyboru 2 opcje: "Wysunięcie" i "pierwszy wiersz". "Wysunięcie" polega na tym, Ŝe
cały tekst oprócz pierwszej linijki jest wcięty. "Pierwsza linijka" polega na tym, Ŝe zostaje ona wcięta, a reszta
dokumentu pozostaje bez zmian. 4 - za pomocą tego okna regulujemy wartość wcięcia "pierwszej linijki" lub
"wysunięcia"
5 - W tym oknie regulujemy odstęp linijki poprzedzającej zmianę w interlinii
6 - W tym oknie regulujemy odstęp pierwszej linijki po zakończeniu zmian w interlinii
7 - W tym oknie regulujemy interlinie (kilka opcji do wyboru)
8 - W tym oknie mamy moŜliwość regulacji interlinii (takiej jaką zechcemy) dla opcji w oknie 7:
"Przynajmniej", "Dokładnie" i "Wielokrotne"
9 - W tym oknie regulujemy wyrównanie do danego brzegu kartki
10 - w tym oknie ustawiamy konspekt (wcięcia linii w głąb kartki, gdy nadajemy jaki podpunkt jest on wcięty,
gdy temu podpunktowi nadajemy podpunkt to jest on jeszcze bardziej wcięty)
Aby ustawić rzeczy przedstawione wyŜej dla napisanego juŜ tekstu, to musimy zaznaczyć
obszar tekstu, w którym chcemy dokonać zmian. JeŜeli tekst nie został jeszcze napisany i
wiemy juŜ jak on będzie wyglądał to łatwiej ustawić to wszystko juŜ przed rozpoczęciem
pisania, wtedy nasze ustawienia będą dotyczyć całego tekstu.
Oprogramowanie biurowe - 8
W programie WORD moŜemy uŜywać tzw. twardej spacji tzn. przenosić z końca wersu
niemile widziane na tym miejscu litery lub wyrazy np. i, a, na, po. Twarda spacja to
kombinacja klawiszy Shift i Enter, naleŜy ustawić kursor przed niechcianym (w danym
wersie) elementem tekstu i wcisnąć kombinację, a tekst zostanie przeniesiony do następnego
wersu.
Nie wolno zapomnieć o akapicie w danej linijce, aby go zrobić naleŜy nacisnąć klawisz Tab
znajdujący się na klawiaturze. Standardowo wielkość takiego akapitu to 1,25 cm. JeŜeli
chcemy umieścić akapit na 5 cm o marginesu to naleŜy kliknąć na linijce poziomej w miejscu
gdzie chcemy mieć akapit tak jak na rysunku.
znacznik wcięcia pierwszego wiersza
znacznik lewego wcięcia
znacznik prawego wcięcia
W programie WORD dostępny jest tzw. suwak, dzięki niemu moŜemy regulować wysunięcie
(wcięcie) z lewej strony, takie wcięcie dotyczy całego tekstu (zaznaczonego, będą do zmiany
połoŜenia suwaka). Przesuwając tylko górną część suwaka regulujemy wcięcie tylko
pierwszego wersu lub po naciśnięciu "ENTER" kursor ustawi się na miejscu wskazanym
przez górny suwak. Dostępny jest równieŜ suwak z prawej strony, za jego pomocą regulujemy
wcięcie z prawej strony.
Oprogramowanie biurowe - 8
Ustawianie tabulatorów
KaŜdy akapit w nowym dokumencie posiada standardowe tabulatory ustawione co 1,25cm.
Istnieje moŜliwość zmiany odstępów między standardowymi tabulatorami oraz ustawienia
własnych tabulatorów w zaznaczonych akapitach.
MoŜna to zrobić przy pomocy:
• polecenia menu Format→Tabulatory
• linijki
Aby zmienić istniejące lub dodać nowe punkty tabulacji zaznaczamy akapity, których dotyczą
zmiany i wybieramy polecenie Format→Tabulatory.
W polu połoŜenie domyślne moŜemy zmienić odstępy między tabulatorami domyślnymi.
MoŜna równieŜ wstawić własne punkty tabulacji. W tym celu podajemy połoŜenie naszego
punktu tabulacji w polu PołoŜenie tabulatorów. W polu wyrównanie wybieramy rodzaj
tabulatora. Mamy do dyspozycji pięć rodzajów tabulatorów:
• z wyrównaniem do lewej - wartości występujące w kolumnie będą wyrównane do lewej
• wyśrodkowane - wartości występujące w kolumnie będą wycentrowane względem
tabulatora
• z wyrównaniem do prawej - wartości występujące w kolumnie będą wyrównane do prawej
Oprogramowanie biurowe - 8
• dziesiętne - kropki lub przecinki oddzielające część dziesiętną będą umieszczone jeden pod
drugim
• pasek - punkt tabulacji przybierze postać paska
Wstawienie własnego punktu tabulacji powoduje usunięcie wszystkich domyślnych punktów
tabulacji na lewo od tego punktu.
Dla pierwszych czterech rodzajów tabulatorów moŜna ustawić równieŜ znaki wiodące,
tzn. znaki wypełniające przestrzeń zajmowaną przez znak tabulatora, wybierając jedną z opcji
w polu Znaki wiodące.
Wygodnym i bardzo prostym sposobem wstawiania nowych punktów tabulacji jest uŜycie
linijki. Klikając myszką na przycisk Wyrównanie tabulatora znajdujący się przed linijką
poziomą wybieramy rodzaj tabulatora. Punkt tabulacji wstawiamy klikając myszką
w odpowiednim miejscu linijki.
Aby usunąć punkt tabulacji naleŜy zaznaczyć akapity, z których chcemy go usunąć,
a następnie przeciągnąć myszką wybrany punkt tabulacji poza linijkę. MoŜna równieŜ wybrać
polecenie Format→Tabulatory, z listy punktów wybrać punkt tabulacji, który chcemy usunąć,
a następnie kliknąć przycisk Usuń.
Oprogramowanie biurowe - 8
Wstawianie znaków specjalnych
Często w dokumencie oprócz znaków znajdujących się na klawiaturze występują równieŜ
inne znaki np. ⇔ ξ ∅. MoŜna je umieścić w dokumencie korzystając z polecenia
Wstaw→Symbol. Zostaje wówczas wyświetlona tablica symboli, z której moŜemy wybrać
odpowiedni symbol. Istnieje równieŜ moŜliwość przypisania do często uŜywanych symboli
skrótów klawiszowych, co pozwala na szybki dostęp do symbolu.
Aby utworzyć klawisz skrótu naleŜy wybrać odpowiedni symbol z tablicy symboli,
a następnie wybrać przycisk Klawisz skrótu... i nacisnąć wybraną kombinację klawiszy
(zostanie ona automatycznie wpisana w odpowiednie pole).
Word posiada 4 czcionki, które zamiast liter i cyfr posiadają ciekawe graficzne symbole :
• Webdings
• Wingdings 1
• Wingdings 2
• Wingdings 3
Aby wstawić symbol wywołujemy z menu górnego polecenie Wstaw>Symbol
Okno modalne które się pokarze posada 2 zakładki. W pierwszej zakładce moŜemy wybrać
czcionkę (z listy powyŜej) i klikając podwójnie na elemencie, bądź wybierając element i
naciskając przycisk Wstaw dodajemy symbol w miejscu aktywnego kursora.
Oprogramowanie biurowe - 8
Znaki nie drukowane
Znaki nie drukowane są to znaki organizujące wygląd i wydruk dokumentu np. znak spacji (·),
znak tabulacji (→) czy znacznik końca akapitu (¶). Są to znaki niewidoczne na wydruku,
natomiast podczas edycji dokumentu moŜemy w zaleŜności od potrzeb włączyć lub wyłączyć
wyświetlanie tych znaków przy pomocy ikony PokaŜ/Ukryj ¶ z paska narzędzi.
Tworzenie inicjałów
Akapit moŜe rozpoczynać się inicjałem, czyli literą, wyrazem lub rysunkiem, który obejmuje
kilka wierszy tekstu. Istnieją dwa rodzaje inicjałów: inicjały na marginesie i inicjały
wpuszczone w tekst (dla tekstu kolumnowego moŜna stosować tylko inicjały wpuszczone
w tekst).
Aby utworzyć inicjał podświetlamy literę, słowo lub rysunek, który ma zostać zamieniony
na inicjał. Z menu Format wybieramy polecenie Inicjał.
W polu połoŜenie wybieramy rodzaj inicjału, a w kolejnych polach czcionkę, wysokość
inicjału oraz jego odległość od tekstu.
Jeśli pracujemy w widoku normalnym po utworzeniu inicjału naleŜy przełączyć się na widok
układu strony, poniewaŜ tylko w tym widoku moŜna zobaczyć, jak będzie wyglądał inicjał.
Oprogramowanie biurowe - 8
Skróty klawiszowe – formatowania tekstu
•
Ctrl
+
Shift
+
F
- uaktywnia pole Czcionka z paska narzędziowego,
•
Ctrl
+
Shift
+
P
- podświetla pole Rozmiar czcionki w pasku narzędzi,
•
Ctrl
+
Shift
+
>
- zwiększa rozmiar o jeden skok (zgodnie z liczbami zapisanymi w
polu Rozmiar czcionki),
•
Ctrl
+
]
- zwiększ rozmiar czcionki o jeden punkt,
•
Ctrl
+
[
- zmniejsza rozmiar czcionki o jeden punkt,
•
Ctrl
+
Shift
+
<
- zmniejsza rozmiar czcionki o jeden punkt,
•
Ctrl
+
=
-zastosuj Indeks dolny do zaznaczonego tekstu,
•
Ctrl
+
Shift
+
=
-zastosuj Indeks górny do zaznaczonego tekstu,
•
Ctrl
+
B
- pogrub zaznaczony tekst,
•
Ctrl
+
I
- pochyl zaznaczony tekst,
•
Ctrl
+
U
- podkreśl zaznaczony tekst,
•
Ctrl
+
J
- justowanie zaznaczonego tekstu
•
Ctrl
+
D
- otwórz okno dialogowe Czcionka
Uwaga! Wyłączenie załączonego skrótu realizujemy stosując ten sam skrót jak przy włączaniu. Podczas
stosowania klawiszy skrótów naleŜy załączać wg kolejności zapisu. Znak plus oznacza, Ŝe naciskając klawisz
drugi nie wolno puścić klawisz pierwszy itd.
Skróty obsługujące funkcje formatujące i edycyjne.
•
Ctrl
+
Z
- cofnij ostatnią czynność,
•
Ctrl
+
X
- wytnij zaznaczony element, tekst,
•
Ctrl
+
C
- kopiuj zaznaczony tekst, element,
•
Ctrl
+
V
- wklej skopiowany element, tekst,
•
Ctrl
+
O
- dodaj/usuń odstęp przed bieŜącym akapitem,
•
F4
- powtórz ostatnio wykonywaną czynność,
•
Ctrl
+
Shift + N
- zastosuj Styl standardowy,
•
Ctrl
+
M
- zwiększ wcięcie lewostronne,
•
Ctrl
+
Shift + M
- zmniejsz wcięcie lewostronne,
•
Ctrl
+
J
- wyjustuj - wyrównaj do obu marginesów,
•
Ctrl
+
L
- wyrównaj tekst do lewego marginesu
•
Ctrl
+
R
- wyrównaj tekst do prawego marginesu,
•
Ctrl
+
E
- wyśrodkuj tekst do prawego i lewego marginesu,
Oprogramowanie biurowe - 8
•
Ctrl
+
A
- zaznacz cały dokument,
•
Ctrl
+
F
- otwórz okno Znajdź,
•
Ctrl
+
H
- otwórz okno Zamień,
•
Ctrl
+
Enter
- wstaw znak podziału strony.
Skróty do okienek dialogowych.
•
Ctrl
+
P
- drukuj aktualny dokument,
•
Ctrl
+
N
- utwórz nowy dokument,
•
Ctrl
+
O
- otwórz dokument z dysku,
•
Ctrl
+
F2
- włącz podgląd wydruku,
•
Ctrl
+
S
- zapisz aktualny dokument,
•
Shift
+
F12
- zapisz aktualny dokument,
•
F12
- zapisz aktualny dokument pod nową nazwą.
Zaznaczanie tekstu, obiektów.
a) za pomocą klawiszy
Aby zaznaczyć
NaleŜy
zaznaczanie wiersza w
prawo od kursora
•
ustaw kursor na początku wiersza lub lub dowolnym miejscu,
•
wciśnij klawisz Shift i nie zwalniając go naciśnij klawisz END - zaznacza
wiersz cały w prawo od kursora,
zaznaczanie wiersza w
prawo od kursora
•
ustaw kursor na końcu wiersza lub lub dowolnym miejscu,
•
wciśnij klawisz Shift i nie zwalniając go naciśnij klawisz HOME - zaznacza
wiersz cały w prawo od kursora,
•
wciśnij klawisz Shift i nie zwalniając go naciskaj klawisz strzałki z bloku
klawiszy sterowania kursorem - zaznacza pojedyncze znaki w prawo od
kursora.
zaznaczanie
pojedynczych znaków w
prawo od kursora
•
ustaw kursor w miejscu zaznaczania,
•
wciśnij klawisz Shift i nie zwalniając go naciskaj klawisz strzałki (grot
skierowany w prawo) z bloku klawiszy sterowania kursorem - zaznacza
pojedyncze znaki w prawo od kursora.
zaznaczanie
pojedynczych znaków w
w lewo od kursora
•
ustaw kursor w miejscu zaznaczania,
•
wciśnij klawisz Shift i nie zwalniając go naciskaj klawisz strzałki (grot
skierowany w lewo) z bloku klawiszy sterowania kursorem - zaznacza
pojedyncze znaki w lewo od kursora.
Oprogramowanie biurowe - 8
zaznaczanie 12 wierszy
w dół od kursora
•
ustaw kursor na początku wiersza lub lub dowolnym miejscu,
•
wciśnij klawisz Shift i nie zwalniając go naciśnij klawisz PageDown -
zaznacza 12 wierszy w dół.
zaznaczanie 12 wierszy
w górę od kursora
•
staw kursor na początku wiersza lub lub dowolnym miejscu,
•
wciśnij klawisz Shift i nie zwalniając go naciśnij klawisz PageUp - zaznacza
12 wierszy w górę.
zaznaczanie całego
dokumentu
•
naciśnij klawisz CTRL + A
b) za pomoczą myszy.
Aby zaznaczyć
NaleŜy
dowolny fragment tekstu.
•
kliknij myszą na początku Ŝądanego fragmentu tekstu i nie puszczając
klawisza przejechać na koniec Ŝądanego fragmentu.
dowolny fragment tekstu.
•
ustaw kursor tekstowy na początku Ŝądanego fragmentu.
•
wciśnij klawisz Shift i nie zwalniając go kliknij miejsce zakończenia
tekstu do zaznaczenia
wyraz
•
kliknij dwukrotnie na Ŝądany wyraz.
akapit
•
kliknij trzykrotnie na Ŝądanym akapicie.
Uwaga!
Pamiętaj, Ŝe za akapit uwaŜa się nie tylko wcięcie tekstu lecz
wiersze wpisane i zakończone klawiszem ENTER
wiersz
•
kliknij na lewym marginesie dokumentu (kursor zmieni swój kształt na
strzałkę) obok Ŝądanego wiersza
cały tekst
•
wciśnij klawisz CTRL i nie zwalniając go
•
kliknij na lewym marginesie dokumentu.