2013­01­23 08:00:00

10 zasad zarządzania zmianą

Training Partners Sp. z o.o.

Zarządzanie zmianą nie jest trudne, jeśli będziemy przestrzegać 10 prostych zasad ­ dowodzą
John  Jones,  DeAnne  Aguirre  i  Matthew  Calderone  z  firmy  doradczej  Booz  Allen  Hamilton.
Zasady te zaprezentowali na łamach magazynu "Strategy+business".

Opowieść o dobrych czasach dla zarządów firm można by rozpocząć: dawno, dawno temu

menedżerowie w dużych i średnich przedsiębiorstwach mieli przed sobą prosty cel. Ich zadanie

polegało na utrzymaniu stabilności firmy przez dłuższy czas. Akcjonariusze nie oczekiwali niczego

innego, jak stopniowego wzrostu swoich dochodów, a zadaniem kierownictwa firmy było im to

zapewnić. Działając na w miarę stabilnym i przewidywalnym rynku, menedżerowie bez trudu radzili

sobie z osiąganiem celów, nieco tylko modyfikując z roku na rok strategie swoich korporacji. Ceny

pozostawały na tym samym poziomie, ludzie pracowali długie lata w jednym przedsiębiorstwie ­ z

dzisiejszej perspektywy było naprawdę wspaniale.

Obecnie ­ jak twierdzą niektórzy ­ jedyną stalą rzeczą w biznesie jest zmiana. Uwaga zarządów i wyższych rangą menedżerów skierowana

jest więc na zjawisko, którego wcześniej unikali jak ognia: na wprowadzanie zmian.

Jeszcze nikt na świecie nie wymyślił niezawodnej metody przeprowadzania zmian w firmie. Konsultanci Booz Allen Hamilton zaproponowali

jednak 10 przykazań, które powinny być przestrzegane, by zaangażować pracowników do wspólnego wdrażania nowości w ich miejscu

pracy. A bez tego zaangażowania, każda zmiana pozostanie na papierze ­ pracownicy ją zignorują, albo wręcz stawią aktywny opór.

 

Po pierwsze, zmiany wprowadzają ludzie

 

I bez nich żaden menedżer firmy nie zreorganizuje. Uczestniczą oni w procesie wprowadzania zmian ­ dostają inne zakresy obowiązków,

praca na początku wydaje się im trudniejsza, wymagane są nowe umiejętności i specjalistyczna wiedza. To powoduje, że szeregowi

pracownicy są najczęściej przeciwni reformom proponowanym przez zarząd.

Nie sposób poradzić sobie z tym udając straż pożarną, która gasi konflikty między ludźmi i uspokaja, że nie zostaną nagle zwolnieni. O wiele

bardziej skuteczne jest zadbanie o to, aby zmiany wprowadzać planowo i ­ co ważne ­ od najwyższego szczebla w firmie. Badacze z

Harvard Business School podkreślają, że kiedy konieczna jest reorganizacja firmy, trzeba zacząć od rzeczy ogólnych, czyli misji, dziedziny

działalności, najważniejszych klientów, strategii na najbliższe lata. Dopiero w dalszej kolejności należy przebudować strukturę

organizacyjną, zwolnić pracowników albo zmieniać sposoby wykonywania pracy. Na każdym etapie podwładni muszą widzieć, że zmiany

mają sens i że nie odbędą się bez ich zaangażowania.

 

portal wiedzy

 

dla biznesu

Po drugie, zacznij od zarządu

 

Liderzy mający wizję zmian w przedsiębiorstwie, często popełniają przy ich wprowadzaniu kilka podstawowych błędów. Nakazują

pracownikom pracować bardziej efektywnie, zmuszają ich do podnoszenia kwalifikacji, zmieniają zakresy obowiązków. Ale jednocześnie

tak wprowadzają zmiany, by nie dotknęły one zarządu. Tymczasem, jeśli ludzie nie widzą szczerego zaangażowania po stronie

kierownictwa, większość wysiłków idzie na marne.

Od dawna wiadomo, że praca w zespole jest bardziej efektywna, niż zajęcie samotnika. Zespołowi musi przewodniczyć jednak lider, który

jest świadomy swojej roli we wprowadzaniu zmian. To on, a w dużym przedsiębiorstwie zarząd firmy, jest brany za wzór w postępowaniu.

Jeśli deklaracje kierownictwa rozmijają się z rzeczywistością, firma pozostaje w fazie wiecznej reorganizacji. A wieczna reorganizacja na

globalnym rynku to prosta droga do zamknięcia interesu.

 

Po trzecie, zaangażuj sprzątaczki

 

Z pozoru pomysł może wydawać się dziwny ­ co o strategii mają do powiedzenia portierzy, sprzątaczki, pracownicy recepcji albo

serwisanci? Jednak, to właśnie te grupy zawodowe mają wiele informacji "z pierwszej reki". np. recepcjonistki wysłuchują skarg klientów, a

sprzątaczki słyszą często to, co pracownicy baliby się powiedzieć wprost prezesowi. Ich opinie często są przesadzone albo nieprawdziwe.

Ale równie często jest w nich wiele ważnych sygnałów, które do zarządu jeszcze nie dotarły.

Brak zaangażowania wszystkich szczebli w hierarchii firmy najczęściej kładzie na łopatki wprowadzanie w niej poważanych zmian. W

praktyce, w pierwszej fazie reorganizacji determinację wykazuje albo tylko zarząd dekretując nowe metody pracy, albo pracownicy,

przekonani, że zmiany będą dla nich korzystne. Aby jednak reorganizacja przebiegała sprawnie, wszystkie zainteresowane strony muszą ze

sobą współpracować.

 

Po czwarte, zbuduj mapę zmian

 

W szkołach często uczą, że człowiek podejmuje decyzje racjonalnie. Jednak w przypadku wprowadzaniu zmian górę biorą emocje,

przyzwyczajenia i lęk przez nieznanym. To kierownik działu albo lider zespołu może rozwiać wątpliwości pracowników. Kroki, które

powinien podjąć, są często bardzo proste. Po pierwsze, zaprezentować swoim podwładnym korzyści z sytuacji w firmie po wprowadzeniu

zmian. Po drugie, przekonać ich, że wspólnie uda się osiągnąć cel. I w końcu nakreślić jasny i zrozumiały plan działań, którym pracownicy

będą posługiwać się jak mapą w podróży z punktu A do B.

 

Po piąte, nie zapomnij o motywacji

 

Nie tylko własnej, ale ­ co równie ważne ­ swoich podwładnych. Pasywna postawa pracowników, albo opór wobec nowych rozwiązań,

powoduje, że stworzona mapa zmian pozostaje na papierze. Jeśli nie ma możliwości zapłaty za dodatkową pracę lub godziny nadliczbowe,

trzeba pomyśleć o bonusach pozamaterialnych: np. możliwości awansu lub podnoszenia kwalifikacji.

 

Po szóste, podziel się wiedzą

 

Wszyscy zdają sobie sprawę, jak ważny w funkcjonowaniu przedsiębiorstwa jest poprawny obieg informacji. Wielu menedżerów jednak

zaniedbuje ten aspekt wprowadzania zmian, uważając, że pracownicy sami domyślą się celu reorganizacji albo sami wymyślą sposoby na

jej przeprowadzenie. Kanały komunikacji w zmieniającej się firmie powinna być zaprojektowane jeszcze przed ogłoszeniem wprowadzania

zmian. Główną tubą informacyjną jest zarząd, a potem kierownicy na niższych szczeblach. Plotka nie może stać się obowiązującą prawdą.

 

Po siódme, oceń kulturę organizacyjną

 

Na sposób postępowania podczas wprowadzania zmian wpływa obowiązująca w firmie kultura organizacyjna. Często słyszy się od

pracowników, że utożsamiają się ze swoją firmą, co oznacza, że zasymilowali się z panującą tam kulturą i realizują założoną misję firmy. W

takiej sytuacji zmiana jest często czymś normalnym i łatwym do zaakceptowania. Inaczej jest, gdy pracownicy nie identyfikują się ze swoim

pracodawcą. Jednak w obu przypadkach menedżerowie powinni być świadomi, jakie są wartości cenione przez pracowników, zwyczaje w

miejscu pracy i wytyczone wcześniej cele dla poszczególnych działów.

 

Po ósme, wprowadzaj zmiany stopniowo

 

Inaczej nie tylko zmniejszy się efektywność pracy, ale w niekontrolowany sposób zacznie się zmieniać kultura organizacyjna. A to,

zwłaszcza w małych i średnich przedsiębiorstwach, ma duże znaczenie. Wprowadzając zmiany należy raczej odwoływać się do tradycji,

dobrych zwyczajów w firmie i zaufania pracowników do pracodawcy. Takie działania zminimalizują wstrząs po wprowadzeniu zmian i dają

poczucie bezpieczeństwa zatrudnionym.

 

Po dziewiąte, przygotuj się na niespodzianki

Szkolenia | Sale i ośrodki | Praca | Download | Oprogramowanie

 

Nie było jeszcze przedsiębiorstwa, w którym wprowadzanie zmian nie obyłoby się bez niespodzianek. Mogą one wynikać ze złego

rozeznania w sytuacji firmy, braku planowania wprowadzania zmian albo braku czasu na ciągłe informowanie pracowników o celach

reorganizacji. Badacze z Harvard Business School podkreślają, że przed wprowadzaniem zmian warto zaprojektować sposób zbierania i

analizowania danych mówiących o postępie prac. Nie chodzi tylko o dane wyrażone w liczbach, ale również opinie i uwagi pracowników.

 

Po dziesiąte, traktuj pracowników indywidualnie

 

Reorganizacja firmy to nie tylko biznesowe wyzwanie. To także osobiste doświadczenia każdego z pracowników oraz pokonanie przez nich

oporów wobec nowej sytuacji. Ludzie spędzają w pracy więcej niż jedną trzecią swojego życia, a zmiany organizacyjne czasem

przewracają ich świat do góry nogami. Na każdym kroku wprowadzania zmian menedżer powinien pomagać im zrozumieć sens

reorganizacji i pomagać w adaptacji do nowych warunków.

Opracowano na podstawie magazynu "Strategy+business", numer "wiosna 2005".

 

O nas | Produkty | Kariera | Aktualności | Kontakt | 

Copyright © 2005­2013 Nowoczesna Firma Sp. z o.o.